教育基金会机构管理制度Word格式.docx

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8.遇上级领导或有客来访，应立即起身相迎并问好，先请来访人员入座后，自己方可坐下；

来客告辞，应起身移步相送。

9.站立的正确姿势应是：

双脚与两户同宽自然垂直分开（体重落在双脚上），肩平、头正、双眼平视前方、挺胸、收腹。

10.注意走路姿势，在楼道内行走脚步要轻，不得奔跑（紧急情况下除外）。

11.进出办公室时，应主动上前一步先拉开门，请同行的客户、女士或来访人员先行。

12.对客户或来访人员提出的询问、疑难、要求、意见，要耐心倾听，在不违背保密制度的原则下，有问必答并做到回答准确（对自己无把握回答的应婉转地表示歉意，联系有关人员给予解答，或留下文字记录，限时予以回复）。

第三条言谈

13.声调要自然、清晰、柔和、亲切，不要装腔作势，声量不要过高，亦不要过低，以免对方听不太清楚。

14.不准讲粗言、使用蔑视和污辱性的语言。

15.要注意艺术，多用敬语，如“请”、“谢”等字。

第四条电话应答

16.所有来电，应尽量暂停手中的工作，迅速接答。

17.接电话，先问好，再报单位，最后问答，尽量不倒乱次序。

18.通话时，不得使用免提功能键，中途若需与他人交谈，应用另一只手捂住听筒或按闭音功能键。

19.必要时要做好通话记录，通话要点要问清，然后向对方复述一遍。

20.对方挂断之后，方为通话完毕，任何时候不得用力掷听筒。

21.尽量避免打私人电话；

家人有急事来电，应从速、简洁结束通话，他人接听，只代为记录、转告。

第五条时间管理

22.工作时间：

基金会员工实行每周五日工作制。

周六、周日为正常工休时间。

凡遇国家法定节假日，遵照执行。

23.作息时间为：

上午：

9：

00—12：

00

中午休息：

12：

00—13：

30

下午：

13：

30—17：

第六条办公纪律

24.保持办公室肃静，工作时间不得大声喧哗、呼唤、打闹、嬉笑、奔跑，不得哼唱歌曲、吹口哨，妨碍他人办公。

25.坚守岗位，集中精力做好本职工作。

工作时间不离岗、串岗、不吃零食、闲聊、打瞌睡、躺卧、打牌、听看与工作无关的音乐和书刊。

26.上班时间严禁闲聊或办私事，因公外出应向秘书长说明去向和工作内容。

27.接待来客询问，不得泄露基金会保密管理制度等有关基金会秘密的事项。

28.参加各类会议或培训，无特殊情况不得缺席或迟到早退，保持会场肃静，对重要事项应做好记录，会后应及时以邮件形式向秘书长汇报会议情况和心得体会，并抄送给全体员工。

