河北省保定市文档格式.docx
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号宋体字加粗）
附件八：
科学技术档案归档接受签证单
附件九、竣工图封面
附件十、竣工图标栏格式
建设项目档案工作是项目建设基础工作的重要组成部分。
为规范张石高速公路建设项目竣工文件的编制和项目文件的整理工作，确保归档文件的完整、准确、系统，提高公路工程档案质量，依据国家档案局、国家计委颁布《基本建设项目档案资料管理办法》，交通部颁布的《公路工程竣工验收办法》、《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》、《交通文件材料立卷归档办法》，河北省交通厅颁布的《河北省公路工程竣工文件编制规定》的要求，特制定本办法。
项目竣工文件编制和项目文件整理、归档工作由张石高速公路筹建处负责,组织勘测设计、施工、监理等单位，按谁形成谁整理，谁建设谁管理的原则，根据本办法的要求，完成各自职责范围或合同规定的文件编制和整理工作。
一、张石筹建处总工办负责竣工文件的统筹、规划编制工作，组织各部门完成竣工文件归档、立卷管理工作。
并做好竣工文件的审查和抽查工作，指导、协调总监办、驻地办、各承包商完成竣工资料的编制，组织完成竣工资料归档工作。
二、总监办负责组织对各驻地办、各承包商进行竣工资料的组织、审查工作。
三、各驻地办对所辖承包商竣工文件编制、进度进行日常管理，驻地工程师应组成工作组，逐项审查承包商竣工文件，指导、配合做好竣工文件编制工作；
并组织完成本驻地办竣工文件归档工作。
四、各承包商应建立由项目经理负责，配备专、兼职档案员，落实本单位职能范围内的竣工文件编制、归档工作，并纳入日常管理工作中，要求工程档案工作能够与工程建设同步进行，确保竣工文件的完整、准确与系统。
项目施工及调试完成后，施工单位、监理单位应根据工程实际情况和行业规定、标准以及合同规定的要求编制项目竣工文件；
竣工文件由施工单位编制，监理单位负责审核。
1．竣工文件应做到全面、完整、准确、如实反映工程真实面貌。
凡是原设计图表涉及的内容，施工、监理、建设管理为建设项目的实施所做各项工作成果均要反映，不得遗漏。
2．归档的竣工文件应完整、准确、系统。
应根据建设项目实际情况，进一步收集所缺少的重要文件；
文件数量未满足合同或协议规定份数的，应按要求复制补齐。
3．对施工文件、施工图及设备技术文件的准确性和更改情况进行核实，并按要求修改或补充标注到相应的文件上。
与施工图有关的设计变更、现场洽商和材料变更可与施工图编在一起，也可以单独组卷，但应由项目主管部门、或建设单位做出规定。
4．归档的竣工文件必须书写工整，字迹、线条清楚，图样清晰，格式统一，签字手续完备。
5．文件材料图幅原则采用A4纸，页边距为：
上边20mm，下边15
mm，装订边25
mm，翻页边15
mm。
6．竣工文件的字体一般采用印刷体字。
手写体用长仿宋体，字迹要工整、清晰。
竣工图表中的线条、文字用黑墨水，不得使用圆珠笔、铅笔书绘。
竣工检测、试验资料应有一份是原件。
7．永久、长期保存的文件书写材料必须采用碳素墨水，禁止使用易褪色的书写材料（如圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水、复写纸等）。
凡由易褪色书写材料制成的资料（如复写纸、热敏纸）应复印并加盖本单位公章保存。
8．每页文件材料必须用阿拉伯数字编号：
单面书印的文件材料标注在右下角；
双面书印的文件材料正面标注在右下角，背面标注在左下角；
标注页号应与卷内目录的页号相对应。
9．施工、监理、建设单位拍的工程照片及音像资料，应分类装入像册（A4规格）。
照片要有文字说明，内容包括：
工程名称、照片名称、拍摄时间。
录音、录像、图片文件须长期储存的，应以光盘介质为主，并附文字说明。
10．竣工文件的排放顺序如下：
（1）、管理资料
首先按主题（问题）分类，如：
质量管理、进度管理、费用管理等，涉及几个方面的综合性文件资料，排在最后一类；
其次，按文件资料产生的时间排列；
然后再按重要程度排列。
（2）、质量检查资料
首先就某一单元工程，按成果资料、中间性资料和原始资料依次分类排列；
其次，按重要资料和次要资料排列。
（3）、工程验收资料
在质量检查资料整理的基础上，依次按类排到相应的扩大单位工程、单位工程、分部工程、分项工程、单元工程。
（4）、材质证明与质量检验资料
首先针对某一材料按检验成果、检验原始记录、材质证明排列，再按材料总类、型号、批次排列。
（5）、施工综合资料
