网上报销管理系统解决方案.docx
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网上报销管理系统解决方案
网上报销管理系统解决方案
第1章项目背景
公司财务信息化状况
公司报销业务状况
第2章需求分析
总体需求
具体需求
功能需求
性能需求
集成需求
运行界面需求
安全性需求
第3章功能设计
总部借款报销业务分析
总部借款业务分类
总部报销业务分类
总部借款、报销和还款业务流程分类汇总
预算管理功能设计
预算编制
预算调整
预算执行控制
预算统计与查询
.借款管理功能设计
电子借款申请单的格式和说明
电子借款流程
总部借款流程的特殊要求
.报销管理功能设计
电子报销单的格式和说明
电子报销流程
报销冲抵借款业务流程
总部报销流程中的特殊处理
还款管理功能设计
综合查询
预算执行情况的查询
预算项目执行情况查询
个人业务查询
个人借还款查询（个人信用）
部门借款报销情况查询
组合查询
第1章项目背景
随着信息化在企业管理中的不断深入，财务管理也发生了重大革新，一个网络财务时代已经到来。
网络化财务管理把财务管理从财务部门内部扩展到全企业乃至整个供应链，在预算、成本等诸多方面掀起了一次企业全员的财务革命。
公司财务信息化状况
总部在完成财务核算平台建设的基础上，财务信息化工作正在向财务管理纵深方向发展。
借款报销业务作为总部财务管理的前端，直接与业务信息接触，提高借款报销业务的信息化水平具有覆盖面广、流程明确、易于推广等特点。
此外总部已经实现了CA认证以及网上公文处理系统已经上线，因此具备了实施网上报销系统的技术基础和应用基础。
网上报销系统作为信息收集平台，实现了报销流程的标准化，规范了填单要求、审批流程，并且与账务核算系统、预算管理系统和网上银行系统紧密集成，实现了报销信息的及时反映和所有费用支出数据的收集和规范，完成了数据的共享和集成。
通过网上报销系统，能够使经费预算从业务发起时就得到控制，加强了预算的控制手段，使预算管理工作落到实处，并能够利用实时统计和数据分析能够为各级决策人员提供详细的费用支出明细和预算执行情况。
网上报销系统是公司信息化建设的一个重要组成部分，有助于公司总部利用信息化手段提高借款、报销业务的处理能力，以适应工作模式的转变，从而为公司优化管理提供有力的支持。
总部已经实行了无币化报销，但实际工作中仍存在一定的问题：
比如手工录入的业务单据信息不规范、查询困难，手工审批的业务流程不透明、效率低，预算和支持控制的难度大，业务决策的支持数据少等。
总部网络化的财务管理其前端是由业务带来的资金流信息，其中一大部分是费用的报销，这部分业务发生的资金的金额和数量都比较大，而且传统的以纸化报销单为介质的费用报销模式暴露出的成本高、效率低、意见多、矛盾大的问题日趋严重。
此外，在财务精细化管理的要求，随着预算编制的不断深入和细化，如何加强费用预算支出的控制手段，使预算管理工作能够落到实处，成为急待解决的问题。
要想深入开展预算管理，降低报销成本，提高工作效率，必须借助财务信息化的手段实现网上报销。
公司报销业务状况
目前总部的费用报销采用手工填写报销单的方式。
这种传统的手工报销方式存在以下主要问题：
1）预算控制手段比较落后
（1）总部目前采用经费本的方式进行预算控制，仅限于对经费总量控制，财务人员在报销时采用手工统计的方式进行预算控制，效率低、准确性差、实效
（2）对预算执行情况的分析需要耗费大量工作，时间滞后很长，不能及时给各级领导、各部门反馈经费收支情况和预算使用情况。
2）报销速度较慢，影响工作效率
（1）报销人需要耗费大量时间等待领导审批单据。
