超市采购管理系统Word格式文档下载.docx
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要想在全球一体化的经济环境中求存，制胜。
中国的连锁超市必须系统全面的考察自身的采购流程，并围绕企业的整体战略不断完善自己的采购体系。
超市作为采购商对供应商说“希望我们能共赢”，但有些超市却为了公司的效益，拼命地打压供应商。
向他们收取高额的费用，使一些供应商望而却步，甚至导致一些供应商因为高额的费用和超期的账款而倒闭。
虽然在市场竞争中并不值得同情，悼念潮湿的最终目的是要求买手完成毛利要求，管理好供应商，做好进、销、寸控制商品品项及数量，一切从公司利益角度出发，实现连锁超市效益最大化。
所以就连锁超市采购管理问题进行研究，最大程度的降低成本，实现连锁超市的效益最大化，具有重要的理论价值和现实指导意义。
二、超市商品采购和管理的概述
1.超市商品采购管理的作用和原则
商品采购是超市向其他企业、公司购进商品的业务经营活动，它是超市十分重要的一项业务经营活动，是其经营的起点，做好商品采购工作具有重要意义。
其功能如下:
※开发新商品，开发新供应商
超市商品采购的主要功能是开发新商品。
开发新供应商，随着社会经济发展和人们收入水平的提高。
消费者需求呈多样化趋势，消费者对商品要求越来越高，在买方市场条件下，作为流通业主导者的连锁超市，应主动承担起引导消费、引导生产的重任，积极开发新的供应商，开发新产品。
不断适应消费者需求的变化，更好地满足消费者需求。
※淘汰滞销商品，淘汰不良供应商
为了更好地适应消费者需求的变化，也为了更有效地利用有效的市场空间，提高销售业绩，超市采购部门在开发新商品的同时，比喻认真做好滞销商品的淘汰工作。
※控制采购付款
虽然支付货款最终由超市财务部门实施，但货款支付的时间、数量的其他交易条件应根据采购合同的条款，在采购部门控制下执行。
※合乎经营业态特性的原则
对消费者而言，超市最大的特色是以品种丰富、价格低廉，能满足日常消费需求作为采购基点，从顾客在消费时、采购时选购时的各方面需求着眼，才能塑造出超市与其他零售业态商品结构的差异性，如与便利店所要求的便利不同的是超市商品的采购必须求全求廉。
※合乎商品组合的原则
由于经营策略部差异，诉求重点的不一以及商圈客户的区别，致使独立店和连锁店在商品分类和组合上有所不同，譬如有些超市经营卖生鲜，有的则不卖；
有些店提供服务性商品，有些店则不提供....各种因素所产生的差异性，均会导致商品组合的不同，进而影响商品的采购作业。
超市商品采购应尽量追求商品的组合深度与宽度，即尽量多的采购商品。
※合乎毛利率目标的原则
为达成营运绩效，通常各部门陈列商品都会以业界行情设定预期的毛利率目标，而采购者及应以此作为商品采购议价的标准，以符合整体毛利率目标的达成。
在超市所售的价格最感产品要采用特价促销策略，与商圈内便利店、杂货店、小卖部进行竞争，就会牺牲这些商☆※合乎进、退货规定的原则
近年来，由于超市体系愈来愈多，为增加配送效率及门市处理效率，一般采取由配送中心或中央仓库直接以多群少量、多次的配送方式，所以采购时，应衡量供应商在配送作业的频率、最低订购量等配合状况，以合乎个分店的订货及进货需求。
此外，超市为了充分利用经营面积，会经常淘汰一些滞销商品，因此销售不佳的滞销商品需迅速自各自分店中汰换，并要求供应商处理退货，故采购商品时，应要求供应商配合办理，否则可依法则处理。
※追求差异化原则
近来年零售业咱大城市急剧增长，各种新的业态不断兴起，超市都感受到竞争日益增强及客源被瓜分的巨大压力。
在这种情况下，商品如何表现差异性，提供顾客更大的满足感，以形成经营优势，已是商品采购的重要课程。
此外，在采购时，除了必要的畅销品外，更应掌握市场趋势以及顾客需求，已开发引进差异化商品。
目前各超市都在努力发展服务性商品（邮票，影印，代洗照片），熟食，快餐以及影响碟片等商品，这些都可以说是竞争下所呈现出的差异化产物，不但可以满足顾客的需求，提升形象，更加增加营业绩效。
2.商品采购管理的内容
商品采购的管理是超市为了达成销售计划，从适当的供应商，在确保品质的情况下，在适当时期，以适当的价格，购入必须数量的商品所采取的一切管理活动。
