企业合同管理标准.pdf

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1合同管理标准1范围本标准规定了合同类别、内容、合同签订、项目审批及合同签订审批权限、合同专用章使用、合同的审批、合同履行、变更、解除和验收管理、合同的履行监督、纠纷处理和补救措施、违规处罚。

根据国家局相关要求，通过行业指定网站签订的网上合同，其合同签订流程按国家局相关要求执行。

公司相关部门在职责范围内负责签订合同的项目，参照本标准制订相关内部管理规定。

2职责2.1业务部门2.1.1作为合同所涉及业务的第一责任人，负责对合同另一方当事人的主体资格和资信进行了解和审查、合同签订、履行及合同相关业务，并对合同涉及业务的供应商确定、质量、技术、价格等负责；2.1.2根据相关规定和要求，对合同履约过程出现不符合合同约定情况时，需进行定期上报公司领导并通报相关部门，及时向法律事务与企业改革部通报在合同履行过程中发生的问题，提出解决问题的意见和建议，参与合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼，并对履约过程及结果负责。

2.2财务部2.2.1主要负责合同价格的审核。

2.2.2主要负责合同项目的财务预算、结算方式审核，根据合同条款执行结算业务。

2.2.3主要负责合同规范及合同条款合法性与合理性的审核。

2.3采购办2.3.1对合同谈判、合同签订的前后程序及实施执行情况等全面监督审核。

2.3.2负责审核相关履约保证金、共管制度的执行情况，对合同审批程序的合规性进行监督，并根据需要和相关要求定期对履约过程进行监控。

2.3.3主要负责合同项目的签订、审核、执行情况进行全面监督，对其程序完整性负责。

2.4各合同专用印章的管理部门合同专用印章管理部门对所保管的合同专用印章的使用负全责，并负责所盖章合同的归档管理。

3合同管理3.1合同类别与内容3.1.1本企业与自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系，都必须按照中华人民共和国合同法（以下简称合同法）的规定订立合同。

3.1.2本企业对外签订合同，应首先了解对方法人单位及自然人应当具有相应的民事权利能力和民事行为能力，即对方有无订立合同的资格和履约的能力。

签订合同前，应重点调查对方的法人营业执照、注册资本、经营范围和规模、履行合同能力、当前资金状况及信用情况等。

在未掌握上述情况前，合同签订人不得擅自与对方签订合同。

如果是委托他人代签合同的，受委托订立合同的人除2了具有相应的行为能力外，还必须依法持有委托人的委托授权证明，并在授权权限内订立合同。

本企业对持委托人证明签署合同的，必须对送交的委托人证明材料予以核实确认。

3.1.3本企业对外签订书面合同，原则上应按照以下规定的内容逐项填写。

a）合同的内容。

书面合同一般应包括以下条款：

合同各方的法定名称、地址、邮政编码、电话、法定代表人（负责人）或代理人姓名、职务、联系方式；b）签约的目的和依据，双方的权利和义务；c）标的：

动产应标明名称、型号、规格、品种、等级、花色等；不易确定的无形财产、劳务、工作成果等描述要准确、明白；不动产应注明名称和座落地点；货币应注明币种；d）数量和质量，包括检测标准和方式，数量要准确，计量单位、计量方法和计量工具符合国家规定，国家有强制性标准的，应写明该标准的代号全称。

如有多种标准的，应约定与合同标的相适用的标准，并写明质量检验的方法、责任期限和条件、质量异议期限和条件等；e）价款和酬金，包括支付方式，合同中应明确规定价款或报酬数额、计算标准、结算方式和程序；一般要求将商务谈判中明确的发票类型、税率等列入合同条款。

f）履约期限、地点或方式，履约期限、地点和方式要具体明确，地点应冠以省、市、县名称，交付标的物方式、劳务提供方式和结算方式应具体；g）争议解决方式，约定通过诉讼解决的，通常应约定向我公司所在地有管辖权法院诉讼解决，约定由仲裁机构裁决的，通常应约定由南宁仲裁委员会仲裁；h）违约责任，合同中应明确规定违约责任或赔偿金的计算方法；i）合同变更和解除条件；j）根据法律或合同性质必须具备的条款或双方当事人共同认为必须明确的条款；k）一般要求有双方对合同内容的保密约定条款；l）双方协商的验收条款；m）正副本份数；n）生效的时间和条件；o）约定的联系方式；p）附件名称；q）签约地点、日期；r）签约各方开户银行及帐号；s）签约各方公章或合同专用章；t）法定代表人（负责人）或代理人签字。