（2）领导每天需要耗费大量的时间和精力等待处理提交者的单据签批，无法专心于更重要的管理和决策工作。
（3）财务人员要进行登记经费本、记账、手工填写网上支付文件，每次都需要进行核对校验，耗费时间，严重影响工作效率，也影响了报销款的支付速度。
3）数据重复处理，财务工作量大
在手工报销流程中，财务人员要进行登记经费本、记账、手工填写网上支付文件，由于缺乏有效的信息手段需要对相同的对象进行三次重复性处理，每次都需要进行复核、校验，增加了财务人员的工作量，严重影响工作效率，出错的风险较高，使财务人员无法将时间分配到更有价值的管理工作中去。
4）填单不规范，财务审核程序多
（1）由于借款报销涉及政策较多，分散在不同文件，员工往往不能全面熟悉有关政策，在填制单据时信息容易不全或出错，直接影响到了会计信息的质量，为企业内部控制留下了巨大隐患，增加了财务风险。
（2）在手工报销模式下，员工将大量单据送至财务部，财务部门既要审核原始单据，既要对业务填制内容、审批权限、经费预算等进行全面核查，又要审核业务审批流程，最后才能编制记账凭证，输人会计信息系统，不仅工作量巨大，而且出错率也比较高。
5）信息不能及时完整反馈，难以满足管理需求由于整个报销过程是手工方式进行，无论是领导还是报销人无法及时准确了解本部门及个人的报销情况以及预算费用支出的具体细节，难以满足员工查询及管理的需要。
因此，应通过建立网上报销系统，规范管理、加快报销速度，减少财务人员等相关人员工作量，增加报销过程透明度，加强预算监控，提高总部财务管理水平。
同过网上报销系统可以优化整个报销流程，打通企业财务信息传递过程中的断档。
第2章需求分析
总体需求
财务信息化建设将与整个公司整体信息化建设的步伐相结合，逐步实现财务、业务流程一体化。
在总部财务管理信息化深入推进的过程中，将逐步实现预算管理、网上报销、财务核算的闭环管理。
网上报销系统能够直接从全面预算系统取数，对经费预算部分进行控制，报销数据自动导入核算系统，对预算执行情况进行汇总和分析，实现整个预算工作的闭环管理。
此外，有效利用现有的高新技术和网络资源，建立快速有效、安全可靠的网上报销系统，支持费用支出的预算控制功能，实现个人、部门、项目的费用控制；依靠网络优势和合理的管理流程，实现财务管理的规范有序，监督有力，同时借助于强大的数据库资源为领导提供各类决策依据。
1）加强预算控制
（1）使经费预算从业务发生时就得到控制，可以实时统计、分析数据，各
部门能够及时了解预算执行情况，增进财务部门与业务部门之间的财务信息交流。
（2）利用预算与费用实施的对比控制，建立全程预警的预算管理模式，彻底改变重预算编制、轻预算执行的情况。
（3）通过完整的预算执行信息，提高预算编制水平。
2）提高工作效率
（1）通过系统流程再造和完整的报销表格设计，协助和规范员工填写报销单据，提高报销信息采集的速度与质量。
（2）领导可以在任何时间进行单据的网上签批和数字签名,节约领导和员工的有效工作时间,提高工作效率。
（3）通过网上报销系统实现原始票据信息自动生成凭证，减少会计人员的重复劳动，能把更多的精力放到增值的工作上。
3）完善内部控制
（1）网上报销系统不仅仅是财务流程的电子化，它可以渗透到总部日常管理的方方面面，以网上报销系统为契机，可以对总部日常管理制度及流程进行梳理，规范总部管理，把规章制度通过流程的方式固化在网上报销系统中。
（2）通过其内部的预设流程，使得单据按照正规的流程逐级审批，审核会计也不再需要将精力过多的投入在流程检查上，提高审批速度。
4）提供满足用户需求的决策支持信息
（1）网上报销系统将信息触发过程前移到业务人员和相关的业务系统，使会计信息系统能够收集到关于业务活动的所有信息特征，而不仅仅是价值或金额方面的信息，提高了信息的透明度。