其内容如下：
☆选择适当的供应商
所谓“只有错买没有错卖”，采购最怕的就是选错供应商。
因此，采购管理的工作原则之一，就是如何慎重选择合理的供应商，已建立平等互惠的买卖机会，维持长期合作的交易关系。
☆选择适当的品质
超市根据所处地段的消费群体的消费水平确定采购商品的档次和品质。
一般而言，品质以适当可用原则，因为品质不好，不但购入成本偏高，甚至造成使用上的浪费。
反之，品质太差，将无法达到使用目的，增加使用上的困难和损失。
如购买制冷量不够的空调，购机损耗率太高的煤气灶等。
☆选择适当的时间
采购的时间不宜太早也不宜太晚，太早则造成堆积存货，占用仓储面积，太晚则导致商品脱硝，顾客流失，影响超市的形象。
在“零库存”的观念下，适时采购，及时交货是最理想的采购模式。
☆选择适当的价格
价格应该以公平合理为原则，避免购入的成本太高或者太低。
如果采购价格过高，将使超市负担额外的成本，丧失了商品的竞争能力。
反过来，如果采购价格太低，所谓“一分钱一分货”，供应商将被迫偷工减料，造成“价廉，质差”，超市将无法顺利销售出去。
另外，如果供应商无利可图，其交易医院就会低落，买方可能减少了一个供应来源。
☆选择适当的数量
采购的数量不宜太多也不宜太少，应避免“过于不及”，因为采购量太大，一旦商品需求降低，将造成商品积压，如果商品推陈出新，则过时的商品难以卖出去。
反过来说，如果采购数量太少，则增加作业次数，提高采购成本，或不利供应商送货，延误超市商机。
3.超市商品采购计划的制定
购买自己感兴趣的商品令人高兴，购买其他人感兴趣的商品当然也会令人高兴，但它毕竟是一项工作。
当你为一个零售商采购商品时，必须保证选择的商品复核零售商的战略计划和商品计划，选择不适当的商品将不会是零售商活得所需要的利润。
作为消费者，你不可能购买所有喜欢的商品。
同样，作为零售商，你也不会销售所有你喜欢的霍某一位顾客喜欢的商品，你必须做出选择，为了做出正确的选择，你就必须制定计划。
采购计划的关键点：
在一定程度上说，商品计划就是要决定商品采购额的计划。
商品计划要在对各种内外部情报资料进行分析的基础上制定出来，其中有两个重点：
关键点1：
每个月或每季应该准备的商品系列以及库存额的决定。
关键点2：
在这个库存额的范围内，制定备齐商品计划。
采购预算的确定：
采购预算一般以销售预算为基础予以制定。
如果零售商店某月的销售额达到200美元，假定商店的平均利润率为15%，那么商店的采购目标就是：
200×
（1—0.15）=170
按同样的道理，也就可以推算出商品的年采购目标。
当然，以上公式仅仅是销售成本计算公式，它并没有估计到库存量的实际变化。
采购预算还要加上或减去希望库存增加或削减的因素，其计算公式应为：
采购预算=销售成本预算+期末库存计划额—期初库存额
实例：
某商店一年的销售目标为2000万美元，平均年利率是15%，期末库存计划额为200万美元，期初库存为180万美元，求其全年的采购预算。
即一年的采购预算为1720万美元，再将其分月分配到各个月，就是每月的采购预算。
采购预算在执行过程中，有时就会出现情况的变化，所以有必要进行适当的修订。
如商店实行减价或折价后，就需要增加销售额的部分，商店库存临时新增加促销商品，就需要从预算中减少新增商品的金额。
商品采购项目和数量的确定
采购什么样的商品项目，是在对收集到的有关市场信息进行分析研究后确定的。
在此过程中，除了要考虑过去选择商品项目的经验，市场流行趋势，新产品情况和季节变化等外，还要重点考虑主力商品和辅助商品的安排。
决定采购和商品数量，会影响到销售和库存，关系到销售成本和经验效益。
如果采购商品过多，会造成商店商品的保护费用增多，资金长期被占用，也会影响资金的周转和利用率。
但如果商品采购人少，不能满足顾客的需要，会使商店出现商品脱销，失去销售的有利时机，而且，每次采购商品过少又要保证商品供应，势必增加采购次数，频繁的采购会增加采购支出。
为了避免出现商品脱销和商品积压两种经营失控的现象，有必要确定最恰当的采购数量，解决这一问题的办法，就是确定商品总采购量后，选择恰当的采购次数，分次购入商品，采购经济批量可由下面的公式计算：
