文秘专业知识有哪些.docx

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文秘专业知识有哪些

2020文秘专业知识有哪些

　　一、基础知识

　　秘书工作者知识的第一个层次，是秘书工作者必备的知识和前提条件。

秘书工作者的知识面要广，基础知识要扎实。

为此秘书工作应掌握以下三个方面的知识。

　　1.科学文化知识

　　基础知识的基础，包括语文、数学、历史、地理、逻辑、英语等等。

特别要注意语言文字和历史知识的提高，重视历史知识的学习，可以让自己透过历史的现象抓住内在的规律和本质的东西。

　　2.马列主义理论知识哲学、政治经济学、党的建设、邓小平理论、有实践中不断地学习，才能提高理论修养。

　　3.政策法规知识这是作为秘书工作者必备的知识，包括党的路线、方针、政策和国家的宪法、法律法规、法令等相关的知识，特别要注重后者的学习。

因为它在平时的工作中接触最多的知识。

　　二、专业知识

　　是秘书工作者知识结构的核心或者是主体，也是区别于其他领域的知识结构的方面。

　　1理论知识，是秘书学和秘书工作总体的理论知识，是秘书工作者胜任本职工作的重要前提，总的理论，也是秘书工作的基本理论知识，秘书指导思想。

分门别类的理论，包括文书处理，信息处理，信息调研和秘书实务的理论。

　　2业务知识，秘书工作中各个环节的操作常识，基本技能，操作规范，公文的起草等。

　　3行业知识，秘书工作者所在机关的行业的基本知识。

　　三、相关知识

　　秘书工作者的辅助知识，它包括以下几个方面的知识。

　　1新的学科知识，社会科学和自然科学，是相关知识中的一个重要内容，包括行为科学、系统论、控制论、信息论。

　　2管理学知识，行政管理，领导科学，决策等方面的知识。

　　3社会交往知识，社会关系学，公共关系学，人际关系学等，以便秘书工作者在工作能够提高自身的交际能力，信息沟通能力。

　　4心理学知识。

　　四、社会知识

　　国际知识，当前国际的基本问题，世界格局，政治，经济，军事，思想，科技，文化等方面知识的变化及发展情况。

国内知识，国情，民情，民俗，民风等。

　　文秘专业内容：

　　一个称职的秘书，必须具有运筹能力、办事能力、调查研究能力、组织协调能力、交际能力、文字表达能力和操作现代化办公设备的能力。

其中文字表达能力是最重要、最基本的，也是实现其它能力的基础。

可以这么说，文字表达能力是秘书工作人员的基本功，是“看家”的本领。

　　那么，怎样才能有效地提高文秘写作的能力呢?

具体说来，主要应注意以下几点：

　　首先，要端正态度，培养兴趣，自觉学好文秘写作。

　　不管干什么事情，必须有正确的态度和浓厚的兴趣，这样才有动力，才乐于去干，并想方设法去把工作干好。

学习文秘写作也是如此。

写作，是一种复杂、精细的精神生产，是一项十分严肃而艰苦的创造性脑力劳动，决不是轻而易举、一蹴而就的事情。

美国著名的未来学家约翰·奈斯比特在《大趋势——改变我们生活的十个新方向》一书中指出：

“在工业社会向信息社会过渡中，有五件?

最重要?

的事情应该记住，而其中的一件就是：

在这个文字密集的社会里，我们比以往任何时候都更需要具备最基本的读写技能。

这里所说的?

读写技能?

，首先就是足以应付日常工作和生活所需的写作能力，也就是应用写作能力。

”与此同时，我们还要培养学习文秘写作的浓厚兴趣，变被动为主动，变要我学为我要学。

爱因斯坦说过：

热爱是最好的老师。

对写作有强烈的责任感和浓厚的兴趣，热爱写作，热爱到“忘我”、“痴迷”的程度，“衣带渐宽终不悔，为伊消得人憔悴”，“每有会意，便欣然忘我”，乐此不疲，如饥似渴地去钻研，废寝忘食地去琢磨，持之以恒，这样就一定会学得好，学得入门，就会不断地取得进步。

　　其次，学习文秘写作基础知识，借鉴优秀作品。

　　写作有没有规律可循、方法可求呢?

我们的回答是肯定的。

古人说：

“写作无秘雇作文有要道”，“定体则无，大体须有”，这种认识是符合辩证法的。

我们所学的文秘写作教材，就是前人文秘写作经验的科学总结，就是揭示文秘写作的一般规律、引导人们掌握文秘写作方法和技巧的理论。

　　要提高文秘写作能力，还应有意识地选读一些范文，以作借鉴。

鲁迅说过：

“凡是已有定评的大作家，他的作品，全部就说明着?