（2）能够提供个人、领导及财务人员所需要的相关借款报销信息，为领导决策提供了信息支持，同时也提高了财务的服务水平。
具体需求
公司总部对网上报销管理系统的需求包括功能需求、性能需求、系统集成需求、运行界面要求和安全性要求。
其中功能需求可分为主功能需求、辅助功能需求、扩展功能需求三类，如图2-1所示。
图2-1网上报销系统需求示意图
2.2.1功能需求
主功能需求包括个人业务处理、领导审批处理、财务业务处理。
1）个人业务处理提供在线填单功能，即个人根据业务需要选择相应的业务单据类型进行填写；业务单据包括借款单、经费报销单、差旅费报销单、还款单；个人填单如采取汇款方式，必须填写收款人名称、开户行及银行账号等信息；在提交单据未经审批之前，个人可以撤消；提交单据后，系统自动生成唯一的单据号码。
提供个人业务查询功能，支持：
查询个人所有申请的单据，支持多维、组合、各种条件查询；查询个人审批过的所有单据，支持组合查询；查询个人单据的审批状态；支持个人入卡信息查询；单击查询出的记录可查看具体单据的情况；个人借还款查询（个人信用）；查询个人借还款情况；查询个人未还款情况。
提供个人薪酬福利情况查询：
通过调用工资系统的个人薪资费用部分的数据，可以使用户在线查询出自己的“工资条”和福利费用信息。
2）领导审批处理提供领导审批功能，即领导登录系统默认界面为待审批业务清单界面，可点击查询每条单据具体情况；显示审批单据所列支预算项目的可用金额（设置按钮查看）；为方便领导审批，可查询提交单据员工的历史单据情况和历史借款情况；领导可根据情况审批是否同意单据；如同意，根据流程设定，单据将转至上一级领导或转至会签部门审批，或到财务审批；如不同意，可附说明单据将返回提交人；领导可以对多条单据进行批处理审批。
提供预算项目执行情况查询，即根据权限定义，各级领导可查询权限范围内的预算项目执行情况；选择特定预算项目后，可查询出该项目的所有明细支出情况，并可查询具体单据。
提供部门借款，报销情况查询，即部门领导可查询本部门所有员工的借款、报销情况。
3）财务业务处理提供会计审核功能。
审核登录界面为默认待审核单据列表；会计通过核对原始凭证，签署审核意见；会计的审核金额可以与提交金额不同，审核金额如超过提交金额的10%，不允许通过；为方便审批，可查询提交单据员工的历史单据情况和历史借款情况；审核同意后，由会计打印单据，并粘贴原始票据，传递至出纳；如不同意，签署意见后返回填单人；不允许审核对单据进行批处理；审核完毕后，可查询审核人员审核的所有业务单据。
提供出纳支付功能。
出纳对于单据信息没有任何修改的权限，但他有权查看经过会计核准后的费用详情，并根据最终的核准金额和付款方式，进行支付处理，处理后签署意见；如果是以入卡方式支付，出纳可以定期导出银行支付文件；如果是支票支付，出纳必须在系统中录入支票号码；如果是限额支票支付，出纳必须及时通过银行对账单取得支票实际支付金额，录入本系统的实际支付金额；借款人如果借限额支票，必须在出纳录入实际支付金额后才能报销。
提供生成记账凭证功能。
出纳付款后，会计人员定期可以通过本系统直接生成记账凭证。
生成的记账凭证应满足账务系统的要求；本系统处理的常规单据应能无缝生成凭证，生成凭证后不再需要修改；生成凭证中应包括科目、摘要、金额、个人往来、科研项目等基本信息；会计人员可以单张或批量生成凭证。
辅助功能需求包括个人信息管理、单据打印、组合查询、财务信息发布。
1）个人信息管理
员工可以自助的维护个人常用信息，当员工发生调动或账户变更等情况时，只需要在此进行维护即可。
2）单据打印