Q=√2KD/PI
其中：
Q=每批采购数量
K=商品单位平均采购费用
D=全年采购数量
P=采购商品的单价
I=年保管费用
某家用电器商店计划全年销售洗衣机160台，已知每台洗衣机的采购物费用是10美元，单价为800美元，年保管费用率为1%，欲求最经济的采购批量。
√（2×
10×
160）/（800×
1%）=20（台）
从计算结果知，每次采购数量为20台较为合理。
确定供货商和进货时间
确定了采购商品的品种和数量后，还要确定从哪里采购，什么时候采购，以保证无缺货事故的发生。
应当注意选择信誉好的制造商，供货商进货，这样就可以使商品质量和供应时间都得到保障。
一定商品有一定的采购季节。
适时采购不仅容易购进商品，而且价格也较为便宜，过早购入会延长商品的储存时间，导致资金积压，应权衡利弊，选择合理的采购时间。
3.1.商品计划
战略计划说明了零售公司经营商品的宗旨，目标和类型，商品计划说明的是将在销售的具体商品，商品计划中的信息形成了商品预算。
商品预算用财务数据来说明商品计划。
商品预算帮助经营者计划和管理财务。
在小型零售店，店主或经理执行商品计划和预算。
在大型的零售机构，商品经理为每个部门执行商品任务，在每个部门内部，一位采购员可能会负责一个商品系列。
在多数的大型公司，采购员只是选择和采购商品，在大型的连锁店，商店经理向总部的地区经理报告商品信息，地区经理负责一个地区所有商品的商品，所有的商品计划和预算在公司总部完成。
3.2.计划的方法
商品计划则四个层次上逐步展开：
1商店2分店3部门4部门内的商品组。
商品可以按照特点分类。
商品分类也称存货单位。
商品计划可以自上而下也可以自下而上来制定。
自上而下的计划商品计划可以在商店层次上开始制定。
这就是说商品的目标，销售和费用最初在商店层次确定。
计划总额将被分配给分店，部门和商品组。
自下而上的计划与从上面开始相反，商品计划可以从最低级——每一部门内的商品组——开始。
信息由上级部门和分店收集。
这些信息被汇总，汇总的结构就是整个商店的计划数字。
采用这种方法，最熟悉商品和消费喜好的商店员工将为计划提供基本的数字信息。
综合利用两种方法自上而下和自下而上的商品计划可能会提供不同的结构。
综合利用这两种方法，会给商品带来最大的成功机会。
从不同的管理层次切入可以提供最准确的信息。
3.3.商品目标
收集完商品信息之后，应该制定商品目标。
正如战略计划制定的目标一样，商品目标及其实现的条件必须是清楚的。
每一商品目标都应包括衡量成功的标准，衡量的方法和时间期限。
首先，要为每家零售分店指定商品目标。
应该根据每家分店的预期业绩来具体制定每个目标。
例如，你可以决定服装分店增长10%的销售额，器具分店增长12%的销售额。
然后这些目标将分配落实到分店的每个部门。
例如，在服装分店儿童服装部应该增长4%的销售额，者4%的销售额进一步分解到具体的商品分类。
例如，毛衣1287037的销售额应该增加4%。
3.4.商品预算
多数商品预算为6个月期限。
预算可作为对这段时间销售活动的一个指导。
6个月的预算通常包括对利润，销售额，存货量，采购和各种费用的估算。
较大商店商品预算可能会包括更多的信息。
利润零售公司的主要目的是赢利。
因此首先应该估算你想获得的利润。
为估算利润目标，需要考虑一下几点：
1最近几年你的盈利2你的销售额和费用可能发生的任何变化3重要职员的变动4竞争对手的变化5当前的经济条件
销售额应该估算的第二个目标是销售额。
一般来说，销售额的估算以月度为基础。
影响利润的因素也会影响销售额。
为了估算销售额，要考虑一下几点：
1最近几年你的销售额2你已经估算的利润值3各种费用的变化4重要职员的变动5竞争对手的变化6当前的经济条件。
经济条件对销售额有重大影响。
如果消费者认为经济条件良好，他们就会多消费。
如果消费者不愿花费较多，多数公司的销售额就会降低。
存货量为了销售商品，就必须有存货可以出售。
因为每月的销售额已经估算，零售商必须计划他们在每月初的存货量。
零售商需要制作一份反映所有时间商品存货基本存货单。
这些商品应是一些客户在进入商店时希望见到的商品。
