JSERP3采购操作手册Word格式.docx

JSERP3采购操作手册Word格式.docx

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如果按下放弃按钮，当前记录则不被删除。

保存编辑内容

在编辑状态下，点击按钮或使用快捷键F10将增加、修改或复制操作输入的数据保存起来。

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刷新

在浏览状态下，点击按钮或使用快捷键Ctrl+R将刷新数据表。

在多用户状态下，可能有多个用户同时对同一个数据表进行操作，您当前浏览的资料很有可能已被其他用户所修改，在当前显示的界面上并不会马上刷新出来，但这时您如果执行了“刷新”操作，就会使显示的内容与实际数据表中完全一致。

相关功能

为了便于用户您进行快捷操作，在JSERP3.0系统的各功能模块中都提供了与本功能相关的一些功能列表，您只需点击按钮，系统将会弹出一个与当前功能相关的功能列表，根据需要，从中选择一个功能以获取所需的其它详细信息。

相关功能的设置可以由您自由设置，通过右键菜单“增加\删除相关功能”进行设置。

计算器

您在系统的任何一个功能模块中，如有需要使用计算器时，都可以通过点击按钮或使用快捷键F2打开计算器功能

帮助

使用“在线帮助”图标和F1键都可以获得帮助信息。

关闭

点击按钮或窗口右上角的

按钮或使用快捷键Ctrl+Q将关闭当前的功能模块。

1基础数据

采购基础数据是对采购进行计划、组织、管理、控制、协调的前提工作，在JSERP3.0中主要包括对以下一些信息的整理和维护

1.1采购价格表维护

【功能简介】

采购价格表定义企业向供应商采购原材料的单价。

在此之前必须进行物料类别维护、物料基本信息维护、供应商维护、货币维护。

在编制采购订单、采购收货单和采购结算单时，采购价格表中的价格可以作为物料的缺省价格。

通过设置系统参数CGU016=N，也可以控制在上述环节物料的采购价格只能为采购价格表中的价格。

【功能路径】

采购\基础数据\采购价格表维护

【操作说明】

添加新价格表：

点击添加

，系统自动进入数据编辑页面。

输入价格表编号、价格表名称、起止时间、物料及其价格信息。

各主要栏目的含义与操作注意点见栏目说明。

调整有效期：

选择需要作调整的价格表，点击

可以把价格表的起止日期进行修改。

定位到物料：

点击调整有效期右侧

，输入物料编码，可以在物料比较多的时候进行快速定位到物料。

【栏目说明】

价格表编码：

用来区别不同的价格表。

必须维护，编码不能超过8位，系统将自动填入供应商维护中的价格表栏目，采购订单维护时根据所选择的价格表自动取价格信息。

价格表名称：

价格表的名称。

必须维护，最长为40个字符。

期号：

区分调整前后的采购价格表。

保持价格表编号不变，修改价格表内容，保存后系统自动产生，不同期号的相同价格表有效期不可以重合。

供应商：

价格表对应的供应商。

空缺时表示对所有供应商有效

起始有效期：

价格表起作用的开始时间

终止有效期：

价格表起作用的结束时间

含税价格：

价格表中定义的物料的价格。

其中税率取值来源于物料类别维护。

【注意事项】

1.2查询采购价格表

查询维护过的价格表中的价格信息，可以按采购价格表编码、物料编码、物料类别、供应商编码、参考日期等条件进行查询。

以物料编码为条件可以进行比价。

采购\基础数据\采购控制参数维护

正确填写或选择查询条件。

然后点击

，系统将把符合条件的价格表中的价格信息在查询统计结果中显示。

参考日期：

设置此条件后，只显示参考日期内有效的价格表的价格信息。

默认为当前日期。

排序方式：

多条记录在查询统计结果中显示的先后顺序的规则。

可以按价格表编号和按物料编码两种方式。

2采购申请

2.1采购申请单维护

维护各部门的需求的申请和审批。

各部门根据实际采购或外协需要填写申请，然后提交审批。

通过审批后的请购单，调度后可生成采购订单。

采购\采购申请\采购申请单维护

申请维护：

申请部门的操作人员，进入功能菜单，点击

，切换到申请明细子页面（如下图）

，申请单号已经根据采购控制参数设置的模式自动产生，也可以手工指定单号，选择申请提出的部门、填写申请人、申请时间、工厂、申请物料、需求日期、需求时间、制令号等内容。

