SAP物资采购管理解决方案.docx
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SAP物资采购管理解决方案
SAP物资采购管理解决方案
第一章SAP解决方案
1.1.SAP物资与采购管理解决方案介绍
1.1.1.对集团物资与采购管理总体需求的理解
集团总公司定位为以集成服务商为发展目标，客户覆盖全国及海外，所以采购与外协成为企业控制成本的首要关注点。
利用ERP系统，在对各地公司的管理上，利用总公司的ERP系统对各地的市场行情、客户资源、销售回款、库存情况进行全面了解，并与财务有效集成有助于实现企业财务业务一体化的主要目标。
1.1.2.采购管理解决方案
1.1.2.1.SAP采购管理概述
在当今激烈竞争的市场环境下，企业在不断的追求市场占有率的同时，降低运作成本是企业获取利润的重要手段之一，作为大多数企业主要成本构成的重要因素之一的采购成本更是引起企业的高度重视，作为职能部门的采购部门正受到越来越挑剔的监督和审核，企业面对降低成本的压力采用了集中采购模式和电子商务模式进行流程的优化和运作成本的降低。
根据集团的业务特点，项目驱动的集中和分散采购相结合是集团的发展目标。
SAP采购解决方案的主要目的在于建立一套适合集团集成的采购管理系统，支持多组织模式下采购的统一管理和规范，控制采购成本和资金占用，提高经济效益。
采购系统能够增强集团内部采购业务的透明度，规范标准业务流程模板。
为集团提供一套完整的采购控制体系。
SAP物料及供应商管理为集团提供了统一集成的信息平台，可以帮助企业进行采购业务流程的优化和采购运作成本的降低。
采购管理系统支持物资、工程、服务和办公用品等采购对象的采购业务管理，采购管理方案主要由以下几个部分组成：
●组织结构管理。
支持集团现在以及未来各专业公司、地区公司的多级（二级或二级以上）采购管理体系，并且提供灵活的重组能力。
组织结构是整个采购系统的基础，以及系统岗位权限管理、定价制度、报表分析维度和财务集成的基石。
●基本数据管理。
主要包括集中化的物资/服务基本数据管理和供应商管理，旨在推进集团标准化工作，实现资源集中共享。
●采购业务流程管理。
覆盖多种采购方式（招投标采购、一次性采购、多货源、长期协议等）的采购业务流程，包括采购计划、采购申请、货源管理、采购订单、货物接收、发票校验以及报表分析等环节，建立集团事前计划、事中控制和事后分析的先进采购管理体制。
集成的采购系统
实时集成是SAPERP的核心特征，作为整体ERP解决方案中的一个部分，采购系统和库存管理IM、项目管理PS、财务会计FI、管理会计CO、生产计划PP、销售SD、质量管理QM、设备维护PM等系统具有无缝实时的集成。
采购系统和其他系统的集成主要体现在如下方面：
●设备维护、项目管理和生产制造等系统产生的采购需求，实时自动的在采购系统更新，作为制订采购计划的基础。
●直接从项目管理、设备维护和生产制造系统直接产生采购申请。
●采购收货时产生收货凭证，更新物料帐。
同时实时产生财务凭证，更新财务帐。
收货凭证和会计凭证存在勾稽关系，可从财务系统的报表穿透追溯到单笔采购收货。
真正实现财务和业务一体化。
●发票校验提供订单、收货凭证和发票的“三单校验”。
●采购订单含有质检要求数据，自动触发质量检验计划和抽样。
支持集中采购
SAP采购管理系统完全支持集中式的采购管理，主要体现在如下方面：
●集中式、分布式和混合式的采购组织架构。
●集中的物资基本数据及编码管理。
●集中的供应商以及合同协议管理。
●集中化的业务流程管理。
其中一个采购组织能够合并多个法人公司的采购申请，生成一张采购订单的能力是实现集中采购业务的关键。
●集中化的采购报表分析和供应商评估系统。
上述提供的解决方案是基于SAPERP的基础上。
与此同时，SAP还提供了功能强大的供应商关系（SRM）解决方案。
