公文格式排版中的字体要求Word文档下载推荐.docx

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与抄送机关的字体字号相同（常用3号或4号仿宋体）或小一号的文字

国务院办公厅秘书局编

　　二000年十一月

　　1范围

　　本范围规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印制要求、公文中各要素排列和标识规则。

　　本标准适用于国家各级行政机关制发的公文。

其他机关公文可参照执行。

使用少数民族文字印制的公文，其格式可参照本标准按有关规定执行。

　　2引用标准

　　下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。

本标准出版时，所示版本均为有效。

所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。

　　GB/T148-1997印刷、书写和绘图纸幅面尺寸

　　3定义

　　本标准采用下列定义。

　　3．1字word

　　标识公文中横向距离的长度单位。

一个字指一个汉字所占空间。

　　3．2行line

　　标识公文中纵向距离的长度单位。

本标准以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行；

公文标准以2号字高度加2号字高度7/8倍的距离为一基准行。

　　4公文用纸主要技术指标

　　公文用纸一般使用纸张定量为60g/m2-80g/m的胶纸印刷纸或复写纸。

纸张白度为85%—90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，PH值为7.5—9.5。

　　5公文用纸幅面及版面尺寸

　　5．1公文用纸幅面尺寸

　　公文用纸张采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：

210mm×

297mm，尺寸的允许偏差见GB/T148。

　　5．2公文页边与版心尺寸

　　公文用纸天头（上白边）为：

37mm±

1mm

　　公文用纸订口（左白边）为：

28mm±

　　版心尺寸为：

156mm×

225mm（不含页码）

　　6公文中图文的颜色

　　未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。

　　7排版规格与印装要求

　　7.1排版规格

　　正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行，每行排28个字。

　　7.2制版要求

　　版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。

　　7.3印刷要求

　　双面印刷；

页码套正，两面误差不得超过2mm。

黑色油墨应达到色谱所标BL100％，红色油墨应达到色谱所标Y80％，M80％。

印品着墨实、均匀；

字面不花、不白、无断划。

　　7.4装订要求

　　公文应左侧装订，不掉页。

包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。

两页页码之间误差不超过4mm。

骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±

4mm。

平订钉锯与书间的距离为3mm~5mm；

无坏钉、漏钉、重钉，针脚平伏牢固；

后脊不可散页明订。

裁切成品尺寸误差±

1mm，四角成90度，无毛茬或缺损。

　　8公文中各要素标识规则

　　本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。

　　置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首；

置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；

置于主题词以下的各要素统称版记。

　　8.1眉首

　　8.1.1公文份数序号

　　公文份数序号号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序

　　编号。

如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1号。

　　8.1.2秘密等级和保密期限

　　如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角

　　第1行，两字之间空1字；

如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用”★”隔开。

　　8.1.3紧急程度

　　如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角

如需同时标识秘密等级和紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

　　8．1。

4发文机关标识

　　由发文机关全称或规范化简称后加”文件”组成；

对一些特定

　　的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。

发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。

对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。

如需标识公文份数序号、秘密等级和保密期限以及紧急程度，可在发文机关标识上空2行向下依次标识（见图三）。

　　发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。

字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22mm×

15mm（高×

宽）。

　　联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；

如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。

　　8．1．5发文字号

　　发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。

发文机关标识

　　下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；

年份、序号用阿拉伯数码标识；

年份应标全称，用六角“[]”括入；

序号不编虚位（即1不编为O01），不加“第”字。

　　发文机关之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。

　　8．1．6签发人

　　上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。

发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；

签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

　　如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签

　　支人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序

　　依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名

　　处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。

我国在1987年和1988年分别等效ISO6716和ISO216制定了我国国家标准GB／T788和GB／T148。

但考虑到我国的实际情况，在这两项标准中，还规定了我国自己的标准16开型。

随着国际标准A4型的普及，各国普遍将A4型纸作为公文用纸和书写用纸，同时各种办公自动化设备具备处理A4型纸的功能，使A4型纸在我国作为书写纸和图书杂志用纸已是大势所趋。