然后保存

。

栏目含义及维护注意事项见栏目说明。

申请提交：

保存之后的采购申请单，应该提交审批。

点击

进行提交，弹出对话框如下：

填写处理意见，选择下一步，进入如下界面

选择审批执行人员。

具体方法是先在可选岗位\人员的列表中把光标定位到岗位，然后在右侧需要提交的上级审批人员前面的方框里打上勾，此刻在下方的已选中执行人中将显示您已经选择的执行人。

选好后点击完成，则提交成功。

申请审批：

采购申请审批人员进入功能界面，在列表页面选择需要进行审批的申请单，切换到申请明细页面。

系统弹出如下界面：

填写意见后，选择下一步，系统将提示工作流已经结束，点击完成确认审批，审批通过。

其他处理可以点击

后面的小三角星进行选择，具体含义参见约定部分的工作流约定。

申请部门：

提出采购申请的部门。

通过设置CGU020=申请部门清单,可以控制申请的部门。

需求日期：

表示什么时候要用这些物料。

需求数量：

申请部门对指定物料的需要量。

2.2请购单调度

为已经通过审批的请购单指定或更改采购的供应商和负责采购的业务人员。

如果存在多个采购部门，也可以指定或更改负责采购业务的部门。

与调度相关的，可能需要对请购单进行合并、拆分以及调整需求数量和需求日期等。

本处调度的请购单一般有三种源头：

1.采购申请单审批通过之后的请购单；

2.物料需求计划产生的并确认后的计划请购单（外协单）；

3.由采购计划产生的请购单。

请购单经过调度之后就可以按它来开采购订单。

采购\采购申请\请购单调度

查询需要进行调度操作的请购单：

一般情况下，进入功能界面之后系统会把所有需要进行调度处理的请购单都在查询统计结果中显示出来。

通过设置请购单号、物料编码、申请日期、需求日期、制令号、供应商编码，采购员、类型等等条件，点击查询统计执行按钮

，可以对显示的请购单做筛选。

调度：

选择查询结果中的一条或者多条记录（选择连续的多条可以借助shift键来实现，选择非连续的多条可以借助ctrl来实现）。

单击

，弹出调度窗口。

选中设置供应商，可以指定或者更改供应商；

选中设置采购员，可以指定或者更改采购员；

选中设置采购部门，可以指定或者更改采购部门。

点击确认后，完成调度。

调整：

选择查询结果中的一条记录，单击

弹出调整窗口，可以调整采购申请的需求时间和需求数量，必要的时候还可以变更订货类型，如：

把外购调为外协。

拆分：

弹出拆分窗口，可以指定新拆分出来的请购单的数量、供应商、采购员以及采购部门。

拆分形成的请购单与正常形成的请购单没有差别。

合并：

择查询结果中多条记录，单击

弹出合并窗口。

合并后的请购单的编号只能选择合并前的多个请购单中的一个请购单的编码。

合并过程中可以修改请购单的供应商、采购员、采购部门、需求日期等属性。

只有物料相同、制令号相同、制造工厂相同的请购单才可以合并。

替代：

选择查询结果中的一条记录，点击

弹出替代窗口，可以选择制造标准中维护好的替代物料信息来取代申请的物料。

关闭：

将不需要再执行的请购单手动关闭，关闭后将无法再以此生成采购订单。

关闭的方法是选择一条或者多条需要关闭的请购单，点击

即可。

批量关闭：

实现系统整批关闭已经生成采购订单的请购单。

，已经完全生成采购订单的请购单将不再显示。

状态：

作为查询条件可以理解为描述请购单是否处于关闭状态，没有关闭的请购单，不管是否下达都处于确认状态，关闭后的请购单则处于完成状态。

请购单的状态除了这两种外还有登记等其它几种，确认状态的请购订单来源于功能简介中描述的几种情形。

下达情况：

指的是调度后的请购单生成采购订单的情况。

‘全部下达’表示整张请购单都已经生成采购订单；

‘部分下达’表示请购单只有部分生成了采购订单；

‘完全未下达’表示还没有生成采购订单。

本查询条件可以为空。

类型：

请购单可能是需要外购的也可能是需要外协的，通过本查询条件可以在显示时很好地区分开来。

关闭后的请购单还可以查看，并进行取消关闭的操作。

查询的方法是将查询条件中的状态设置为‘完成’，然后点击

要查看所有已经关闭的请购单，下达状态设置为空，查看系统正常关闭的请购单，下达状态设置为全部下达。

下达状态参看栏目说明。

取消关闭操作，先将已经关闭的请购单查询出来，然后选择要取消关闭的单据，点击

用户参数CGF013=采购员，定义在请购单中的查询权限，如果设置了等于采购员，则用户只能查到采购员=登录用户的用户名的记录。

如果没有设置，则可以看到全部符合查询条件的记录。

2.3查询请购单

