企业外协外购管理制度Word文件下载.docx
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本制度制定了公司外协外购管理制度。
本制度适用于所有为公司提供原辅料、外协、外购生产设备等的采购、检验、确认流程，采购合同的管理，以及相应供应商的选择、评定和管理工作。
本制度从总经理签署批准同意实施之日起即为实施。
二、目的作用
为了配合好销售计划、生产计划任务的完成，保证外协加工的配件供应工作在时间、数量、质量上、设备加工能力互补和外协加工性价比均能满足生产的要求，规范管理相关流程和合同，维护公司的合法权益，特制定本外协外购管理制度。
三、管理职责
供应商评审委员会是公司需外协外购的归口管理部门，应加强对该项工作的计划管理，负责对外加工有关协作厂家的选择以及对外各项业务的处理、把关、指导和督查。
3.1、采购部职责
采购部负责外协外购件的采购、采购合同的管理、供应商开发及供方供货能力考察。
3.2、质检部职责
质检部负责外协外购件的质量检验。
3.3、技术部职责
技术部负责提供新产品外协外购件的图纸、技术要求及质量认定。
3.4、制造部职责
制造部负责在样品、小批量生产试制过程中发现的问题予以反馈。
3.5、仓库职责
仓库负责外协、外购件的入库、保管、发放。
3.6、财务部职责
财务部负责外协项目成本和效益核算，提出实施意见。
3.7、总经理职责
总经理负责合格供方的批准。
四、外协的申报批准
4.1、当需要外协加工、外购生产设备时，由所需部门负责提出，并填写《外协外购申请表》。
4.2、产品需外协的原因应符合以下条件：
4.2.1、本企业产品生产的作业负荷太重，无法抽调人员和设备加工。
4.2.2、特殊产品零件无法购得现货，企业又无产品零件加工设备或加工能力。
4.2.3、协作厂家有专业性的加工技术条件，利用外协质量保证且价格较廉。
4.3、外协加工的审批权责：
4.3.1、属零星外协加工，如工装设备、个别维修配件、新产品试制中个别零配件等，数量少且又是一次性的外协件或单件和小批量的外协件，外协加工费一次性在审批权责范围人民币5000元以内的，可由总经理授权相关高层领导批准签署后即可实施外协。
此类外协无需是我公司合格供应商。
4.3.2、属产品上的零配件，但仅是受企业加工设备短时间在维护修理期间且其它设备又无法替代加工情况下只能外协加工的（一旦设备修复，仍由本企业进行加工），或外协加工费一次性在审批权责范围超过人民币5000元以上的，须由总经理批准签署后方可实施外协。
4.3.3、属产品上的零配件，企业无本道工序加工工艺装备或加工能力，准备长期要求批次性外协加工的，须由总经理批准签署后方可实施外协。
五、合格供应商的选择与认定
外协供应商的选择原则是：
“择优、择廉、择近”，应选择技术力量强、人员素质高、工艺技术管理先进、产品性能和质量确有保证、物美价廉、交通运输方便、原材料供应有保障、有一定生产能力、经营作风正派、信誉良好、在行业内处于领先地位的供应商。
5.1、由采购部根据公司安排和实际需求向供应商发出《供方基本情况调查表》。
5.2、供应商填写《供方基本情况调查表》后，附上以下证书复印件（加盖企业公章）：
营业执照、组织机构代码证、税务登记证、质量（或环境）管理体系认证证书、特种设备设计或制造许可证、国家规定的必须纳入强制认证的产品的认证证书、其他有关资质或证书一并交给采购部。
5.3、采购部对供应商返回的《供方基本情况调查表》及提供的有关资料进行初选，初选合格的，可采取下列之一形式进行评定：
a）建议直接评定为合格供方或产品试用考察；
（诸如客户直接指定品牌、垄断性产品等）
b）组织供应商评审委员会的相关人员进行实地考察或函审；
5.4、现场实地考察、评审时，由采购部组织有关领导、技术部、质检部等部门人员进行《供方现场评审表》评分。
现场评审的合格分数最低分为70分。
函审时可由采购部将《供方现场评审表》发至供应商，由供应商自己进行打分，但必须附有证明资料以证明，后期视情况予以抽查。
