综合办公室管理制度2011精选Word格式文档下载.docx
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二、职责划分
1、行政办为矿办公用品管理部门；
2、行政办负责办公用品采购管理；
三、分类管理要求
1、办公用品，由使用单位提出申请，再由行政办公室核实后，报经营矿长和矿长批准后方可配置，配置后，行政办公室建立管理台账，明确使用单位管理责任人。
损坏、丢失要追究责任，并给予处罚和赔偿。
2、个人配置物品
（1）配置范围与更换年限
详见部室、区队办公人员办公用品配置标准。
（2）个人配置办公用品申请程序
个人提出申请单位主管签字劳资（政工）部室手续齐全行政办公室根据规定给予配备
（3）个人配置办公用品应在服务年限期满后给予更换，不到期者按原值的30％-50％进行赔偿，丢失的按原值赔偿，手续由行政办公室出具后到矿财务部交款，行政办公室见交款凭证后给予配置。
（4）个人配置办公用品在领用时，由领用人认真在库房检验，如属产品质量有问题，由行政办公室负责与供货商联系退货或进行更换。
3、大宗办公用物品管理规定
办公用品范围1、2、3、4项等有关办公物品按规定程序配置后，由使用人或负责人登记上卡片，并负责保管，如有造成损失、丢失，按原值的40％-70％进行赔偿，手续由行政办出具后，由责任人到矿财务部交款，行政办见收款凭证后，再按有关规定程序配置。
4、办公低值易耗品的管理规定
（1）配置范围：
部室管理人员；
区队队长、书记、副队长、技术员、办事员、材料员、核算员
以上各种管理人员由人力资源部、政工科统一列出各部室室、各区队使用办公用品人员名单、数量，报有关矿领导批准后，行政办按审批人员数量给予配置发放，办公低值易耗品每月考核费用7元/人，按规定限额发放，不预存，不结存。
（2）办公低值易耗品范围
文件夹、档案袋、印泥、笔、墨、纸、笔记本、橡皮、图钉、订书机、胶水、刀片、胶带、曲别针、复写纸、铅笔刀、电池（5#、7#）、大万能、小万能、作业规程纸、铁夹子、领料单等。
四、其他规定
1、按文件规定，属于个人配置的物品、公用办公用品、易耗品分别由行政办按规定进行审批发放，并对个人配置用品和公用物品建立管理台账，跟踪管理，做到帐、卡、物相符。
行政办库房保管员在发放材料时，应根据物品价格和各部室室、区队总金额进行核算发放，超发部分按原值从库房管理员当月工资中扣除。
2、行政办每月25日前，将库存报表和领料单分类整理，按财务部要求上报
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财务部。
3、行政办根据库存和各单位办公需要提出办公用品采购计划，审批程序为：
编制 经理 分管副矿长 经营分管矿长审批后，按规定程序进行
采购
4、办公用品范围1、2、3、4项一般为零库存，各单位需要时，按规定程序审批后，再进行采购。
5、需要加工印刷品的单位，审批程序为：
需用单位 分管矿领导 本业务分管矿领导或经营矿长企管科 行政
办
行政办建立印刷品台账，使用单位出具领料单到行政办审批领取，私自印刷
的，行政办不办理入库和结算手续，费用个人负责。
6、电器类用品在规定的保质期内发生质量问题的，有采购单位负责联系更换、维修和退货。
7、因升职、离职、调离原岗位人员，应主动及时到行政办办理个人帐卡物清退移交手续，在调离通知日起，3天内不办理清退手续的，对所配办公用品按原值进行扣交款，行政办出具手续，矿财务部进行扣款。
不办理上述手续者，人力资源部不得给予办理离矿手续。
8、大件办公用品（文件柜、办公桌、椅子、电话、档案盒、盆架等），在人员调离时，只转卡片、转账，不得将此类办公用品带走，否则按原值进行扣款。
原则上交转原本部室负责人、副负责人、队长、或书记转卡片代管，本岗位配上人员后交由新配人员上卡使用管理。
第二章 差旅费报销程序管理办法
为有效控制和压缩我矿差旅费用的支出，提高办事效率，使差旅费的管理形成制度化、规范化，现就差旅费报销程序作如下要求：
一、填写申请。
出差人员必须事先填写《派差单》，注明出差地点、事项、天数等，经本部门负责人签字并加盖本单位公章，分管领导审核，矿长批准后方
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可出差。
二、分管审核。
出差人员回矿后，应形成出差完成情况书面报告，并向分管领导汇报，由分管领导审核相关票据并签署意见。
三、建立台账。
