医药零售版helpnet.docx

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医药零售版helpnet

医药零售管理系统

培训手册

北京浪潮佳软信息技术有限公司

BeijingInspurJustsoftInformationTechnologyCo.Ltd.

第一部分前期准备

一、软件操作流程------------------------------------------------------------2

二、准备基础数据和业务数据---------------------------------------------3

三、系统运行前的检查------------------------------------------------------4

四、系统登录------------------------------------------------------------------5

五、新建账套------------------------------------------------------------------7

第二部分基础数据准备

一、系统登录------------------------------------------------------------------9

二、商品信息-----------------------------------------------------------------11

三、供应商信息--------------------------------------------------------------13

四、岗位信息-----------------------------------------------------------------15

五、职员信息-----------------------------------------------------------------16

六、库房信息-----------------------------------------------------------------17

七、货架信息-----------------------------------------------------------------18

八、设置操作用户-----------------------------------------------------------19

第三部分期初数据准备

一、设置零售价--------------------------------------------------------------21

二、录入期初数据-----------------------------------------------------------22

第四部分业务流程

一、企业、药品首营审批--------------------------------------------------24

二、填制采购订单-----------------------------------------------------------26

三、采购验收-----------------------------------------------------------------27

四、采购入库-----------------------------------------------------------------29

五、零售收款-----------------------------------------------------------------32

六、每日结账-----------------------------------------------------------------34

第一部分前期准备

一、软件操作流程

　　协力商霸“医药零售管理系统”安装完成后，就可以进行信息及业务的录入工作了，整个操作流程是紧密关联的，具体见如下操作流程图，希望您能在对软件进行操作时，以此图为参考，抓住每一个环节操作的要点，确保软件使用的顺畅性。

二、准备基础数据和业务数据

　　使用协力商霸“医药零售管理系统”软件的第一步是进行初始化信息的收集、整理及统计工作。

首先应对公司信息、供应商信息、库房信息、药品信息、职员信息以及会计科目等基本信息进行整理；其次是对库存商品、固定资产、现金银行、应收应付、待摊费用等项目的期初金额进行统计。