29.保持办公区内整洁、有序、卫生清洁，不在办公场所内吸烟、吐痰。

30.爱护一切公有财物，节约使用办公用品，节约用电，做到人走灯灭，关闭门窗、空调。

31.下班后，及时整理办公桌椅，锁好门窗、抽屉及文件柜。

第七条办公场所卫生

32.保持办公区的整洁卫生，办公室应窗明几净，办公桌要求无尘土，严禁在室内放置和乱扔各种杂物。

33.办公桌面上的文件、办公用品和设施要摆放整齐，便于查找，严禁放置与办公无关的杂物，严守保密制度。

34.办公区内，所有废弃物及容器等须在指定地点集中堆放，专人负责管理。

35.临时离开办公桌时，座位要放回原位。

36.办公室内墙面除悬挂与工作有关的地图、规章制度、奖状、白板之外，不得悬挂与工作无关的物品，悬挂物要整齐美观。

第八条办公场所安全

37.办公场所不得随意堆放易燃易爆等危险物品；

尽量不要在办公场所存放现金、首饰等私人贵重物品，妥善保管好自己的财务，一旦丢失，后果自负。

38.除因工作需要，办公电器设备（电脑、传真、打印机等）下班后必须断电，以免发生意外事故。

39.办公室无人时，一定要锁好门窗，防止物品及文件的丢失；

下班后要仔细检查并确认任何治安、消防隐患后方可离开。

40.办公桌椅、消防器材和设备应根据实际布置定期检查、保证完好。

41.基金会负责财务、保管相关证件、印章的人员，应配置牢固的专锁，妥善负责保管。

第九条接待来访人员

42.有人员来访或洽谈合作等事宜，由行政人员向被访人员予以通报。

经被访人员确认同意后，方可接洽。

43.若被访人员拒绝接待的，行政人员应婉转回绝或请来访者留下口信，信息由行政人员转达当事人。

44.被访人员不在办公室的，可以通知秘书长或由其他相关人员予以接待，并将信息转达当事人。

第十条办公用品

45.基金会所有办公用品的采购、存储、发放由财务及行政部负责，发放后的办公用品的保管由领用人负责。

46.新入职员工，因工作需要可以领用以下办公用品：

U盘一个、签字笔1支、铅笔1支、橡皮一块、文件袋1个、笔筒1个、笔记本1本，并进行签字登记。

47.员工离职后除消耗性用品外，其余物品交回行政部。

办公用品丢失及人为造成损坏，需要按照原价值的100%予以赔偿。

正常使用损耗，以旧换新。

48.基金会各工作人员可按需领用办公用品。

领用特殊办公用品，需要填写《办公用品申领单》，经财务主管签字审核后，予以发放。

49.财务运营部于每个季度的最后1日分别负责统计本季度基金会办公用品领用的耗存和领用情况。

第十一条礼仪纪律

50.行政财务运营部负责对全体员工的礼仪、办公纪律、出勤、外出等事项的全面监督；

51.财务运营部主管发现不当现象，可签发“提示单”以提示警告，并报备秘书长；

52.财务运营行政部确认奖惩事实，可提请秘书长研究并提出奖惩结果。

第十二条工作计划与报告

没有计划的行为是无效率的行为。

基金会强调对基金会、各部门、各员工行为的计划性要求，用以明确和把握我们的工作方向，同时提高工作效率与工作效益。

因此，通过对计划体系的规定，并通过相关计划流程和计划表格的制作，实现工作计划的确立、执行和评估。

53.基金会、部门年度发展计划

（1）基金会各部门主管于每一会计年度底应该制定下一会计年度的发展计划。

（2）基金会年度发展计划经基金会秘书处讨论制作，基金会理事会核准同意后确定执行。

（3）部门年度发展计划经部门主要负责人讨论制作，基金会秘书长核准同意后确定执行。

（4）基金会、各部门年度发展计划是部门、人员月度工作计划的基础和依据。

（5）基金会、各部门年度发展计划是对基金会、部门发展的评价基础。

54.员工日、周、月工作时间控制计划

（1）员工通过《每日工作汇报》进行日工作时间计划与安排控制。

（2）每周一/周五上午秘书处所有员工召开每周工作例会，每位员工按照自己的工作进程汇报上周工作总结、下周计划、工作心得、需要协调解决的问题及提出困难要求等。

（3）员工应该按照《每周工作总结与下周计划》格式，进行周工作时间计划与安排控制，并在开完例会后，如实更新给会议记录人，并由会议记录人以会议纪要的形式邮件发送给其他员工。

（4）在《每周工作总结与下周计划》中体现出员工对每日工作安排的合理性与计划性，反映员工每日工作的效益性与非效益性，因此，该表将作为对员工考核的主要依据之一，同时也是员工用于控制时间、提高效率、自我评估的依据。