涉外合同的内容按照有关法律规定确定。

3.1.4日常使用的合同，法律事务与企业改革部（以下简称法规部门）提供常用类别合同的范本供参考，业务部门在使用过程可根据实际情况相应调整条款，但调整应征得法规部门的同意。

3.2合同签订3.2.1公司的经济业务，原则上均应签订书面合同。

能够即时结清交付完毕的经济业务，可以不签订书面合同。

对于零时采购、紧急物资采购的，且金额在10,000元及以下的，经业务部门向公司总经理书面请示同意后，可不签订书面合同。

但不能对采购物资化整为零，以规避合同签订。

3.2.2直接用于生产经营、涉及人身财产安全及其他需要通过合同来明确权利义务的业务，无论是否即时结清，均需签订书面合同。

3.2.3本企业对外签订合同，按如下要求进行审批。

3.3合同应由公司法定代表人或法定代表人授权委托人签字。

由法定代表人授权委托人进行合同签订的，应在法定代表人授权的范围内签订合同。

3.4本企业对外签订合同，原则上由我方合同承办人负责草拟合同文本，凡国家、行业或本企业有标准或格式文本的，应优先参照使用。

3.5本企业对外签订的合同，须经过财务部、采购办等相关部门审核会签。

3.6每份合同在本企业的每个审核部门（指财务管理部、采购办）的审核、签字时间一般不得超过三个工作日。

合同审核要求如下：

a）合同会签审核意见应明确、具体，禁止使用“基本同意”、“拟同意”、“基本可行”等模糊性语言或仅仅签字，一旦使用，视为对合同审核的不同意。

3b）各会签审核部门在审核合同时，发现重大错误、遗漏、不妥时，应在会签审核意见中予以明示并提出修改意见；需要退改时，应连同全部文件退还承办人，由经办人修改后，提交意见提出部门进行审核。

c）合同签订人对会签审核部门提出的意见原则上须予以采纳，如确实无法执行审核意见，业务部门需要出具书面反馈意见并交提出意见的部门进行审核。

d）合同会签完成后，由合同印章管理部门核对会签的内容，并将审核过程作为原始记录保存，作为盖章的依据，与合同资料共同归档。

3.7各审核部门的负责人如因出差或其它原因，导致无法进行合同审核、签字的，可由授权人代为审核、签字。

3.8合同书经各相关部门审核后，在规定额度以内的，由公司分管领导审批后盖章生效；超过分管领导审批额度的，报总经理审批后盖章生效。

3.8.1严禁企业各部门和员工未经授权和未按规定程序审批，擅自以企业名义对外签订各类合同，禁止发生下列的行为：

a）同一标的在同一时期分别签订两份内容相同但金额不同的合同；b）签订无质量标准、无供货期限、无服务期限、无金额的采购合同；c）未按规定经相关部门和企业领导审核签字，或合同正式文本没有按照规定采纳会签审核意见，合同印章保管部门擅自在合同书上盖章；d）在空白合同和空白信笺上加盖合同专用章；e）未经企业法定代表人或法定代表人的授权人批准，将合同印章带出企业。

3.8.2负责签订合同的部门，应将一份合同原件及全部的合同审批资料原件给合同盖章部门存档。

合同盖章部门将签订的合同原件按类别及时间顺序建立合同档案，指定专人保管，并按照公司档案管理的相关规定移交至公司档案室（柳州卷烟厂负责盖章的合同归档至柳州档案室）。

合同档案保管人员发生变动时，应办理书面移交手续，由移交人、接收人双方对移交和接收的合同进行签字确认。

合同资料保管人员不得将合同资料随意搁置、销毁、遗失。

3.8.3合同印章管理部门应设专人保管合同和合同专用章，并设立合同专用章使用登记表，对使用合同专用章的每笔合同进行登记，严禁超权限、超范围签订合同和使用合同专用章。