抽查作假的直接不予评定合格供方。
5.5、现场评审合格的，由采购部门与其签订《外协加工协议》、《技术保密协议》后才能发放产品图纸，同时做好记录。
5.6、由采购部通知供方按图纸和技术要求进行生产并送样，样件应为供应商正常生产情况下的代表性产品，送样产品数量应控制在2～10件（具体由技术部根据产品种类而定，基本原则为大件低数量，小件高数量）。
5.7、当送样产品为塑料、橡胶件时，应区分并标注出不同的模号产品，每个模号的产品数量应控制在5～10件（基本原则为大件低数量，小件高数量）。
5.8、在样件送达公司后，采购部填写《外协件送样检验记录表》后并连同样品送交技术部进行确认，技术部汇同质检部完成样件的材质、外观、尺寸、性能等质量方面的检验，并完成《外协件送样检验记录表》后交由上级领导审核。
确认样件不合格的，由采购部将《外协件送样检验记录表》反馈给供应商，要求重新送样或另行寻找供应商。
5.9、当送样审核合格并且《外协件送样检验记录表》上注明需要封样的，待小批量试制通过以后由质检部汇同技术部对送样产品进行封样，封样时应标注清楚产品的图号、名称、模号、外协单位名称等信息。
封样结束后由质检部按产品存储要求予以保管，待后期需要进行比对检验时使用。
5.10、样品经鉴定合格的供应商转入试用期进行试生产，采购部在收到小批量产品进行送检时应注明小批试制，检验合格后经至多3个批次的试生产，采购部组织有关部门对其进行综合评价。
其中，生产部、质检部评价质量状况及改进措施；
采购部评价交付及服务及时性、服务质量；
技术部评价工艺技术保证；
并填写《外协零件质量确认表》交由总经理助理审批。
审批通过后由采购部与之签订《供方质量保证协议》，而后将《供方基本情况调查表》、《供方现场评审表》、《技术保密协议》、《供方质量保证协议》、《外协件送样检验记录表》、《外协零件质量确认表》五份资料一并附后，交总经理做最后批准。
5.11、在总经理最后批准后，采购部将其列入《合格供方名单》，并建立好供方档案。
5.12、原有合格供方需扩展的配套产品与已供货的产品，加工设备、工艺条件大致相近和相似，可直接申请公司领导批准样件生产，《外协件送样检验记录表》评定合格接受，小批至多试用3批且《外协零件质量确认表》审批合格确认后可直接列入《合格供方名单》。
5.13、合格供应商的选择与认定流程的组织、督导由采购部统一负责协调处理，直至纳为合格供应商为止。
六、原材料、外购外协件的采购
6.1、所有原材料、外购外协件均必须按公司发布的《合格供方名单》的供应商进行采购，特殊情况下的临时采购须经总经理签字认可或总经理授权总经理助理签字认可。
6.2、质检部必须在确认原材料、外购外协件供货方是我公司的合格供方后才可进行检验，临时采购的凭总经理、总经理助理的签字认可进行检验，否则不得进行检验。
6.3、进厂验收和生产时发现的不合格品由质检部反馈给采购部，采购部根据与供应商签订的《供方质量保证协议》进行交涉或者索赔。
七、供应商所供产品的质量管理
供应商管理应遵循双方互惠互利，共同发展，稳定提高产品质量的原则。
7.1、供应商必须签订了《供方质量保证协议》和《技术保密协议》后才能签订供货合同。
拒不签署协议的供应商，由采购部汇报给总经理，并进行有计划地削减该供应商供货量，在指定期限内取消其合格供方的资格。
7.2、供应商必须对我公司的产品实施出厂检验，每批产品均应提供检验合格报告或合格证明、材质报告等以承诺所提供的产品合格。
在没有经过本公司事先书面通知的情况下，供应商不得改变供我公司产品的原材料、重要生产工艺或设计参数。
7.3、供应商在变更厂名时，必须提交新厂名的营业执照复印件一份，及变更厂名的通知函。
通知函应包括更名前和更名后的厂名、法定代表人、开户行、账号、税务登记号、电话、地址、邮政编码等信息，并盖有更名前和更名后的有效印章。
如果变更厂名后工厂条件（如地址、生产设备、生产工艺等）发生了变化，须重新进行现场考察以确定新的工厂条件是否满足合格供方规定的要求。
