展会安排管理办法.docx
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展会安排管理办法
分发：
□董事长□总经理□财务部□管理代表
■销售部□技术部■外贸部□制造部
□品保部□人力资源部□其它
名
称
展会管理办法
制作日期
2010年6月25日
制作部门
销售部
发行日期
2010年7月1日
保管部门
文控中心
制作页码
共9页
文件编号
HC-SD-028P
制作
审核
批准
2010年6月25日
版本/版次
变更日期
项目
变更内容
制作
批准
A/1
初版发行
******有限公司
展会管理办法
文件编号：
***
第1页/共5页
版本/版次
A/1
目 录
项 目 内 容 页 码
1.0.目的……………………………………………………………P2
2.0.适用范围………………………………………………………P2
3.0.定义……………………………………………………………P2
4.0.职责……………………………………………………………P2
5.0.作业程序………………………………………………………P2-P3
6.0.附件……………………………………………………………P4-5
***有限公司
展会管理办法
文件编号：
HC-GM-005P
第2页/共5页
版本/版次
A/1
1.0目的：
便于今后公司相关人员顺利筹展、参展、撤展等工作的顺利进行，同时提高参加各类展会的效果，特制定本办法。
2.0适用范围：
***有限公司。
3.0定义：
无
4.0管理办法
4.1参展前工作:
4.1.1了解展会信息
A、通过网络、媒体及客户同行了解展会的信息，包括展会的性质、规格、影响力。
B、提出展会申请：
如销售经理认为需要参展，应填写《参加展会申请表》（附件表一），递交销售主管和总经理批准。
C、筹备展会
（1）联系官方组委会，了解展会的信息，落实申请参展的具体步骤；
（2）如开内部的参展动员大会，任命展会项目经理，实行项目经理负责制；
（3）由项目经理制定各项筹展、布展及撤展工作安排（附件表二）；
（4）定期如开项目会议，由项目经理主持，监督各项准备工作的落实情况。
4.2参展中工作
4.2.1布展：
按预定方案布展；
4.2.2接待参展人员：
（1）填写参展人员信息（《参展人员信息登记表》附件三）；
（2）交换名片，发放公司样本册及相关宣传资料；
（3）介绍公司及产品信息；
4.3撤展：
4.3.1按预定方案由各责任人包装产品，整理参会收到的资料；
****有限公司
展会管理办法
文件编号：
***
第3页/共5页
版本/版次
A/1
4.4参展后工作
4.4.1参展回公司后,由项目经理负责安排整理展会上的客户信息，在五个工作日内并做成电子档，经销售主管审核后上交客服课存档；
4.4.2展会上收集到的样本，责任人按分类整理，在五个工作日整理出目录（附表四），目录包括公司名称，地址、主要业务等，联系人及联系电话（固定电话和手机），传真号等信息；
4.4.3归档：
所有移交到客服课的资料，按规定办理归档手续。
5.0参展流程图
6.0附件
附件一《参加展会申请表》
附件二《展会工作安排及进度表》
附件三《参展人员信息登记表》
附件四《样本目录》
****有限公司
展会管理办法
文件编号：
***
第4页/共5页
版本/版次
A/1
附件一《参加展会申请表》
参会名称
地址
时间
规模
展会周期
□一年一次□两年一次□其它
预参展人员
所需资料
列明细清单
所需样品
列明细清单
费用预计
摊位费：
摊位设计装修费用：
样品、样本运输费用：
展会上搬运、花卉租赁及其他杂费：
住宿费用：
火车票：
其它费用
展会预估效果
申请人
审核人意见
批准人意见
***有限公司
展会管理办法
文件编号：
HC-GM-005P
第5页/共5页
版本/版次
A/1
附件二《展会工作安排及进度表》
内容
执行人
要求完成时间
实际完成时间
实际费用（若无费用，不需写）
费用申请
摊位确定及文字资料准备
摊位设计装璜方案
摊位设计装璜
样品安排，外箱上（或箱子里）要有清单
产品价格清单（公司参考价、加5%及10%的人民币及美金价格）、材质性能表、客户来访表
参展物品准备安排（订书器、名片盒、名片、笔、记事本、糖果、水、纸杯）
车票购买、物流安排
住宿、交通安排、布展
附件三《参展人员信息登记表》
序号
姓名
职务
公司名称
主要业务
地址
联系电话
是否留有名片
附件四《样本目录》
序号
公司名称
主要业务
地址
联系人
联系电话
传真
备注
***有限公司
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