档案管理制度2Word格式.docx

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⑥负责收集、整理各部门档案分类目录，汇总建立公司电子目录。

（2）财务中心档案管理的职责

①负责配合行政管理中心编制、修订、完善公司档案管理制度中财务类档案的分类目录、分类管理流程。

②负责收集、整理、保管公司及子公司备案的财务类档案。

三、档案的分类管理

1、档案的分类原则

公司档案分类和分类编号由行政管理中心统一集中管理。

各部门不得擅自增、减、变更档案分类和分类编号。

如有变更、调整、增加、删除需求，应由需求部门提出申请，经部门负责人和行政管理中心审批同意后再做调整。

2、档案的分类

档案分类可按内容、保存形式、密级性等多种方式分类。

公司档案主要采取按实质内容进行分类。

（1）按内容进行分类，主要有：

①章程、规章制度、通知通报发文：

主要包括章程、规章、制度、内部通知通报发文、外部政府机构、行业部门的发文、通知、批文等。

②会议资料。

主要包括日常会议纪要和专题会议资料等。

③股东会、董事会、监事会决议和成员资料。

包括股东会、董事会、监事会决议、股东会、董事会、监事会成员资料等。

④企业基本资料。

包括企业简介、资质、证照登记、变更、注销、年审资料、品牌形象等。

⑤经营目标、计划、总结：

包括经营目标与总结、经营计划与总结等。

⑥经济合同。

包括对外形成收款的经济业务合同、对外形成付款的经济业务合同、关联企业间收付款合同等。

⑦案件资料。

⑧行政后勤档案/员工福利（餐娱、文体、图书等）。

包括基建项目、后勤福利文件、资产清单等。

⑨人力资源部资料。

包括人力配置、人力开发、人力薪酬（成本）、劳资关系、员工信息管理等。

⑩财务部门资料。

包括财务人员管理资料、会计报表/报告、涉税资料、银行融资评级授信资料、银行资金帐户资料、重大财务事项资料、会计账簿、凭证、年度帐套备份光盘等。

○11战略投资部资料

○12工会文件

○13登记记录资料。

包括印章使用登记表、收发文登记、档案管理登记资料、图书借阅登记表等。

○14签字印模。

包括签字样本、印章印模等。

○15特殊业务资料。

（2）按保存形式分类

①纸质形式

②电子档案形式：

包括各种电子表格、电子文档、扫描方式等形式。

（3）按保密性分类：

分为绝密档案、机密档案、秘密档案、一般（无密级）档案。

绝密、机密文件打印使用专用磁盘，绝密文件只能印1份，机密、秘密文件按审阅人数打印。

文件机密级数，由发文单位的主管领导根据文件内容，对照密级分类标准进行确定。

①绝密：

处于最高保密等级，限指定人员知晓，一旦泄密会对集团公司安全、发展造成极其严重后果的资料，如导致公司财产损失伍万元以上；

资金链断裂；

管理系统或组织架构动荡（高管三人以上投诉或两人以上离职的）等。

绝密文件是集团公司的核心档案。

包括但不限于：

a、总裁指定的绝密事项资料；

b、外单位提供的绝密文件资料和相应的科研成果；

c、公司的重大经营决策、战略投资计划；

d、购买或开发的科研成果和专利等资料；

e、资金运作计划、协议、等相关财务资料；

f、重大项目的资料。

②机密：

保密等级次于绝密，集团相关领导、相关部门领导和相关人员所知的资料。

是指非法泄露后会给集团公司安全、发展造成严重损害的资料，如导致公司财产壹万元以上伍万元以下；

资金链链接不稳；

管理系统遭受破坏或组织架构出现危机（高管两人以上投诉或一人离职的）等，包括但不限于：

a、集团公司领导指定的机密事项资料；

b、外单位提供的机密文件资料和相应的研究成果；

c、集团及控股子公司的决策性会议纪要、股东会及董事会决议；

d、关于集团及控股子公司商业利益，发展的合同；

e、公司发展规划、年度经营计划、业绩合同、经营分析会纪要等（未公开宣布者）；

f、尚未公布的技术基本资料、材料、图纸；

g、投资计划书、项目协议、项目运作方案；

h、财务帐薄、财务运行报告、验资报告、审计报告等；

i、集团公司人事档案、工资；

j、未公布的内部重大改革及人员变动的方案；

k、涉及总裁个人的收发文件。

③秘密：

保密等级在绝密和机密之下，集团领导、部门领导、相关人员所知的资料。

但如果非法泄露，会给集团公司带来损害和影响，如导致公司财产损失1万元以下；

资金链链受到轻微影响（不影响正常作业）；

管理系统遭受轻微破坏（不影响正常使用）或组织架构受到轻微动荡（两人以下投诉，无人员离职），包括但不限于：

a、外单位提供的秘密文件资料和相应的研究成果；

b、公司招投标书，有关公司经营的各项信息、数据、流通渠道和机构等；

