协同办公平台功能需求中国医学科学院肿瘤医院.docx
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协同办公平台功能需求中国医学科学院肿瘤医院
中国医学科学院肿瘤医院
协同办公系统（OA系统）技术需求
中国医学科学院肿瘤医院
2017年5月
目录
1.背景4
2.总体目标4
3.协同办公平台功能需求5
3.1.信息门户管理5
3.1.1.医院办公门户管理5
3.1.2.部门门户管理5
3.1.3.个人门户管理5
3.1.4.影音资料管理6
3.1.5.电子报刊管理6
3.1.6.信息发布管理6
3.2.流程管理6
3.2.1.自定义数据表6
3.2.2.自定义表单7
3.2.3.流程设计7
3.2.4.流转过程7
3.2.5.流程归档8
3.3.公文管理8
3.3.1.发文管理8
3.3.2.收文管理8
3.3.3.公文追踪与督办9
3.3.4.公文交换9
3.3.5.公文统计9
3.3.6.公文归档9
3.4.文档管理9
3.5.协同通讯管理10
3.6.人力资源管理10
3.6.1.组织机构管理10
3.6.2.人员考勤管理11
3.6.3.人员调转管理12
3.6.4.医德医风管理12
3.7.排班管理13
3.8.问卷管理13
3.9.会议管理13
3.10.工资单查询14
3.11.车辆管理14
3.12.廉洁风险监控平台14
3.12.1.平台首页14
3.12.2.职务权力监控15
3.12.3.职业权力监控15
3.12.4.患者满意度16
3.12.5.供应商管理16
3.13.协同办公平台辅助功能16
3.13.1.手机短信平台16
3.13.2.手机移动办公平台16
4.系统集成17
4.1.硬件及辅助技术17
4.1.1.服务器17
4.1.2.终端客户机17
4.1.3.外围设备17
4.2.网络环境需求17
5.安全要求18
6.实施计划19
7.质量保证和售后服务承诺19
7.1.实施质量保证19
7.2.培训19
7.3.售后服务20
8.投标文档要求20
1.
背景
在计算机、手机、办公软件广泛使用的今天，纸张逐步被电子文档替代，手工操作逐步被电子化流程替代。
人们的工作方式从人工纸张传递，到单机操作，再进一步向着便捷、全面、安全的信息共享、协同工作转变，传统办公方式正在发生巨变。
我院全称中国医学科学院肿瘤医院，始建于1958年，三级甲等医院，是国家肿瘤临床医学研究中心、国家肿瘤规范化诊治质控中心、国家食品药品监督管理局认证的国家药物临床研究中心所在地，是集医教研防于一体，全方位开展肿瘤相关基础研究和临床诊治的国家标志性肿瘤专科医院。
2011年底，我院建立了协同办公平台，平台提供信息发布管理、内部邮件管理、考勤管理、数据决策支持等功能，覆盖全院职能、基础、医疗七十余科室，基本满足医院日常信息公示、内部文件传递、考勤上报等工作需要。
在使用过程中，医院各科室人员对协同办公系统有了一定了解，积累了一定的使用经验，对系统的功能提出很多了新想法。
医院希望通过建设新的协同办公平台，满足医院各科室对流程管理、文档管理、廉洁风险监控等工作不断提升的需求，进一步加强医院管理，提高医院行政工作效率。
2.总体目标
通过建立以“信息交换、资源共享”为核心的协同办公系统，满足我院所行政、临床、教学、科研各类部门和部门人员日常办公、信息交互、资源共享、数据利用的需要，形成覆盖全院的权限清晰的灵活、高效的的办公平台；在实现办公流程信息化的同时，实现与其他日常业务系统的无缝衔接，形成综合、便捷的常用业务入口。
●依据相关行政管理制度和规定，通过技术手段，一定程度上规范和优化医院行政事务流程，强化医院行政管理力度。
