采购协调.docx

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采购协调

ContractTitle合同标题

ShanghaiSeccoPetrochemicalCompanyLimited

上海赛科石油化工有限责任公司

IntegratedProjectManagementTeam

一体化项目管理组

Caojing,Shanghai,PRChina

中国上海漕泾

DocumentTitle文件标题

ProcurementCoordinationProcedure

采购协调程序

PR-00-PIJ-PO-0008

A00

Approved已批准

KongXQ

28/3/03

AndyF

28/3/03

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ThisDocumentisOwnedby本文件持有人

KongXiaoqiang/AndyFerrier

IPMTAuthority

IPMT授权批准

SECCOProcurementCoordinationProcedure

赛科采购协调程序

1.0PURPOSE目的

ThisProceduredefinestheprocurementorganization,scopeandoperationalinterfacesfollowingSECCOIPMTre-organizationinpreparationfortheProjectenteringintotheExecutePhase.

本程序对赛科项目进入实施阶段、在IPMT机构重组后的采购方面的组织机构、工作范围和执行界面管理等进行了规定。

2.0Background背景

TheIPMTOrganisationwasbasedonamatrixofFunctionalDepartmentsandProjectExecutionteamsreportingtotheSECCOProjectDirectorandDeputyProjectDirectoruptothetimeEPCandEP+CContractswereawarded.TheFunctionalDepartmentscomprisedHSE,Implementation,Technical,Construction,ProjectControls,ProcurementandAdministration,eachheadedbyaDepartmentDirectorandDeputyDirector.

在EPC和EP+C合同签定之前，IPMT组织由各职能部门和项目执行团队混合而成，它向赛科项目的主任和副主任报告。

所称职能部门包括HSE部门、实施部、技术部、建设部、控制部、采购部、行政部，每个部门由部门主任和副主任领导。

ThefiveProjectTeamscomprisingOlefins,Styrenics,Polyolefins,AcrylonitrileandOSBLareeachheadedbyaProjectManager,reportingdirectlytotheImplementationDirector.EachProjectTeamcomprisesrepresentativesoftheFunctionalDepartments,whohaveadirectreportingrelationshipwiththeirrespectiveProjectManagerforday-to-dayactivities,inadditiontoacomplimentaryrelationshipwiththeirrespectiveFunctionalDepartmentDirectortoensurecompliancewithSECCOpoliciesandproceduresandforconsultationonmattersoffunctionalexpertise.

五个项目组包括烯烃，苯乙烯、聚烯烃、丙烯腈和公用工程，一个项目经理负责领导一个项目组，向实施部主任报告。

每个项目组含有各职能部门的代表，这些代表负责向各自的项目经理报告每日工作活动，从而达到项目目标。

这不但使他们与各自的职能部门主任可以保持密切的联系，也使他们帮助各自的项目经理遵守赛科的政策和程序，并且可以就具体问题询问职能专家

AtentrytotheExecutePhaseoftheprojecttheIPMTischangingitsstructuretobemoreeffectiveforthedetailedengineeringandconstructionphase.

随着项目步入执行阶段，IPMT正在进行结构调整，使详细设计和施工阶段的工作更有效地进行。

TheIPMTwillcontinuetobeledbyaProjectDirectorandDeputyProjectDirectorwhoareaccountabletotheSECCOBoardofDirectorsfortheoverallexecutionoftheProjectinaccordancewiththeapprovedgoals,strategiesandSECCOpolicies.TheIPMTwillbeorganizedintofourprimarygroupscomprisinganEPCImplementationTeam,CoreFunctionalDepartments;aSupportOrganizationwithservicesprovidedbyAMEC;andanAssuranceTeam.

IPMT将继续由项目主任和副主任领导，他们根据已批准的目标,策略和赛科政策,就项目的总体执行向赛科董事会负责。

IPMT将被整合为四个主要部分，包括一个EPC执行组；核心职能部门；一个由提供服务的AMEC支持组；和一个保证组。

TheEPCImplementationTeamwillbetheprimarybodyaccountablefortheexecutionofthedetailedengineering;construction;andcommissioningassistance.ThisteamwillbeledbyanEPCDirectorreportingtothePD/DPD.ReportingtotheEPCDirectorwillbetheProjectManagersforthefivepackagesandfoursupportgroups:

ProjectCoordination;ProcessTechnology;Construction;andEngineeringServices.EPCImplementationTeamwillbeaccountablefortheexecutionoftheprojectinaccordancewiththeplans,strategiesandspecificationsdevelopedfortheProject.OnsignificantEPCmattersthetwoProjectDirectorswillworkdirectlywiththeEPCDirectortoapproveExecutionStrategies,EngineeringandSpecificationmatters.AlsoaspartoftheImplementationorganizationsupportingtheEPCDirectorbutreportingdirectlytothePD/DPDwillbethefunctionsofProcurement,Controls,AdministrationandHSE.

