集团综合部管理规范及流程Word格式文档下载.docx

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7.负责公司监控系统及OA系统平台的建设工作；

8.完成领导安排的临时工作。

（三）办公事务主管岗位职责

1.负责拟订办公事务季、月度发展计划；

2.起草、拟订文件、资料、档案管理制度，并监督执行情况；

3.负责集团各部门及所属公司的月度、周工作计划的收集、汇总、跟催工作；

4.负责企业内、外各种来往文件的核对、颁布和下发工作；

5.负责起草会议文件及通知，及时完成会议记录、纪要工作；

6.负责集团报宣传人员的选拔及管理工作，定期做好报刊的出版发行相关事宜；

7.负责集团大事记的收集、整理、汇编及集团月度信息简报的编辑、发布等工作；

8.负责集团公共邮箱往来文件的检查、跟踪处理及信息回馈工作；

9.协助处理与集团宣传、秘书、物品印刷等有关的其它工作。

10.完成领导安排的临时工作。

（四）档案资料管理岗位职责

1.负责公司内部及外来文件的传递工作，严格执行文件签收、登记、传递办理、分类立卷、归档等工作；

2.负责集团公章的保管工作，严格执行公章用印登记审核程序；

3.负责集团管理制度、通知、通告等重要文件的公示、保管、分发、借阅、更新等工作；

4.负责集团各部门及所属公司相关资质、证照、专利、文件资料、合同、档案等归档工作，并进行分类整理、保管、编制检索工具；

5.严格档案借阅程序，按规定办理档案借阅登记手续；

6.负责做好档案的防盗、防火、防尘、防霉、防鼠、防虫、防光等工作，确保档案材料完整无缺；

7.负责公司会务接待、会务安排、会场布置及服务等工作；

8.完成领导安排的临时工作。

（五）后勤总务主管岗位职责

1.负责拟订综合部季、月度资金使用计划；

2.负责油卡、电话、房租、水电等费用的管理工作；

3.负责组织办公行政用品的购买、登记、发放与管理；

4.负责公司固定资产进出、分类、编号及台帐等管理工作；

5.负责公司财产物资安全及设施的维修工作；

6.负责公司行政车辆的调度，协调各部门车辆的使用

7.负责员工宿舍的登记、分配、租赁及管理工作；

8.负责公司所有钥匙的登记、编号、配制、领用登记等管理工作；

9.负责公司证照、法律、合同文件的变更、登记及年检工作；

10.及时安排并完成综合部主管临时下达的各项接待或领导宴请任务；

11.完成领导安排的临时工作。

（六）前台岗位职责

1.负责电话、邮件、信函的收转发工作，做好工作信息的记录、整理、建档等工作；

2.负责访客、来宾的登记、接待、引见，严禁无关人员出入公司；

3.执行公司考勤制度，负责员工的考勤记录汇总、外出登记，监督员工刷卡等工作；

4.负责员工出差预订机票、火车票、客房等，差旅人员行程及联络登记等工作；

5.负责办公区域内环境卫生、绿化等监督管理工作；

6.负责公司办公用品的领用、发放、登记、入库及盘存等工作；

7.负责公司员工通行录及邮箱的更新等工作；

8.负责会议室管理及开会期间的服务工作；

9.配合办公事务主管完成部分文件的打印、复印、文字编制等工作；

10.负责每日公司就餐人数的统计并登记，安排落实员工就餐等工作；

（七）司机岗位职责

1.认真执行公司各项规章制度和工作程序，服从上级指挥和有关人员的监督检查；

2.根据公司的年度预算及车辆使用状况，编制车辆年度、月份维修保养计划；

3.保持车辆内外的卫生整洁，经常进行车辆保养，保持车辆的良好运行状态；

4.按规定到指定地点维修，并提供详尽、有效的费用明细；

5.严格出车登记制度，按照公司规定时间，规定路线发车；

6.负责车辆违章记录的查阅及处理工作；

7.负责车辆费用、公里数的统计，按公里数核算相关部门费用；

8.负责公司车辆的管理、存放、年审、保险等工作；

9.完成领导安排的临时工作。

第三章综合部管理流程