●建立院内权限清晰的信息发布、信息交流的平台，使院内各部门信息发布畅通、安全，并实现各科室间无障碍的信息流通与交流，同时进一步保障院务信息的公开、公正、透明。
●整合日常业务系统入口、集成常用办公功能及提供个性化服务，形成部门、个人日常办公的综合门户。
●建立有效的办公信息安全保障体系，满足硬件、系统、应用各级别的信息安全需要。
3.协同办公平台功能需求
3.1.信息门户管理
在协同办公平台中实现医院、部门、人员等多级门户管理。
3.1.1.医院办公门户管理
●院级公共信息发布平台：
发布医院通知公告、新闻、规章制度、办事指南、每日活动、总值班/听班表、早会信息、“三重一大”事项信息等。
●根据不同权限，显示权限可操作的办公系统中的各项功能，如：
流程管理、文档管理、考勤上报、会议管理、电话簿等功能。
●外部系统登录入口：
提供与其他系统集成后的单点登陆入口。
3.1.2.部门门户管理
●部门级公共信息发布平台：
发布部门通知公告、新闻、规章制度、办事指南、每日活动、学习培训资料、考核指标等信息。
●部门可实现的办事功能入口。
●后台管理员可灵活配置部门门户版式、可用功能。
3.1.3.个人门户管理
●显示个人待办事宜，如：
待办审批、待阅内部邮件、日程提醒等。
●提供与个人相关的流程办理入口。
●个人办公相关功能：
个人日程、个人文档、个人通讯录等。
●个人应可灵活配置个人门户所能显示的功能模块。
3.1.4.影音资料管理
●可将院内照片、视频等影音资料可分门别类，建立在协同办公平台上。
●可录入照片、视频的说明信息，包括名称、关键字、拍摄时间等。
●可根据资料名称等条件进行快速查找。
●对拷贝和下载进行权限控制。
3.1.5.电子报刊管理
●可编辑和发布电子版院所报、纪检之窗等院内报刊。
●页面展现应图文并茂。
●可对通过新闻名称、期号等进行快速检索。
3.1.6.信息发布管理
●根据用户权限，实现全院/科室不同级别的通知通告、新闻要闻的后台编辑、审核、前台发布。
●实现有权限的用户可根据新闻通告的重要性，将信息发布至协同办公平台门户首页。
●新闻信息可添加文字、图片、视频、文档附件等多种内容。
●对待发布的信息内容可设置和进行多级审批后，再正式发布。
●提供信息发布、浏览的权限管理。
●在安全体系完善前提下，预留与外网门户网站信息发布接口，根据医院情况开放。
3.2.流程管理
3.2.1.自定义数据表
●允许有权限的用户创建自定义数据表，可自定义数据结构、表之间的关联关系等。
●数据类型展现方式可自定义为文本框、密码输入框、单选/多选、下拉列表、日期/时间、自动编号、附件上传、计算规则等类型。
●可设定自定义表字段在模块或流程中可否为查询条件、可否显示等信息。
3.2.2.自定义表单
●结合自定义数据库表，用户可进行自定义表单设计，可设计显示模板和打印模板。
●整个设计工具采用HTML编辑器完成，允许用户结合word/excel等工具软件创建表单应用并导入。
3.2.3.流程设计
●提供图形化流程设计界面。
●可对流程进行分类管理。
●可复制已有流程另存为新流程。
●可绑定各类表单。
●支持并行、分支、时间等流程判断条件。
●流程设计绑定组织机构，支持根据角色、岗位、职务、部门负责人、分管领导等多种分类方式为每一个环节分配执行人员。
●有流程设计、使用、管理等操作的权限管理。
3.2.4.流转过程
●支持会签、审批、阅办、拟办、分发等功能。
●支持按照已设定的条件自动判断下一环节。
支持特殊情况下手工选择下一环节。
●支持按照已设定的待执行人自动通知相关人员做流程处理。
支持特殊情况下临时调整待执行人或由待执行人委托其他人执行。
●执行人签字环节支持CA电子签名。
●在各流程过程，可根据实际工作要求，打印相关纸质单据。
●各执行环节有日志记录，授权用户可进行查看、追踪、催办等操作。