查询已经生成的请购单，主要是采购申请和物料需求计划生成的请购单，可以是申请审批后或计划后的任何状态的请购单。

采购\采购申请\查询情购单

设置好请购单号、供应商编码、物料编码、申请部门等查询条件后点击

主要查询条件含义及作用见栏目说明。

计划类型：

请购单的生成方式，主要对于请购单进行分类筛选。

请购单：

输入起止单号，系统将显示介于两者之间的所有请购单。

2.4查询请购单明细

查询根据需求申请单所生成的一系列的请购单、采购订单的采购收货、入库以及到票情况。

采购\采购申请\查询请购单明细

申请数量：

通过审批的需求申请单上的申请数量。

下达数量：

由需求申请下达为采购订单的采购数量。

到货数量：

对应需求申请进行的采购的收货数量。

入库数量：

对应需求申请进行的采购的收货入库数量。

开票数量：

对应需求申请采购的已开票数量。

3采购订单

3.1采购订单维护

采购订单是记录向供应商订货要求的单据。

采购订单可以根据请购单生成，可以直接人工输入，也可以由采购协议下达生成。

采购\采购订单\采购订单维护

直接添加：

对于不使用主生产计划、采购申请、需求计划、采购协议的情况以及在企业上线之初可以采用直接添加的方法维护采购订单。

维护的具体操作是，进入功能模块点击

然后正确维护订单的内容，然后

主要栏目含义及操作注意点参见栏目说明。

按请购单开：

按请购单的调度情况来开，操作比较简单，点击

，系统将弹出如下对话框

通过设置供应商、采购部门、采购员、采购类型等条件可以查询出还没有生成订单的已确认、调度的采购申请单（在分组页按供应商进行分组显示）。

在分组页

中选择要维护订单的供应商，切换到请购单页，如果需要可以修改和填写下达数量、含税价格等内容（一般不做修改，而且下达数量和含税价格不允许为空）。

维护完毕后点击

，系统自动生成一张采购单。

如果要将某供应商对应的请购单全部下达生成采购订单，可以点击

，然后确认。

如果只想将请购单的部分下达生成采购订单，则可以点击

，然后将要下达的请购单的下达数量填入，确认保存即可。

采购协议下达：

采购协议下达是生成采购订单的另外一种途径，通过维护采购协议，然后进行采购协议下达可以直接生成采购订单。

具体操作在‘采购\采购申请\采购协议下达’中进行。

对下达后的订单可以做修改。

采购订单确认：

只有通过确认的采购订单才能算得上是有效的采购订单，才能执行。

确认的方法很简单，查出需要确认的订单，然后点击工具栏右上侧的

按钮，当列表中的数据的背景色变成蓝色时，表示确认成功。

生成价格表：

根据订单的价格生成价格表信息，写入价格表中作为以后采购的价格依据。

采购订单送审：

根据要求将不满足直接确认条件的采购订单送交相关部门审批，主要有这样几种情况：

1.系统参数CGU011=N控制不可直接确认；

2.参数CGU013=N，高于红线价格不能确认；

3.参数CGU012=N订单总限额超过采购控制参数中设定的最低评审限额，无法确认。

送审的方法是选择需要送审的采购订单，点击

系统将自动进入订单评审界面。

正确维护好评审单的各项内容，主要包括送审类别、送审人、送审日期、送审原因、会签部门等信息。

维护完毕后，保存

、提交工作流

即完成送审。

采购订单号：

用于区别不同的采购订单。

编号不能重复，系统自动生成，也可以自行修改。

物料被需要的时间，有订单需求时间和物料需求时间。

前者与订单对应作为物料的默认需求时间，影响采购催货。

物料的对应的需求时间可以和订单对应的需求时间不一致。

采购价格表：

本订单使用的价格表。

信息来源于采购价格表维护。

供应商编码：

采购订单的供应商。

结算方式：

转账表示货和款不是同时到达，现款表示货和款同时清，寄存表示等耗用发生后根据耗用来与供应商结算。

采购类型：

系统中外协和外购都是从采购订单走，采购类型用来区分是外购还是外协。

供应商订单号：

供应商的销售订单号。

换算系数：

辅助计量单位与主计量单位的比例关系，来源于替代计量单位维护。

含税单价：

数据来源于采购价格表维护，可修改，CGF009=Y\N表示是否禁止修改按请购单生成的采购订单。

如果设置为N或者不设置，表示可以修改；

否则不可以修改。

CGF004控制价格是否含税。

计划到货日期：

物料预计的到货时间。

供料标志：

对于外协业务供料与否的标注。

对于采购类型是外协的根据物料计划信息自动取，可修改。

制令号：

目的在于将物料对应到具体的主生产计划上。

订单其他内容：

订单关于送货方式交货地点等信息的记录。

在订单维护保存之后进行记录。

3.2外协订单物料清单维护