为了让用户对本软件有一个初步的认识，我们将用一个简单案例对整个流程进行说明，案例如下：

某药店使用协力商霸“医药零售管理系统”软件从事药品的零售业务，2003/12/31日期初及2004/1/1业务状况如下：

1、库存拜糖平10盒，成本价75元/盒，规格：

50mg*30片/盒，批号：

20030510；

2、库存脉通胶丸12盒，成本价9元/盒，规格：

0.4227g*100粒/盒，批号：

20031231；

3、2004/1/1从珠海联邦制药厂有限公司中山分厂采购阿莫仙干糖浆10盒，每盒11.5元，规格：

10g*10支/盒，批号：

20021231；

4、进行零售业务；

5、除上述业务外该药店无其他资产和负债。

　　信息收集好后即可进行协力商霸“医药零售管理系统”软件的相关操作，整个软件的操作流程如上图：

“配置服务器－>创建帐套－>录入基本信息－>创建操作用户－>期初建帐－>给商品定价－>业务录入－>每日结帐（月结、年结）”。

只要清楚了这一条主线，使用起来就会得心应手了。

下面我们将按每一流程的先后顺序进行简要说明，具体操作方法请参考各功能模块详细内容。

　　第一步：

系统运行前检查

　　第二步：

创建帐套

　　第三步：

录入基本信息

　　第四步：

创建操作用户

　　第五步：

期初建帐

　　第六步：

给商品定价

　　第七步：

业务录入

　　第八步：

每日结帐（月结、年结）

三、系统运行前的检查

在启动客户端应用程序之前，应确保服务器上的SQLServer和IIS处于启动状态。

1.4.1.1检查SQLServer服务

操作步骤：

　　1.在服务器Windows的【开始】菜单中选择【程序】。

　　2.选择【MicrosoftSQLServer】应用程序组中的【Servicemanager（服务管理器）】。

　　3.在弹出的如上图所示的窗口中，将“Service（服务）”设置为“SQLServer”。

　　4.如果服务器图片上出现绿色小三角，表示“SQLServer”已启动。

否则单击"Start（开始/继续）"前面的

按纽，可启动"SQLServer"。

注：

选择了"Auto-startservicewhenOSstarts（当启动OS后自动启动服务）"后，启动操作系统时可自动启动"SQLServer服务"。

检查Internet信息服务

启动IIS后，各终端便可与服务器建立信息交换的通道了。

操作步骤：

　　1.在服务器Windows的【开始】菜单中选择【程序】。

　　2.在【管理工具】中选择【Internet服务管理器】。

　　3.在打开的【Internet信息服务】窗口中，打开左侧的"树"，选择"默认WEB站点"。

　　4.如果工具栏上的按钮

处于反灰状态，则表示这个站点的IIS已正常启动了。

否则，点一下这个按钮便可启动了。

注：

IIS在启动操作系统时被自动启动。

如果由于IIS应用程序本身出现问题而未被启动，请重新启动IIS。

如果重新启动仍然失败，你必须卸载并重新安装IIS了。

四、系统登录

在进入账套管理器之前，您必须要先进行系统登录。

操作步骤：

1.在Windows主界面上依次执行【开始】→【程序】→【协力商霸.NET】→【账套管理器】，进入如图1所示的登录界面。

图1

◆第一次进入系统时首先进入的界面是设置服务器界面，需要确定服务器地址。

界面情况见下文。

　　◆服务器网址：

显示当前服务器的网址，可以通过点击次服务器网址对当前服务器网址进行修改。

　　◆修改服务器网址：

点击当前服务器网址进入设置服务器界面，设置服务器界面如下：

图2

　　◆填写服务器网址：

如果登录局域网中的一台服务器，可输入该服务器的机器名或IP地址。

如果登录互联网中的一台WEB服务器，可输入该服务器的IP地址或网址（如：

211.100.8.30或）。

　　◆测试连接：

验证该PC机与服务器的信息通道是否畅通。

填好服务器地址后，点"测试连接"按钮，如果反馈"连接成功"的信息，即表示您可与服务器正常通讯了。

建议：

在本机第一次连接服务器时，执行此操作。

　　如果提示"连接失败"，可能是由以下原因引起的：

　　a.连接该PC机与服务器的网络硬件（网卡、网线等）出现故障。

　　b.检查PC或服务器上的操作系统，网络设置是否有问题，能否查找的对方的计算机。

　　c.服务器端的IIS是否正常启动，如果没有，请重新启动IIS。

如果重新启动仍然失败，需要考虑启动计算机或重新安装"Internet信息服务（IIS）"。

2.点击"确定"按钮，即可进入【账套管理器】主界面，如图3所示：

图3

五、新建账套

在本系统中，您可以根据需要建多套账。

操作步骤：

1.在【账套管理器】主控界面上，点工具栏的"新建"按钮，弹出"新建账套"对话框，如图1所示：

图1

◆账套名称：

给这个账套起一个名字。

注意，账套名不能重复。

　　◆账套类型：

系统账套的类型有医药总店类型。

　　◆账套管理员：

设置账套管理员用户及用户口令。

管理员的操作权限是为系统默认的，包括“基础信息”、“每日结账”和“账套工具”等模块。

　　◆记账日期：

定义这个账套的起始记账日期、月结日期和年结月份。

　　　　a.记账起始日：

输入该账套的起始记账日期，默认值为当前系统日期，可更改。

　　　　b.年结账月份：

输入每一会计年度的起始记账月份，默认值为1月，可更改。

　　　　c.每月结账日：

输入每月的结账日期，默认值为1，可更改。

　系统要求用户每天都要做日结，使登录日期及记账日期依次顺推；到每月结账日这一天，做完日结操作后，系统会自动做月结；在每年的最后一个结账日，日结的时候系统除了自动做月结外，还自动做年结。