（5）员工在每月底工作总结会后制定各自的下月工作计划和目标按要求填写《每月工作总结和下月工作计划》。

第十三条办公区管理

55.新进员工由秘书长统一安排办公区（位），员工不得擅自调换。

56.每位员工应爱护基金会的办公设备，并应妥善保管好自己的办公桌抽屉及壁柜的钥匙，若发生丢失自己负责配备。

57.每位员工应自觉维护办公区的卫生和秩序，遵守如下纪律：

（1）办公区内禁止大声喧哗；

禁止乱扔废纸、杂物；

严禁随地吐痰，每人负责自己办公区域的卫生，办公桌及壁柜内的物品摆放整齐，并护理好负责区内的盆栽；

下班后办公桌面应整理干净。

（2）任何部门和个人无权在办公区内任意堆放物品，凡因特殊情况需临时占用办公区域放置物品的，需经行政部批准，方可按指定位置摆放整齐。

（3）员工妥善保管在职期间所使用的办公区门锁钥匙，调离应及时交还所有钥匙，否则不予办理调离手续。

第十四条办公设备管理

58.硬件使用管理

（1）未经行政部批准，任何人不得将基金会的电脑设备、各种板卡、电脑附件、电脑软件带出基金会；

（2）使用者不许在带电情况下搬动电脑设备或插拔显示器、键盘、打印机、鼠标插头及其他电脑外部设备与连线；

日常使用中注意将水杯或其他危险物品远离键盘及计算机设备，以避免对电脑及附件造成不必要的损坏。

（3）任何人不许自行拆卸螺丝开启机箱、插拔板卡、内存等配件。

如确因工作需要时，应请硬件维护人员协助进行操作。

不许擅自修改电脑系统或网络参数配置。

（4）基金会将为每个员工的计算机设置开机密码，密码由员工本人掌握，在行政部备案，员工不得私自修改或取消密码。

（5）基金会员工离职交接工作时，部门工作交接人员必须开机检查验收，取消开机密码，备份工作文档和数据文件，由行政部签字验收。

（6）基金会各部门人员因工作需要内部调换使用计算机等设备时，需经过秘书长批准，方可调换。

59.软件使用管理

（1）基金会使用统一的Windows7系统。

如果因为工作任务需要使用特殊软件的，必须经过行政部批准后方可购买安装使用。

如报税的需要，可配置WindowsXP系统。

（2）员工可以使用由基金会提供的部分常用工具软件,但不允许以任何方式传播给非本基金会人员使用或复制到基金会以外的计算机设备中。

60.网络使用管理

（1）Internet网络的使用目的是为了方便各部门员工更有效地开展工作，不允许上网浏览和下载任何与完成基金会工作任务无关的内容。

（2）严禁浏览反动、黄色站点的内容及公安部禁止访问的内容与站点。

必须严格遵守国家及有关管理部门对网络用户制定的各项法律、法规。

（3）任何时间均严禁使用基金会计算机及网络环境玩游戏、下棋、与网友闲聊或进行其他网上娱乐活动。

不允许从网上下载电子游戏和与工作任务无关的图片、音频、视频等多媒体数据。

（4）未经许可，不许下载可能含有病毒的可执行文件、各类开发工具和演示软件等。

（5）因完成工作任务需要从Internet网络上下载可执行文件、工具软件，下载后应立即清查确认无病毒后方可在指定范围内使用。

（6）注意严格遵守基金会的各项保密规定。

不允许透露基金会内部网络的有关信息，包括：

网络登录用户名、拨号上网账户、密码；

网络服务器等设备的账户、密码、IP地址等有可能对基金会网络安全造成破坏或给基金会造成经济损失的各种保密信息。

（7）在基金会内部使用网易电邮收发电子邮件仅允许使用基金会邮件账号。

不允许使用其它私人邮件账号，如263，新浪，搜狐等网站提供的免费邮件账号。

61.安全使用管理

（1）个人应使用自己本人的账户名、密码登录网络系统、收发、阅读电子邮件和完成日常工作，不允许窥视、盗用其他部门或其他员工的账户名、密码进行任何操作。

（2）妥善保管好个人密码，如因密码被盗用而引起的泄密或违反基金会规定等问题，由丢失密码者承担责任。

（3）任何人未经文件数据所有者本人或部门主管许可，不许浏览、复制、修改、转移本部门其他员工的文件数据。

（4）注意技术文档的保密。

未经许可，不许通过Internet网络发送基金会的各种合同书、协议书、项目建议书、项目方案、培训教材等属于基金会有价资源或保密资源的各类电子文档和图表文件，包括有可能被竞争对手窃取和修改利用的所有文件资料。