c、具有国际先进水平，并且应用范围广、经济效益高或者学术价值大的科研成果、关键技术和有可能成为发明、专利的阶段性成果、资料等；

d、合同，技术协议；

e、公司制度汇编原件。

④一般（无密级）档案：

除以上外，其他均为一般档案。

四、档案的移交管理

1、档案移交的基本要求

（1）资料完成了日常经营审批、传阅等相关流程，已形成档案。

（2）移交前，应对破损、字迹扩散或纸张太小的文件进行修裱、复制或加边，对大小不一、长短不齐的文件折叠理齐。

（3）结合文书材料的形成时间、彼此联系进行排列。

批复在前，请示

在后；

正件在前，附件在后；

正本在前，定稿在后；

结论在前，依据在后。

（4）原则上整理好一一对应的纸质档和电子档。

（5）采用碳素墨水钢笔或签字笔，不得使用圆珠笔或铅笔填写，要求字迹工整、清楚、准确。

2、档案移交时移交人填写《档案交接登记表》（附件1），报部门负责人审核确认签字。

接收人核对无误后签字确认。

五、档案的归档管理

1、档案的归档原则

（1）按立档单位分开建档。

（2）按形成或针对的年度分开建档。

（3）自有档案和备案档案分开建档。

（4）按档案内容分类排序归档。

（5）按公司/年度/档案类别/顺序号归档编号。

（6）按末级分类档案登记档案目录。

（7）不相容职务档案分开归档。

2、档案管理员应在收到移交档案资料后3日内归档。

档案管理员填写登记《分类档案目录》，将档案文件有序置放在目录后面。

档案文件右上角应标注档案的分类编号、目录序号及档案密级。

六、档案的立卷管理

1、档案的立卷装盒原则上应与档案分类保持一致。

分类档案资料较少时，连序的分类档案可组合立卷。

分类档案资料较多时，可分多盒立卷。

档案管理员应编制《档案立卷目录》，对每一卷宗号所管理的分类档案编号、分类档案名称进行列示。

对于跨年的案件资料、基建项目、施工项目、投资项目、委贷业务、担保业务、典当业务，应在完结当年立卷归档。

与单个项目、业务或事项相关的要素应进行组合成一个文档，建立清单目录，经部门领导审批确认完整齐备、准确无误后再归档立卷。

比如：

（1）单个专题会议相关组合要素：

①关于召开会议的请示与批复；

②提交会议审议批准的资料：

包括工作规划、计划、报告；

预算决算；

各项决议的草案；

③会议期间使用的资料：

包括开幕词、闭幕词、领导人讲话稿；

大会发言资料；

会议总结报告；

④会议参考性资料：

包括调查报告；

可行性分析报告；

统计报表；

技术图纸或图表；

⑤会议管理性资料：

包括会议通知、日程与议程安排表；

会议须知、保密规定；

会议主席团名单、委员会名单、与会人员名单；

票证、签到簿；

⑥会议宣传性资料：

包括会议简报；

会议纪要；

新闻报道；

⑦照片、录音、录像等资料。

（2）单个股东会、董事会、监事会成员资料相关组合要素：

简历、身份证复印件、授权书及其他资料。

（3）单个资质、证照登记、变更、注销、年审事项相关组合要素：

资质、证照新旧或前后复印件；

公司登记、变更、注销、年审申请资料；

有关政府或行业部门登记、变更、注销、年审批复资料。

（4）单个案件相关组合要素：

诉讼合同、立案资料、过程资料、结案资料。

（5）单个员工的档案相关组合要素：

员工应聘信息登记表、学历及学位证复印件、身份证复印件、三张一寸彩色免冠照保险接续卡（养老保险册）、与工作过公司解除或终止劳动合同的证明、专业技术资格证书、完整应聘人员信息登记表、体检证明、劳动合同和保护协议、员工用工协议、告知书、声明书、岗位变动通知、办理交接手续资料。

（6）单个基建项目、施工项目、工程项目、资金申报项目、委贷业务资料、担保业务也应根据具体项目或业务要求进行相关要素组合。

七、档案的保管要求

1、档案管理员负责档案的保管。

行政类、人事类档案由档案管理专员保管；

财务类档案应由财务人员暂为档案管理。

2、纸质或实物档案的保管的一般要求

（1）档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有适应的防火器材；

（2）档案室内应经常用消毒药剂喷洒，经常保持清洁卫生，以防虫蛀；

（3）档案室内保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅地方，以利查阅，并防止潮湿；

（4）严防毁坏损失、散失和泄密；

3、电子档案的保管的一般要求

（1）档案管理员应建立电子文件夹将电子档案进行统一保管。

（2）电子文档应保存在单机版的计算机中，必须设置密码，注意防泄。

（3）电子文件应定期进行备份，防病毒等安全措施。

（4）备份磁介质应注意防磁。