公司行文规范--(含发文通知、全套文控表格)Word文档格式.docx

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公司标准行文规范

1、目的

为规范公司各类通知、通告、制度、决议等行政公文的拟定、批准和发布，强化各部门公文处理的标准化、规范化、制度化，有利于公司更好的实施管理、处理公务、沟通信息、联系事务和传达公司决策，确保政策指令畅通，确保各项工作的落实，制定本规范。

2、范围

本规范适用于公司各种规章制度、及对内对外发文的编制格式（包括：

标题、正文、落款、附录）、审核、批准、发放、归档等文件管理要求。

3、职责

3.1公司行政部负责文件的归口和管理，为内部行文统一编号、打印、发放和归档。

3.2各部门领导负责组织本部门行文的拟定。

3.3各部门分管领导负责本部门对内、对外行文的审核。

3.4总经理负责对内、对外行文的签批。

4.行文分类

公司内部发文为各项规章制度、公务文书、事务性文件。

4.1各项规章制度：

公司在管理中依照执行的各项制度（规定/办法/准则/政策/措施）等；

4.2公务文书：

请示（申请）、报告、通知、通报、通告、决议、决定、函、会议纪要等；

事务性文件：

说明、各类统计报表等；

4.3公司外部文件为接到的信函、公文、传真等。

5、行文定义

5.1规定/办法/准则/政策/措施：

对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范、规章制度；

5.2请示（申请）：

用于下级向上级或政府部门请求批示、批准、批复的事项；

5.3报告：

向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复上级的询问；

5.4通知：

传达公司指示、要求，告知各部门办理中需要的事情；

5.5通报：

公司认定的，表彰先进、好人好事、或批评错误、或传达情况；

5.6通告：

公开发布、全体员工应当遵守或周知的事项；

5.7决议：

经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项；

5.8决定：

对重要事项或重大行动做出安排，对有关部门及人员的奖惩，组织变更或人事任免等；

5.9函：

于对外沟通，用于对外沟通、和外部业务单位相互商洽，联系工作的，或称公函（可不受行文规定拟定）；

5.10会议纪要：

用于各类会议的记录、整理与总结；

5.11说明、表格：

用于日常事务工作，由撰写部门领导决定是否受行文进行制定；

6、行文格式

6.1正文内容

（1）公司统一文字排版上边距为2.5cm,下边距为2.2cm，左右边距为2.4cm，表格排版上下左右边距为2cm；

（2）文字版头标题为黑体加黑、小二号字体、居中，正文为仿宋、四号或小四号字体；

表格版标题为宋体加黑、二号字体，表内文字为宋体、五号字体；

（3）文字行距1.5倍行距；

段落设置一般为首行缩进2个字符；

（4）文本中所有的符号、数字、英文均选用TimesNewRoman体；

6.2页眉页脚：

对内行文首页页眉第一行“X-X-X-X-X-X-科技有限公司”等线加粗、50号字体并居中，单倍行距段前断后0.5行；

第二行“X-X-字[年号]XX号”仿宋-小三号（序号为TimesNewRoman）加粗；

次页眉靠左“X-X-X-X-X-X-科技有限公司”，“文件名称”居中，“文件编号”靠右（编号格式见本规定或附录一）；

页脚格式均为“第X页，共X页”，页眉、页脚均使用宋体小五号字，不加粗、带格式线；

对外行文页眉靠右“X-X-X-X-X-X-科技有限公司”；

页脚同对内行文；

6.3落款

为四号或小四、宋体、加黑，发文单位写在公文下面偏右，写全称；

发文日期在发文单位下面向右错开，写全年月日，日期为发文公布日为准；

6.4附件

发文中有附件，应在正文后、落款前，注明附件数及附件名称；

7、行文要素

7.1标准发文即为红头文件的形式，除第六条的各项外，包括发文部门、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、主送部门、抄送部门、主题词。