1.预约客人来访接待工作流程

2.来电转接流程

3.信函收发工作流程

4.寄送信函、快件工作流程

5.传真发文工作流程

6.传真收文工作流程

7.重要接待流程

8.入住酒店管理流程

9.前台接待流程

10.发文管理流程

11.收文管理流程

12.档案归档流程

13.档案借阅归还流程

14.档案销毁流程

15.印章制刻申请流程

16.印章使用流程

17.公司证照管理流程

18.会议管理流程

19.办公用品购买审批流程

20.办公用品领用流程

21.车辆使用流程

第四章综合部管理表格

1.公司前台来访客人登记表

年月日

序号

姓名

所在单位

来访

人数

是否预约

被访人

事由

时间

备注

部门

到达

离开

1

2

…

2.信函与快件签收登记表

日期

来件单位

数量

密级

接收部门

签收人（签字）

3信函与快件寄送登记表

送寄部门

送达单位

接收人

送寄人（签字）

4.收文登记表

第页

收文编号

收到

来文

单位

文件号

文件标题

（内容）

处理情况

月

日

承办单位

承办人

签字

处理结果

5.拟文处理签

行文单位

起草人

文件主题

主送单位

抄送单位

文件编号

〔〕号

份数

份

发文日期

年月日（加盖印章）

部门领导意见

签字：

年月日

领导批示

6.文件处理签

来文单位

秘级

电话

传真

文件名

内容摘要

受文部门

受文

日期

受文单位处理意见

上级领导批示

受理部门意见

7.周例会签到表

部门个人

日期：

主持：

签名

备注：

8.用印审批表

用章日期

用章事由

印章名称

申请人

审批级别

保管员

部门主管

分管领导

总裁

9.发文目录表

领导签发

拟稿部门

密级

发放范围

份数

登记日期

发出日期

10.文件档案借阅登记表

用途

借用时间

借用人

归还

有无损坏

经手人

11.办公用品采购审批单

使用人

填表时间

物品名称

规格

数量

特殊要求

需求时间

采购原因：

部门主管意见：

综合部门意见：

公司领导意见：

12.办公用品台账

项目

编号

单价

入库时间

备注

13.办公用品领用表

日期

领用人

14.外出员工登记表

所属部门

出司时间

入司时间

15.车辆出入登记表

用车部门

车辆往返时间

行车路线

出车时仪表

里程数

（公里）

本次出车公里数

加油费（元）

用车人

签名

驾驶人签名

审核

加油卡消费

现金

至

至

16.油卡登记表

卡号：

领卡人

还卡时间

加油金额

卡上余额

还卡人

17.车辆登记列表

项次

车辆类别

车号

司机

购置日期

购买价格

引擎号码

排气量

保险单编号

小客

大客

小货

大货

3

18.车辆登记卡

使用人姓名

司机姓名

牌照号码

车名

车型

购车日期

初检日期

复检日期

保险记录

保险公司

保险证号码

保险期限

保险内容

购置价格

经销商

附属品

☐收音机☐放音机☐热风☐冷风

驾驶员

住址

19.车辆请修表

表单编号：

日期：

年月日

请修前里程数

请修申请人

请修项目

1．

2．

损坏原因

预算金额

修理厂家

审核意见

管理部门

公司领导

经办人

部门领导

20.保养记录表

使用单位

保养记录

年度

保养项目

金额

保养前里程表数

合计

21.住宿登记表

宿舍号码

住宿人员姓名

住宿时间

22.公务接待审批表

来宾单位

来宾人数

接待日期

职务

停留时间

来宾事由：

接待费用预算

餐饮费用预算额

住宿费用预算额

其他费用预算额

合计预算总额

陪同人员要求

综合部意见：

签字：