SRM系统和ERP系统同属于SAP商务套件的一部分，该解决方案能使集团能够与供应商轻松地建立并巩固关系，并实现互惠互利的结果，后面章节有详细阐述。
1.1.2.2.灵活的采购组织架构及支持集中式采购
根据集团的现有采购模式和组织结构，需系统支持灵活的采购架构和模式。
SAP的采购管理完成满足集团当前和未来采购架构和模式的需要。
1.1.2.3.灵活的采购组织组织架构
SAP系统中基本的公司组织包括：
集团：
集团是组织单元的最高层，下可分配多个公司代码。
一个集团拥有一个独立集中的数据库，业务的核心数据（如物资编码、供应商编码等）在集团范围内统一共享。
集团可以在总公司或者专业公司层次上设立集团。
公司代码：
公司代码是在集团下出具法定报表的法人实体，或者高度独立核算的单位。
工厂：
工厂是生产、计划或物流管理的基本组织。
采购体系的组织结构包括：
采购组织：
采购组织通常相当于企业的采购部门，负责与供应商协商采购条件，采购物料或服务。
采购组：
采购部门可分为若干个采购组（采购员的分组），分别负责不同领域的采购。
SAP的采购解决方案支持多种采购组织模式：
集中式的集团级采购，网点级采购，以及介于二者之间的公司代码级采购。
集团级采购
集团公司设立集中的采购部门，负责集团内所有下属公司及其二三级单位（SAP系统中的“工厂”）的采购业务。
下属公司负责提出采购需求，总公司汇总执行，采购物资可以直接送至需求单位或者送至物流中心进行配送。
公司级采购
不同的公司代码设立自属的采购组织，合并公司范围内不同二三级单位的采购需求。
网点级采购
对于大的单位，可以设立单独的采购组织，只负责本网点的采购。
集团目前采用集团集中采购的方式。
可以根据管理制度需要，针对不同的采购对象及业务范围，灵活的设计采购组织形式，设计合适的组织结构。
同时，SAP采购架构和模式非常灵活，对以后集团架构和模式的调整能快速支持。
支持集团采购部门汇总不同法人公司的需求，进行库存平衡的系统功能是集中采购业务流程管理的关键之一。
1.1.2.4.集中采购管理
SAP系统对集中采购的支持，主要体现在：
∙集中式的采购组织架构；
∙集中的物料编码以及主数据管理；
∙集中的供应商以及合同协议管理；
∙集中化的采购业务流程管理；
∙集中化的采购报表分析和供应商评估系统；
前面已说明采购组织架构和基础数据对集中采购的支持；而对于业务流程而言，不同企业或同一企业中集中采购业务流程的模式可以有多种，不同模式下的物流和信息流存在较大的差异。
（1）统谈分签式
统谈分签式则是由集中的采购机构根据汇总的采购计划统一和供应商签定框架协议，规定采购价格、条款等内容，作为集团统一采购的基础，具体的采购订单由需求机构直接向供应商下单。
大麦
在SAP中实现的主要方式是由集团统一和供应商谈判并在系统中创建采购合同，各个子公司根据计划需求平衡库存后，参照统一的采购合同分别向供应商发出采购订单和结算，采购物资直接送至各子公司。
（2）统签直送式
统签直送式指由采购机构和供应商招投标、商务谈判和询报价，并和供应商签定合同，采购物资直接送到需求机构。
大麦
在SAP中实现的主要方式是A子公司经过MRP库存平衡直接生成采购申请，B子公司按照不同的条件对采购申请进行合并后发出采购订单。
采购订单中不只有一个汇总数量，同时还指定了不同的送货地点和数量，供应商据此直接送货到A子公司并与B子公司统一结算，然后B子公司再和A子公司分别作内部结算。
（3）物流中心式
物流中心式指由统一的采购机构负责集中采购，统一由物流中心进行库存管理并按需配送，是一种集中采购加集中库存的管理模式。
大麦
在SAP中实现的主要方式是多个需求子公司经过的自有库存平衡后，生成向采购子公司的调拨请求，由采购子公司统一汇总需求并由集中采购部门向供应商下采购订单，供应商先送货到采购子公司后，再进行公司内各子公司的调拨配送。
1.1.2.5.完整的采购主数据管理