应该怎样写?

。

只是读者很不容易看出，也就不能领悟。

我们也应认识到：

读书是读他人之书，作文是作自己之文;借鉴只是从中汲取营养，经消化后成为自己的东西;而不是生搬硬套，模仿抄袭，“依葫芦画瓢”。

　　最后，要勇于实践，坚持多练习、多修改。

　　写作是一种技能，技能的提高要靠实践。

实践出真知。

立足于多写多练，这是提高写作能力最有效的途径。

如果只读不写或少写，那就会眼高手低，所学到的确良知识，将无用武之地，写作水平也就止步不前。

天道酬勤，勤能补拙。

只有勤学若练，坚持不懈，才会熟能生巧，运笔自如，真正学到本领。

作为文秘人员，多写多练固然重要，但每次拟稿时，还要进行仔细的修改。

多修改自己的文章也是提高文秘写作能力的一个重要环节。

多改符合人们认识客观事物由浅入深、由片面到全面的规律，也是写文章责任心强的一种表现。

文章频改，工夫自出。

事实上，多一次认真修改，就多一份写作的体验，就多一项具体的收获。

作为称职的秘书人员，要有高度的责任感，，养成修改文章的良好的良好习惯，虚心听取领导和同志们的意见，克服怕人挑“刺”的思想，对每一篇文章反复推敲，精思细改，这样写作能力才能迅速地提高。

　　文秘必须掌握的电脑技巧

　　一、红头文件的制作及标准

　　1、进行页面设置

　　选择“文件”——“页面设置”选择“页边距”附签，上：

3.7厘米下：

3.5厘米左：

2.8厘米右：

2.6厘米。

选择“版式”附签，将“页眉和页脚”设置成“奇偶页不同”,在该选项前打“√”。

选择“文档网格”附签，“字体设置”，“中文字体”设置为“仿宋”;“字号”设置成“三号”，单击“确定”按钮，选中“指定行网格和字符网格”;将“每行”设置成“28”个字符;“每页”设置成“22”行。

然后单击“确定”按钮，这样就将版心设置成了以三号字为标准、每页22行、每行28个汉字的国家标准。

　　2、插入页号

　　选择“插入”——“页码”，“位置”设置为“页面底端（页脚）”，“对齐方式”设置为“外侧”。

然后单击“格式”按钮，“数字格式”设置为全角的显示格式，单击“确定”按钮，再次单击“确定”按钮完成页码设置。

双击页码，在页码两边各加上一条全角方式的短线;并将页码字号设置成“四号”;字体任意;奇数页的页码设置成右空一个汉字，偶数页的页码设置成左空一个汉字。

　　3、发文机关标识制作

　　选择“插入”——“文本框”——“横排”菜单项，鼠标将会变成“┼”，在Word20xx版面上单击鼠标左键，出现一个文本框，在该文本框内输入发文机关标识，输入完成后，选中该文本框，单击鼠标右键——“设置文本框格式”，在这里来设置红头的属性。

　　选择“颜色和线条”附签，“颜色”设置成“无填充颜色”。

选择“大小”附签，“高度”设置成“2cm”;宽度设置成“15.5cm”。

注：

用户可根据实际情况调节尺寸。

选择“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐：

“对齐方式”设置成“居中”，“度量依据”设置成“页面”;垂直对齐：

“绝对位置”设置成“页边距”，“下侧”设置成“2.5cm”——平行文标准，“8.0cm”——上行文标准，注：

用户可根据实际情况调节尺寸。

然后单击“确定”。

　　选择“文本框”附签，左、右、上、下都设置成“0cm”，单击“确定”完成。

文本框属性全部设置完成，单击“确定”按钮。

选中文本框内的全部文字，将颜色设置成“红色”，字体设置成“小标宋简体”，字号根据文本框的大小设置成相应字号，但要尽量充满该文本框，这样，宽为155mm、高为20mm、距上25mm的红头制作完成。

　　4、红线制作

　　首先将“视图”——“工具栏”——“绘图”选中，单击“绘图”工具条的直线工具，鼠标会变成“十”字形，左手按住键盘上的Shift键，右手拖动鼠标从左到右划一条水平线，然后选中直线单击鼠标右键，选择“设置自选图形格式”，红线的属性在这里进行设置。

