智慧记使用说明.docx
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智慧记使用说明
智慧记使用说明
新手必读，三分钟掌握智慧记！
新手初用智慧记，建议按如下步骤操作，三步即可掌握智慧记要点。
总括先掌握智慧记所有功能及每个功能的用处：
第一步盘点基础数据，只整理有遗留数据的资料：
1、盘点货品，把有库存的建立货品资料，并把当前库存数量填到"盘点数量",
当前没有库存的货品不需要建资料:
2、盘点客户，把有欠款的建立客户资料，并把当前的欠款填到"初始应收款",
当前没有欠款的客户不需要建资料；
3、盘点供应商，把有欠款的建立供应商资料，并把供应商之前的欠款到"初始应付款"
当前没有欠款的供应商不需要建资料；
4、收支项目，若需要管其它收支（如：
水电费、管理费等），则建收支项目资料
第二步录入日常单据，且不存在的资料可直接创建：
1、购进货品时，录进货单，直接输供应商名称、货品名称与单位，保存时如下处理:
A、若供应商名称还不存在则建一条新供应商资料，若本单欠款则同时写入
新供应商资料中；若供应商名称已存在，若本单欠款则累计到此供应商资料。
B、若货品名称还不存在则建一条新货品资料，进货价与数量同时写入新货品中;
若货品名称已存在，进货价回写到此货品资料，进货数量累加到此货品资料。
2、销售货品时，录销售单，直接输客户名称、货品名称与单位，保存时如下处理：
A、若客户名称还不存在则建一条新客户资料，若本单欠款则同时写入新客户中;
若客户名称已存在，若本单欠款则累加到此客户资料。
B、销售单为“零售”类型：
若货品名称还不存在则建一条新货品资料，
零售价与销售数量的负数同时写入新的货品资料中；若货品名称已存在
且零售价为0或空，零售价回写到此货品资料，数量的负数累加到此货品资料.
C、销售单为“批发”类型：
若货品名称还不存在则建一条新货品资料，
批发价与销售数量的负数同时写入新的货品资料中；若货品名称已存在
且批发价为0或空，批发价回写到此货品资料，数量的负数累加到此货品资料.
3、建立销售单与进货单时，数量为负数表示退货；
第三步查看报表，同时可以收款、付款、收支登记；
1、库存账本：
查看每一货品库存情况,由销售单与进货单录数据,货品库存自动增减,
此报表只可查看；
2、应收账本：
查看每一客户欠款情况,通过销售单录数据,欠款自动累计到此报表,
客户还款时通过“收款登记”录入，应收款自动冲减；
3、应付账本：
查看每一供应商欠款情况,通过进货单录数据,欠款自动累计到此报表,
如果还供应商货款时通过“付款登记”录入，应付款自动冲减；
4、收支账本：
查看整个店铺资金状态,通过销售单、进货单、收款、付款录数据,
结余自动计算;如果需要管理其它收支（如：
水电费、管理费等）,
则通过”收支登记“录入，收支自动增减；
新建销售单
新建销售单主要步骤：
1、 选择单据类型->录入客户->录入货品->录入数量->录入单价->保存并新增；
2、 销售单分“批发”与“零售”两种类型，不同的类型，单据中的“单价”字段取数会不同；
3、 在“客户”后面的空白字段中录入客户名称，对已存在的客户，系统自动过滤出来供选择，不存在的客户，保存单据会自动创建一条客户资料，即客户资料无需初始化；
4、 在“品名规格”下面的空白字段中录入输入货品的品名规格，对已存在的货品，系统自动过滤供选择，不存在货品，保存单据会自动创建一条货品资料，即货品资料无需初始化；
5、 “品名规格”中如果是货品资料已存在的货品，则计量单位自动带出，且不可再修改；“品名规格”中如果是货品资料不存在的货品，则计量单位可直接填写；
6、 单据中的数量及单价字段分以下几种情况处理：
A、 编辑单据时如果品名规格为新增的货品，则数量默认为1、单价默认为0，都可手工修改，如果数量修改为负数，则表示销售退货；
B、 编辑单据时如果品名规格为选择的已存在货品，数量默认为1，单价会自动带出：
如果单据类型是“批发”，则优先带出客户价，不存在时则带出货品资料的批发价；
如果单据类型是“零售”，则选择已存在货品时自动带出货品的零售价；
C、 保存单据时进行价格回填：
如果单据类型是“零售”且货品资料零售价为空或零，将单据中的单价回填到货品资料的“零售价”中；
如果单据类型是“批发”，系统会按客户与货品更新客户价；
7、 金额自动等于数量乘以单价，金额合计自动等于金额之和，二者都不能修改；
8、 单据类型为“零售”的销售单，本次收款自动等于金额合计；单据类型为“批发”的销售单，本次收款默认0；可以修改；单据保存时，如果（金额合计-本次收款）绝对值大于0，保存时差额自动增加客户的应收账款。
9、 打印时，系统会自动保存当前数据再打印单据；
库存账本
1、设置查找条件：
A.货品类别与品名规格如果空表示查找全部货品，若非空则对货品类别与品名规格模糊查询;