提供统计和打印的功能。
可灵活设置统计项和单据的打印格式，并打印。
3）组合查询查询功能设置为多条件查询，可以输入一个条件，也可以输入多个条件组合查询。
查询时根据查询条件进行分权限的查询，查询条件为：
预算项目、部门、处室、时间、人员、金额、借款、报销、报销费用类型、借款内容、报销内容、单据状态等。
以上各种状态可以进行复合查询，查询时需要根据人员的不同权限设定具体的查询范围
4）财务信息发布
提供财务信息发布的窗口，可以查询最新发布的财务制度和规定，也可以查看一些财务的小知识，如如何鉴别发票的真伪等。
扩展功能包括系统初始化及维护、流程管理和权限管理。
1）系统初始化及维护
系统初始化及维护中的基础数据字典的初试化及维护提供预算项目、费用
类型、会计科目、个人职务消费数据、差旅费个人补助数据、出差地点类型、出差地点维护、业务类型、支付方式、银行账号、帐套，组织机构、角色与权限维护等。
系统初始化及维护中的数据对应关系的初始化及维护提供预算项目与部门
之间的关系、预算项目与帐套（单位）之间的关系、费用类型（开支内容）与会计科目之间的关系维护，及出差地点与出差地点类型之间关系的初始化和维护。
2）流程管理
提供用户根据业务的实际情况以及业务流程的变动情况自定义审批流程的
功能。
3）权限管理
需要提供授权管理等，并按照权限进行审批或查询等。
2.2.2性能需求
为保证网上报销业务的顺利进行，对网上报销系统的运行速度、稳定性、操作友好性和系统安全性等方面提出如下需求：
方便一一客户端应完全基于IE浏览器,不需要额外的配置，简化系统的安装和维护；
快捷一一实现与账务系统无缝连接，直接生成记账凭证；与网络银行实现数据规范对接，可以直接产生付款信息在网上支付报销费用；
友好一一提供友好的用户界面，为各种不同职责人员提供不同的界面，
提供常用、易用的操作风格，便于系统使用、维护和管理；
扩展性一一实现与内网门户和办公系统的系统集成；能够实现系统的平
滑升级和扩充；
可靠性——保证系统是一个有机整体，传输中不致出现数据丢失；当某节点发生故障时，不会导致整个系统的瘫痪。
并发访问响应速度一一要求系统多人并发访问的平均反馈速度和公司
0A系统的速度基本一致。
安全一一采用完善、可靠的安全机制，在软件级、系统级、应用级、企业级均有安全机制。
领导审批使用先进的CA数字认证。
223集成需求
网上报销管理系统是公司总部财务管理信息化体系中的有机组成部分。
通过
网上报销管理系统与预算管理系统、账务管理系统、网银系统的数据共享和流程协同，才能有效支持从预算执行、借款、报销、冲账到预算考核、分析的报销业务全什么周期的管理。
因此，对系统集成提出如下需求。
1）实现与预算系统的集成
2）实现与账务系统的集成：
实现与账务系统的集成，可以将网上报销系统
中的借款数据、报销数据批量传递到账务系统，并将借款、报销业务的财务处理信息传递回报销系统。
3）实现与网银系统的集成：
通过网上报销系统，企业的资金支付业务能力
会有极其显着的提高。
出纳能够通过网上报销系统获取准确的付款信息，并通过对这些信息的批量处理可以轻松的生成网络银行所需要的接口文件，并传递到网络银行系统中完成资金支付。
4）实现与管理数据中心的集成：
按照公司信息共享的标准规范要求，在总集成商和管理数据中心开发商的配合下，从本系统的业务数据库中整理提取有关报销类共享数据，经过必要的格式转换后，自动提交到管理数据中心中的报销数据库中。
5）同时要预留与人力资源管理（导入组织、角色等）、固定资产管理等系统的接口。
2.2.4运行界面需求
（1）客户端同时支持浏览器界面和图形用户界面；
（2）支持个性化用户界面和打印输出：