　　◆说明：

输入一些备注性的文字来说明这个账套。

2.输完各项账套信息，点"确认"按钮，系统开始建库，时间比较长，您要等待大约1分钟的时间。

3.当系统弹出"新建账套完成！

"的对话框后，点"确认"按钮，在"账套管理器"主控台上看到我们新建好的账套。

由于一些基础信息需要调用其他基础信息的数据，所以输入基础信息时最好依照以下顺序进行：

1.系统登陆；2.商品信息；3.供应商信息；4.岗位信息；5.职员信息；6.库房信息；7.货架信息。

系统登陆

商品信息

供应商信息

岗位信息

职员信息

库房信息

货架信息

第二部分基础数据准备

一、系统登录

在录入基础信息之前，您必须要先以管理员的身份进行系统登录。

操作步骤：

1.在Windows主界面上依次执行【开始】→【程序】→【协力商霸.NET】→【协力商霸.NET】，进入如图1所示的登录界面。

图1

　这个界面只在这台机器第一次连接服务器时才会出现，以后启动该系统时，系统直接进入到第二步，除非您要登录到另外一台服务器上，否则不需重新设置服务器。

　　◆服务器网址：

将要登录的服务器的机器名或IP地址，详细设置方法请参看"账套管理器"的"系统登录"部分。

　　◆测试连接：

检测该终端与服务器连接是否正常，详细请参看"账套管理器"的"系统登录"部分。

2.点击"确定"按钮，即可进入"用户登录"界面，界面如图2所示：

图2

　　◆服务器网址：

显示您所连接的数据库服务器的机器名或IP地址。

如需登录其它服务器，请点此链接重新设置服务器。

　　◆账套名：

一个数据库服务器上可以建多个账套，在这里输入已经建好的帐套名。

　　◆用户名：

输入登录用户名。

　　◆用户口令：

输入登录用户的口令。

3.使用“管理员”用户，点击"确定"按钮，即可进入【系统管理控制台】，如图3所示：

图3

二、商品信息

输入商品信息的操作步骤

1）新增商品级别

　　在软件功能列表中选择“商品”，然后单击工具条中“级别”按纽，选择“新增级别”，出现级别信息框。

在编号后输入“1”，及名称“西药”，在说明处添入必要的说明文字，点“确定”保存。

图1

2）新增商品

　　请先选中“西药”，然后在工具栏中点击“新建”按钮，弹出如下商品输入窗口。

图2

3）输入商品的基本资料，输入时对于必须输入的信息，系统会相应给出提示。

　　拜糖平，规格：

50mg*30片，单位：

大单位—盒，中单位—瓶，小单位—片，批号：

20030510，以及条形码及产地等其他信息；

　　脉通胶丸，规格：

0.4227g*100粒/盒，单位：

大单位—盒，中单位—盒，小单位—粒，批号：

20031231，以及条形码及产地等其他信息；

　　阿莫仙干糖浆，规格：

10g*10支/盒，单位：

大单位—盒，中单位—盒，小单位—支，批号：

20021231，以及条形码及产地等其他信息；

　　各信息栏具体输入方法及说明详见“帮助文件”。

三、供应商信息

输入供应商信息的操作步骤

1）新增供应商

　　在软件功能列表中选择“供应商”，然后单击工具栏中“新建”按钮，弹出如下供应商输入窗口。

图1

2）输入所需供应商的基本资料，输入时对于必须输入的信息，系统会给出提示。

　　名称：

珠海联邦制药厂有限公司中山分厂，许可证编号，法人代表，联系电话等等其他信息；

　　由于本案例只涉及一家供应商，因此在输入供应商的基本信息时，没有进行分类，在实际应用中供应商最好进行分类；其它基本信息的输入本案例没有一一例举，详情可参阅“帮助文件”。

