外贸部订单操作流程文档格式.docx
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PMC+采购主管
供应商物料交期表准确、全面、1个星期更新一次
供应商交期表（采购部，定时更新）
3.2生产部确认交期
生产部根据生产排程确认交期
PMC+生产部主管
生产计划准确
生产日报表（生产部）
3.3核价
PMC对老型号核价
PMC+采购主管+业务经理+财务
10分钟
查看以前的老价格，核新价格是否与老价格，订单价格一致
3.4回复客户
PMC回复客户单价，交期
PMC+客户/销售员
60分钟
单价，交期准确无误的回复客户
以前的客户报价表档案
3.5意向订单存档
PMC+业务主管
1小时
存档准确，全面
书面文档与电子文档同时存档
4.1产品资源部确认
PMC将没有做过的新型号转换成意向订单评审表给产品资源部确认，有通用型号的直接按老型号处理
30分钟
确认型号、规格
意向订单评审表（工作传递单）
4.2采购确认物料交期
PMC将确认未做的新型号传递给采购主管
4小时
A:
提供信息准确、全面B:
要样及时，匹配无误，持续性查找
4.3核价
PMC将确认好的新型号核价
业务经理+财务
按照规定格式报价表填写
报价表
4.4回复客户
PMC回复客户单价，交期
4.5意向订单存档
接口人：
时间：
操作细节：
存档准确全面B:
二、正式订单处理流程
1、客户订单：
PMC通过传真、网络方式接受客户订单（前期意向订单沟通已经完成）
PMC+客户或销售人员
回复客户已经收到订单并确认签回时间（方式、电话、短信、MSN、QQ确认）
客户订单未盖公章或合同章，视同非正式订单，业务不得向下流，外企订单须有签字（除非主管或以上签字）
2、客户资料以及业务经理确认
业务经理对客户订单进行确认
PMC+业务经理
查看该客户的“客户资料以及审批表”，没有客户“客户资料审批表”的订单，不予受理，转回业务经理。
资料吻合，将订单及时给业务经理确认
C:
将不明项与业务经理沟通
客户资料审批表，客户订单
2.1：
终止订单
销售部门确认不接受此单，PMC回复客户
业务经理+PMC+客户
当天
回复客户不接受此单的原因（方式：
电话+邮件+传真）
3、财务部确认
将客户订单给财务部确认
PMC+财务授权人
15分钟
财务部根据“客户资料及评审表”中的账期及收款状况，确认客户订单是否有效
客户对账单客户资料以及审批表
3.1终止订单
财务部确认不接受此单，PMC回复客户以及销售部
财务授权人+PMC+销售经理
回复客户不能接受此单的原因（电话+邮件+传真）
报总裁/总经理审批
客户订单
4、订单转换
PMC把订单转换成正式评审单
严格按照客户订单的内容解读清楚，不得遗漏，不清楚或不确定的立即向客户确认（内容包括：
型号、规格、数量、单价、交期、包装方式、付款方式、运输方式、标贴内容、型号、模具条款等）
将解读清楚的客户订单中包含的所有内容转换成标准格式的生产通知单。
正式评审单
5、订单审核
具体操作见订单审核流程
业务主管+总经理
见子流程
6、客户订单确认
客户订单签字、盖章、回传客户
业务+客户
订单评审确定的交期
授权人签字+盖章
回传
7、下生产通知单
业务下生产通知单二份给生产中心
PMC+业务人员
打印2份生产通知单，给业务主管签字，传递给生产中心文员
生产中心文员交生产中心经理签字，待确定内容以联络单随时修正
2份：
业务部收回1份，生产中心1份
正式生产通知单
8、出货
8.1:
PMC与客户/业务人员确认交货数量、时间、地点、联系人
业务+PMC+财务+仓库
出货前1小时
业务开出库申请单，通知库房。
B:
仓库货物准备和包装好相关物料好，库房需见财务签字（或总经理授权人）审核通过后，财务审核同意后方可出货
C:
业务部提供准确的地点，联系人、时间、数量（方式：
电话、MSN、QQ、邮件）出派车单给仓储部安排出货
附件：
客户资料及评审表
生产通知单
出货单
出库申请单
9、跟进及回款
9.1业务与客户确认货物是否已到
业务（客服）+客户
跟进送货过程，直到客户确认收到货物
回款由业务员全权承担责任，业务部配合
客户资料
9.2业务每月10号前完成于客户的赏月对账并与财务确认，并协助销售员以及财务收款（大客户除外）
业务+客户+财务
每月10号前
签字、盖章给客户，并抄给销售员（方式：
传真复印）
客户签字、盖章回传
对账单统一模版
三、订单审核（子流程）
1、评审表
PMC根据客户订单制作评审单
PMC+业务
2小时
评审单、工程总表
2、生产中心
PMC将评审单交给仓库文员，并发电子文档给生产文员，仓库文员根据评审作出欠料表
PMC+仓库文员
审阅订单
评审表上签字，注明时间
评审单、评审表、欠料表
3、产品部确认
PMC将评审单给工程确认
PMC+产品部主管
确认型号匹配，产品规格
新产品总表
4、清物料
仓库中心文员将评审单、评审表和欠料表给仓库主顾安排清查物料，要求在3小时内将单返回生产文员
仓库中心文员+仓库主管
清查订单物料，数量、颜色、包装材料
物料标识卡
5、采购确认
生产中心文员将评审单和欠料表给采购部主管，要求在2小时内回复交期
仓库中心文员+采购主管
确认交期
附件评审单、评审表、欠料表
6、采购生产部确认交期
生产文员将评审单及欠料表给采购生产主管，生产主管0.5小时内回复生产交期，批注在评审单上。
0.5小时
安生产计划排程确认交期
评审表物料交期表
7、业务部
订单评审过程中有不明确处，统一由生产中心文员与PMC沟通
PMC+仓库中心文员+采购员
即时
及时沟通，信息传递无误
四、返修产品流程
1、客户投诉处理回复报告：
PMC依据客户投诉处理回复报告，跟进客户送回返修品
PMC+生产中心
处理要及时
2、下返修单：
PMC根据客户投诉处理回复报告下返修单（大批量）或内部联络单（小批量）到生产中心
PMC+生产中心文员
生产中心文员将返修或内部联络单下发到仓库/采购/品质/财务/生产部
3、检测分析：
品质部对返修产品进行检测分析
品质主管+PMC
将不属于本公司生产的产品原样退回仓库
品质部的报告要详细，全面的反馈给业务部
4、工程方案：
工程部根据品质部检测报告直至返修方案
难以解决的方案与其他部门讨论
5.1、清查物料：
仓库清查物料
生产中心文员+仓库主管
根据返修单或内部联络单清查物料
5.2、采购确认：
采购确认所缺物料交期
生产中心文员+采购主管
采购物料与原订单一致
6、生产返修
生产部将品质部分析后的不良品根据工程返修方案及时进行返修
生产中心+PMC
双方约定
30分钟确认产品返修交期
不清楚细节及时与业务部沟通
7、入库
返修品入库，仓库主管通知跟单员出货
仓库主管+PMC
产品型号、数量核对
五、对账流程
1、出库单接收
仓库接到送货签收单后，一份交财务存档，再复印一份给业务部主管（或大客户主管）
仓库+业务部主管+财务
随时
将送货单及时整理好，无漏单，随时交给业务部及大客户部
业务部将送货单附在订单上
同时给财务一份
2、对账单制作
PMC根据仓库提供的送货单及收款清单制作对账单
业务部主管+PMC
每月3号前
将不同客户的对账单分发给相应的业务
按统一的对账单模版准确制作对账单，金额前面需带金钱符号
由业务部主管将所有对账单统一交给财务
对账单模版
3、对账单审核
财务对业务制作的对账单进行审核、盖章
业务+财务
每月4号之前