允许用户自定义界面（菜单、显示风格、工具条、界面显示项和位置），允许用户自定义账表输出的栏位和大小；
（3）界面采用简单明了的表达方式，如树型结构、弹出式窗口；具有缺省值、操作提示、自动检查、自动纠错功能；具有在线帮助、在线学习工具；
（4）软件功能符合财务人员操作习惯；
（5）能灵活地定义参数和处理规则，可方便地采用符合自己业务特点的方案。
2.2.5安全性需求
系统的安全性除了在系统中建立权限控制、信息加密等安全措施外，还应通过以下几个层面来进一步加强：
1）网络层面：
通过计算网络本身的安全措施（防火墙等）来实现计算机网络层面的安全；
2）系统层面：
系统通过定义系统角色，实现对系统功能层面上的访问控制，且系统的系统管理员和安全管理员权限互斥。
各个系统用户的使用域管理，通过唯一标识身份的KEY与系统中的角色唯一绑定，避免安全管理员透过数据库管理系统来创建大权限现象的发生；
3）数据层面：
系统提供对所控制的数据进行访问控制的能力，保证适当人在适当的时刻看到适当的数据；
4）存储层面：
系统提供数据加密功能，可对系统管理的各类文档进行加密处理。
第3章功能设计
在对总部借款报销业务分析以及借款报销业务与预算管理业务关联关系分析的基础上设计网上报销系统的功能，满足公司总部对借款报销信息化支持借款报销业务的功能和操作友好性方面的要求。
得到的网上报销系统的功能树如图3-1所示。
图3-1:
借款、报销、还款业务关系示意图
总部借款业务分类
预算项目根据预算项目的责任部门分为公共开支项目和部门预算项目。
借款人只能申请使用本部门的部门预算项目或公共开支项目中的预算经费。
总部的预算项目明细表参见附件1：
总部预算项目一览表。
根据所借款项从哪类预算项目中支出，可将借款业务审批流程分为二类：
一类为部门预算项目借款；另一类是公共开支预算项目借款。
第二类借款流程除需要借款人所在部门的有关领导审批以外，还需要该公共开支预算项目的归口管理部门会签。
总部报销业务分类
根据报销单据的不同，将报销分为经费报销和差旅费报销两类；经费报销又根据报销业务的审批流程不同分为典型报销、实物报销、药费报销、带薪休假报销、固定资产购置报销、探亲路费报销、出国经费报销、课题费报销八类。
实物报销指所报费用类型为办公用品、办公耗材（包括低值易耗品）、资料
费时，需要实物验收人签字，并附所购实物的清单；药费报销需行保部卫生处领导审批；带薪休假费报销需企业文化部领导审批；固定资产报销需行保部领导会签，并附固定资产登记表和所购固定资产清单；探亲路费报销需人力资源部领导审批；出国经费报销根据出国费和出国培训费不同分别审批流程，出国费需办公
厅领导会签，出国培训费需人力资源部领导会签；课题费根据归口管理部门不同分别审批流程，纳入总部课题研究的课题费需发展计划部会签，对于自行开支的课题费只需本部门审批。
总部的费用类型清单及与报销流程的关系参见附件3:
总部费用类型一览表。
总部借款、报销和还款业务流程分类汇总
总部借款、报销、还款的业务流程分类如表3-1所示。
表3-1:
总部借款、报销、还款业务流程分类表
序
号
业
务类型
流程
分类
标准
流程类型
使用单据
类型
说明
1
借
预算项目类型
部门预算项目借款流
程
借款申请
单
2
款
公共开支预算项目借
款流程
借款申请
单
需归口部门领导会签
3
报
销
费用
类型
典型报销流程
经费报销
单
序
号
业务类型
流程
分类
标准
流程类型
使用单据
类型
说明
4
实物报销流程
经费报销
单
办公用品、耗材、资
料费报销，需实物验
收人签字
5
药费报销流程
经费报销
单
药费报销，需卫生处
领导审批
6
带新休假报销流程