●流程能上传附件，支持word（2003/2007）、excel（2003/2007）、pdf等格式。
对带有附件的流程，审核人可在线批示或修改附件内容（word格式），系统保留批示和修改痕迹，并记录操作人员和操作时间。
3.2.5.流程归档
●流程结束后，可自动归档。
●预留与外部档案系统的归档接口。
3.3.公文管理
3.3.1.发文管理
实现发文工作的拟稿、审批、签发各环节全过程自动化管理。
●支持后台管理用户灵活定义发文单、发文稿纸、套红模板，针对不同公文类别定义不同发文流程。
●支持发文文号管理，按不同发文部门进行发文编号管理。
●可上传附件，支持word（2003/2007）、excel（2003/2007）、pdf等文件格式。
经手人可在线批示或修改附件内容，系统保留批示和修改痕迹，并记录操作人员和操作时间。
●可按日期、编号、发文单位、标题关键字、主题词等进行组合查询。
●支持CA电子签名。
3.3.2.收文管理
实现收文工作的登记、拟办、批办、承办等各环节全过程电子化管理。
●收文登记：
可记录文件标题、收文日期、收文编号、来文单位、来文编号、密级等必要登记信息。
支持以扫描件或电子文件等形式导入附件：
扫描件形式支持一键式将纸质文件扫描入系统；电子文件形式支持word（2003/2007）、excel（2003/2007）、pdf、图片等安全允许的文件类型；预留上级管理部门电子公文交换系统接口，支持通过交换系统收取电子公文，根据医院实际情况启用。
●支持有权限的用户针对不同类型公文，定义各种类型公文的收文流程。
●支持特殊情况下对流程进行特殊处理，如临时调整待执行人或由待执行人委托其他人执行。
●支持多人并行传阅。
●公文内容在流转过程中，有权限的用户可进行在线编辑修改，系统保留修改痕迹，记录文件经手人的批示意见。
●可按日期、编号、来文单位、标题关键字等进行单独和组合查询。
●支持CA电子签名。
3.3.3.公文追踪与督办
●支持有权限的用户查看、追踪公文流转各环节情况。
●提供催办督办功能，通过多种方式进行提醒（窗口提醒、即时消息、留言信息、手机短信等）。
3.3.4.公文交换
●预留上级管理部门电子公文交换系统接口。
支持通过交换系统收发电子公文，根据医院实际情况启用。
3.3.5.公文统计
●对收文、发文情况提供易用的统计功能。
3.3.6.公文归档
●预留与档案系统接口，收发公文处理完毕后，自动归档到档案管理系统中。
3.4.文档管理
●提供文档浏览首页，可划分为知识类文档、医院工作文档、科室工作文档，个人工作文档等不同分类或栏目。
●支持有权限的用户对文件目录的增加、编辑、删除、移动，支持增加多级下级目录。
支持有权限的用户在目录中上传、增加、编辑、移动文档，文档类型包括word、excel、ppt、pdf、图片等各类安全允许的文件类型。
可根据文档名称进行判重和提示，附件可按文件夹上传。
●可按医院、科室、个人、角色、岗位等级别，设置对文件分类、文件目录及单个文档的操作权限，以及设置管理、阅读、下载、拷贝、编辑、移动、删除等操作权限。
●支持为文档录入关键字、领导批示内容、办理时间、办理人、办理结果、文件号、文件来源等信息，便于日后查询。
●提供灵活高效的文档搜索功能：
可模糊查询，可对目录、文档内容进行查找，可选择搜索范围。
支持批量导出搜索结果及相应附件。
●提供与扫描仪连接功能，可直接将纸质文件通过扫描仪扫描进系统形成电子版。
●提供文档收藏功能。
●在上线初期，提供将excel文件目录及链接文档批量导入功能。
3.5.协同通讯管理
●在线交流
提供即时通讯功能。
支持多人对话，对话记录可保存，支持文件发送，支持弹出提醒框等功能。
●内部邮件
提供内部网邮件收发功能。
可按科室、自定义群、个人等人员群体发送邮件。
支持回复、转发、重新发送等。