单价正确，送货单无漏打，错打，对账单有误返回业务部修改
确认无误之后盖章传递给PMC
业务员的客户由业务员先确认签字再传递到财务
4、客户确认对账单
业务将盖章的对账单传递给客户
将对账单传真给客户对账联系人
确认对方是否有收到传真及回传时间
5、对账单签回
客户将确认好的对账单盖章签字回传给业务
客户+业务
每月10日前
对账单一定要客户的盖章回传
放账超过5万以上的需对账单原件
将回传的对账单复印二份，财务，业务员各一份，一份存入客户档案袋
六、大客户订单流程：
1、客户订单
业务接收客户订单
业务+采购
10分钟（传真）
回复客户订单已收到
2、工程确认
业务+工程师+PMC
注意客人质量要求，产品型号，颜色
3、制作评审单
业务将客户订单转换评审单
产品规格型号与订单不相符的与客户及时沟通
按生产通知单模版对订单转换，要求准确、清晰、全面
PMC在评审单上签字，要求转换的评审单与第一次给业务确认的订单一致，如不一致需知名
D:
评审单给业务主管签字，确认评审单是否与工程确认一致，订单是否清楚
E:
评审单给产品采购中心经理签字
F:
将工程确认的老款下评审单，未确认新款继续查找匹配，确认好继续添加再确认交期（只限30款以上）
生产通知单模版
4.1、仓库清物料
仓库中心文员将评审订单、评审表及欠料表送仓库清查物料
PMC中心文员+仓库主管
OEM，消费类订单需由仓库中心文员制定欠料表（五款以内需制做）
仓库主管接评审订单后，先在评审表上签字接受时间，并安排仓管员清查物料
仓管员将库存数量准确填写在欠料表上
仓库主管在评审表上写明意见，并签订完成时间
评审订单、评审表、欠料表
4.2采购确认
仓库中心文员将评审单给采购主确认物料交期
仓库清完料后30分钟
采购主管线在评审单上签订接收时间，再安排各采购员将评审单视同全采购与供应商交期
生产中心文员待仓库清完库存后，将评审单及欠料表复印4份，1份送工程主管设计标贴，另3份送交采购主管。
采购主管先在评审表签订接收时间，再安排各采购员与供应商询问交期
采购主管各采购员的信息综合分析后，再评审表分类注明到料时间，并签订完成时间
采购收到评审单即可采购物料，采购合同供应商确认需交给财务
评审单、评审表、欠料表采购合同
5、采购主管确认
仓库中心文员将评审订单，评审表及欠料表送交生产主管确认生产交期
仓库中心文员+PMC主管
生产主管根据现有生产计划、生产订单的难易程度，物料到货期估计交货期，并再评审表注明交期，然后签定时间
评审订单、评审单、欠料表
6、回复交期
生产中心文员将交期给生产中心经理审核，回复PMC交期，PMC再跟客户协商交期
仓库中心文员+PMC
及时
生产中心文员将评审表给生产中心经理确认填写最终交期后，回复PMC
生产中心文员将评审订单，评审表整理存档，并将欠料表的内容整理后输入电脑保存（五款以内无需录入）
PMC跟客户协商交期，若有问题及时与生产中心经理协商
7、下正式生产通知单
业务跟客户协商好交期后下正式生产通知单
业务+仓库中心文员
业务先将2份生产通知单给业务主管签字
业务再将签好字的生产通知单给产品资源以及PMC部经理签字，之后PMC保留一份，仓库中心保留一份
业务生产通知单给生产中心文员分发各部门主管（具体分发数量为财务1份，采购1份，，品质1份，，仓库一份），各部门主管统一在有业务经理签字那份上签字，此份由业务文员保留
仓库中心文员将欠料表打印三份给采购部主管，采购主管分给各采购员填写具体采购数量、供应商、到料日期。
填好后再交由生产中心文员整理录入电脑后发给采购、仓库、生产、品质。
生产通知单，整理后的欠料表
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