对不按规定审批程序擅自签订合同和违反规定使用合同专用章的部门和个人，视情节轻重由企业给予行政或经济处罚；责任人违反规定签订合同以及因保管、使用合同章失误而使企业造成经济损失的，由企业依法追究其经济和法律责任。

3.8.4各业务部门留合同及审批资料复印件于本部门，作为部门资料存档，公司另有规定的除外。

3.8.5企业的合同资料、合同信息是公司的商业秘密，任何人不得随意泄漏。

3.9合同签订审批权限3.3.1单笔合同总金额在100万元以下的，由总经理审批，单笔合同总金额在100万元（含）以上的，报董事长审批。

3.10合同专用章使用3.11合同专用章使用要求合同专用印章仅作为本企业对外签订各类合同使用，不得用于除此之外的其它用途。

加盖合同印章的所有合同，须加盖骑缝章。

3.12合同专用印章使用范围3.13合同专用章用于签订基建、技改合同，固定资产购置及修理合同，耗材采购合同，技术及软件开发合同，对外借款合同，财产保险合同，租赁、承包合同，劳动合同，委托代理合同，咨询、诉讼合同，企业形象宣传合同，对外捐赠、赞助合同；运输及装卸合同；其他内容签订的合同。

由总经办负责保管和使用。

3.14合同专用章式样合同专用章式样见附录A。

4合同的审批要求44.1业务部门申请合同审批时，必须具备审批条件，不具备审批条件的，审批部门可依职权不予审批。

4.2招标采购项目合同审批一般需要报送的材料：

a）经审批的项目立项审批资料；b）经审批的招标文件（必须有合同条款）；c）中标通知书；d）经审批的商务谈判结果（如有，需提供）；e）审核部门认为需要提供的其他材料（如可行性研究报告等材料，下同）。

4.3其他合同审批一般需要报送的材料：

a）经审批的项目立项审批资料；b）经审批商务谈判结果；c）审核部门认为需要提供的其他材料。

5合同的履行、变更、解除和验收5.1合同正式生效前，不得实际履行合同。

合同生效后，必须全面、及时、实际履行合同。

除法律另有明文规定或合同约定外，不得用代替物履行或转让、转卖合同。

5.2合同承办人发现合同对方不履行或不全面、不适当履行合同，或收到对方对我方履行合同提出的异议时，应立即书面报告部门负责人和公司采购办，并在法定或约定期限内，以法定或约定方式向对方提出异议或予以答复。

发出的异议文函或答复材料需经采购办审核、备案。

5.3因合同履行情况发生变化需变更合同条款，承办部门或承办人在征得合同对方的同意并经采购办审核后，以书面形式向对方提出变更合同的要求。

在未得到对方书面答复前，除依法可以中止履行外，仍需按合同规定履行。

5.4承办部门或承办人不得以对方的口头（包括电话）答复作为合同变更的依据。

5.5对方提出变更合同要求的，必须以书面形式提出。

对方口头（包括电话）提出变更合同要求的，承办部门或承办人必须要求对方提供书面文件，否则仍按原合同规定履行。

5.6因不可抗力致使合同无法履行或履行已无任何意义，必须在不可抗力消除之日起3日内，向公司法规部门提出处理意见。

需要解除合同的，须在合同约定的时间内向对方提出书面解除要求，并提供有关证明文件。

对方因不可抗力致使合同无法履行或履行已无任何意义，提出书面解除合同要求时，应立即中止合同的履行，并要求对方提供有关证明文件。

5.7对方未能在合同规定的期限内履行义务，承办部门或承办人在发出书面文件催促履约后仍未能履行合同，则应解除该合同，并追究违约责任。

变更或解除合同的通知或复函须在法定或约定期限内经公司法规部门审核、备案后发出。

5.8合同变更或解除的程序与合同签订审核程序相同。

6合同的履行监督、纠纷处理和补救措施6.1履约保证金执行管理重大的工程投资项目，必须按照规定提交履约保证金；工程投资项目按照合同金额的10%收取，其他项目由业务部门提出意见经采购办的相关部门审核后实施，并在双方的合同条款中有相关约定，此约定由纪检部门督促业务部门执行。