四、岗位信息

录入岗位信息的管理步骤

1）新增岗位：

　　在软件功能列表中选择“岗位”，然后单击工具栏中“新建”按钮，弹出如下岗位输入窗口。

2）输入岗位的基本资料，输入时对于必须输入的信息，系统会给出提示。

3）给所输入的岗位设置权限：

操作步骤：

　　a.点工具栏上的“权限管理”按钮，弹出如下岗位权限设置窗口。

　　b.双击需要设置权限的模块行

　　对于基础信息模块，则弹出如下窗口，以商品信息权限设置为例说明。

　　单击

处，弹出如下商品信息级别窗口，选择设置岗位权限的该商品信息的级别。

选择“确认”返回基础信息权限设置窗口。

　　则可以看到商品的查看权限、编辑权限都已被选中。

　　对于单据权限、查询权限、系统工具权限

　　双击后则查看权限、编辑权限、审核权限、红冲权限交替被全选中、全清除。

　　c.将该岗位所属的权限全部设置完毕，点“确认”按钮，保存设置结果。

五、职员信息

录入职员信息步骤

1）新增

　　先在功能列表中选择“职员”，然后在工具栏中点击“新建”按钮，便可弹出职员基本资料录入窗口，输入各项信息，最后按工具栏上的“保存”按钮结束新增职员操作。

在录入职员信息时，需要选择职员所在的岗位，该职员将继承所选岗位的所有操作权限。

　　职员信息概述了职员的基本情况，各信息栏填写要求与供应商信息的填写要求类似，这里不再重述。

六、库房信息

输入库房信息的操作步骤

1）新增库房

　　在软件功能列表中选择“库房”，然后单击工具栏中“新建”按钮，弹出如下库房输入窗口。

图1

2）输入库房的基本资料，输入时对于必须输入的信息，系统会给出提示。

　　本快速入门旨在简单说明软件的一般操作流程，所以在输入库房的基本信息时，没有进行分类，在实际应用中库房最好进行分类；其它基本信息的输入本案例没有一一例举，详情可参阅“帮助文件”。

七、货架信息

输入货架信息的操作步骤

1）新增货架

　　在软件功能列表中选择“货架”，然后单击工具栏中“新建”按钮，弹出如下货架输入窗口。

图1

2）输入货架的基本资料，输入时对于必须输入的信息，系统会给出提示。

　　本快速入门旨在简单说明软件的一般操作流程，所以在输入货架的基本信息时，没有进行分类，在实际应用中货架最好进行分类；其它基本信息的输入本案例没有一一例举，详情可参阅“帮助文件”。

八、设置操作用户

设置操作用户的步骤：

1）选择需要设为操作用户的职员，双击进入"职员基础信息"界面。

2）点工具栏上的"登录账号"按钮，弹出如下窗口。

　　◆用户名：

输入登录软件的用户名，可与职员名称不同，一般情况下建议用户名使用英文形式。

　　◆密码：

输入登录软件的用户密码。

　　◆确认密码：

重复输入密码，两次密码输入必须相同，否则系统不予确认。

　　◆删除本用户账户：

默认状态为"不选中（为

状态）"。

3）点"确认"按钮，保存用户设置信息。

这样该职员便可以这个用户名和密码来登录软件了。

以新用户登陆软件

设置零售价

录入期初信息

第三部分期初数据准备

以操作用户登陆系统

操作步骤：

1.在Windows主界面上依次执行【开始】→【程序】→【协力商霸.NET】→【协力商霸.NET】，进入系统登录界面，协力商霸系统的登录界面与录入基础信息时的登录界面一样，其操作方式与功能也一样，具体情况请参见“系统登录”中的介绍。

2.填写好服务器网址、账套名、用户名及用户口令。

3.点击“确定”按钮，即可进入“协力商霸.NET”主界面，在这个界面中，每个操作员所能看到的业务模块以及对每个业务模块的操作能力，取决于这个用户的操作权限，见下图。