为此GB／T148和GB／T788已作了修订，明确规定国际标准A系列作为书写纸和图书杂志开本尺寸，这也为我国公文用纸采用国际标准A4型，使我国公文用纸与国际标准接轨奠定了基础。

　　（3）淘汰16开型纸的必要性及基本条件分析

　　长期以来，我国在公文用纸方面一直沿用16开型。

这种纸型标准实际是日本早期用的标准。

现今日本已不再使用该种纸型。

　　用这种纸型印制的公文承载有效信息量小，不利于与各国政府或国际组织进行公文交往。

16开型纸作为公文用纸还有一个弊端是其本身无统一规格，还有用B5型纸与l6开型纸混用的。

纸型规格的不一，导致有的政府文件的前后页大小不一，公文质量受到影响，也不严肃。

而国际标准A4型规格比较严格，无论在哪里

　　买到的A4型纸其误差不会超过lmm，可保证文件用纸纸型的统一。

因此淘汰l6开型公文用纸纸型，采用国际标准A4型作为

　　公文用纸是十分必要的。

　　将公文用纸由l6开型改为国际标准A4型，是我国公文用纸的一场革命性转变。

从目前了解到的情况看，我国的印刷设备制造企业已完全能够生产制造符合国际标准A系列的印刷设备，并将逐步淘汰旧式生产设备。

而且目前使用中的复印机、打印机、轻印刷机，绝大部分都是以A4型作为基本纸型，很多政府部门的文印设备也逐步进行了更新，可以印制A4型公文。

　　目前，淘汰16开型纸，采用A4型纸作为公文用纸的时机已经基本成熟。

所以在《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》国家标准中都明确规定公文用纸规格一般采用国际标准A4型。

　　未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。

　　公文在一般情况下，除了发文机关标识、眉首的反线和发文机关印章为红色外，其余部分均为黑色。

为避免在本标准后面各章条的叙述重复，在此作总体规定。

　　7排版规格与印制装订要求

　　7．1排版规格

　　7．2制版要求

　　版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过lmm。

　　7．3印刷要求

　　双面印刷；

黑色油墨应达到色谱所标BLl00％，红色油墨应达到色谱所标Y80％，M80％。

　　7．4装订要求

　　公文应左侧装订，不掉页。

骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各l／4处，允许误差±

平订钉锯与书脊间的距离为3mm一5mm；

无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；

后背不可散页明订。

lmm，四角成90度，无毛茬或缺损。

　　长期以来，我们的公文缺乏一个较为系统的印刷和装订规范。

因此一些公文在印制和装订时由于不知道或不清楚有哪些统一要求，使得公文印制和装订不规范，质量差，也不严肃。

所以在修订标准时将公文印制和装订的要求规定下来，主要目的是使从事公文印制和装订的同志能够清楚了解怎样印制和装订公文才是符合国家行业标准的。

（1）在标准中给出排版规格是保证公文行数和字数的统一。

此规定，是为解决上述经常出现的问题而采取的必要措施。

在正常一面满排公文正文的情况下，应按照这一规定执行。

但如果遇到下一面将有可能出现空白页时，就需要调整某一面的字数和行数，以保证下一面有公文的正文内容。

这种情况就属特殊情况。

所以在标准中规定的一般情况是相对特殊情况而言的。

（2）在标准中给出制版要求，是保证采用制版印制公文的部门在制版过程中能够有一可操作的规定，以保证公文印制质量，减少不合格公文的出现。

　　（3）在标准中给出印刷要求，是保证公文在印刷过程中的质量控制。

关于印刷制品的质量标准是有很多指标的，在此标准中仅给出最基本和最通用的一些印刷技术指标；

这些指标只要认真对待是很容易实现的。

值得提出的是，为使今后公文在油墨的色谱上能够基本达到一致，在标准中给出了黑色油墨和红色油墨的色谱指标，只要按标准中给出的油墨色谱来印制公文，就可以基本保证公文的颜色的相对一致。