6.2共管制度执行管理重大的工程投资项目，合同双方还应签订材料共管协议，并与银行方签订三方共管账户协议，作为主合同的补充协议。

6.3履约情况管理6.3.1财务管理部、采购办等部门为公司合同履行监督管理部门，共同实施公司合同履行监督管理。

合同的承办部门或承办人应负责生效后合同的全面履行，并负责配合财务管理部、采购办等部门对合同履行的监督。

合同承办部门负责人应加强对本单位部门合同实施的监管，以保证合同的完全履行及合同缔约各方的合法权益。

发现问题应及时纠正、处理，对合同在履行过程中所发生的严重瑕疵应立即书面上报。

56.3.2公司合同履行情况的监督、检查采取自动报告与不定期检查相结合的方式，采购办和各监管部门有权对合同履行情况进行监督、检查。

6.3.3财务管理部依据合同履行收、付款工作，对具有下列情形的业务，应当拒绝付款：

a）应当订立书面合同而未订立书面合同的；b）收款单位与合同对方当事人名称不一致的（有合同对方当事人出具合法有效的委托收款手续的除外）；c）对方履行合同有瑕疵尚未得到法规部门书面确认已经更正或解决的；d）付款单位与合同对方当事人名称不一致的，财务管理部应当督促付款单位出具代付款证明；e）未按合同条款履约的，或验收未通过的业务，财务管理部有权拒绝付款；f）公司相关规定须拒绝付款的其他情况。

6.4合同履行纠纷处理。

6.4.1在合同签订或履行中发生纠纷的，应首先采取协商、调解方式解决，能够达成一致意见时，应依合同签订程序签订补充协议或重新签订合同。

6.4.2协商、调解不能达成协议时，承办人应及时向公司领导或签约人汇报，并报公司法规部门做好仲裁或诉讼准备。

一般的合同纠纷由签订部门负责办理，公司法规部门配合协助；需要进入仲裁或司法诉讼程序解决纠纷的，由公司法规部门负责办理，合同签订部门和相关部门配合。

6.4.3在合同纠纷处理过程中，未经公司法规部门审核和承办部门负责人同意，不得向合同另一方做出实质性答复或提供文件资料。

6.4.4在合同签订或履行中发生违约的，应首先按照双方的约定解决，未能达成一致意见时，按照6.4.2款处理。

6.5异常情况合同补救措施合同已订立，但发现有显失公平、条款有误或对方有欺诈行为等情形，已经或可能导致公司利益严重受损，合同承办部门、相关部门有责任会同法规部门研究情况并及时向合同归口管理部门、公司管理层报告，并采取合法有效措施，制止危害行为的发生或扩大。

7违规与处罚7.1下列行为属于严重违规：

a）按照本标准规定应该签订合同而不签合同的；b）上级检查判定为规避招标签订合同的；c）为牟取个人利益搞虚假合同，损害企业利益的；d）签订与招标、专项采购等实施过程中发布内容不一致的合同、损害企业利益的；e）违反双方合同约定泄露合同机密信息、材料的；f）不符合合同约定支付条件，向对方进行支付款项，造成公司损失的；g）未按合同条款履约的其他行为，给公司造成损失的；h）本标准3.2.4条规定的禁止行为；i）其他法律规定的非法行为。

7.2合同履行过程违反本标准或公司的其他相关规定，给公司造成经济损失的，公司将按照相关规定进行惩处。

6AA表A.1采购协议（合同）审批表申请日期：

年月日B申请日期：

年月日名称实施部门（单位）联系人：

联系方式：

预算金额（万元）：

组织形式集中采购（）部门采购（）批复文件资金来源采购内容及预算控制（可另行附表）序号采购内容类别规格及配置单价（元）数量金额小计（万元）12选用采购方式：

1、公开招标（）2、邀请招标（）3、竞争性谈判（）4、单一来源采购（）5、询价（）项目实施单位意见：

负责人：

年月日中选供应商：

合同金额（万元）：

财务部意见：

年月日采购办意见：

总经理：

年月日