这些基本存货清单可能依零售商或零售机构的不同而不同。
例如，及时属于同一家连锁店，如果分布在不同的地区，各个零售点的基本存货清单上的食品或商品也会有所变化。
所有不在基本清单里的商品应出现在存货计划样本之中。
这个计划用于确认在月初应该备用的商品以及商品数量。
采购在做出销售和存货计划之后，要注明订购那些商品以使满足你对月初存货的数量要求就很简单了。
如果存货中的商品比你打算销售的要多，就没有必要购买额外的商品。
计划的销售额——存货数量—计划的购买数量
通过对超市商品采购的原则和作用的了解，以及对采购计划制定的学习，可以对以后的采购系统的设计和开发提供指导，将一些采购的算法和策略应用到系统中去。
三、超市采购管理子系统的分析
1、需求分析
超市是一个商业销售组织，该超市的主要业务室从供应商处买进商品，销售给客户。
该超市以前是小型超市全部数据处理都有人操作。
最近，超市规模扩大，已经具备了中型超市的规模，营业面积扩大，从而经营范围和数据处理的工作量大大增加，需要建立一个商品管理系统，以减轻工作人员的劳动强度，提高业务管理水平，适应新的发展。
手工系统的弊端如下：
供应商的信息掌握在采购员手中，无法实现信息共享，无法对采购过程中实现监控。
库存积压严重，有的商品将近半年没有实现销售，但是仍在仓库中积压着。
采购付款控制不严，由于信息不畅，管理人员无法知道采购来的商品的销售情况，质量情况，因而是否付款的决策权实际上掌握在采购员哪里，公司失去了控制。
超市现行信息系统只有一套小型财务系统，该财务系统提供了一些借口，可以将要设计的商品管理系统和该财务软件结合。
超市从领导层到普通员工对建立商品管理系统的迫切性很强，支持系统建设。
由于时间和能力有限，下面只是对超市的商品采购管理子系统进行开发与设计。
2、可行性分析
2.1技术可行性研究
在技术上，该系统对速度要求很高，需要以很快的速度处理商品订货，进货，查货，对数据的保密性要求较高，特别是对资金，商品数量呢等绝对不允许业务流程之外的随便修改，对交互性要求很高，需要非常友好使用界面，仅在个中小型超市内部使用，根据这些特点，该系统适合采用两层C/S结构，这样该系统在硬件上需要一个小型的微机局域网环境，网络节点中需要一台数据服务器和数台终端PC。
在软件上，需要购买一个支持网络环境下大中型数据处理的数据库管理系统并在上面建立商品管理系统的数据库模型，而市场上非常流行ＡＣＣＥＳＳ2013，ＳＱＬＳerver等数据库管理系统都是以胜任，还需要开发能够在Windows操作系统下使用的应用程序，而Delphi,Visual,Basic,PowerBuilder等流行的RAD开发工具能够做出标准实用，操作方便的Windows应用程序，所以，现有的软硬件技术对于实现超市的商品采购管理信息系统来说是绰绰有余的。
2.2经济可行性研究
在经济上，使用该系统所带来的收入远远超过系统的投资，该系统进一步实现办公自动化，减少人力和办公费用，极大的提高办公效率。
虽然这个长远收益难以定量的描述，但是可以说，如果不建设该系统，势必导致管理上的落后和商品流通的低效率，这样势必导致客户的流失和商品市场的萎缩，最终被淘汰。
从这个意义上来说，建设这个系统是势在必行的。
综上所说，无论在技术上、人力上，开发超市的采购管理信息系统都是可行的。
2.3管理可行性分析
在现代企业管理中，信息技术能够帮助企业在日益激烈的竞争中获得难以想象的竞争优势。
特别是，能够改进企业管理机制，改善决策方法，减少管理成本，提高工作效率。
领导的主持对于信息系统的开发和实施有很大作用，也能保证系统在开发过程中妥善解决矛盾，在企业上下顺利实施采购信息系统，实现信息系统最初的目标。
3、系统目标
总的来说是：
对超市采购过程作信息处理与管理系统。
本系统主要考虑采购过程中的几个关键步骤。
尽量使系统的功能设计、流程设计和实际操作吻合，有一定的可行性和现实意义。
对采购过程中的三个重要记录——进购单，采购订单和采购合同作重点管理，各自生成条件合理，数据传递快速有效、按执行状态归类的统计列表及时反映执行状态变化。
4、采购系统边界分析
超市的采购管理子系统将与销售管理系统，财务管理系统和库存管理系统相连接，进行数据传递和相关操作。