用来确定某一指定供料外协订单的发料信息，包括发什么物料和发多少？

在维护本功能之前需进行采购订单维护、产品结构维护。

外协订单物料清单的维护将影响外协发料通知单、外协耗用登记。

采购\采购订单\外协发料清单维护

在外协订单明细页

根据采购部门、物料类别、物料编码、供应商编码、采购员、外协订单号、起始和终止需求日期等条件，筛选出要维护的外协订单。

切换到

页面：

如果已经维护好了该外协物料的产品结构，系统将自动根据外协订单和产品结构产生需要发的物料清单。

如果没有维护产品结构，则可以通过添加

来维护，正确填写物料编码、需求日期、需求数量等信息，然后保存

如果需要对系统自动生成的物料清单进行修改，可以通过修改

来实现。

物料编码：

外协发料发出给供应商的物料编码，一般是外协件的下层物料。

指该物料什么时候必须发给供应商。

对于当前订单需要给供应商发送多少该物料。

发放工序：

针对转包工序而言，定义发放的时间。

副产品：

外协时产生的附加产品，在此维护或者在产品结构中维护，打上标记后将按副产品管理方式进行管理。

3.3采购催货

采购订单下达给供应商后，要对采购订单的执行情况进行跟踪。

对于缺货的采购订单、近期应到货的采购订单、过期未到货的采购要催促供应商及时交货、补货，以避免采购供应不及时而延误生产。

采购催货就是为实现这种监控而提供的。

采购\采购订单\采购催货

进入功能模块，填写、选择查询统计条件。

执行即可。

主要查询条件及栏目含义参见栏目说明。

缺货的采购订单：

指已到货数量小于订单需求数量的采购订单。

近期应到货的采购订单：

指计划到货日期在指定天数内的尚未到货的采购订单。

过期未到货的采购订单：

指计划到货日期的过期天数在指定天数内的尚未到货的采购订单。

已到货数量：

已按相应采购订单开出了收货单的数量。

物料在相应采购订单中已经收货入库的数量。

欠交数量：

物料在相应采购订单中的订货数量减去入库数量。

定义在查询统计结果中显示记录的先后顺序。

3.4采购订单关闭

确认状态的采购订单已经全部收货或因为其他某种原因需要提前终止，应该进行采购订单关闭。

采购订单关闭功能用于将采购订单及其明细的状态从确认改变为关闭。

关闭后的采购订单即使没有完全完成（到货）在做物料需求计划时不再当作未结采购订单考虑。

采购\采购订单\采购订单关闭

关闭订单：

进入功能界面，设置订单号、采购类型、物料编码、供应商编码等等查询条件后，点击

，把需要关闭的采购订单查找出来。

然后选择需要查询结果中的一条或多条采购订单，点击

刷新后关闭的订单不再显示，可以对全部收货、部分收货、全部未收货的已经确认的采购订单进行关闭。

查询条件各主要栏目的含义见栏目说明。

批量关闭订单：

按钮，系统将采购订单中全部物料已经收货或全部明细已经关闭的采购订单的状态置为关闭状态，对其中未关闭的采购订单明细其状态也置为关闭。

取消关闭：

取消关闭是关闭的一个反向操作，将查询条件中的‘状态’设置为完成，可以查看已经关闭的采购订单，选择需要取消关闭的单据，点击

，即可将已经关闭的订单重新置为确认状态。

订单日期：

指开据采购订单的日期。

指订单明细中物料被需要时间。

区分外购与外协。

有确认和完成两种状态，维护好的订单确认之后只要没有关闭都处于确认状态，不管到货情况如何，可以对处于该状态的订单和订单明细执行关闭操作。

完成状态是订单关闭后的状态，可以通过设置状态为‘完成’来查看已经关闭的订单，从而对该类订单执行取消关闭操作。

物料类别：

使显示同一物料类别的所有订单和订单明细。

3.5查询采购订单

查询采购订单功能用于查询向供应商的历次订货要求及执行情况。

采购\采购订单\查询采购订单

设置查询条件（可以全部为空），然后点击

执行如上操作后所有满足条件的采购订单都将以指定的排序方式显示在查询统计结果区域中，默认的排序方式是以订单号排。

主要查询条件栏目的含义及设置方法参见栏目说明。

指定查询结果在显示区的显示先后顺序。

总金额：

订单的物料的总金额。

查询结果中不同状态的采购订单的底纹颜色不同，白色为初始状态，蓝色为确认状态，黄色为完成状态。

3.6查询采购订单明细

查询订单内的采购物料明细的执行情况。

采购\采购订单\查询采购订单明细

进入功能界面，设置好查询条件，点击

系统将显示满足条件的所有记录。

已开收货单数量：

已按该采购订单开出了收货单的数量。

已入库数量：

该采购订单已经收货入库的数量。

订单的订货数量减去实际入库的数量。

4采购收货

4.1采购收货通知单

采购收货通知单是在采购到货通过质检部门