7.4、采购部负责根据供应商的要求下发供应商更名通知到公司相关部门，并建档备查。
7.5、供应商连续一年未供货，再供货时应重新进行样品测试和小批量试用，必要时还需进行现场实地考察。
连续二年未供货的供应商，其资格自动取消。
当其要求重新供货时，必须按新供应商选择和评定程序重新审理。
7.6、质检部每月对各合格供方所供产品质量状况进行统计，采购部每月可在网络存储器中对质检部相关报表进行查看。
对有质量问题的产品，采购部可适时向供方发送产品质量信息纠正/预防措施单，对出现较多质量问题的供应商，先责令其采取纠正和预防措施，再根据纠正措施实施效果确定是否暂停其供货或取消其供货资格。
八、供应商的考核
8.1、考核原则
《合格供方名单》实施动态管理，每年年底评定一次。
评定由采购部负责组织供应商评审委员会进行评定，评定的依据为《合格供方年终评定表》。
根据评定结果对合格供方名单进行修订。
8.2、考核对象
被列入《合格供方名单》的所有供应商。
8.3、考核方法
a）对供应商进行综合评价，实行评分等级制度，满分为100分。
b）评分大于或等于90分的，为A级供应商；
c）评分大于或等于80分，低于90分的，为B级供应商；
d）评分大于或等于70分，低于80分的，为C级供应商；
e）评分低于70分的，为D级供应商，即不合格供应商。
8.4、计分项目和评分标准
a）质量状况：
50分×
（1-不合格件数/总交货件数）；
b）交付及时性：
20分×
（迟交货批数/总交货批数）；
c）服务质量：
10分（服务质量好，用户满意10分；
因服务质量问题导致用户抱怨5分；
因服务质量问题导致用户投诉及索赔的0分）；
d）纠正措施：
15分（纠正措施按时回复并实施有效15分；
纠正措施不按时回复，但实施有效13分；
纠正措施按时回复但效果有限5分；
纠正措施不按时回复实施无效0分）；
e）价格水平：
5分（偏高2分，居中3分，稍低5分）；
以上的第a）、d）项由质检部提供评分，第b）、c）、e）项由采购部提供评分。
提供评分时，应同时报送相关原始数据、存档原始资料备查。
8.5、采购人员应要求供应商按时交货和及时提供售后服务，同时应记录其及时交付率、服务及时率及服务质量。
8.6、考核结果的处理
a）考核结果在90分及以上的供应商，优先采购；
b）考核结果大于等于80分，低于90分的供应商，要求对不足部分进行整改，并将整改结果以书面形式提交，质检部汇同技术部对提交的纠正措施和结果进行确认；
c）考核结果大于等于70分，低于80分的供应商，要求对不足部分进行整改，并将整改结果以书面形式提交，质检部汇同技术部对提交的纠正措施和结果进行现场确认；
d）考核结果低于70分的限期整改，整改合格后列为C级供应商，不合格的取消供货资格；
e）对造成我公司生产停产和产品质量问题的供应商依据双方签订的《供方质量保证协议》进行追究处罚。
九、采购合同的管理
供应商确立为我公司合格供应商后，与之发生业务往来时必须要签订书面合同。
采购部负责合同的管理工作，包括对合同的审核、监督和管理，合同的评审、合同格式的提供、合同履行的监督以及合同纠纷处理等全过程的管理。
采购合同的种类包括设备采购合同、外协加工合同、原材料采购合同等。
9.1、采购合同运转程序
a、采购部根据采购需要制定采购计划；
b、采购部选定供应商并商谈；
c、根据商谈结果初拟采购合同；
d、根据采购类别需要由技术部负责签订技术协议或质量保证协议；
e、对初拟采购合同进行合同评审；
f、合同评审通过后加盖合同专用章；
g、采购合同复印件留存采购部，原件交档案室存档。
9.2、合同评审
9.2.1、采购合同评审范围：
除易损件、五金类标准件外，其余产品的采购都需要签订书面的采购合同，并进行合同评审。
9.2.2、采购合同评审内容及部门职责：
采购部：
采购合同的主导部门，负责采购合同的全过程，确认供货厂商的资信状况，比如是否已纳入“合格供应商”的范围、厂商的营业执照、技术资质等级证、生产许可证、经营许可证等，询价一般要多于二个及以上的厂商。
