总经办综合行政计划运营部岗位说明书Word格式文档下载.docx
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所在部门
总经办
直接上级
总经办主任
人员编制
1人
直接下级
无
岗位分析日期
2012年7月
二、工作关系
内部关系
执行董事、总经理、副总经理、项目总监、技术总监、工程总监、各部门经理;
公司全体员工。
外部关系
与质量管理体系认证机构等。
三、岗位目的
1、公司ISO9001质量管理体系建立和维护,完善各个过程的标准化流程。
2、推动公司品质管理工作,实现项目精细化管理目标。
四、岗位职责
序号
职责
权重
职责分解与工作标准
1
公司质量管理体系建立与维护
40%
负责公司质量管理体系的建立与维护,贯彻落实公司质量方针和质量目标。
建立一个文件化的质量管理体系。
负责指导下属进行受控文件、受控质量记录的整理、核对、分发、回收、保存及标识等。
负责质量管理体系过程的日常监测。
2
品质监控与管理
30%
推动公司品质管理工作,实现项目精细化管理目标。
负责组织对公司产品、工作、服务质量进行监督、检查、协调和管理,并对品质异常数据进行收集、汇总与整理。
定期组织各相关职能部门参与品质总结及分析专题讨论,并对责任部门提出品质改进的要求,实现品质提升标准化管理。
3
内部质量审核与管理评审
20%
定期组织对公司各部门进行内部质量审核工作,确保各部门按受控的质量体系文件要求开展工作。
负责对内部审核不符合项的跟踪及验证。
负责收集管理评审会议资料,主持公司管理评审会议。
4
流程优化
10%
负责质量管理体系各过程输入、输出接口的优化。
负责组织各部门流程的持续改进。
五、任职条件
最低学历要求
大专
专业要求
工商管理、企业管理等相关专业
经验要求
具有ISO9001内审员资格及相关工作岗位五年以上经历,对第三方认证流程、房地产开发流程和公司内部运营方式有较深的认识。
知识技能要求
1具有一定的房地产战略、企业管理等专业知识,了解房地产企业管理模式;
2熟悉国际ISO9001质量管理体系标准要求;
3具有良好的文字表达能力,熟练使用办公软件。
5
素质能力要求
1具有良好的沟通协调、组织能力、监控能力;
2具有较强的语言表达能力、分析能力、应变能力和决策能力;
3工作责任心强、为人正直,敢于坚持原则。
六、绩效指标
1、纠正/预防措施报告关闭率
2、文件版本正确率
IT网络主管岗位说明书
IT网络主管
系统工程师
信息化系统及设备供应商、各信息化专业机构、电信运营商、国家互联网管理部门等。
负责规划公司信息化技术及应用的整体架构与发展目标,建立信息化内部服务机制,协助制定与公司信息化相关的管理制度,提升公司整体运营效率。
信息化规划
15%
根据公司整体发展战略,规划企业信息化战略;
制定公司信息化建设的短期、中期及长期发展目标。
网络维护
保障公司内外网络安全、通畅、稳定运行。
负责公司网络资源及各种网络设备、系统资源的配置和规划。
公司网络工程的规划、督导、项目实施、技术支持。
电话程控交换的日常管理、维护。
组织管理
5%
参与拟订公司信息化年度费用预算。
对下属员工进行管理,指导其工作的开展。
负责协调本岗位与公司其他部门的工作协调。
OA流程及信息维护
审核各部门提交的流程需求并负责实施上线。
对已有的流程进行优化。
负责各信息板块的建设及完善。
根据业务需要向各部门和各级领导输出各类数据报表。
网站建设及维护
负责网站的立项工作
对网站进行日常维护及优化
6
培训
对员工的信息化能力进行培训,提高其信息化运用水平。
负责信息系统各种资料的收集整理,并提供给需要的部门和员工。
7
合作
建设和维护与外部IT服务机构的长期合作关系。
与电信部门协调电话、网络业务方面相关事宜。
8
IT及办公设备维护
组织管理和维护公司计算机软硬件设施
管理和维护各种办公设备。
负责IT及办公设备的选型采购。
9
信息化建设
完善公司信息系统及功能应用。