支持定义可发送的邮件类型，根据不同权限，设置发件人可使用的邮件类型，邮件类型关联邮件格式、差异化的接收群体。
支持查看邮件阅读情况。
支持附件修订，保留修订痕迹。
●其他提醒方式
支持手机短信、微信提醒，对待办事项、活动通知等内容进行提醒。
3.6.人力资源管理
3.6.1.组织机构管理
用于维护机构、部门，职务、岗位，科室人员等基础信息。
用于维护角色、用户及权限配置。
●组织机构管理
机构应支持分支机构管理、科室应支持多级科室管理。
可维护机构、科室基本信息，包括：
代码、名称、别名、级别、顺序、启用/停用等。
支持自动生成组织机构图。
机构相关操作应有日志记录。
●职务岗位管理
支持设置机构领导、分管领导、科室负责人等职务，及各类科室岗位。
●人员信息管理
支持人员基本信息维护，包括：
姓名、工号、电话、入职/离职时间、照片、人员职务/岗位、人员类型、人员身份、顺序、启用/停用、人才学术成果等。
支持设置人员科室，以及进行人员调转。
可单独区分护理人员，建立护士人事档案库。
管理和查看权限与人员信息总表区分。
可单独区分党员/团员，建立党员/团员信息数据库。
管理和查看权限与人员信息总表区分。
可按各类条件查询和导出。
人员相关操作应有日志记录。
●角色管理
支持根据不同应用需求，设置不同角色及功能范围。
支持对相应用户授权相应角色。
支持同一用户设置多个角色，用户权限为各角色并集。
相关操作应有日志记录。
●用户管理
用于用户基本信息维护，包括：
用户名、密码、关联人员、起始日期、有效期等信息。
可对用户进行授权及查看用户已授权限。
●安全管理
后台管理用户三权分立：
系统管理员、安全管理员、审计管理员。
用户登录多次密码错误，应有锁定等相应的安全防范措施。
各项操作应有详细的日志记录，支持审计管理员进行日志查询。
3.6.2.人员考勤管理
●人员考勤管理支持流程管理：
考勤员填写-->科室负责人审批-->上报人事处-->人事处接收。
并对上报后的考勤可进行撤销上报和重新上报等操作。
●人事处考勤管理
基础数据设置：
支持设置需要填报考勤的人员类型、缺勤类型、工作日、考勤员权限等。
支持查看各科室考勤上报状态，并提供接收考勤和撤销上报状态等功能。
可按各类条件进行统计科室、人员考勤，既可按工作日、也可按非工作人统计缺勤情况，并可导出。
支持各类缺勤类型管理：
产假必须为连续休假、上限为128天；工龄假根据员工工龄设置不同休假天数上限，并根据其他假期累计休假时长进行相应扣减。
●科室考勤填报
支持手工填报和考勤机信息导入。
手工填报考勤时，支持一级科室考勤员统一填报，也支持下级科室考勤员分别填报。
支持考勤管理与人员调转管理联动。
支持最小缺勤时间半天，或更小单位。
在填报时，根据工龄假、产假等日期限制条件，对休假时长超过上限的人员加以提示或禁止。
支持统一格式的考勤表打印。
统计支持按考勤科室、按人员的考勤统计，既可按工作日、也可非工作日统计缺勤情况，并可导出。
●系统用户可查询自己的考勤情况。
●数据继承：
可将旧OA系统考勤数据导入，以便查询。
3.6.3.人员调转管理
●人员调转管理支持流程管理：
科室管理人员填写-->科室负责人审批-->上报人事处-->人事处执行调转。
上报后的调转可进行撤销和重新上报等操作。
●人事处调转管理
基础数据设置：
支持设置科室管理员权限。
支持查看各科室调转上报状态，并提供执行调转和撤销状态等功能。
可按月份统计和打印已执行调转情况。
●科室调转填报
支持手工填报科室人员调转情况，包括人员、原科室、拟调科室、调动日期等。
支持考勤管理与人员调转管理联动。
支持统一格式的调转表打印。
支持按科室、人员的调转情况统计。
●系统用户可看查询自己的调转情况。
3.6.4.医德医风管理