排列顺序为：
开工令，工程技术交底、图纸会审纪要，施工组织设计，施工大事记，施工记录等。
（6）、合同及决算资料
合同及变更，索赔资料，设计变更（按专业、部位、时间排序），工程更改洽商函件（按专业、部位、时间排序），材料代用核定审批件（按品种、型号排序），工程量核定资料，竣工决算。
（7）、竣（完）工验收资料
验收批准书、鉴定书（签证），验收申请，设计报告，监理报告，施工报告，总公司项目管理报告。
各项新建、扩建、改建、技术改造、技术引进项目，在项目竣工时要编制竣工图。
项目竣工图应由施工单位负责编制。
如行业主管部门规定设计单位编制或施工单位委托设计单位编制竣工图的，应明确规定施工单位和监理单位的审核和签字认可责任。
1．竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况。
2．竣工图应能全面、准确反映竣工路线、路基、路面、桥梁、隧道、涵洞、路基防护、互通式立交工程、安全设施等的全部施工实际造型和特征。
竣工图必须按工程实际情况编制，如：
设计变更、现场商洽、材料代用、质量事故处理等，均应在竣工图上反映。
3．发生设计变更的图纸，原则上要求重新绘制，图标中首行写明"
×
竣工图"
，内容为施工单位名称、施工单位编制人、施工单位技术负责人、监理审核人，并在图纸中说明变更依据、原图号、编制日期。
4．凡有一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更的，变更很小且不是主要部位，一般性设计变更和材料代用的图纸，可按以下办法在原图上修改，加盖竣工图章后形成竣工图。
竣工图的更改方法
（1）文字、数字更改一般是杠改；
线条更改一般是划改；
局部图形更改可以圈更改部位，在原图空白处重新绘制。
（2）利用施工图更改，应在更改处注明更改依据文件的名称、日期、编号和条款号。
（3）无法在图纸上表达清楚的，应在标题栏上方左边用文字说明。
（4）图上各种引出说明应与图框平行，引出线不交叉，不遮盖其它线条。
（5）有关施工技术要求或材料明细表有文字更改的，应在修改变更处进行杠改，当更改内容较多时，可采用注记说明。
（6）新增加的文字说明，应在其涉及的竣工图上作相应的添加和变更。
（7）对变更的尺寸数据和文字用平滑的杠改线改正。
（8）对变更的图形和图线用叉线（×
）改正。
（9）若修改处无空白，用虚线（……）指引到空白处修改。
（10）凡修改处、必须注明变更（修改）依据。
5．施工图没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖竣工图章（红色印泥）作为竣工图。
如无空白，竣工图章盖在图标背面；
6．凡结构、工艺、平面布置等重大改变及图面变更面积超过10％的，应重新绘制竣工图并加盖竣工图章。
7．重复使用的标准图、通用图可不编入竣工图中，但必须在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明。
8．竣工图采用A3纸，图幅的短边不得加长，长边加长的长度应为210mm的整倍数，并折叠成A4纸装订，规格必须符合国家标准，用纸优良。
图纸可以按297mm×
210mm或297mm×
420mm折叠；
底图不折叠，平放在专用底图柜内，大于1号的底图也可卷放装筒。
9．编制竣工图总说明及各专业的编制说明，叙述竣工图编制原则、各专业目录及编制情况。
10．竣工图纸的编排
（1）按总体和局部的关系排列。
即总体性、综合性的图在前，局部性的居中，细部的、大样性的图、排后。
如按总体布置图→系统图→平面图→大样图等。
（2）按合同项目工程的单位工程（分部工程、分项工程、子分项工程）分专业立卷。
11．图文混合材料
卷内文件一般文字在先前，图样在后；
译文在前，原文在后；
正件在前，副本在后；
印件在前，定（草）稿在后。
具体为对整个要编制的资料（对象）或整个保管单位的全面情况进行说明或指导的综合性材料，要排在图样的前面；
只是针对本卷内图样进行补充说明或局部性基本原则和要求的，其文字资料排在图样的后面。
12．竣工图的审核
（1）竣工图编制完成后必须经监理单位审核签字，发现不准确或短缺时要及时修改和补齐。
并在扉页上加盖承包商单位公章。
（2）竣工图内容应与施工图设计、设计变更、商洽、材料变更、施工及质检记录相符合。
（3）竣工图按单位工程、装置或专业编制，并配有详细的编制说明和目录。
（4）竣工图应使用新的或干净的施工图，并按要求加盖并签署竣工图章。
（5）一张更改通知单涉及多图的如果图纸不在一卷的，应将复印见附在有关卷册中，或在备考表中说明。