选择“颜色和线条”附签，“颜色”设置为“红色”;“虚实”设置为“实线”;“粗线”设置为“2.25磅”。

选择“大小”附签，“宽度”设置为“15.5cm”。

选择“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐：

“对齐方式”设置成“

　　中”，“度量依据”设置成“页面”，垂直对齐：

“绝对位置”设置成“页边距”，“下侧”设置成“7cm”——平行文标准，“13.5cm”——上行文标准，注：

用户可根据实际情况进行调节。

单击确定。

　　5、文号制作

　　平行文文号：

文号——三号仿宋、居中显示。

　　上行文文号：

文号——三号仿宋字体、左空一个字的距离;签发人——三号仿宋字体;签发人姓名——三号楷体、右空一个字的距离。

注：

文号一定要使用六角符号。

六角符号插入方法：

选择“插入”——“符号”——“符号”附签，找到六角符号后，将光标置于准备插入的地方，单击“插入”按钮即可。

　　6、主题词制作

　　选择“表格”——“插入”——“表格”，选中表格，单击鼠标右键——表格属性——“表格”附签，“对齐方式”设置为“居中”;然后单击“边框和底纹”按钮，在“预览”窗口中将每行的下线选中，其它线取消，在表格中填写具体内容：

主题词用三号黑体;主题词词目用三号小标宋;抄送、抄送单位、印发单位及印发日期用三号仿宋。

　　7、保存成模板文件

　　单击“文件”——“保存”，“保存类型”：

选择“文档模板（*.dot）”;“文件名”：

给模板命名;“保存位置”：

模板所在路径（一般不做，默认即可）。

至此，模板制作完成。

以后所有属于此种类型的公文都可以调用该模板，直接进行公文正文的排版。

要对该模板进行修改，可以调出相应模板，方法是：

选择“文件”——“打开”，找到相应的模板路径，若模板保存时按系统默认设置的，然后单击“打开”按钮调出模板即可进行修改。

　　二、公文正文排版

　　1.依据模板建立新公文：

　　选择“文件”——“新建”——“常用”附签，选中所需模板，单击确定，调出模板。

　　2.制作公文正文内容：

　　正文内容根据用户的实际需求，可以直接录入文字，也可以从其它软件中将文字复制进来，但必须遵循以下国家标准：

　　标题——二号小标宋字体，居中显示;主送机关——三号仿宋字体，顶格，冒号使用全角方式;

　　正文——三号仿宋字体;

　　成文日期——三号仿宋字体，右空四个字的距离，“○”和六角符号的输入方法一致，不能使用“字母O”或“数字0”代替。

　　文号、签发人、主题词——按照模板定义的字体填写完整。

最后，将红头、红线、文号、签发人、标题、主送机关、正文、成文日期、主题词的相互位置调整好。

　　三、用Word制作电子公章

　　1、图章轮廓

　　选择“插入→图片→自选图形”，在“绘图”工具栏中选择椭圆，按下Sfift键在文档中拖出一个圆，设置为“无填充色”，线条宽度为2磅，颜色为红色，“叠放次序”为“最底层”。

　　2、编辑文字

　　在文档中插入艺术字，选择环形艺术字，输入内容后设置字体、字号，然后用艺术字周围的8个拖拉按钮把文字拖成圆形，并放在已经画好的圆内，可以用Ctrl键和方向键帮助移动到准确的位置。

并把艺术字设置成红色。

　　3、插入五角星

　　在“自选图形→星与旗帜”中选中五角星，然后在文档中画出一个大小适合的五角星，并设置成红色，移动到圆中合适的位置，然后选中圆、艺术字、五角星，单击鼠标右键，选择“组合”，一个公章就制作出来了，要用时复制一个到目标处，是不是很正规啊!