随着市场节奏迅速加快，供应商在企业的价值链中扮演着越来越重要的作用，因此，有效的供应商管理是企业保持良好供应商关系，优化供应商队伍的基础，更是企业提高采购业务流程效率、采购质量，降低成本的关键因素。
SAP系统首先将会提供给集团一个集中的供应商资源库。
供应商的来源可以来自于现有的采办信息系统，SAP供应商关系管理系统，外部专业机构的供应商目录等。
1.1.2.6.物料主数据管理
SAP物料主数据是管理所有原材料、备件、产品、服务和原材料等物料的编码、描述和管理数据的机制。
支持集中式、分布式及混合式的主数据管理模式。
SAP系统用视图来区分不同的业务范围数据，如：
设计、销售及分销、采购、物料需求计划（MRP）、生产、质量控制、仓库管理、会计、成本等。
用户可以修改主数据维护的视图选择及字段选择，并且可以增加公司特定的参数。
同时可以规定必须输入字段、字段内容检查、会计科目设置规则等。
（1）物料代码
物料（物资或者服务）由一个18位的物料代码唯一确定。
在实施管理信息系统所需进行的所有代码编制工作中，物料代码是最关键也是最重要的一环。
因为很多其它信息或代码将会直接与物料代码发生关系。
物料代码最基本的要求是物料号的唯一性以及物料代码的字段长。
目前经常使用的编码方法主要有三种:
一种是无赋意物料编码法；另一种是完整赋意物料编码法；第三种是简单赋意加特征属性物料编码法。
SAP系统支持所有上述三种方法。
企业常见的编码方式是全意义编码，即编码的每一个段都含有具体的意义，代码具有可读性且易于使用。
但同时也会造成物料代码的数量变得很多，有时会造成海量的物料代码。
另外，对于某些物料，很难事先确定所有可能的值，而造成事先无法完全进行穷举。
全意义编码结构和示例如下图所示：
SAP物料管理解决方案提供另外一种编码管理方法，即采用SAP分类功能的编码方式。
物料代码不含有或只含有少量的意义，主体编码采用流水号唯一判别，各种属性作为“特征”维护。
这样只需要对特征进行设置、编码和维护特征值范围，产生编码时选择特征和特征值，物料代码可以按照流水号自动生成。
维护过程当中，系统同时可以进行重码和错码的自动校验，极大提高编码的准确率。
同时呈数量级的减少工作量，如我们假定某类物料有4个属性（如“类型”），每个属性可能有4个值（如“成品，半成品，备件，原料”）。
在全意义法下，我们必须手工编出4的4次方，即256个码。
采用分类系统，我们只需要维护4乘4共16个参数码，编码采用流水号自动生成，工作量大大减轻。
采用SAP分类功能进行编码的效益主要体现在：
∙用户可以根据多维特征值进行编码的查询；
∙支持任意多的特征定义，成数量级减轻编码工作量。
∙自动校验重码,强化遵守编码准则，减少重码和错误率；
∙不同部门可以有不同的分类组合:
如采购分类,技术分类,维护分类等。
∙增强分析功能，每一个特征都可以作为分析系统中的一个维度；
（2）权限控制
物料主数据的业务视图和企业的组织结构有关。
例如采购提前期和送货信息在每个工厂层定义，工程设计数据在公司总部层定义。
SAP系统可以限制不同部门的用户只对业务范围内的数据负责。
如销售部门“拥有”销售视图，采购部门“拥有”采购视图等。
通过这种方式，可以限制系统内的用户管理和访问范围。
1.1.2.7.供应商主数据管理
供应商主记录主要用于采购管理和财务管理，不同的管理部门需要的供应商信息不同。
为了保证数据的一致性和集成性，同时满足不同组织和部门对信息的不同需求。
SAP的供应商主数据分别在以下三个区域中保存：
通用信息。
如供应商的名称、供应商的唯一编码、地址，增值税登记号，电话号码等。
财务信息。
财务部门关心的一些信息，如付款条件，结算方式等。
同一供应商，在不同分子公司的情况可能不尽相同。
这些数据在统一的供应商编号下可以按不同公司或工厂维护和使用。
采购信息。
不同工厂和法人公司采购部门对供应商数据也可能有不同的管理要求，如不同的交易货币，定价方式等，这些数据也需要在统一的供应商编号下按不同采购部门维护和使用。