（6）国外引进项目、引进技术或由外方承包的建设项目，外放提供的竣工图应由外方签字确认。
13．竣工图章的使用
（1）竣工图章内容、尺寸如图所示（见附件）。
竣工图章的尺寸为80mm×
60mm，内容为施工单位名称、施工单位编制人、施工单位技术负责人、监理单位及审核人、编制日期。
（2）所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章。
竣工图章的内容填写应齐全、清楚，不得代签。
（3）竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏附近空白处。
根据张石高速公路建设实际情况，竣工文件归档数量为二套。
其中一套为原件。
一、竣工文件整理的基本要求及步骤
1．竣工文件分别由相关部门编制，建设单位汇总（具体见分工目录）。
其中监理资料由驻地办整理，总监办审查后再复印装订成册；
施工单位资料由承包商整理成册，驻地办审查，总监办抽查后，再复印装订成册。
工程实体资料由施工单位与驻地办在施工过程中按规定顺序整理，整理后存放在施工单位，驻地办和施工单位把各自资料的复印件在本单位存档，总监办在工程实施过程中根据计量支付进度随时检查，工程结束，资料完成。
工程实体资料中的所有资料用原件，在其它地方需要的采用复印件。
2．路基工程、排水工程、砌筑工程检测资料按分项划分自然段整理，一本装订不下时，可按桩号从小到大的顺序分几本装订；
路面工程检测资料按结构层划分整理，一本资料可以包括一个或几个结构层；
构造物以每座为单位进行资料整理，每本资料可以包括几个构造物（要注意顺序，从小桩号到大桩号排列），一个大、中桥资料一本装订不下时，可分几本装订。
台背、被交道检测资料附在相应构造物中；
通道、分离立交、匝道检测资料附在相应路基工程、路面工程、桥梁工程等分册中，被交路、匝道竣工图放在竣工图表的相应分册中。
资料排列按施工先后，从上往下排列，如桥台：
基坑开挖检测资料在上，基础浇筑资料在下；
路基：
填前碾压（0层）资料在上，第一层资料在下，第二层资料再往下顺排。
3．竣工文件应有外封皮、内封皮、编制说明（在每册、每分册中）、目录。
外封皮统一定做，内封面要按规定样式打印。
每本竣工文件的末页要附有[备考表]。
4．本规定所列的各种检查记录、试验记录、原始记录表格若不全面，应根据工程实际检测情况从总监办下发的有关表格中选用。
5．本规定未包含的图表，按相应专业规定表式填写。
6．各单位竣工文件编制完成并经审查后，进行归档整理工作。
竣工文件整理要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；
分类科学，组卷合理；
法律性文件手续齐备，便于档案的保管和利用。
7．档案的整理步骤为：
分类---组卷---卷内文件排列---案卷编目---案卷装订----案卷装盒---案卷排列---编制检索工具
1．第一卷
综合文件
2．第二卷
决策和审计文件
3．第三卷
监理资料
4．第四卷
施工资料
5．第五卷
科研、新技术资料
三、
竣工文件组卷要求
河北省交通厅2005年印发了《河北省公路工程竣（交）工验收办法实施细则》，对工程项目竣工文件的组卷提出新的要求：
组卷应遵循公路工程文件材料的自然形成规律和成套性原则，科学分类；
对工程资料整理存档的思路是：
以分部或单项工程为核心，施工、监理对应资料部分开，报验、施工记录、试验报告部分离；
按施工和报验顺序，由分项到分部，到单位工程，进行积累罗列，使项目资料收集、整理与工程建设同步，做到边施工，边整理，达到工程完成结束，资料编制完成。
1．公路工程竣工文件材料归档前，均需按要求由文件材料形成单位分别进行整理组卷。
组卷应遵循公路工程文件材料的自然形成规律和成套性的原则，分类科学，便于查找利用。
（1）公路工程征地拆迁文件、招标文件、投标文件及评标文件、承包合同、合同谈判和工程交、竣工验收阶段形成的竣工验收文件。
工程决算及审计报告等有关文件材料应分别由交通主管部门和建设单位根据文件材料形成的阶段、性质、内容分类整理组卷；
（2）公路工程设计文件材料包括地质勘察资料、初步设计。
方案设计、技术设计、总体规划设计、工程概预算、施工图设计等由设计单位按项目、阶段、单位和分部、分项工程、专业分别整理组卷；
（3）公路工程施工阶段形成的施工文件材料由施工单位负责组卷。
其中开工报告、施工组织设计、施工计划、施工日志及中间验收等分别按合同段集中组卷。
各项施工原始记录、监理工作记录按路线进行方向，结合单位工程（含分部、分项）及不同专业，分别整理组卷。