62.可运用状态维护

行政部统一管理负责电脑、传真机、复印机等设备的检查、保养及维修,保证设备的可运用状态。

员工必须妥善使用，采用谁使用谁负责的原则，以确保各设备能正常运作。

第十五条文书作业

63.打印、复印坚持节约原则。

各员工打印作业之前应先预览，避免不必要的浪费。

如遇打印的不是正式文件的讨论稿时候，尽量使用已用纸张的反面进行打印。

64.对于内部文件的传递和修改，一律采取电邮的方式进行。

65.基金会内部会议原则上不打印大量会议资料，一律采用笔记本记录及电邮的方式进行。

66.对于大批量的传真文件，尽量索要电子版。

67.非正式文件，提倡使用废旧纸张进行打印、复印作业。

第十六条收发文管理

68.文件是信息传送、交流与反馈的重要信息载体。

每一位员工都负有文件管理的责任或义务。

69.基金会对外文件之收发等由各部门自行负责，凡对外报送的项目资料、协议等重要文件皆须复印备份交由行政部备案，文件的直接经手人员是各级文件管理的直接承担者。

70.基金会各类文件均属内部机密文件,所有人员不得截留、泄露和私自外带,违者予以警告、经济处罚、除名或追究法律责任。

71.每月未，各部门应将收、发文整理装订成册，并妥善保管。

每半年将经各部门负责人确认的确无使用价值之文、报刊可作一次销毁，报财务运营部备查。

72.行政运营部定期检查各部门负责的收发文档案保管状况,对破损的档案进行修补、复制或作其它技术处理。

第十七条印章管理

73.基金会公章、财务专用章、法人印鉴章由基金会秘书长或基金会秘书长授权专人保管。

严格管理，严防丢失被盗。

74.印章实行审批和使用登记制度，凡需用基金会印章者，须填写印章使用登记表（包括使用何种印章、事由等内容）。

经基金会秘书长批准后方可使用。

75.印章使用登记表必须妥善保管，归档长期保存，以备查验。

76.严格控制使用已盖有基金会印章的空白函件（如介绍信、空白合同书等）。

如确需要，必须经秘书长批准，并登记备查。

77.基金会重要合同可由基金会秘书长代表基金会签字，或经秘书长同意，敲盖法人印鉴章，特殊情况可由秘书长授权代表人签字。

各部门负责的合同由各部门负责人签字，合同原件由负责此合同的部门自行妥善保存，除需要在行政部备案，任何个人不得私自查看和复印合同，如工作需要经秘书长批准后方可查看或复印。

第十八条物品采购管理

78.办公日用品和低耗品由行政部、财务部在为基金会节约总成本和控制办公费用总额度的基础上统一购置。

79.财务部门须对固定供应商建立完整的档案系统，以节约成本之原则，选择、更换供应商。

80.各部门将需要购置的固定资产以《固定资产购买申请表》形式上报财务部，经批准后递交秘书长批示，经批准后由财务部统一购置，或由委托采购人员进行购置相关工作。

第十九条其他事务管理

81.快递的发送

（1）员工因业务需要投递快递，发往市内的快递，单程快递将由本市的快递服务。

（2）如有大量的资料需要投递时，原则上通过平信的方式寄出，如有特殊原因，需经秘书长确认后，方可采用其它方式。

（3）快递业务仅限于工作需要使用。

82.名片的印制

（1）新员工印制名片，须由宣传部设计并经秘书长确认。

（2）如职位变更，须得到秘书长的确认重新印制名片。

（3）本着节约的原则，各员工的名片一次准印两盒。

第三章文件档案管理制度

第二十条收集归档范围

基金会在各项工作中形成的具有保存价值的，或者上级主管部门或同类组织间送来的与基金会关系很密切的文件材料（包括公文、传真、信函、会议既要、电话记录、图纸、登记表、报表、名册、奖品、照片、录音带、录像带等，下同）都属收集归档范围，应按规定的范围、时间和要求交行政部进行整理归档。