很多情况下，公司与供应商只会发生一次业务。
不必为每个单独的供应商建立一个主记录，而是建立“一次性供应商”主记录。
SAP供应商主数据管理提供层次管理的功能，并且能够明确的区分供货方、合同方、开票方和付款方。
1.1.2.8.货源清单和配额分配
货源清单管理，包括某一物料的所有可能供应商以及框架协议。
如果该物料由两家或两家以上的供应商供货，那么可以在各供应商之间进行供应额度分配。
从而可以在采购计划安排时帮助制定合理的供应商采购计划，在采购供应商选择时帮助建议合适的供应商。
1.1.2.9.采购信息记录
采购信息记录是供应商的采购历史，详细记录了供应商的供货信息，包括价格条款，供货方式，交货期，结算方式。
它既是供应商价格管理的有力工具，也是下次采购的重要参考。
在采购信息记录中，用户可以迅速获取以下信息：
∙不同供应商提供物料的价格历史情况
∙供应商以前供应过的物料信息
∙供应过特定物料的供应商信息
∙当前和未来的价格以及相应的价格条款
集团不但可以在选择供应商、进行谈判时参考这些供货历史信息，更重要的是可以利用SAP的采购分析系统和数据仓库（BW），对国内外供应商进行采购价格，批量，时机的分析，改善采购的策略，加强对供应商的全面了解。
采购信息记录在采购系统启用前可以一次性导入，其后，在输入每一次报价、框架协议、采购订单的时候，系统可以自动生成或更新信息记录。
1.1.2.10.项目驱动的采购计划与执行
针对集团业务的现状及未来发展的需要，SAP提供全面的项目及其他需求驱动的采购全过程的管理，如下图所示：
对于集团，在采购过程中的几个关键点是：
通过SAP的全面采购过程管理，可以优化采购执行过程，建立规范的采购规则、实现对采购需求计划、供应商选择、采购合同、采购协议、外协、收货、发票处理、网上采购和付款等采购业务的全流程管理。
加快采购的速度，降低采购成本，减少缺货风险。
合同及采购订单
SAP系统中，将具有明确采购品种和交货日期的采购合同定义为“采购订单”。
而系统中的合同则指与供应商的长期协议，以便在某段期间内供应产品或提供服务。
SAP提供了长期性采购合同（数量或金额合同）/计划协议功能，帮助企业监控、执行合同。
采购订单是非常重要的采购凭证，它是同供应商实现采购供应的有效单据之一，表示了对与供应商进行采购业务的正式的和最终的确认。
采购订单描述了与采购发生的条款，包括采购的物料、交货时间、价格条款、运费、关税、折扣、交货条件、交货地点等等采购合同的内容。
采购订单可以从采购申请和询价拷贝创建，也可以手动维护。
不同单据之间的拷贝功能是一项重要的功能，是数据的准确性和录入效率的重要保证。
SAP提供弹性简易的系统操作方式，如“拖至购物车”。
只要用鼠标将需要采购的申请行拖到“购物车”似的图标里面，系统就可以自动创建采购订单。
示范界面：
这是根据采购申请创建采购合同界面。
在采购订单中，可以通过“帐户分配类别”控制不同的采购对象，如库存物资、设备、服务和工程项目等。
帐户分配类别同时自动决定了财务集成的方式和科目。
如下图所示：
为备件仓库补充存货时，帐户分配类别为“库存”，会计凭证中借记库存；采购电脑时，类别为“固定资产”时，借记固定资产；为某个厂房建设购买物资时，类别为“项目”，会计凭证中借记在建工程；可能是当为某个部门购买耗材时，类别为“成本中心”，会计凭证上直接记入部门费用。
SAP同时提供给集团不同的采购类型。
如服务采购、分包采购、第三方采购、库存转移采购和寄存采购。
服务采购模式用于购买的是某项服务，而不是具体的物资时，其在核算和开票方面具有不同的流程。
分包采购模式指企业给供应商提供材料收回产品，结算加工费的采购模式。
库存转移采购模式经常出现在内部交易中，如物资从公司A转移到公司B，按照内部采购模式进行结算。
外协加工模式满足自己没有加工能力或加工能力不够时，通过外协进行生产。