采购本来就是一个过程，反映在系统上不仅在本子系统内是一个数据传递处理的过程，而且与子系统间数据也有一定流向。
其中进购单管理就是对库存缺货信息和销售计划信息响应的结果，我们这里假设商品库存量是库存子系统提供的数据，销售计划信息是由销售系统提供的数据。
采购任务完成后，能够提供一个入库单给库存子系统，为了能够表现入库单的影响，设计了商品库存量的更新。
类似还有把采购用款信息提供给财务部门，更新部门可用资金数目。
所以从采购过程的完整性考虑，本系统设计了仓库和财务的相关界面，当然这只是其他子系统的小部分内容。
5、采购管理中的业务流程图
采购计划制定人员根据采购预算单，商品销售计划单和商品缺货详单生成商品进购单，然后采购人员对进购单进行审核，声称采购订货单，在对订货单进行审核，审核通过的订货单将下达到供货商，生成处理采购合同，供应商进行送货，采购人员再根据提货通知单进行提货，库长根据采购入库单进行入库操作，流程图如图所示
6、数据流程图（DFD）
6.1采购管理的总流程图
第一层数据流图
第一层数据流程图
6.2采购管理的第二层流程图
1、申购单身份成审核——即根据采购计划输入申购单信息。
2、订货单审核处理——商场进货一般是向供应商发出订单，供应商收到订单之后根据订单上的商品清单给企业送货。
3、退货单处理审核——对于存在质量问题的商品，超市可以将商品退给供货商，输入退货单信息。
4、采购合同生成——一份采购单生成后对应采购合同的生成，采购合同号与采购订单号相对应。
5、库存不足商品和库存积压商品查询。
具体流程图如下图：
下面进行如下细分，包含重点部分的3个采购业务同数据处理流程图：
3，这是采购计划管理数据流程图，销售部门将销售计划文件交给采购部门，生成申购单，最后生成采购计划。
如下图：
4.这是采购订单处理流程图，根据采购申购单生成采购订单，然后对订单进行审核，审核通过的订单下达到供应商。
具体数据流程图如下：
5.这是采购退货管理数据流程图，根据采购订单，退货单进行退货出库操作，具体流程图如下：
7、数据字典
8、7.1数据流定义
7.2数据存储定义
数据存储名称：
订货信息文件
简述：
存放订购的商品数量、价格等信息
数据存储组成：
订货单订货单明细
备注：
订货单头＝订货单编号＋部门编号＋供应商编号＋单据状态编号＋制单日期＋制单人编号＋审核日期＋审核人编号＋总额
订货单明细＝订货单编号＋商品编号＋订购单价＋订购数量＋折扣＋小计
商品供应文件
存放商品信息
供应商编号＋商品编号＋进价＋折扣
无
进货信息文件
存放进货得商品信息
进货单头进货单明细
进货单头＝进货单编号＋部门编号＋供应商编号＋单据状态编号＋制单日期＋制单人编号＋审核日期＋审核人编号＋总额＋订货单编号
订货单明细＝进货单编号＋商品编号+订购单价＋订购数量＋折扣＋小计
商品信息文件
存放超市商品的信息
商品编号＋供应商编号＋进价
（3）外部实体的定义
外部实体定义：
采购部
采购商品的部门
输出数据流：
进货单、申购单、退货单
外部实体名称：
供应商
位超市供应商品的人员
输入数据流：
订货单、采购合同
仓库
超市存放商品的场所
已审核的订货单、退货单
（4）数据逻辑的定义
四．系统设计
1．系统目标设计
1）方便的数据输入性能，良好的人机界面。
2）灵活地查询性能，能快速实现物品变化输入数据和库存数据的查询。
3）考虑到企业采购政策的变化，对新入库货物的各项数据也能给予处理。
4）把目前基本上是“静态”库存管理变为“动态”管理，能随时提供库存现状信息（包括库存报警信息）。
2．新系统功能结构图
五.系统实施
1、程序框图设计
2.试运行及结果分析
（1）试验数据的准备
表25系统试运行原始模拟输入数据
日期
入库数量
变动数量
出库数量
2008.10.01
2000
200
2009.10.01
3000
300
2011.10.01
4000
2500
2012.10.01
1500
311
2550
（2）运行结果及分析
1）与设计的格式一
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