根据公司业务发展需要,开发、引入各种业务管理系统。
10
管理制度
制定、完善IT网络及系统使用维护的相关管理制度。
协助制定完善公司的信息管理制度。
11
其它工作
完成公司交办的其他工作任务。
根据公司要求参与决策并提出专业建议或方案。
本科
计算机等相关专业
3年以上企业IT管理工作经验,对房地产行业状况及公司内部管理有较全面的认识。
1有较强的计算机技术背景;
2熟悉计算机系统结构、软硬件管理、服务器操作系统管理和计算机网络管理技术;
3较强的分析和学习能力。
1具有良好的沟通协调、组织能力;
2具有较强的语言表达能力、应变能力和艺术鉴赏能力;
3工作责任心强、活泼外向。
1、信息化系统稳定率
2、网络系统查错及纠错效率
3、数据报表的充分准确率
4、数据安全性
系统工程师岗位说明书
信息化系统及设备供应商、各信息化专业机构等。
负责公司各信息系统及IT设备管理,确保各系统信息及数据安全,建立信息化内部服务机制,协助制定与公司信息化相关的管理制度,提升公司整体运营效率。
服务器维护
负责维护公司各信息系统服务器的系统安全、硬件维护保养,确保服务器的稳定运行和调整结构满足应用服务的需要。
数据管理
负责检查各信息系统数据库的运行行状况及数据库完整性。
负责备份系统帐套、数据库及相关日志。
建立高效安全的数据灾难备份、恢复机制。
信息系统管理
负责对各信息系统模块、信息、系统环境、系统参数等进行维护管理。
负责监控各信息系统运行状况,完善各系统运行环境,确保系统的稳定、高效、安全性。
协助IT网络主管完成流程实施上线;
根据公司各业务需求,提取相关信息数据,向各部门和各级领导输出各类数据报表。
ActiveDirectory域管控
负责管理DNS、WINS、DHCP、证书服务。
负责管理服务器及客户端计算机账户、所有服务器及客户端计算机加入域管理并实施组策略。
负责管理用户域账户、用户信息、用户组管理、用户身份认证、用户授权管理等,制定对应管控策略。
管理打印机、文件共享服务等网络资源。
集中的配置各种桌面配置策略,如:
界面功能的限制、应用程序执行特征限制、网络连接限制、安全配置限制等。
对员工的计算机及各信息系统的应用进行知道培训,提高员工计算机水平。
协助IT网络主管建设和维护与外部IT服务机构的长期合作关系。
负责管理和维护公司计算机软硬件设施。
协助完成IT及办公设备的选型采购。
制定、完善IT及办公设备使用维护的相关管理制度。
2年以上企业IT管理工作经验,对房地产行业状况及公司内部管理有较全面的认识。
1熟悉计算机、服务器软硬件及各种周边办公设备;
2熟悉Windows各类操作系统以及WindowsServer的管理,了解Linux系统;
3熟悉数据库SqlServer,Mysql的维护管理,熟悉Sql语句并能编写Sql脚本;
4熟悉JAVA、html,了解JSP、javascript、tomcat、ASP、xml语言;
2、数据报表的充分准确率
3、数据安全性
行政主管岗位说明书
行政主管
资产档案专员、企业文化专员、司机
采购供应商、其他企业行政人员、政府行政中心等。
1、营造良好的办公环境和秩序
2、提供便利优质的后勤保障
3、维护公司的资产安全和良好的企业形象
行政后勤管理
协助建立并完善公司各项行政管理制度,保证日常工作的顺利进行。
负责监管公司行政后勤日常工作,包括考勤、纪律、环境、食堂、安保、消防、采购等。
指导下属按文件要求完成各项工作,确保公司后勤保障到位,提高员工满意度。
行政采购管理
根据总经理批准的管理费用总额度,协助总经办主任制定公司管理费用预算,并严格控制办公采购费用的支出。
车辆管理
审批各部门派车申请,协调公司各部门用车需求,对公司用车情况进行分析统计。
监督司机严格按照车辆管理办法用车,及时进行年检、年审、保险办理、维修等工作。
监督司机按时出车,确保车辆安全、卫生等工作,提高乘客满意度。
其他工作任务
积极主动完成上级领导交办的其它工作任务。
工商管理、行政管理等相关专业