B.查找条件中，查找日期范围可以选今日、本周、本月、本年和自定义;
2、查找条件设置后，点“统计”按条件把查找结果显示在上面列表中;
3、每一货品显示一行数据，数据来源：
A.期初结存数量、金额表示起始日期之前结余的货品数量和成本金额;
B.日常进货数量、金额表示查询日期范围的进货数量和成本金额总和;
C.日常出货数量、金额表示查询日期范围的销售数量和成本金额总和;
D.期末结存=期初结存+日常进货-日常出货;
4、打印是指把查找出的数据清单打印出来;
5、图表模式指查询出的期末结存金额除了通过表格查看，也可以通过图表查看，界面如下：
新增进货单
1、新建进货单主要步骤：
录入供应商->录入货品->录入数量->录入单价->保存并新增;
2、在“供应商”后面的空白字段中录入供应商名称，对已存在的供应商，系统自动过滤出来供选择不存在的供应商，保存单据会自动创建一条供应商资料，即供应商资料无需初始化;
3、在“品名规格”下面的空白字段中录入输入货品的品名规格，对已存在的货品，系统自动过滤供选择，不存在货品，保存单据会自动创建一条货品资料，即货品资料无需初始化;
4、“品名规格”中如果是货品资料已存在的货品，则计量单位自动带出，且不可再修改;“品名规格”中如果是货品资料不存在的货品，则计量单位可直接填写;
5、单据中的数量及单价字段分以下几种情况处理：
A.编辑单据时如果品名规格为新增的货品，则数量默认为1、单价默认为0，都可手工修改，如果数量修改为负数，则表示退货;
B.编辑单据时如果品名规格为选择的已存在货品，数量默认为1，单价会自动带出货品资料中的“进货价”：
C.保存单据时，货品资料中的“进货价”如果为空或零，将单据中的单价回填到货品资料的“进货价”中;
6、金额自动等于数量乘单价，金额合计自动等于金额之和，二者都不能修改;
7、本次付款默认0，可以修改;单据保存时，如果（金额合计-本次付款）绝对值大于0，保存时将差额自动增加供应商的应付账款。
9、打印时，系统会自动保存当前数据再打印单据;
应收统计表
应收账本即是客户欠款统计报表，界面如下：
1、设置查找条件：
A.如果空表示查找所有客户，若非空则对客户名称模糊查询;
B.查找条件中，日期范围可以选今日、本周、本月、本年和自定义;
2、查找条件设置后，点“统计”按条件把查找结果显示在上面列表中;
3、每一客户显示一行数据，数据来源：
A.期初应收款表示起始日期之前结余的应收欠款总和;
B.增加应收款表示查询日期范围的应收欠款总和;
C.收回应收款表示查询日期范围的收欠款总和;
D.期末应收款=期初应收款+增加应收款-收回应收款;
4、打印是指把查找出的数据清单打印出来;
5、图表模式指查询出的期末应收款除了通过表格查看，也可以通过图表查看，界面如下：
应付统计表
应付账本即是欠供应商货款统计报表，界面如下：
1、设置查找条件：
A.如果空表示查找所有供应商，若非空对供应商名称模糊查询;
B.查找条件中，日期范围可以选今日、本周、本月、本年和自定义;
2、查找条件设置后，点“统计”按条件把查找结果显示在下面列表中;
3、每一供应商显示一行数据，数据来源：
A.期初应付款表示起始日期之前结余的应付欠款总和;
B.增加应付款表示查询日期范围的应付欠款总和;
C.收回应付款表示查询日期范围的付欠款总和;
D.期末应付款=期初应付款+增加应付款-收回应付款;
4、打印是指把查找出的数据清单打印出来;
5、图表模式指查询出的期末应付款除了通过表格查看，也可以通过图表查看，界面如下：
∙
收支流水
1、设置查找条件：
日期范围可以选今日、本月、本年和自定义;
2、查找条件设置后，点“查找”按条件把查找结果显示在下面列表中;
3、查找结果按日期顺序并且先收入后支出的排序方式显示，默认情况下“销售收入”与“进货支出”两项目分别汇总每日显示一行，此时“业务编号”与“往来单位”显示为空;
4、打印是指把查找出的数据清单打印出来;
5、修改指根据业务编号调出相应的销售单或进货单或收款单或付款单;
6、删除指根据业务编号删除相应的销售单或进货单或收款单或付款单;
7、图表模式指查询出的数据除了通过表格查看，也可以通过图表查看所有支出项目结余总额，界面如下：
客户利润统计表
1、设置查找条件：
A.如果空表示查找所有客户，若非空则对客户名称模糊查询;
B.查找条件中，日期范围可以选今日、本周、本月、本年和自定义;
2、查找条件设置后，点“统计”按条件把查找结果显示在下面列表中;
3、查找结果按客户统计，每个客户显示一行;
4、打印是指把查找出的数据清单打印出来;
5、显示单据指根据业务编号调出相应的销售单;
6、图表模式指查询出的数据除了通过表格查看，界面如下：
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