（4）公路工程监理工作形成的监理文件材料包括监理通知、开（停、复）工令、备忘录、有关会议纪要、施工质量检验分析、合同管理文件、计划进度管理文件、工程质量控制文件、工程技术管理文件、工程计量与支付文件、与总监及参建单位的来往函等由监理单位按阶段问题分类整理组卷。
（5）项目施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷；
项目竣工图按里程、专业组卷或按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等顺序组卷；
管理性文件按问题、时间或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷；
监理文件按文种组卷；
原材料试验按单项工程、单位工程组卷。
2．组卷要求
（1）组卷要遵循科技文件材料的形成规律，保持案卷内科技材料的系统联系，并便于档案利用和保管。
（2）案卷内文件材料所反映的工程项目情况和有关管理活动内容，必须做到完整、准确、系统。
（3）案卷内文件材料的制作和书写材料，必须利于长期保存。
书写材料必须用碳素墨水，禁止使用蓝墨水、圆珠笔和铅笔。
凡属易褪色书写材料（如复写纸、传真件）应复印后加盖单位公章保存。
（4）案卷内不应有重份文件，件内不应有重页文件，但卷与卷之间相互有关联的文件，在归档过程中允许有一定数量的重复。
3．档案卷应包括：
（1）卷盒
（2）案卷封面
（3）卷脊
（4）卷扉页
（5）卷内文件目录
（6）卷内文件
（7）备考表
上述案卷封面、卷脊、卷内文件目录、备考表的要求和式样见附件。
4．为统一式样，卷盒采取集中采购；
案卷封面、卷脊、卷扉页、卷内文件目录和备考表由各单位编制，组卷时上交电子文档，待审查完成后，全线统一集中打印。
四、
竣工文件卷内文件排列
卷内文件材料按以下要求进行排列：
1．管理性文件按问题或重要程度排列；
2．项目技术文件（施工文件）材料按管理、依据、施工记录、检测实验。
评定、证明顺序排列；
3．设备文件材料按依据性、设备开箱验收、随机图样、设备安装调试和设备运行维修等材料排列；
4．竣工图按里程、专业、图号排列；
5．卷内文件材料一般文字材料在前，图样在后。
6．卷内文件一般文字在前，图样在后。
文字材料译文在前，原文在后；
正件在前，附件在后；
印件在前，原稿在后；
批复在前，请示在后。
1．卷内目录的编制
（1）卷内文件页号的编写
无论单面或双面只要有书写文字，均作为一页编写页号，每卷页号均从1开始，单面书写的科技文件材料在其右下角编写页号；
双面书写的科技文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号。
图样页号编写在标题栏外。
（2）成套的图样材料或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，不必重新编页号，原已有图样目录和文件目录时，应尽量利用原有目录，可不再重新编制。
与其它科技文件材料组成一卷的，应排列在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注里说明总页数，已编有页号的只需在卷内文件目录页次中填写册数。
（3）卷内目录的编制。
主要项目有顺序号、文件编号或图样图号、责任者、文件（材料）题名、日期、页次、备注等。
卷内文件目录由下列项目组成：
①顺序号，填写文件排列的顺序号，用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序，一个文件一个号；
②文件编号或图样图号，填写文件材料的原始编号或图号，或设备、项目代号，没有时可空缺；
③责任者，填写文件材料的直接形成部门或主要责任者，可采取通用的标准简称；
④文件题名，应填写文件材料标题的全称，原文上有标题的，可以照录下来。
没有标题或标题不能说明文件材料内容的，应自拟标题，外加[]号以示区别；
⑤日期，是指文件材料的形成日期，填写时间可省略"
年、月、日"
字样，单月单日可用0补充，如2007年6月15日可填写为"
20070615"
。
⑥页次，填写每份文件首页上标注的页号，最终件注起止号。
⑦备注：
需要说明的问题。
（4）卷内目录排列在卷内文件材料的首页之前。
2．案卷封面和脊背的编制
填制案卷封面。
案卷封面的项目有：
（1）案卷题名：
应简练、准确揭示卷内文件的内容。
应包括公路工程建设项目的名称、起讫里程。