经费报销
单
带新休假费报销，需
企业文化部领导审批
7
固定资产报销流程
经费报销
单
固定资产报销，需行
保部领导会签
8
探亲路费报销流程
经费报销
单
探亲路费报销，需人
力资源部领导审批
出国经费报销流程
经费报销
单
出国费需办公厅领导会签，出国培训费需人力资源部领导会签
课题费报销
经费报销
单
纳入总部课题研究的
课题费需发展计划部
序
号
业务类型
流程
分类
标准
流程类型
使用单据
类型
说明
9
会签，对于自行幵支
的课题费只需本部门
审批
差旅费报销流程
差旅费报
销单
10
还
款
还款流程
还款单
预算管理功能设计
预算管理业务涉及预算编制、预算调整、预算执行控制及预算查询四个方面
的内容，如图3-3所示
生成预算表
年中预算表
预算类
调整
预算项目
预算项增
预算数等
减
生成表的方
预算数增
借款，报销流
自动生成预
程中有权限
算执行情况
的节点可以
表
显示该预算
按权限提供
项目余额
预算执行情
式：
减
手工录入；
预警量调
EXCEL导入
整等
复制历史
调整方式
数据
手工调整
系统导入
系统接口
提供预算预
况的查询
警
穿透查询某
超预算强制
预算项目发
不予报销与
生明细
借款
按条件查询
预算调整记
录
图3-3:
预算管理业务内容示意图
预算编制
总部全面预算按照年度核批，当年的预算指标当年使用，不结转下年。
为了在总部借款、报销业务中实行预算控制，每年年初，需要在网上报销系统中生成该年度的预算表，作为该年度预算管理和控制的基础。
预算表所含内容及说明
总部的预算项目及预算表中所包含的内容如附件1总部预算项目一览表
总部预算表中的各项内容说明如下：
1.项目名称预算表中的项目名称潜在的包含预算类别，一级预算子类，二级预算子类、预算项目等概念，呈层层分支关系，最终形成树型目录结构。
如“日常公共管理经费”的预算类下含“公共办公费、物业费、离退休费”等一级预算子类；“公共办公费”的一级预算子类下又含“公共办公用品、会议费、交通费”等二级预算子类；“公共办公用品”的二级预算子类下含“办公耗材及设备维修、办公用纸”的预算项目。
只有预算项目是最终需要进行预算数分配的项，在进行预算统计时，预算类或某一级预算子类的预算总额或预算余额总数由该预算类或该级预算子类下所包含的所有的预算项的预算数或预算余额加和形成。
2.单位名称
单位名称包含总部和科技委两类，对应现行总部两个帐套的现状。
除职务消费外，其余任何一个预算项目对应其中的某一个帐套。
3.归口部门归口部门是该项预算项目的归口管理部门。
4.预算数的说明预算表编制时，对某个预算项给出的年度控制数；该数可在年终时进行调整。
5.预警量对每个预算项，按金额（当该预算项余额不足该金额时），或按百分比（当该预算项余额为该预算项初值的百分值之内时），系统会产生报警提示。
6.是否为公共开支
对每个预算项，可定义为公共开支。
如果该预算项不是公共开支，则只有隶属于其归口部门的员工才可以在借款或报销时申请动用该预算项目；公共开支的预算项目为总部所有员工都可以在借款或报销时申请动用的款项。
预算表的生成方式
系统提供以下四种预算表的生成方式：
①手工录入方式；②历史数据复制方式；③EXCEL表格导入方式；④全面预算管理系统接口导入方式。
上述四种方式都由系统中定义的预算管理员来执行，预算管理员为总部财务部财务处相应人员。
1.手工录入方式系统提供界面，让预算管理员增加预算类和预算项；分配该预算项的归口部门和责任人；界定预算数，给出预警类型和具体的预警量；
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