两年以上行政管理经验,具有房地产行业经验优先。
4对现代企业行政管理流程、管理手段和模式有一定的认识;
5具备优秀的外联与公关能力及解决突发事件的能力;
6熟悉办公信息系统,能够熟练使用办公软件、设备。
4具有良好的沟通协调、组织管理能力;
5具有良好的领导能力,能够指导下属的日常工作,保证任务的完成;
6具有良好的组织意识和监控能力。
1、车辆卫生、司机服务满意度
2、行政后勤工作满意度
3、行政采购满意度
资产档案专员岗位说明书
资产档案专员
资产档案专员应在行政主管的领导下,严格按照公司制度文件,做好资产、档案、印章的管理,做到规范化、有序化。
资产管理
40%
每月按文件要求完成《资产管理台账》和《固定资产登记卡》。
依据已审批的《资产维修申请单》、《资产处置申请单》进行作业。
定期对公司固定资产进行检查,每月于公司OA系统公示《资产管理台账》。
每季度进行一次固定资产盘点,并于季度/年度末完成《资产盘点记录表》。
每季度末完成《固定资产评估报告》,报部门经理审核。
负责员工办公用品领用,做好登记,坚持节俭原则;
负责公共资产的使用管理,做好登记,保证公共资产及其配件的安全及完好。
档案资料管理
适时根据公司情况和上级领导要求,修订《档案管理作业指引》及相关记录。
各类档案分类扫描、上传至OA系统档案管理专区,并做好查阅权限的设置;
定期更新。
确保公司资质证书、档案的完好无缺,避免弄脏弄坏,避免遗失,并且定期整理与更新《档案目录汇总表》。
每次文件材料移交需编制《文件交接登记表》;
编制《档案保管期限、密级确定表》报部门经理审核。
及时为员工办理档案借阅、借用工作,每月编制《档案、资料借阅、借用登记表》,并跟踪督促其归还。
印章管理
适时根据公司情况和上级领导要求,修订《印章管理办法》及相关记录。
每天下班前检查印章是否齐全,并置于安全的地方。
准确、规范按公司《印章管理办法》及《文件盖章审批权限指引》用印。
管理类、行政类、财务类相关专业
两年以上档案或资产管理经验,具有房地产行业经验者优先。
1熟悉档案管理、资产管理的相关法规,具有档案管理、资产管理知识;
2熟练使用办公软件(WORD、EXCEL等)。
4具有良好的沟通协调、组织能力、监控能力;
5工作责任心强,做事细心负责,敢于坚持原则;
6工作条理性强,能够有条不紊完成各项工作。
1、资产管理准确、及时率
2、档案管理准确、及时率
3、公章使用准确率
企业文化专员岗位说明书
企业文化专员
活动策划公司、印刷厂等。
1、对内建设企业文化,对外宣传企业形象。
2、建立和谐的客户、员工关系。
公司刊物出版及管理
负责《联诚之窗》的组稿、校对及出版,保证出版质量,争取读者较高的好评率。
分发公司刊物到外部关系部门,扩大公司知名度和影响力。
客户关系处理
处理客户投诉,及时将客户投诉的问题转交给相关部门处理,并跟踪处理的过程,对投诉处理及时率负责。
组织公司级的文娱活动
定期不定期组织公司级的集体活动,包括但不限于:
春节联欢晚会、秋季运动会、各种小型的爱好活动安排。
通过活动增强员工的凝聚力和团队意思,活跃员工的精神生活。
VI审核
审核经营部门提交过来的宣传方案,保证VI的应用符合公司整体的VI要求。
中文、企业管理、艺术等相关专业
具有企业文学编辑或品牌策划岗位两年以上工作经历,对房地产行业状况及公司内部管理有基本的认识。
7具有较强的写作能力;
8对品牌策划有一定的专业基础;
9熟练使用办公软件。
7具有良好的沟通协调、组织能力;
8具有较强的语言表达能力、应变能力和艺术鉴赏能力;
9工作责任心强、活泼外向。
1、《联诚之窗》好评率
2、VI审核准确率
3、投诉处理及时率
行政司机岗位说明书
行政司机
2人
车管所、车辆维修厂家、采购供应商等。
1、提供优质出车服务,提高公司的办公效率;
2、确保充足的办公资源,节约公司办公成本。
完成出车任务
按上级主管要求执行出车任务,工作过程中如有特殊情况,需及时与上级主管沟通汇报。