技术部：
负责确认所需产品的型号规格、数量是否与要求的一致，确认合同中产品的一般技术条款是否明确，有无漏失，是否需要另附技术附件，确认验收要求等
质检部：
负责把握异议提出期限，及供应商往期产品的供货质量情况，如质量不稳定评审中注明。
办公室：
负责起草采购合同通用版本，确认合同内容商务条款是否存在风险。
总经理助理：
负责确认技术、质量、商务条款的审核等。
总经理：
负责采购合同的最终审批，有一票选择权。
相关人员审查合同后，应在合同评审表上提出意见并签字，采购部应对意见加以考虑并将正确意见反映在修改后的合同中。
9.2.3、技术协议或质量保证协议签订范围：
a、经供应商评审委员会认定的影响产品关键性能的零部件
b、技术比较复杂的原材料
c、外协加工的产品
d、合同评审认为需要进行签订的产品
9.3、合同专用章的管理
9.3.1、公司公章及合同专用章由办公室负责保管，在加盖合同章前，应确认合同评审情况及总经理签字，手续完整无误后方可在合同上盖章，不得加盖空白合同。
9.3.2、办公室对合同的合法性、完整性、安全性和有效性进行审查，使用公司公章及合同专用章必须进行登记。
9.4、合同文本、合同履行及合同归档管理
9.4.1、合同文本页面整齐、清洁，不涂改、不挖补。
9.4.2、合同应建立管理台账，对合同的供货有效期、金额、履行情况、预付款情况、质保期、存档情况等信息进行记载。
9.4.3、采购部应将经合同双方盖章签字生效后的合同、合同附件，提交一份原件给档案管理员登记存档，自己留存一份复印件。
9.5、签订合同的相关注意事项
9.5.1、合同价格的确定
在确定合同价格时应当遵循比质比价、货比三家的原则。
质量相同比价格，价格相同比服务。
9.5.2、预付款和定金
a）在签订合同时，预付款比例一般情况不得超过30％。
b）定金的支付比例一般不得超过合同总价的15％，最高不得超过《担保法》规定的20％。
9.5.3、到货检验
a）合同检验条款应当有检验的内容、范围和方法及验收标准，明确双方共同检验的地点。
一方委托另一方单独检验的，委托方应当根据委托范围接受受托方的检验结果。
并明确买受方对检验不合格的货物有权退货、换货或索赔。
b）检验应当明确检验的时间及提出异议的期限。
9.5.4、付款条件
a）预付款要尽量少付或者不付。
b）主要款项应当等货物到齐，经验收合格后支付。
c）一般应当滞留质量保证金，且保证金的比例应不低于5％。
质量保证时间要求在一年及以上，特殊情况除外。
9.5.5、违约责任
a）违约责任的基本内容应当包括：
买受方的付款责任、付款时间责任；
出卖方所交货物的内在质量和外在质量责任、时间责任和双方全面、适当、不中断履行合同的责任等。
b）在明确违约责任时，应当将自己认为比较重要的内容和要求，特别提出来加以强调，确定具体承担违约责任的比例和方式。
同时注意掌握公平原则，对他方严格，对己方也应严格要求，一丝不苟，公平合理。
c）对有定金、预付款或已经支付进度款的合同，除应强调违约责任、确定违约金比例的同时还应明确双倍返还定金、如数返还预付款或进度款等内容。
d）对自然灾害、政治运动、战争等不可抗力事件也应当加以说明。
其它不是非常重要的要求，可以笼统确定依照《合同法》的规定执行即可。
9.6、诉讼管辖
诉讼管辖地一般要求尽量争取确定在本公司营业生产所在地，如果无法争取到就退一步确定为提出方所在地，但不得在对方所在地。
9.7、约定事项
约定事项：
可以根据需要将在前列条款中未能表达详尽的内容，在这一条中进一步明确、完整或加以阐释。
9.8、索赔
a）进行产品采购必须签订书面合同，除非能及时结清的除外。
未签订书面合同的产品采购业务一旦出现质量问题、迟交货物等合同纠纷，影响生产或者资金被骗的，由采购部负主要责任。
b）采购部在履行合同过程中，发现签约对方有不正确、不适当或不完全履行的行为（如交货时间过分延长、交货质量有不可修复缺陷等），应当及时提出书面异议。