出差人回矿5天内携带《派差单》、分管领导签署意见的《出差完成情况书面报告》、分管领导签署意见的相关票据和填写后的《差旅费报销单》到行办登记，建立台账。
差旅费报销台账由办公室专人负责，台账要详细填写出差人相关资料、出差批准人、出差时间地点、出差任务、发生费用的基本情况以及相关单据的审核人等。
凡5天内没有审核登记的票据，由出差人自行解决。
四、行办初审。
每月20号由办公室把当月发生的所有票据进行整理，报办公室主任初审，由办公室主任签署审核意见。
五、矿长审签。
每月22号由办公室主任把当月审核后的差旅费用票据交由矿长集中审核并签署意见。
六、分发票据。
每月24号由办公室把矿长集中审核后的票据分发给出差人本人，并由出差人本人在台账上签字。
七、财务报销。
出差人领到矿长审核后的票据后，尽快到财务部办理相关手续。
八、其它规定。
本制度未尽事项按集团公司财务制度执行。
第三章 档案管理办法
一、档案管理领导小组组长:
矿长
副组长:
总工程师
成员:
各部室、各单位负责人二、档案资料的收集、归档
1、技术档案
（1）凡我矿购买的设备、仪器和引进项目文件材料到货时，经办单位和负责人必须通知档案管理人员参加设备、仪器和文件材料的开箱验收，并对文件材料
（随机图纸、资料、说明书等）进行现场登记，及时归档。
特殊情况下可经矿分管
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领导批准先开箱，并对随机资料进行现场登记、签字，随后归档，使用时办理借阅手续。
（2）凡未通知档案管理人员，又未经矿领导批准而擅自开箱者，对单位负责人和开箱人各罚款100元。
擅自开箱后造成档案资料丢失的，对单位负责人和开
箱人各罚款200元，视情节和造成的损失还可给予行政处分。
（3）矿井大型技术资料和晒制的各类图纸（包括修改及竣工图纸），必须在提交施工的同时，送档案室归档，归档资料不得少于2份。
中小型设计及技术资料以工作面或工程为单元，峻工后必须将有关资料进行整理送档案室归档。
透明底图等不常用资料要定期（一年一次）交档案室保管；
如因不及时移交造成档案资料丢失的，罚负责人和管理人员各100元，因此造成重大损失的从重处罚至直追究法律责任。
（4）工程项目、科研课题由项目和课题负责人指定有关人员负责收集资料，整理归档。
重要技术项目的总结报告、试验报告和科研报告必须移交档案室进行归档。
凡参加公司及公司级以上活动获得的集体荣誉证书、锦旗、奖杯等，必须及时送档案室归档。
上述内容不能及时归档造成丢失的，对责任人处以100元以上罚款。
（5）凡国家及省颁发的技术政策、各种技术规程、安全规程、各类技术规定、技术规范等长期性的技术文件，都必须移交档案室归档。
发放时间为一个月，超过一个月没有归档的，罚发放单位主要负责人100元。
2、行政档案
（1）我矿生产经营管理工作中产生的文件、会议资料（包括会议纪要、讲话稿和各种摄影、录像等。
（2）政府和上级主管部门下发我矿的各种文件，应于次年的一季度结束前归档。
上述归档内容缺失重要资料的，对具体管理人员和主要负责人分别给予至少
50元的罚款。
3、政工档案
（1）涉及干部管理的有关档案材料可在分管部室保管，但必须在行办档案室存放目录。
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（2）全矿阶段性或主题性活动的主要工作过程和结果的记录，也应立案保管，必要时交行办档案室管理;
在分管部室保存时，必须向档案室交存目录。
（3）记录集团公司、白莲坡煤矿发展历程的重要资料，必须归档管理，归档时间是次年2月底以前。
4、其它
（1）由矿资金报销的文件材料（包括缩微胶片、照片、录音、录像和计算机磁盘等）必须于次年2月底以前，送交档案室归档保管。
逾期不交的给予责任人报
销金额2倍的罚款。
（2）外出参观学习、考察和参加各种会议时，以我矿名义收集的有关材料，以及公费购买的科技图纸、科技资料，由档案室建档保管。
隐瞒不报的，一经发现对出差人给予资料报销费用2倍的罚款。
（3）各单位必须明确具体负责人集中统一管理本单位的档案资料。
档案可暂时分室保管，但必须向档案室报送档案目录，按要求向矿档案室移交档案资料。
三、档案资料借阅规定
1、档案资料借阅只限本矿管理人员（区队限队长及技术人员）。
借阅时，必须办理借阅手续，填写《档案借阅审批表》，由部室、分管矿领导和行办主任签字批准后方可借阅。
2、非本矿人员借阅时，须经主管矿领导签字。
财务、地质等重要资料查阅、借阅必须由矿长签字同意。