目前我院医德医风管理由个人、科室和单位评价三部分组成，采用定性评价方法，分为优秀，良好，一般和较差四个等级。
年终时以科室为单位按名单发放纸质考评表以及向各职能处室搜集每位医务人员的受表扬、投诉、退红包等记录信息，请科室考评时予以参考。
个人和科室考评完后，医务处统一汇总，提交院医德医风考评领导小组审核，形成单位评价意见。
●可记录并汇总每位医务人员的受表扬、退红包、医疗纠纷及投诉等情况，建立医务人员医德医风考评电子档案。
有权限的用户可查询每位医务人员的表扬、投诉情况。
●在系统中录入或导入个人、科室、医院医德医风考评结果。
个人考评与该医务人员表扬投诉等相关信息关联。
有权限的个人、科室可查看相关个人、科室考评结果。
●能实现考评信息的批量导入和导出。
3.7.排班管理
●支持行政总值班排班、医生护士排班、及各科室节假日值班安排等。
●可预设多种类型的值班规则，根据不同类型的规则自动生成医生、护士、行政人员的排班表。
并支持手动排班和调整。
●支持灵活的的统计查询。
●排班结果支持与考勤管理关联。
3.8.问卷管理
●提供调查问卷、在线投票、考核试卷的设计功能。
支持单选、多选、简述，可上传图片、附件等内容。
●问卷提交后，投票类型的可显示投标结果，考卷类型的可显示错误情况和分数。
●在后台，为有权限的用户提供查看问卷处理状态，提交明细、未提交明细，对问卷结果可进行统计汇总和导出。
●在后台，可提供灵活的权限设置功能，可按角色、用户等方式授权。
3.9.会议管理
会议管理，可将会议申请、审批、申请会议室、通知参会人员、会议议题审批与发布、会议纪要撰写与发布等环节进行全程管理。
●会议管理
提供会议发起、审批流程。
提供会议室信息管理功能，维护会议室基本信息和为会议室预约提供会议室排班；审批后的会议可根据重要性、实际需要和会议室使用情况安排会议室。
审批后的会议，可以短信或内部邮件方式通知参会人员。
如遇会议调整，系统提供重新向参会人员发布会议通知或发送取消会议通知的功能。
对于日常例会，只需一次设定，自动生成会议数据，发布会议通知。
并支持特殊情况手动调整功能。
会议结束后，可撰写会议纪要，提供审批流程，支持审批后的会议纪要进行发布。
发布后的纪要可以归到档案系统（预留与档案系统接口）。
●会议议题管理
提供会议相关议题上报、审批流程。
生成正式议题后可对审批通过的正式议题申报科室下发短信或内部邮件通知。
可对审核后的议题进行专项管理，由主管科室进行汇总、筛选、排期。
对会议议题讨论结果，可在如系统首页的位置进行公示。
3.10.工资单查询
●为每位员工提供工资单查询功能，同时提供有效的个人隐私保护措施。
●工资单以文本文件或excel文件方式导入。
技术成熟的前提下，根据医院情况，实现从财务系统直接导入。
3.11.车辆管理
●系统应能提供院内车辆资源登记、管理功能。
●向院内各部门提供车辆使用的预约申请、申请审批等管理。
●分权限，向院内用户提供车辆预约情况、预约审批情况、车辆使用情况的查询。
3.12.廉洁风险监控平台
3.12.1.平台首页
涵盖党风廉政建设责任制、职权目录、风险点情况、医德医风考评等专题，展示权力运行监控工作的最新动态，及职务权力监控、职业权力监控、供应商诚信度、患者满意度四项核心内容，并为相关职能科室分配科室主页链接入口。
●党风廉政建设责任制：
年度医院党风廉政建设和反腐败工作任务分工、年度院领导、各处室党风廉政建设责任书等
●职权目录：
各项权力内容，包括权力名称、实施的依据、公开形式、公开范围、公开时间以及承办处室等。
●风险点情况：
分按处室区分和按风险等级区分两种，以提示权力风险分布情况。
●内控点情况：
职务权力实时动态监控情况。
●反腐纠风工作信息：
反腐纠风工作相关制度，监控机制建设动态、信息及纠风工作动态，廉政文化建设信息等。