由系统管理员负责注册新用户及对每个用户授权。

该案例中涉及如下业务：

某药房从珠海联邦制药厂采购阿莫仙干糖浆100盒，每盒进价11.5元，批号：

20021231；

以零售价每盒１５元出售，故要设置零售价；为采购时计算进价方便，与现零售价作比对方便，不会出现进价比零售价高情况．

一、设置零售价

操作步骤：

1.用鼠标单击系统主界面【功能列表】中【价格管理】下的【零售调价单】，进入本模块的单据管理界面。

2.新开单据，使用“新开单据”按钮进行单据新开操作。

图1

3.填入“零售调价单”各信息栏目。

4.在子表的列表行中双击鼠标左键进入子表明细输入界面，界面如下图所示：

图2

5．保存并审核该“零售调价单”。

二、录入期初数据

由于我们的案例中只涉及期初库存，所以只录入“期初库存单”即可。

操作步骤：

1.用鼠标单击系统主界面【功能列表】中【期初管理】下的【期初库存单】，进入本模块的单据管理界面。

2.单击图右上角“新开单据”按钮，出现如图所示的界面：

图1

3．填入“期初库存单”各信息栏目。

4．在子表中双击鼠标，出现如图2所示的界面：

图2

在明细窗口中输入库存商品：

拜糖平10盒，成本价75元/盒，规格：

50mg*30片/盒，批号：

20030510；

　库存脉通胶丸12盒，成本价9元/盒，规格：

0.4227g*100粒/盒，批号：

20031231；

5.保存并审核该“期初库存单”。

该案例中涉及如下业务：

从珠海联邦制药厂有限公司中山分厂采购阿莫仙干糖浆10盒，每盒11.5元，批号：

20021231；

零售拜糖平2瓶，每瓶80元；脉通胶丸5盒，每盒10元；

一、采购业务：

药品、企业首营审批

填制采购订单

采购验收

采购入库

二、零售业务：

零售收款

第四部分业务流程

一、企业、药品首营审批

企业首营审批操作步骤：

1．用鼠标单击系统主界面【GSP管理记录】中【药品购进管理】下的【首营企业审批表】，选定单据日期，完成单据中列出了该日期所有已保存的首营企业审批表，双击某首营企业审批表，可进入该首营企业审批表界面。

2．单击“新开单据”按钮，出现如下图1界面：

图1

3．填入首营企业审批表各信息栏目，本表格有许多必填项，如果不填系统在审核该单据时会提示需要填写某项。

4．信息填写完毕，按下界面上方相应功能按钮，可实现对该首营企业审批表的相应操作，经审批的供应商可以对其进行采购活动。

药品首营审批操作步骤：

1．用鼠标单击系统主界面【GSP管理记录】中【药品购进管理】下的【首营药品审批表】。

选定单据日期，完成单据中列出了该日期所有已保存的首营药品审批表，双击某首营药品审批表，可进入该首营药品审批表界面。

2．单击“新开单据”按钮，出现如下图1界面：

图1

3．填入首营药品审批表各信息栏目，本表格有许多必填项，如果不填系统在审核该单据时会提示需要填写某项。

4．信息填写完毕，按下界面上方相应功能按钮，可实现对该首营药品审批表的相应操作，经审批后该商品才可以进行采购。

二、填制采购订单

操作步骤：

1.用鼠标单击系统主界面【功能列表】中【采购管理】下的【采购订单】，进入本模块的单据管理界面，本业务单据为第一类业务单据。

2.单击右上角“新开单据”按钮，出现如下图所示的界面：

图1

3.填制采购订单各信息栏目.

4.在子表中双击鼠标，出现如图所示界面：

图2

　　从珠海联邦制药厂有限公司中山分厂采购阿莫仙干糖浆10盒，每盒11.5元，规格：

10g*10支/盒，批号：

20021231。

5保存并审核该“采购订