3、档案室资料如仅有一份，只准在档案室查阅，不外借。
4、档案资料一次借阅时间不得超过一个月，需要续借时必须办理续借手续。
5、财务档案的查阅、借阅、复印等，严格执行《会计档案管理办法》的规定，严格执行审批手续，并做好现场监督工作。
四、档案资料借阅后，逾期不还，按下列规定罚款:
1、图纸、资料逾期没办续借手续的，每超一天，每张罚款5元。
2、借阅后，丢失图纸资料、文件，每份罚款50-100元。
档案材料借阅人故
意或保管不善造成泄密的，视情节和造成损失，给予至少100元的罚款，同时还可给予相应的行政处分，甚至追究法律责任。
3、罚款时，由行政办公室出具罚款单，人力资源部从个人工资中扣除。
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五、档案的保密:
1、借阅人在档案室查阅档案时，档案员必须在现场监看。
借阅人不得超审批范围查阅。
2、档案借阅人必须妥善保管所借档案资料，严格按照审批范围阅览，不得转借他人和其它单位。
3、未经允许不得擅自复印和复制。
4、借出的档案资料必须按批准时间归还。
违反以上保密规定的，视情节轻重给予责任人至少50元的罚款；
丢失档案资料者，从重处罚。
与他人和其它单位串通窃取企业机密、给企业造成损失的，除对责任人进行经济处罚和行政处罚外，还可依情节追究其法律责任。
六、几点要求
1、各单位行政负责人对本单位的档案资料负有管理责任，要督促有关人员及时向档案室提交各类档案资料。
2、档案室要经常督促检查各单位的档案资料保管情况，发现问题及时提出解决办法，并上报有关领导。
3、对于档案资料管理好的单位和个人，矿将给予一定的奖励。
第四章 公文处理管理办法
第一条为使我矿的公文管理工作规范化、科学化，提高公文处理工作的效率和质量，根据《国家行政机关公文处理办法》，结合我矿实际，特制定本管理办法。
第二条我矿公文是传达贯彻落实上级指示精神、请示答复问题、指导、布置和商洽工作、下达各项决议决定的重要工具。
第三条公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条行政办公室是我矿公文处理的管理部门，负责我矿所有上级来文
（电报）、上报上级的各类请示报告、下发各类公文、批复下级请示报告等。
行政办公室配备专职文秘人员，文秘人员应当忠于职守，廉洁正派，具备相关专业
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知识。
第五条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
各级领导要重视公文处理工作，树立良好的文风，行文必须注重效用，讲究效率和质量，按程序办事，积极推进办公自动化。
第六条在公文处理工作中，必须严格执行国家保密法律、法规和集团公司有关规定，确保国家和企业秘密。
第七条适用于我矿的公文种类主要有：
决议、决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、规定、函、会议纪要等。
第八条公文一般由版头、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章、主题词、抄送机关、印发日期等部分组成。
（一）版头由发文机关全称加“文件”二字组成，用套红大字居中印在公文首页上部。
（二）发文字号由发文机关代号、发文年度（使用六角括号）和发文顺序组成，标明于版头下方居中或左下方。
1、我矿上行文件编号：
永白办〔办公室*〕**号（括号内为年份全称，括号后为文件编号，均用阿拉伯数字，以下同）。
2、根据文件涉及业务性质和主办单位，我矿使用以下代号将文件予以分类管理：
综合类业务——办 生产管理业务——生
安全生产管理业务——安 机电管理业务——机电
经营管理业务——经 综治业务——保卫党务和思想政治工作业务——党 工会业务——工团委业务——团
发文标识为：
永白*〔办公室*〕**号，第一个“*”代表文件业务性质，如永白安〔2009〕1号，表明该文件涉及安全生产管理方面的业务。
3、联合行文一般只标明主办机关发文字号。
（三）签发人上行文要在发文字号右侧标注“签发人”，“签发人”后面标注签发人姓名。
不带签发人的，发文字号标明于版头的正中间。
（四）标题由发文机关名称（带有发文版头的可省略）、公文主题和文种
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组成，位于发文字号下方。