　　（4）在标准中给出装订要求，是保证公文在装订过程中的质量控制。

由于公文的特殊作用和为保证公文的长期保存，对公文在装订方面作出统一规定是十分必要的。

在我们的调查中发现，一些公文在装订时不规范，散页明订的现象普遍，坏钉现象时有发生，钉锯的钉位也很不规范，因而导致公文掉页现象出现，直接影响公文的完整性。

本标准将公文的装订要求加以规定，就是对形成公文的最后一道工序严格把关，以保证公文的质量。

　　本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。

置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首；

置于主题词以下的各要素统称版记

本标准根据国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》的有关规定对GB/T　9704－1988进行修订。

本标准相对GB/T　9704－1988作如下修订：

（1）将原标准名称《国家机关公文格式》改为《》；

（2）删去原标准中的引言部分；

　　（3）删去原标准中与公文格式规定无关的一些叙述性解释；

　　（4）对公文用纸的幅面尺寸作了较大调整，将国际标准A4型纸作为用纸纸型；

删去国内16开型纸张的相应说明；

　　（5）对公文用纸的页边尺寸作了较大的调整；

　　（6）不设各标识域，而按公文眉首、主体和版记三部分各要素的顺序依次进行说明；

　　（7）增加了公文用纸的主要技术指标；

　　（8）增加了印刷和装订要求；

　　（9）增加了每页正文行数和每行字数以及各种要素标识的字体和字号；

　　（10）增加了主要公文式样。

　　本标准中所用公文用语与《国家行政机关公文处理办法》中的用语一致。

　　本标准为第一次修订。

　　本标准由国务院办公厅提出。

　　本标准起草单位：

中国标准研究中心、国务院办公厅秘书局。

　　本标准主要起草人：

孟辛卯、房　庆、李志祥、刘碧松、范一乔、张荣静、李颖。

1范围

如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。

　　如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；

　　8.2主体

　　8．2．1公文标题

　　红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；

回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

8．2．2主送机关

　　标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；

最后一个主送机关名称后标全角冒号。

如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。

　　8．2．3公文正文

　　主送机关名称下l行，每自然段左空2字，回行顶格。

数字、年份不能回行。

　　8．2．4附件

　　公文如有附件，在正文下空l行左空2字用3号仿字体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。

附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：

1．×

×

”）；

附件名称后不加标点符号。

附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第l行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；

附件的序号和名称前后标识应一致。

如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第l行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。

　　8．2．5成文日期

　　用汉字将年、月、日标全；

“零”写为“O”；

成文日期的标识位置见8．2．6。

　　8．2．6公文生效标识

　　公文生效标识是证明公文效力的表现形式。

它包括发文机关印章或签署人姓名。

公文生效标识有以下两种情况，一种是单一发文机关如何标识公文生效标识，另一种是联合行文的机关如何标识公文生效标识。

　　8．2．6．1单一发文印章

　　单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。

成文日期右空4字；

加盖印章应上距正文l行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。

　　当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；

　　当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。

　　8．2．6．2联合行文印章

　　当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；

主办机关印章在前；

两个印章均压成文日期，印章用红色。

只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。

两印章间互不相交或相切，相距不超过3MM。

　　当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并使

印章加盖或套印在其上。

主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；

最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；

印章之间互不相交或相切；

在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

　　8．2．6．3特殊情况说明

　　当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

　　8．2．7附注

　　公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。

　　8．3版记

　　8．3．1主题词

　　“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；

词目用3号小标宋体字；

词目之间空1字。

　　8．3．2抄送机关

　　公文如有抄送机关，在主题词下l行；

左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；

抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；

在最后一个抄送机关后标句号。

如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。

　　8．3．3印发机关和印发日期

　　位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占l行位置；

用3号仿宋体字。

印发机关左空l字，印发日期右空1字。

印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

　　8．3．4版记中的反线

　　版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。

　　8．3．5版记的位置

　　版记应置于公文最后一面（封四），版记的最后一个要素置于最后一行。

　　9页码

用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，

　　数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。

单页码居右空l字，双页码居左空1字。

空白页和空白页以后的页不标识页码。

　　10公文中表格

　　公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

　　公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四（可放分送，不放页码）应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。