单位工程（含分部、分项）名称及文件名称，如属桥梁、隧道等工程项目，还应同时标明结构、部位的名称。
案卷题名应能准确反映出案卷的基本内容，如：
·
项目技术文件案卷题名的表示形式
Xx高速公路xx段xx桩号xx工程xx结构xx文件名称
示例：
张石高速公路涞水西至曲阳段K172+500-K173+000路基工程路基土石方填筑抽检
张石高速公路涞水西至曲阳段K172+500中易水特大桥12号基础及下部构造施工检验表
管理性文件案卷题名的表示形式
建设项目名称+责任者+问题+文件名称
张石高速公路涞水西至曲阳段总监办关于加强安全生产管理的通知
（2）编制单位，指案卷的形成单位。
应填写负责文件组卷的部门或项目负责部门；
（3）编制日期：
应填写卷内科技文件形成的日期；
（4）保管期限：
应填写组卷时划定的档案保管期限；
（5）密级：
应在文件发放前按交通主管部门有关保密规定划定，保密规定填写卷内文件的最高密级；
若没有密级，该项不填写；
（6）档号：
应填写档案的项目代号、分类号和案卷顺序号。
本项目竣工文件档号编制说明如下：
GL5·
1·
ZS·
XX·
X-X·
Y-Y-Z
档号编制说明：
GL
公路
5
公路工程
1
道路
ZS
张石项目代号
XX
部门代号
建管处
ZS
总监办
ZJ
监理驻地
JL1，JL2……
各承包商
各承包商标段代号
X-X
类别号
相当于第几卷
Y-Y
分类号
第几册第几分册（没有分册时直接写成Y）
Z
案卷流水号
四级类目下案卷号从1开始为一个流水号，不设虚位（即"
1"
不编为"
001"
）
（7）档案馆号：
由负责接受的档案馆提供。
（8）微缩号：
指案卷内微缩品的编号，没有的可以不填写。
3．案卷脊背：
应填写保管期限、档号和案卷题名。
（1）保管期限可以直接填写在相应位置
（2）档号内容填写用4号宋体横排打印。
（3）案卷题名用3号宋体自右至左竖写，首行空两字。
脊背内容统一打印在与卷盒颜色相近的牛皮纸上，在粘贴在脊背对应位置，贴纸要求比脊背宽度两侧各窄2mm，以防取放档案时把纸边拉卷。
或直接打印在相应位置。
4．卷内备考表的编制
（1）备考表排列在卷内文件材料的尾页之后。
其内容应标明卷内文件材料的件数、页数，不同载体文件的数量，说明中注明组卷情况，如立卷人、检查人、立卷时间等。
以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。
立卷人由负责立卷者签名，即谁立卷谁签名。
时间填写完成立卷的日期。
检查人由案卷质量审查人签名，即合同的技术负责人签名。
时间填写完成审核的日期。
（2）互见号：
应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。
档号后注明档案载体形式，并用括号括起。
六、竣工文件装订要求
1．按规定分类、分册装订时，如页数较少，可采用合订本装订，但应在合订本增加全册目录，并在原分类、分册文件前增加本册软封面。
每本资料的装订厚度不得超过2.5厘米，超厚时另本装订。
每本资料均应在每页正面的右下角或反面的左下角打上页号，页号不包括外封皮、内封皮、编制说明和目录。
装订前去掉文件中的金属物，不得使用浆糊和普通胶水，采用三孔一线方法装订，外加包150g以上牛皮纸。
2．装订时靠装订边和下边取齐。
对批语、签注意见写在文件装订线上的，应予以粘贴补宽，对纸张规格大小差别较大的文件应适当补贴或折叠。
3．管理性文件以每份文件为单位，不加封面，文件阅办单放在文件之上一道装订（采用缝纫机或三孔一线方法装订）。
4．不装订的文件，每份要在文件首页右上角加盖档号章，档号章用红色印泥加盖在每件文件首页的左上角，距上边沿10mm，左边沿20mm的位置。
5．图纸可不装订，但每份需加盖档号章。
档号章内容包括该份文件所在案卷的档号和在本案卷中所在页次。
1．移交时间：
公路工程建设项目交给验收后3个月内，各参见单位应根据本办法要求向业主（代表）移交经系统整理过的全部档案资料。
2．业主应根据本办法的要求，在，公路工程建设项目竣工验收后3个月内，向使用单位及其它有关单位办理档案材料移交手续。
3．项目各单位在档案资料移交时，均要填写《科学技术档案归档接收签证单》（附后）。
对移交的档案资料，交接双方经清点核查后，相互办理交接签字手续。
竣工资料编制内容及分工一览表
序号归档文件编制单位
一综合文件
（一）竣（交）工验收文件
1竣工验文件建设单位
2交工验收文件建设单位
3各参建单位总结报告建设、设计
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