标题中除法律法规名称和转发文件的标题加书名号外，一般不用标点符号。
批转、转发公文，标题应避免使用重复用语和相同的公文种类。
（五）主送机关公文的主要受理机关。
主送机关的名称应当用全称或者规范化简称，位于正文上方，顶格打印。
安阳永安投资有限公司简称：
永安公司
（六）正文公文的主体，用来表述公文的内容，位于标题或者主送机关的下方。
正文中结构层次序数的标示方法如下：
第一层次为“一、二、三……”；
第二层次为“
（一）、
（二）、（三）……”；
第三层次为“1、2、3、……”；
第四层次为“
（1）、
（2）、（3）……”。
（七）附件公文附件，应当置于主件之后，与主件装订在一起，并在正文之后、发文机关署名之前注明附件的名称（如：
附件：
1、办公室办公室），附件后不加标点。
转发文件时，被转发文件即是正件，不能称附件，正文之后不需标注附件。
（八）发文机关署名应当用全称或规范化简称，位于正文的右下方。
1、上报公文和其它对外行文，不署名，只盖发文印章。
2、联合上报的公文，由主办机关加盖印章；
联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。
（九）成文日期一般是会议通过或者负责人签发日期为准，位于正文最后一页的右下方（右空4字）。
（十）印章公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，均应加盖发文机关印章，公文落款和加盖印章必须一致。
印章上不压正文，下压成文日期，即印章中心线压在成文时间上。
（十一）主题词按上级机关的要求标注主题词，先标类别词，再标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词，主题词一般不超过5个。
（十二）印制版记由公文印发机关名称、印发日期和份数组成，位于公文末页下端。
（十三）公文从左至右横写、横排，公文用纸采用国际标准Ａ４型（２１０ｍｍ×
２９７ｍｍ），左侧装订。
张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
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第九条公文开头格式。
我矿向永安公司行文抬头格式为：
永安公司；
向下行文抬头为：
矿属各部室室、各单位；
矿属各支部。
第十条收文是指我矿收进上级机关、同级机关、下级或不相隶属机关的行文或请示、报告。
收文办理一般包括签收、登记、拟办、批办分送、传阅、承办、催办、收集、答复、归档和销毁等程序。
销毁
归档
公文收集
矿长批示意见
写拟办意见行办主任填
填写公文处理卡
行办登记
签收
发文机关
承办单位办理
促办理行办催
传阅公文按领导批示
收文办理流程：
我矿所有外来公文、电报、信函等，除封面写明有具体收件单位（人）的封件外，凡写白莲坡煤矿的封件、普通件，统一由行政办公室文秘人员启封、登记、分发，统一处理。
（一）签收文秘人员签收公文应认真核对所收文件与文件投递单或取文登记簿上的题目、文号相符；
信函文件的收文机关、收件人是否与本单位相符；
文件包装是否有破损、开封现象，重点文件应逐页查点，如发现问题，应及时向发文机关查询并采取相应的处理措施。
急件要注意签收具体时间，具体到日、时。
对有时间要求的会议通知或其他文件，应依据收到日期与文件要求日期确定急缓。
（二）登记登记文件应将原文字号、来文单位、文件标题或事由、附件、收文时间、编号等在《文件处理卡》和文件登记簿上逐项填写清楚。
登记用笔墨应符合存档要求，登记文件标题不能删减，无标题文件应登记内容摘要，对内容概括要准确。
登记编号不能出现重复、空号或跳号现象，登记书写清楚、工整。
传真电文原则上应先复印，而后进行处理。
（三）拟办文秘人员将文件登记后，将填写好的公文处理卡与相应的文件用回形针别在一起交行政办公室主任填写拟办意见。
上级机关下发指导性质的文件、下级请示的有关紧急、重大的问题或涉及全
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局性问题的文件以及订报、开会、培训、学习、出国考察等文件，由矿长阅示；
同一个文件中包含两个以上领导主管的业务时，由矿长阅示；
矿长出差在外，可以在不影响工作为原则，根据实际情况提出拟办意见。