83.内部文件

（1）各种会议、工作会议、专业会议、各级会议的会议记录、会议纪要。

（2）工作计划、制度规定、方案、安排、工作总结、小结、心得体会、汇报、简报、通报、通知。

（3）各种综合的或专题的调查、检查、考察等报告。

（4）向上级主管单位请示，与其他单位的来往文书。

（5）各项决定、决议、规定、标准、规范、条例、办法、制度、守则、要求。

（6）基金会领导的报告、讲话、发言稿或提纲、记录。

（7）各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。

（8）反映基金会重要活动的照片、录音带、录像带。

（9）传真、重要电话记录、工作日志。

（10）年鉴、大事记、基础数字汇编、基本情况综合。

（11）基金会制发或获得的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。

（12）各种凭证、证明、证件存根。

（13）所有员工（含长期志愿者）的履历资料。

（14）基金会编辑、出版的书刊、资料样板。

84.上级文件材料

（1）上级主管单位的通知、决定、决议、指示、批复等材料。

（2）上级主管单位领导视察基金会时的指示、讲话、题词、照片、录音、录像。

（3）上级主管单位发给基金会的奖状、奖册、奖章、奖旗、奖品。

（4）各种报刊刊载有关基金会情况的文章、资料。

85.同行文件材料

（1）基金会与同行机构联合召开会议，共同举办活动等的文件材料。

（2）其他组织与基金会签订的合同、合约、协议。

（3）其他组织与本基金会涉及比较重要的工作或问题的来往文书。

（4）其他组织发来的重要的资料文书。

第二十一条归档时间和方法

86.文书档案一式两份，其中一份存档，一份用作文件汇编。

87.凡经过打印的文件资料，打印好后由行政部收集归档。

88.凡各部门发出的文件，由各部门有关人员收集，交由行政部归档。

89.项目完成时，由项目负责人将进行该项目工作形成的全部文件材料，系统整理后送交行政部归档。

90.外出开会、考察、学习、参观形成或带回应归档的文件材料，在该项活动结束时，连同心得体会一同交由行政部归档。

91. 

年度工作总结、各种年报等，应于翌年一月底前交行政部归档。

92.每年的二月底前进行一次全面、彻底的归档，各部门要把上一年应归档而未归档的全部文件材料移交行政部归档。

第二十二条归档要求

93.应归档的文件、材料应由各部门相关人员收集、整理齐全。

94.正文与附件、请示与批复、来文与复文一起归档。

95.归档文件材料注意：

检查应盖公章是否盖了，文件没有标题应加上标题，内容、摘要、文件没有标明日期的要标上日期。

96.归档的文件材料应是原稿原件，不得用复制件。

97.归档的照片、录音带、录像带要一一写上文字说明。

98.凡是归档的文件材料必须经过初步整理，把同一具体问题的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。

第二十三条保密原则

99.为了基金会机密，维护基金会权益，特制定本制度。

100.基金会机密是指关系基金会权益，依照特定程序制定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。

101.基金会员工（含基金会理事、秘书长、各部门主管、各助理及志愿者在内所有人员）都有保守基金会机密的义务。

第二十四条保密范围：

102.基金会重要的文档性资料及基金会高层签发的相关文件。

103.各种报告、项目建议书、各种文件以及基金会开发的培训资料等。

104.项目方案、业绩；

人力资源管理规章制度，基金会所有员工的内部档案和员工个人资料。

105.基金会财务账目、报表和基金会现金流量。

106.基金会掌握的客户资料，其中客户的身份、住址、联络方式、职业、公司情况、私人及商务行程安排以及个人习惯等。

107.基金会办公会讨论、通过、形成的重大决策、决议、政策性文件以及相关会议纪要。

108.标有“保密”、“绝密”的各种报告、文件、请示等。

109.未经理事会批准公开的文件、资料、图纸、档案等。

110.在基金会规定的保密层次、知密范围以内的文件、资料、决策、档案等；

111.在基金会规定的保密时限内的各种文件、资料、决策等；

112.基金会领导明示的其他需要保密的事项。

第二十五条保密措施：

113.所有保密范围内的各种文件、图纸、资料等由行政部统一管理，任何人不得据为己有，借阅需按规定程序，及时归还。

114.所有在保密范围内的各种文件、档案、资料等未经批准，不得对外传阅、复印或通过电子邮件等其它方式对外泄露。

115.员工不得探听或泄露基金会的机密，不得与知密范围以外的人员谈论基金会机密。

116.未经基金会秘书长批准，不得以基金会名义对外发表任何有关基金会的意见、文章、信函、报告、请示、谈话等。

117.对外联系工作、签订合同、谈判、参加各种会议及外事活动，均要取得基金会秘书长的授权。

授权以外涉及机密的问题，应予以回避。

118.各级别员工无论任何理由，一律不得将文件、资料、档案等携带回家。

下班前必须将文件整理锁好，不得任意摆放在桌面。

119.所有保密范围内的各种文件、档案、资料、废弃文稿等的销毁，必须事先予以检查并按照规定程序销毁。

第二十六条泄密责任

120.发生泄密事件后，必须立即向基金会汇报，不得隐瞒不报；

基金会将根据泄密情节严重程度及所带来的后果，将予以相应的处罚。

121.员工辞职或被辞退后，不得将具有保密效力的文件资料带走，如在新的单位，新的职位上使用，而使我基金会受到名誉、经济损失的，基金会有权通过法律手段追究其责任。

－（完）－