其中：

l文件按密级分为“普通”、“秘密”、“机密”三级；

普通指在工作当中随时让员工可以借阅、查看、了解的文件资料；

秘密指在一定的时间和范围内，需加以限制、保护，避免外界知悉的保密性文件资料；

机密指关系到公司的利益，依照公司的规定，在一定时间只限一定范围的人员知悉的保密性文件资料；

l涉及公司保密的文件应当标明密级，其中秘密、机密文件还应当标明份数、序号。

对于公司保密文件的执行属于保密协议中的一项要求，公司人员严格遵守保密协议中提及的各项；

l文件按紧急程度分为：

“急件”、“一般”；

急件需立即办理；

一般文件可根据岗位工作进展调整办理时间；

l发文字号以公司关键字缩写、年份、发文序号组合在一起：

XXXX[20XX]XX号（字体：

宋体；

字号：

5号，其他符号：

用TimesNewRoman体，5号）各部门发布公文时，应向行政部申请文件编号；

2、主送、抄送部门，属上级的列入主送，平级或下级列入抄送；

3、所有发布文件，除封皮隐藏页码外，其他页数一律设置页码，页码设置在每页页脚居中。

7、发文管理

7.1发文按照编制→审核→批准→发放/存档→学习与执行→作废的程序进行管理。

7.2文件编制、审核、批准流程：

制度→所属部门领导编写→主管领导审核→总经理批准→行政部发布；

通知、通报、通告、决议、决定→行政部编制→主管领导审批→行政部发放；

会议纪要→会议纪要员编制→会议主持人批准→行政部存档。

7.3公司内部行文，各项规章制度扫领导批复分别属、机密、秘密范围；

相对于通知、通报、通告、决议、决定等无须全员查阅但当下一段时间内比较重要的，应以红头文件的形式；

7.4对于公司出台的各项制度、通知、决定等，公司行政部对生效公文（加盖公章）进行签字留存；

7.5公文作废时，需向总经理进行申报请示，获批后，进行统一整理销毁；

8、其他注意事项

8.1所拟稿件的密级等级（见公司保密制度），应先通报总经理进行初步定级；

8.2公文在讨论期间需要打印时，均应先用已单面使用过的废弃纸张，包括呈送公司相关领导的纸质文件。

附1　部门文件编号规则：

附1.1编码格式

□□□□-□□-□□-□□□□

文件版本号

文件序列号（按需要设置）

文件类型识别

公司识别（X-X-）

附1.2文件类型识别

序号

文件类型

类型识别

1

行政管理

AD

5

市场管理

MS

2

人事管理

HR

6

技术管理

TM

3

采购管理

PM

7

安环管理

SE

4

财务管理

FD

8

质量管理

QA

附2行文正文格式：

附2.1请示/报告格式

附2.2行文通知/决定

附3　行文流转表格：

附3.1X-X--MR-8.3-01-2018（1.0）《受控文件一览表》

附3.2X-X--MR-8.3-02-2018（1.0）《文件审核表》

附3.3X-X--MR-8.3-03-2018（1.0）《文件发放回收登记表 》

附3.4 X-X--MR-8.3-04-2018（1.0）《文件更改申请书》

附3.5X-X--MR-8.3-05-2018（1.0）《文件更改登记表》

附3.6X-X--MR-8.3-06-2018（1.0）《文件归档登记表 》

附3.7X-X--MR-8.3-07-2018（1.0）《文件借阅登记表》

附3.8 X-X--MR-8.3-08-2018（1.0）《文件复印登记表》

附3.9X-X--MR-8.3-09-2018（1.0）《受控文件销毁登记表》

第4页/共10页

X-X-X-X-X-X-X-技有限公司

X-X--AD-01-2018

附2.1请示/报告

关于×

×

的请示/报告

（请示领导）

正文

　　妥否，请批示。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　部门/姓名

　　　　　　　年　月　日

主送：

抄送：

X-X-X-X-X-X-X-有限公司

X-X-字[20XX]XXX号

关于*****的通知/决定

　　正文

X-X-X-X-X-X-科技有限公司

年月日

任职决定

附3.1受控文件一览表（格式）

X-X-X-X-X-X-有限公司文件管理XX-MR-8.3-01-2018（1.0）

受控文件一览表

文件名称

文件编号

版次

受控状态

来源

备注

附3.2文件审批表（格式）

X-X-X-X-X-X-有限公司文件管理XX-MR-8.3-02-2018（1.0）

文件审批表

文件名称

文件编号

文件性质

受控（）非受控（）

目的及适用范围：

编制依据：

主要内容：

编制人/日期:

审核意见

审核人/日期

批准意见

批准人/日期

实施日期

附3.3文件发放回收登记表（格式）

X-X-X-X-X-X-有限公司文件管理XX-MR-8.3-03-2018（1.0）

文件发放回收登记表

文件名称

分发号

发放登记

回收登记

部门

签收

日期

附3.4文件更改申请表（格式）

X-X-X-X-X-X-有限公司文件管理XX-MR-8.3-04-2018（1.0）

文件更改申请表

申请部门

拟更改文件名称

申请人

拟更改文件编号

更改理由

更改内容

申请人：

日期：

审核意见：

审核人：

日期：

批准意见：

批准人：

第9页/共9页

附3.5文件更改登记表（格式）

X-X-X-X-X-X-有限公司文件管理XX-MR-8.3-05-2018（1.0）

文件更改登记表

修

改

内

容

修改前

修改后

执行日期

编制人

批准人

审核人

发放人

接

收

人

日

期

归档人：

归档日期：

附3.6文件归档登记表 （格式）

X-X-X-X-X-X-有限公司文件管理XX-MR-8.3-06-2018（1.0）

文件归档登记表

份数

归档人

接收人

接收日期

附3.7文件借阅登记表（格式）

X-X-X-X-X-X-有限公司文件管理XX-MR-8.3-07-2018（1.0）

文件借阅登记表

类型

借阅人

借阅日期

回收日期

回收人

附3.8文件复印登记表（格式）

X-X-X-X-X-X-有限公司文件管理XX-MR-8.3-08-2018（1.0）

文件复印登记表

复印人

用途

复印日期

附3.9受控文件销毁登记表（格式）

文件销毁登记表

文件/记录名称

文件/记录编号

数量

页数

销毁原因

销毁日期

经办人