EPC执行组是主体，负责详细设计的执行，施工和调试协助。

由EPC主任领导，并向项目主任和副主任汇报。

五个包的项目经理和四个支持小组：

项目协调；工艺技术，施工和设计服务，向EPC主任汇报。

此EPC执行组根据迄今为止项目已制订的方案，策略和规范负责项目的执行。

对于重要的EPC问题，两个项目主任将与EPC主任共同批准设计和规范。

同样，作为执行组的一部分，采购，控制，行政和HSE等核心职能部门不但要支持EPC主任而且要直接向项目主任和副主任汇报。

The“SupportOrganization”undercontractfromAMECwillprovidespecificservicestotheIPMT,whichwillinclude:

支持组将由AMEC担当，为IPMT提供各种具体的服务，包括：

∙DocumentManagement文件管理

∙MaterialsManagementControlSystem（onnon-EPCcontractsoftheProject）材料管理系统（项目的非EPC合同部分）

∙QualityManagementSystemsandAssuranceand,质量管理系统和保障与，

∙OtherservicesincludingtheprovisionofanumberofpeopletoworkdirectlyintheotherpartsoftheIPMT.其他服务，包括提供在IPMT其他部门工作的人员.

TheAssuranceTeamwillbeledbyanAssuranceDirector,whowillhavesixdirectorsreportingtohimandwithspecificresponsibilitiesfor:

保证组由保证主任领导，接受六个主任的汇报和负责以下具体工作：

∙Engineering设计

∙Procurement采购

∙Construction施工

∙Controls控制

∙ProjectManagement项目管理

∙HSEQAssurance健康,安全与环境质量保证

TheroleofthisorganizationistoprovidesupporttotheIPMTandassurancethattheSECCOprojectmeetstheprojectobjectivesinaccordancewithallBoarddirectives.TheteamwillreporttotheBoardanyareaswheretheIPMTisnotincompliancewithSECCOprocedures,implementationstrategiesorwithBoardapproveddirectivesfortheIPMT.TheAssuranceteamwillhavetheauthorityandfundingtoconductindependentreviews/auditsandifnecessarytointerveneorstopactivitiesthatwillhavethepotentialtocausedamagetotheSECCOprojectorthereputationoftheSECCOshareholders.

此小组的职责是为IPMT提供功能上的支持，保证赛科项目达到项目的目标和所有董事会的指示。

在任何方面IPMT与赛科程序、实施策略或与董事会作出的指示不一致时，小组将向董事会进行汇报。

保证组有权利和资金来进行独立的审查/审核，如有必要，介入/暂停任何可能对赛科项目或赛科股东的声誉造成损害的行为。

3.0PROCUREMENTORGANIZATION采购组织结构

3.1ForFunctionalProcurementorganization（includingProcurementCoreTeam,i.e.ProcurementDepartment,IntegrityAssurance,MaterialManagementteamandcontractsandprocurementspecilistsembeddedinProjectTeams）,SeeAttachment1:

FunctionalProcurementOrganizationChart

对于采购功能组结构（包括核心采购组即采购部、一体化保证、材料管理和项目组内的采购专家和合同专家），详见附件1：

采购功能组机构

3.2ForAssuranceProcurementorganization（ProcurementAssuranceTeam）,SeeAttachment2:

ProcurementAssuranceOrganizationChart

对于采购保证组机构（采购保证部），见附件2：

采购保证组机构

4.0PROCUREMENTOBJECTIVES&GOALS采购目标

TheProjectTeams,ProcurementDepartmentandProcurementAssuranceTeamshallworkcloselytodeliverthefollowingSECCOProjectGoals:

各项目包、采购部和采购保证部将紧密合作，以实现赛科的以下共同目标：

HSE

Ø0fatalities

Ø0死亡事故

Ø<0.10DAFW（per200,000hours）

Ø<0.10DAFW（每200,000小时）

Ø0reportableHSEincidentstooutsideagencies/regulators

Ø0个要向外界机构/管理部门汇报的HSE事故

Operatingcosts运行成本

ØCommitment=FSRLevel

Ø承诺=FSR级

ØStretch=–5%belowFSR

Ø扩展=低于FSR–5%

Reliability可靠性

ØCommitment=93.6%OperatingFactor

Ø承诺=93.6%运行指数

ØStretch=95%OperatingFactor

Ø扩展=95%运行指数

Cost成本

ØCommitment=2.385BUSD/19.7BRMB

Ø承诺=2.385BUSD/19.7B人民币

ØStretch=2.100BUSD/17.4BRMB

Ø扩展=2.100BUSD/17.4B人民币

Schedule进度计划

ØCommitment=May,2005beneficialoperation

Ø承诺=2005年5月开始盈利性运营

ØStretch=March,2005beneficialoperation（MCtargetDec’04）

Ø扩展=2005年3月（MC目标为2004年12月）开始盈利性运营

Quality质量

ØPremiumQuality一流品质

5.0PROCUREMENTACTIVITIES采购活动

5.1Keyactivitiesof“theFunctionalProcurementTeam”includetendering,contractnegotiation/preparation,inspectionsurveillanceofequipment/materials,materialscontrolsandrelatedactivities.CoreProcurementTeamconsistsofthreemaingroups:

Procurement&Contracts,MaterialsManagementandIntegrityAssurance.TheProcurementSpecialistsembeddedinProjectTeamswillfocusoncarryingoutdailyprocurementadministrationaccordingtoapprovedprocurementpolicies,strategies,philosophies,proceduresandcontractstermsandconditions.FordetailsseeAttachment3.

“采购职能组”的主要工作包括招投标、合同谈判与准备、设备材料的检验、材料控制及相关活动。

采购部工作主要包括3部分：

采购与合同；材料控制和一体化保证。

项目包内的采购专家侧重于按照已批准的采购政策、策略、流程和合同条款进行日常采购管理工作。

详见附件3。

5.2ActivitiesofProcurementAssuranceTeamshallfocuson:

1）SupportingalltheaboveactivitiesofFunctionalProcurementTeam;2）ProvidingassurancethatprocurementactivitiesareincompliancewithapprovedSECCOpolicies,strategies,philosophiesandprocedures;3）Identifying,assessingandmanagingormitigatingissues/risksbeforetheyimpactontheProject.FordetailsseeAttachment4.

采购保证组的主要工作有：

1）支持采购职能组的上述工作；2）对采购工作符合赛科已批准的政策、策略、流程提供保证；3）在问题/风险影响到项目之前，确定、评估、管理或减轻这些问题和风险。

详见附件4。

6.0INFORMATIONMANAGEMENT/REPORTING信息管理/报告

6.1ProcurementSpecialistsinCore&ProjectTeamsshallprovideweeklyandmonthlyreport,regularreportoncontractandequipment/materialsstatustoProcurementDepartmentandProcurementAssuranceDirector.AnysignificantHSE,Quality,ScheduleandCostissueswillbereportedimmediatelyonacasebycasebasis.

各项目包和采购部的采购人员向采购部领导和采购保证部主任提供周报和月报，以及定期提供合同和设备/材料执行状态。

涉及重大HSE、质量、进度和成本的每件问题都应迅速报告。

6.2采购部成员向采购部主任/副主任提供周报和月报，并抄送采购保证部主任。

MembersofProcurementDepartmentwillprovideweeklyandmonthlyreporttoProcurementDirectorsandcopytoProcurementAssuranceDirector.

6.3采购保证部成员向采购保证主任提供周报和月报，并抄送采购部主任/副主任。

MembersofProcurementAssuranceTeamwillprovideweeklyandmonthlyreporttoProcurementAssuranceDirectorandcopytoProcurementDepartmentDirectors.

6.4对于涉及重大HSE、质量、进度、成本的采购问题，采购部、采购保证部和各项目包应互相通知，达到及时的信息共享。

ForanysignificantHSE,Quality,ScheduleandCostissues,ProjectTeams,ProcurementDepartmentandProcurementAssuranceTeamshallinformeachothertoassuretimelyinformationsharing.

7.0Meeting会议制度

7.1ProcurementDirectorsandProcurementAssuranceDirectorshallholdameetingatleastonceaweek,todiscussimportantprocurementissuesandpossiblerisk