SAP的外协加工能够精确管理已发给委外加工商的库存，未收回库存；灵活管理工艺外协采购的原材料损耗；以加工费的形式进行采购，得到更准确的材料成本。
集团在创建采购订单过程中需要严格的审批程序，SAP提供了采购订单系统批准的功能，从而保证了在订单未经批准之前是无法下达给供应商的，采购订单的批准流程可以根据集团的具体要求灵活设定，和根据一定条件（金额、品种或部门）自动分配审批方式，审批部门（或领导）可以通过权限的分配来控制和指定。
采购订单可以通过自动打印、自动传真、EDI、XML、供应商门户和电子邮件等方式，将订单、交货日程表、催货通知、拒绝函和催运单等各种单据，传递给供应商。
接收到订单后供应商对采购订单进行确认，并通过ASN（装运通知）的方式预先告知集团运期和数量。
如果采用供应链网络协同（SNC）功能，供应商可以直接在SNC中进行订单的确认、状态的标识生产进度的标识及ASN发布。
工程项目和生产任务的管理人员在进行物料可用性检查时，系统可以自动考虑到在途库存。
采购计划
采购部门执行采购的主要依据是采购计划。
采购计划制定的核心环节有3部分：
需求管理，平衡库存，计划管理。
采购需求多数情况下是分散产生的，平衡库存和计划管理则可以分散进行也可以集中进行。
采购部门执行采购的主要依据是采购计划。
采购计划制定的核心环节有3部分：
需求管理，平衡库存，计划管理。
采购需求多数情况下是分散产生的，平衡库存则可以分散进行也可以集中进行。
ERP系统最大程度的利用了集成特性。
采购需求的管理可以从项目管理模块，以及通过生产计划自动传递到采购系统。
对于耗用量具有长期明显特征的物料，可以利用历史数据进行预测。
常用的预测模型有：
常数模型，趋势模型，季节模型。
当然也可以由使用单位部门根据需求直接提出申请，支持紧急采购业务。
采购计划的结果主要包含如下信息：
订购哪些物料/服务；数量多少；什么时候到货。
对于不需要近期执行采购的计划，ERP将计划结果保存为计划订单管理，将来进入采购循环后再转换为采购申请。
对于需要进入执行阶段的计划，系统将计划结果保存为采购申请管理，触发执行流程。
通过采购历史，可以跟踪采购计划的执行和核销。
采购申请
采购申请是采购计划的结果，同时又是采购订单执行的开始，采购申请可以由采购计划运行生成，也可以由业务人员手工输入。
集团可以根据需要设定采购申请的批准流程，包括如下内容：
Ø批准条件。
“什么情况需要批准”。
可以按照金额，物料组，工厂等设置条件。
Ø批准策略。
“批准策略”。
有哪些批准控制点，批准顺序如何。
Ø批准标示。
“怎样知道是否已经批准？
”。
批准/冻结。
采购申请、合同和采购订单可以采用相同的方法设立批准流程。
货源确定/框架协议
针对采购需求和采购计划，采购部门需要采用购买、委托和租赁等方式确认供应源，SAP系统可以提供多种确定采购计划供应商的业务流程。
以下我们列出4种常见方式。
1）招投标采购
通过公开招标或者邀标的方式，由不同供应商进行竞争性投标。
系统将会以询价单的方式记录每一次招标，并且记录每一个供应商的报价以及决标结果。
SAP的文档管理系统可以全面管理招投标过程中涉及的各类标书、方案书、投标书等文档。
询价单可以手工创建，也可以参照采购申请创建。
通过询价单类型结合不同编号区分不同的询价目的，例如，国内采购和国外采购。
一次可以针对多个供应商产生多个询价单，询价单会自动排序以便作为EDI、电传或传真信息进行打印或传送。
报价单的输入必须以询价单为依据，所以在录入报价单时，必须输入询价单的号码。
系统可以维护：
价格、价格单位、税码维护、报价比较过程、回绝/接受报价等。
2）一次性采购
对于价值不大的偶然性采购，则可采取一次性采购的方式，直接选择供应商和议定价格，将采购申请转化为采购订单。
3）专一来源采购
如果某些物料和服务具有专一供应商（如专业设备的非标准配件），可以采用信息记录采购方式，采购系统直接从信息记录读取供应商和价格信息，将采购申请转换为采购订单。