●重要权力运行情况：
通过重大事项决策、基建项目、物资设备采购、财务管理、人事管理、职称评聘、职工权益、医用耗材试剂管理等栏目进行分类公示，以便于群众监督。
●满意度评价情况：
显示当前月满意度的变化情况，以及关于阶段性满意度评价情况点评与通报、处理意见、各处（科）室及相关人员整改情况。
3.12.2.职务权力监控
●廉洁风险防控相关流程发起和审批。
●院务公开
可将院务决策内容发布到院务公开栏目中，并同步到权力运行监控平台。
同时生成公开时间和公开形式等信息。
●项目库
当议题属于项目投资决策内容时，可选择进入何种项目库。
项目库中可对项目情况进行查询、跟踪、统计等操作确保项目采购各环节公正公开。
●供应商评价
“招标项目采购流程”中投标单位和中标单位均需要从供应商库中选择，在供应商评价环节使用部门和项目主管部门可对供应商本次供应记录进行评价打分。
关键指标低于基准星级则被列入不良记录信息库。
●权力监控
权力监控平台中纪检监察部门可对所有职务权力流程的各个环节和风险点可全程跟踪和查看。
同时为今后上级部门联网监控预留系统接口，提高上级部门的监督效率。
3.12.3.职业权力监控
●根据医院实际情况，实现抗生素使用情况、大额住院费用情况、高值耗材使用情况等监控。
3.12.4.患者满意度
●采用电子问卷的方式进行，分为门诊患者满意度评价、住院患者满意度评价等多种调查问卷。
数据采集方式可为自助机、移动设备、短信平台互动等。
●患者是否可以填写满意度调查问卷，需要判断患者是否有相应的门诊就诊记录或住院记录。
3.12.5.供应商管理
●与ERP系统提供接口，实现供应商档案管理，实现证书到期提醒、黑名单管理，与采购流程关联。
3.13.协同办公平台辅助功能
3.13.1.手机短信平台
为配合协同办公平台的使用，应提供手机短信辅助平台。
平台功能应包含而不限于：
●对于有权限的用户，可自行编辑短信内容，并提供短信单发和群发功能。
●提供接收短信，并可设置回复内容，完成自动回复。
●对待办流程的到达、日程、邮件到达可进行短信提醒。
3.13.2.手机移动办公平台
在安全防护措施完善的前提下，在手机等移动设备上实现部分办公操作：
●查看新闻、通知通告等公共信息。
●实现公文、流程审批。
●收发院内邮件等
4.系统集成
●与院内其它业务系统实现用户单点登录。
●实现与相关业务系统的集成，包括HIS、ERP、财务系统、门户网站、CA等。
4.1.硬件及辅助技术
4.1.1.服务器
提供符合我院业务规模的服务器型号配置和核心服务器架构。
架构应能保证系统的可维护性、可伸缩性、可扩展性、可移植性要求，并保证系统的安全性、稳定性。
4.1.2.终端客户机
系统应能在WindowsXP或以上的操作系统，IE6及以上浏览器运行。
4.1.3.外围设备
为保证信息安全，系统应能实现对指纹识别、密钥等硬件设备的支持。
系统应能实现与短信平台相关硬件的交互。
系统移动应用应能在Android、ios设备上使用。
系统应能实现对未来可能引入的各类协同办公系统所需硬件设备的交互。
4.2.网络环境需求
我院所是医疗、科研、教学一体化的单位，内部业务网络及Internet网上均分步有网络终端设备。
我院拥有二十余个行政科室，与院内业务联系较少，多配备外网电脑，少数办公室配有内网电脑，但整体内网终端机资源不足。
科研方面，作为研究所，我院现有十余个科研课题组，所用电脑一般运行在Internet网上，没有内网电脑。
临床科室是院内业务的主脉，所用电脑大部分运行在内网上用以支持医院医疗业务。
自2007年门诊HIS系统上线以来，内网网点已扩展至300余个，但整体Internet
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