确保出车及时和乘客满意度,争取乘客较高的好评率。
完成采购任务
根据上级主管分派的采购任务,在规定的时间内完成,并做好市场调查、入库登记、报销等工作。
确保各项采购任务按时保质完成。
遵守规章制度
安全驾驶,自觉遵守国家交通法规。
严禁发生交通事故、违章等行为,如有发生需详细说明事故原因。
严格遵守公司用车制度,按《车辆管理办法》要求自己,严禁公车私用等行为。
车辆管理维护工
作
做好行车前准备,严禁行车过程出现燃油不足、路线不清晰等情况。
做好车辆记录,及时填写行车记录表、油耗记录表、维修费用记录表等。
做好车辆维护与保养工作,对车辆进行日常清洁,保持外观洁净,内部无垃圾、无杂物、座椅整齐等;
定期送洗车辆,对车辆进行全面清洁,严格控制油耗与各项维修费用。
高中/高职/中专
不限
具有2年以上轿车、商务车等行车经验。
1熟悉道路交通法规以及车辆日常保养;
2懂得计算机操作,会使用一般办公软件;
3熟悉珠三角的道路交通情况。
1具有良好的执行能力、沟通协调能力、紧急应变能力;
2工作热情积极,爱岗敬业,有较强的工作责任心和上进心。
1、乘客满意度
2、行政采购及时率和满意度
3、安全驾驶及车辆费用控制
计划管理专员岗位说明书
计划管理专员
协助总经办主任实施公司计划管理工作,负责公司年度、月度工作计划的收集、编制、跟踪、考核与总结等,使公司各项工作按计划高效完成。
计划管理的目标制定
根据公司经营战略和发展策略,协助总经办主任组织建立公司经营计划体系。
协助总经办主任组织编制公司年度综合经营计划、项目总体开发计划和月/季度工作计划。
根据公司经营和发展的实际情况,协助上级编制临时工作任务单。
计划管理的过程控制
监督和推进各级计划的执行,及时反馈计划执行过程中的信息,确保公司经营管理目标的实现。
如:
跟踪并检查各专项计划、临时工作任务、重要工作任务的完成情况,并做好记录。
负责各部门级及以上岗位计划完成情况的跟踪、考核与总结:
①每月做好公司各部门临时工作任务清单汇总,并附于工作计划中;
整理完毕后发至各员工进行工作总结与评分。
②统计、汇总成绩,提交人力资源部纳入绩效考核。
③按文件要求做好部门、员工年度工作总结。
总经理文秘工作
负责总经理的日常文秘工作,做好文件的上传下达。
及时做好各部门文件的传递与分发,并做好登记,避免遗失,避免遗漏。
组织总经理办公会议,并做好会议记录。
及时通知总经理办公会议参加人员并安排会议室,会议结束后两天内完成《会议纪要》。
负责收集各部门相关质量记录,按时提交至执行董事办公室检查并存档。
部门日常工作
负责部门日常工作的处理,包括文件收发、部门例会的组织、临时工作安排的跟进等。
①做好会议签到、会议纪要;
②做好部门临时工作的跟进,编制部门《临时工作安排、跟踪、完成登记表》。
遇到工作职责交叉或模糊的事项,公司鼓励勇于承担责任和以公司利益为重的行为,倡导主动积极地行动,推动工作完成。
在工作紧急和重要的情况下,员工不得以分工不明为由推诿。
【员工手册第三章2.1.7】
一年以上工作经验,有房地产开放项目计划管理经验者优先。
1熟悉企业管理流程,对计划管理有一定的认识;
2熟悉文秘工作的相关流程,文字表达及书写能力良好,能独立完成相关公文写作;
3熟悉使用办公软件(WORD、EXCEL等)。
7具有良好的沟通协调、组织能力、执行能力;
8工作责任心强,做事细心负责,具有吃苦耐劳精神;
9工作条理性强,能够有条不紊完成各项工作。
1、考勤准确率
2、计划预警及时率
文控专员岗位说明书
文控专员
1、负责质量体系文件的管制;
2、负责对质量体系受控文件电子版资料进行更新、管理及维护作业;
3、品质综合检查。
公司文件和记录的管理
50%
认真校对已生效文件的电子版与纸质版,并进行准确标识和分类存放,确保公司质量体系和非质量体系文件的有效性。
收文后对文件进行发放、回收、作废作业(主要通过OA)。
每月更新受控文件清单、质量记录清单等。
每月一次的品质分析会议前及时通知参加人员并安排会议室,会议结束后