4）多货源/商务谈判
对于多货源而又不需招标采购的情况，可以维护货源清单或者读取系统已有货源清单，选择合适的供应商及其价格，发出采购订单。
采购收货
需要库存管理的采购物资，采购收货可以直接入库上架，或者收到质检区和冻结区。
同时自动产生的财务凭证，借记库存贷记暂估。
非库存的采购对象（如直接发运工程现场的物资、固定资产和耗材以及各项服务），则可直接计入相应的项目、成本中心、固定资产等成本对象，产生在建工程、费用、固定资产等相关凭证。
采购收货和其他模块的集成点如下:
Ø更新采购订单历史
Ø自动产生邮件通知相关人员
Ø建立收货单
Ø产生立体仓库上架请求
Ø更新财务物料帐，产生会计凭证
Ø触发质检请求
Ø更新物料数量和金额帐
发票校验
供应商发票校验是物料管理（MM）系统的一部分。
它提供和库存管理、财务会计，成本控制和资产管理部分的连接。
发票校验功能理顺了采购部门、仓管部门和财务部门之间的业务关系，实现了信息共享。
系统的发票校验功能主要是实现三单（采购订单，收货凭证，供应商开具的发票）匹配核对，通过系统自动的对采购的物料种类、数量和金额进行核查，对于没有通过校验的供应商发票，财务的应付帐将不会反应此笔业务，此外还能实现对没有收货的采购订单项目是不能进行发票的校验，也就是财务将不会对该供应商进行付款，这样就与仓管部门的收货进行了有机的集成，消除了信息传递的不及时性，保证了企业应付帐款的准确性，正确的反应了企业的负债状况，对供应商开具的发票的正确性，做到了提前管控。
此外，发票校验还具有如下功能：
Ø可以处理贷项凭证,处理供应商扣款业务，即支持企业对供应商索赔业务。
Ø发票的取消功能。
Ø发票冻结功能。
Ø发票的预过帐功能。
Ø允许处理不基于物料采购的发票处理（例如，服务费及其它花费等）。
发票校验充分体现了物料采购业务与财务管理业务的高度集成，同时也实现了财务对采购业务的监督和控制的作用。
下图描述了发票校验的简单过程：
采购订单历史
在采购的全过程中，后续执行过程都能够及时地反映到采购订单历史中，可实时监控供应商确认、装船通知、收料情况、供应商发票和付款情况。
示范界面1：
系统列出采购单4500009470的所有历史记录。
鼠标点击第一笔收货单。
示范界面2：
打开编号为5000000007的收货单，并可继续追踪会计信息
示范界面3：
双击打开5000000008财务会计凭证，和1000153953特殊用途分类帐凭证。
灵活的供应商评估
供应商评估可以促进供应商做出更好的表现，也能够使企业科学客观的作出供应商的选择决策。
一套供应商评估系统可以对所有供应商采用统一的标准进行考评，尽量减少个人主观印象的影响。
通过供应商评估功能可以简化选择货源的过程，及时为企业决策层提供决策参考。
SAP采购系统最基本可以从四下主标准：
价格、质量、交货时间和服务。
集团可以根据需要自定义其他主标准，如：
供应商的财务状况、供应商的行业信用、产品的全面性、效率等等。
并按照这些标准在供应商表现中的重要性给出其权重。
为了使评估更加详细、具体，还可以将各个主标准细分为若干个子标准，并给定相应的权重，根据子标准的得分再计算出每个主标准的得分。
评分的方法可以有以下三种：
自动计算：
根据系统已有的数据确定分数；
半自动计算：
用户手工输入某些子标准的分值，然后系统计算总得分；
手工输入：
用户针对某个全局子标准直接输入某供应商的得分。
通过SAP供应商评估系统，对所有的供应商进行客观的综合评分之后，系统可以将结果以各种形式输出以便进行分析：
根据总分来显示供应商的排序；
根据某个特定的标准进行排序，如质量；
根据某特定物料来显示供应商的排序。
系统能够对供应商评估的结果以日志的形式进行记录，以用于对供应商评估历史进行长期性的分析。
如果启用门户功能，可以直接把评估结果发布到门户上。
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