c）解决合同纠纷时应本着实事求是、互谅互让的原则，进行平等协商，寻求妥善解决办法，要着眼于长远利益。
十、外协管理程序制度规定指定使用表单
10.1、《外协外购申请表》
10.2、《供方基本情况调查表》
10.3、《供方现场评审表》
10.4、《外协加工协议》
10.5、《技术保密协议》
10.6、《外协件送样检验记录表》
10.7、《外协零件质量确认表》
10.8、《合格供方年终评定表》
10.9、《采购合同评审表》
10.10、《合同管理台账》
10.11、《关键性能零部件清单》
10.12、《采购合同》
2016年5月10日
编制人：
审核人：
编制日期：
审核日期：
批准实施意见：
总经理（签字）：
年月日
***有限公司
外协外购申请表
外协外购提出方
提出人
提出部门
提出时间
外协原因
□本企业产品生产的作业负荷太重，无法抽调人员和设备加工。
□产品零件无法购得现货，企业又无加工设备或加工能力。
□协作厂家有专业的加工技术条件，利用外协质量保证且价格较廉。
□
外协属性
□零星外协加工，如工装设备、个别维修配件、新产品试制中个别零配件等，数量少且又是一次性的外协件或单件和小批量的外协。
□属产品上的零配件，但仅是受企业加工设备短时间在维护修理期间且其它设备又无法替代加工情况下只能外协加工。
□属产品上的零配件，企业无本道工序加工工艺装备或加工能力，准备长期要求批次性外协加工。
外协外购内容：
审批方
审核意见：
年月日
审批意见：
供方基本情况调查表
法定企业名称
企业经营地址
业务联系人
联系电话
传真
企业性质
□国有企业□集体所有制企业□联营企业
□三资企业□私营企业□其他企业
企业成立时间
生产/经营许可证号
员工总人数
技术人员人数
质检人员人数
是否通过质量体系认证
□否
□是
□ISO9001质量管理体系认证
□ISO14000环境质量管理体系认证
□OHSAS18000职业健康安全管理体系认证
主要市场顾客
质量保证能力简介
填表人：
职务：
（公司签章）
填表日期：
备注：
1.此表由供方认真负责填写后及时传真或寄回。
2.以上提及的证书必须附影印件在本表后。
发出人：
发出日期：
联系电话：
供方现场评审表
供方名称
提供产品
评审时机
□首次评审□再次评审□其他（）
评价项目
评审细项
评分标准
分值
供方
自评分
客户
评分
备注
公司概况（10分）
经营规模
大型企业，得3分；
中型企业，得2分，小型企业，得1分
3
占地面积
自有建筑面积，得3分；
租赁面积视面积大小，得分不得超过2分。
客户/供应商
有同行内知名客户或供应商，得3分；
否则，得分不得超过2分。
产品品牌
有自己品牌且属于知名品牌，得1分；
无，得0分。
1
采购管理（25分）
交期、进度控制能力
有订单评审、专门部门对交期及进度进行管控并形成制度，得7分；
能管控但未形成制度、可按期，得5分；
长于行业交期交货，得分不得超过3分。
7
价格优势
低于业界水平、有竞争力，得6分；
与业界水平相当，得4分；
高于业界水平10%以内，得2分；
高于20%，得0分。
6
支付方式
月结或以上，6分；
50%以上货到验收合格支付，得4分；
全额预付，0分。
开票权限
具备开出17%增值税，得6分；
3%增值税，得4分；
别人代开票据，得2分；
无法开票，0分。
工艺设备（30分）
开发设计能力
有自己的开发设计团队，且人数占本公司的5%，得7分；
否则，得分不得超过3分。
生产技术力量
自行生产，不委外加工，得6分；
非关键技术委外加工，得3分，其它得0分。
生产设备
有整套生产设备并定期维护，且设备处于行业领先，得6分；
生产设备不齐，得分不得超过3分。
检验设备
具备整套检验设备并定期校验，得6分；
只具备关键检验设备并定校验，得4分，无检验设备，得0分。
生产工艺流程图
有生产工艺流程图，且执行到位，得5分；
有生产工艺流程图，未执
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