（四）批办文秘人员依据拟办意见将文件呈送领导人阅示，领导人在阅读基础上，针对文件提出的问题和要求，明确指定承办部门或承办人，以便传阅。
（五）传阅文秘人员依据领导批办意见将文件依次传阅到领导或各承办部门，传阅主要做到以下几点：
1、分清轻重缓急：
如有多份文件，应按文件的急缓和重要性进行排队，将重要的文件或急件放在最上面，并提示领导优先处理。
2、掌握传阅范围：
严格按拟办意见和领导阅示范围传阅，不能任意扩大或缩小传阅范围。
3、文不横传：
文件要通过文秘人员分别送给每个应阅人员，不能由应阅人员自行横传。
4、认真检查处理：
文秘人员应对收回的传阅文件进行检查。
（1）检查阅文人是否阅过并标明了阅完时间，是否签名；
（2）检查阅文人有无指示意见和对需要印发的文件有无修改意见；
（3）检查传阅件有无缺损，附件是否完整；
（4）检查签署拟办意见和阅办结果是否符合存档要求；
（5）检查公文传阅注意时效性，遵循急件急办原则。
公文办理时限：
“加急件”随到随办；
“急件”一天内办理完毕或按来文要求的时限办理完毕；
一般需办复的公文，应在三天内或最迟不超过五天内办复。
对需要研究或其它原因不能及时办复的公文，也要及时以书面或口头向来文单位说明情况。
（六）承办各单位（阅办人）按照指示阅办文件，各单位（阅办人）在领取承办公文复印件时，领取人员应在公文处理卡上签名。
承办单位接文后，应当抓紧时间办理并及时答复办理结果，不得延误、推诿。
（七）催办送领导人批示、传阅或者交有关部门办理的公文，行政办公室要负责催办。
对下发的重要公文，应当及时了解和反馈执行情况。
（八）收集文件按拟办、阅示范围及要求，传阅完毕后，应及时收回文件
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处理卡及文件原文，一起存档。
如果承办单位需要文件内容，可复印留存，原文应交办公室存档。
文秘人员在收回文件后应在存档时间栏内登记清楚。
收集存档的文件，文秘人员按上级来文、下级请示内容分类存放。
（九）归档办理完毕的文件，办公室按规定统一交档案室立卷、存档，未经领导许可，任何人不得随意查阅存档文件及文件办理结果内容。
第十一条代表我矿外出参加会议带回的文件以及各单位直接收到的上级文件及资料，应及时送交行政办公室进行收文处理，不得私自进行处理和保存。
未经行政办公室接收的公文在处理过程中发生误压、漏办、丢失等情况，将追究送、接公文人员的责任。
第十二条发文办理一般包括：
拟稿、部室核稿、审核、签发、缮印、用印、分发、立卷、归档等。
红头文件的发放要严格遵守文件发放程序，其他文件可视重要程度简化程序处理，但拟稿、部室核稿、审核、签发、分发、归档不可简化。
第十三条发文处理程序：
部室（承办人）起草初稿——部室负责人审核—
—有关部门会签（需要会签的）——行政办公室核稿——分管矿领导会签——矿长签发——行政办公室统一编号、缮印、盖章、分发。
行办发放公文
缮印�盖章行办统一编号�
矿长签发
导汇签分管矿领
行办核稿
部门汇签
人审核部室负责
办人拟稿部室或承
发文办理流程：
第十四条各部室室在签发文件时，一定要在公文签发单附件栏上注明此文件是新文件还是重新修订的文件，如果是重新修订的文件一定要注明发文字号、文件名、原文件是否作废等说明。
第十五条发文办理
（一）拟稿：
拟搞应注意做到以下几点：
1、符合国家法律、法规，符合党和政府的方针、政策及有关规定，符合行业、公司和我矿的实际情况。
2、情况真实，观点明确，条理清楚，层次分明，文字精练，书写工整，标
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点准确，篇幅简短。
3、人名、地名、数字、引文准确。
引用公文应引用发文机关、标题，后引用发文文号，并加圆括号，例如：
“按照《关于规范公文处理工作的通知》（永煤办字〔1998〕第173号）的要求……”
4、公文中的数字除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比和其它必须用阿拉伯数字外，一般用汉字标识。
5、公文中应使用国家法定计量单位。
在同一公文中，计量单位的表示要一致。
6、用词要准确、规范。
在使用简称时，应先用全称，并在圆括号中注明“以下简称×
×
”，字体规范。
7、签发公文，应用钢笔、签字笔手写；
草拟、修改公文可以批印。
8、拟稿统一用稿纸手写或A4纸打印。
9、起草文件的部室通过永安办公网的公文便签将定稿的电子文档发送到行政办公室文秘人员文档中。
（二
升级会员 