　　文秘小知识

　　核心职能

　　工作管理

　　能依工作的轻重缓急排定优先级，妥善运用自己的时间与资源，有效管理工作流程及进度。

　　认真负责

　　确实达成工作职责及要求，能勇于承担自己的错误或失败，不归咎他人并努力改善。

　　主动积极

　　不需他人指示或要求能自动自发做事，面临问题立即采取行动加以解决，且为达目标愿意主动承担额外责任。

　　顾客服务

　　对顾客展现服务热忱，有效满足顾客需求、解决顾客问题，进而提高顾客满意度。

　　诚信正直

　　为人坦诚、确实遵守组织规定与社会规范、信守承诺且言行一致。

　　适变能力

　　对工作内容或环境的改变能够保持镇定，尝试了解改变的原因并以开放态度面对，有效调整行为且维持应有的工作表现。

　　问题解决

　　能够掌握问题核心，精确解读讯息做出结论，寻求适当解决方案，衡量利弊得失并采取实际行动以排除障碍。

　　压力承受

　　面临工作压力能够使用适当方法加以纾解，并维持应有的工作表现与人际关系。

　　沟通协调

　　能视谈话对象有条理地清楚表达想法，除确保对方专注聆听及充分了解，并可正确解读、响应、厘清他人所传达的讯息以取得共识。

　　工作职责编辑

　　一、教学秘书工作职责：

　　1、协助院领导抓好教学常规工作的安排，检查与总结工作。

　　2、及时向院领导传达上级部门安排的各项任务及上报院的有关情况。

　　3、协助院领导处理好日常的教学事务工作，并及时进行请示与汇报。

　　4、负责收集撰写整理，管理各种教学信息和教学文件。

　　5、负责教学档案的建立与管理工作，作到分门别类，有条理。

　　6、作好各种文件的收发，登记与管理工作。

　　二、生活秘书工作职责

　　1、协助院领导抓好教学办公用品的供应与发放工作，监督办公费用的使用情况。

　　2、协助院领导、班主任抓好劳动卫生工作。

　　3、负责院办公室必须设施如教室、办公室门窗、桌、椅、照明设施、黑板等的维修和电话管理工作。

为保证正常的教学秩序作好物质保证。

　　4、负责全院教职工的考勤与学生考勤的汇总工作。

　　5、协助院工会作好全院教职工的福利工作。

　　6、协助院长用好院基金的使用管理工作，所有经费的支付与回收工作。

　　7、作好教职工的生活服务工作如准备好开水、洗手水、内务整理等。

　　8、作好院资料室的收发与报刊杂志的征订工作。

　　特性编辑

　　从属性

　　秘书工作不是独立的，是从属于领导的，是完全按领导意图办事的。

　　方圆性

　　一是工作圆满,有较强的协调综合能力;二是圆熟能力，工作很熟练。

三是圆通能力，不能没有原则，但也要通融，而又不能圆滑。

　　辅助性

　　办公室是办事机构,不是决策机构。

忠于职守，守就是守本分，做好本职工作。

要做到三不越：

不越位、不越职、不越权。

　　综合性

　　概括起来是“三三四四”：

　　第一个三是三个中心，即信息中心、协调综合中心和参谋办事中心;

　　第二个三是三办十项工作，即办文（撰文、文书处理）、办会、办事（信息调研、协调、督查、信访、接待、机要、综合办理）;

　　第一个四是四句话，即贯通上下，协调左右，联系内外，综合办理。

所以说办公室处于枢纽地位;

　　第二个四是四个结论，即参政、管理事务、搞好服务、提高综合管理能力。

综合管理能力实际上就是领导能力。

　　行政文员编辑

　　行政文员工作涉及面较广，事务较繁琐，对完成工作的质量效率也有一定的要求。

那么，行政文员应该具备的基本素质和技能要求有哪些呢?

　　他应能独立操作计算机，熟练操作Word、Excel、PowerPoint等办公自动化软件及Internet邮件收发和处理技巧。

熟练运用各类办公自动化设备。

　　同时应具备良好的记忆力以及对时间的分配和沟通协调能力，还要有较强的保密意识。

具有良好的文字组织和语言表达能力，中英文打字速度快，能熟练操作五笔输入法等汉字输入法。

掌握常用英语口语，有较好的英语阅读和写作能力。

　　文员编辑

　　办公室文员（会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发）工作职责：

　　1.接听、转接电话;接待来访人员。

　　2.负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。

　　3.负责总经理办公室的清洁卫生。

　　4.做好会议纪要。

　　5.负责公司公文，信件，邮件，报刊杂志的分送。

　　6.负责传真件的收发工作。

　　7.负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。

　　8.做好公司宣传专栏的组稿。

　　9.按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。

　　10.做好公司食堂费用支出、流水账登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。

　　11.每月环保报表的邮寄及社保的打表。

　　12.管理好员工人事档案材料,建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。

　　13.社会保险的投保、申领。

　　14.统计每月考勤并交财务做帐，留底。

　　15.管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。

　　16.接受其他临时工作.

　　秘书编辑

　　秘书是掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。

　　国家劳动部（现人力资源和社会保障部）在其新颁布的《秘书职业技能标准》一书上将“秘书”概念定义为：

专门从事办公室程序工作，协助领导处理财务及日常事务，并为领导决策及实施服务的人员。

　　目前我国秘书从业人员约达2300万人。

　　我国外资企业秘书分三类：

　　初级秘书——以接电话、发传真、收发信件等服务型为主;

　　中等秘书（一般性秘书）——用英文写一般信函、起草报告和准备会议等。

多为大专或本科毕业。

　　高级秘书（经理助理）——能起草重要的合同文本、懂法律、税务知识，有应急处理能力，有较强的语文素养和较高的应用写作能力。