最新用友ERPU8财务篇.docx
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最新用友ERPU8财务篇
Chapter1用友ERP-U8财务上
会计信息系统融汇了会计、管理、信息技术等多门学科的相关知识，是一门典型的边缘学科。
在信息技术日新月异、管理理念层出不穷的市场形势下，只有更加密切的结合企业实际，才能使学科发展更具有生命力，由此对“会计信息系统”课程的实践性提出了极高的要求。
在现行教育条件下，如何兼顾学科发展的前沿性、实践性、实验条件的差异性，为学习者提供一套先进、完整、可操作的实验体系成为本教程的目标。
本教程选择了用友ERP-U8（V8.72）管理软件作为实训平台。
用友软件股份有限公司是目前我国最大的企业管理软件及服务提供商，拥有最大的用户市场，企业发展及产品策略具有典型的代表性，用友ERP-U8管理软件是其最新研发的产品，功能全面，运行稳定，在教育市场拥有广大的合作伙伴。
1.1用友ERP-U8总览
1.1.1功能特点
用友ERP-U8是企业级解决方案，定位于中国企业管理软件的中端应用市场，可以满足不同的竞争环境下，不同的制造、商务模式下，以及不同的运营模式下的企业管理，提供从企业日常运营、人力资源管理到办公事务处理等全方位的企业管理解决方案。
用友ERP-U8是一个企业综合运营平台，用以解决各级管理者对信息化的不同要求：
为高层经营管理者提供大量收益与风险的决策信息，辅助企业制定长远战略；为中层管理人员提供企业各个运作层面的运作情况，帮助做到各种事件的监控、发现、分析、解决、反馈等处理流程，帮助做到投入产出最优配比；为基层管理人员提供便利的作业环境，易用的操作方式实现工作岗位、工作职能的有效履行。
1.1.2总体结构
经过二十多年的发展，用友ERP-U8管理软件汇聚了几十万成功用户的应用需求，累积了丰富的行业先进企业管理经验，以销售订单为导向，以计划为主轴，其业务涵盖财务、物流、生产制造、客户关系管理、办公自动化、管理会计、决策支持、网络分销、人力资源、集团应用以及企业应用集成等全面应用，用友ERP-U8管理软件的总体结构如图1-1所示：
从图1-1可见，用友ERP-U8管理软件提供了企业信息化全面解决方案，它对应了高等教育的多个专业方向，如企业管理、物流管理、信息管理、会计、人力资源管理等。
1.1.3数据关联
本教程选用用友ERP-U8软件的财务管理、人力资源中的常用模块作为学习对象，通过描述数据这些模块间的数据关系，使学习者对财务业务一体化运行模式有一个总体认识和了解，其关系如图：
图1-1用友ERP-U8管理软件的总体结构
图1-2模块间的数据关系
1.2系统管理
顾名思义，系统平台是为了企业管理系统的正常运行提供基本支撑的。
会计信息系统作为企业管理系统中不可或缺的一部分，本身也是由多个子系统组成，各个子系统服务于企业的不同层面，为不同的管理需要服务。
个子系统本身既具有相对独立的功能，彼此之间又具有密切的联系，他们共用一个企业数据库，拥有共同的基础信息、相同的账套和年度账，为实现企业财务、业务的一体化管理提供了基础条件。
在财务、业务一体化管理应用模式下，系统平台为各个子系统提供了一个公共平台，用于对整个系统和公共任务进行统一管理，如基础信息及基本档案的设置、企业账套的管理、操作员的建立、角色的划分和权限的分配等，企业管理系统中任何产品的独立运行都必须以此为基础。
1.2.1系统管理概述
用友ERP-U8为各个子产品提供了一个公共平台，用于对整个系统的公共任务进行统一管理，如企业账套的建立、修改、删除和备份，操作员的建立、角色的划分和权限的分配等，其他任何产品的独立运行都必须以此为基础。
系统管理模块的设立对于企业的资金流、物流、信息流的统一管理和实时反映提供了有效的方法和工具，企业的信息化管理人员可以进行方便的管理，及时的监控，全面的掌握企业的信息系统状态。
1.2.1.1系统管理的主要功能
系统管理是用友ERP-U8管理软件中一个非常特殊的组成部分。
它的主要功能是对用友ERP-U8管理软件的各个产品进行统一的操作管理和数据维护，具体包括以下方面：
1.帐套管理
帐套指的是一组相互关联的数据，每一个企业的数据在系统都体现为一个帐套。
也就是说，在用友ERP-U8应用系统中，可以为多个企业分别建账，且各帐套数据之间相互独立，互不影响，使资源得以最大程度地利用。
系统最多允许建立999个账套。
账套管理包括账套的建立、修改、引入、输出等。
2.年度账管理
在用友ERP-U8应用系统中，每个账套里都存放有企业不同年度的数据，称为年度账。
为了方便管理，系统将年度账作为操作的基本单位。
年度帐管理包括年度账的建立、引入、输出和结转上年数据，清空年度数据。
3.系统用户及操作权限的集中管理
为了保证系统及数据的安全与保密，系统管理提供了用户及功能权限的集中管理功能。
通过对系统造作分工和权限的管理，一方面可以避免与业务无关人员进入系统，另一方面可以对系统所包含的各个子产品的操作进行协调，以保证各负其责，流程通畅。
操作员管理包括操作员的增加、修改、删除等操作。
操作员权限的管理包括操作员权限的增加、修改、删除等操作。
4.建立统一的安全机制
对企业来说，系统运行安全。
数据存储安全是必须的，为此，用友ERP-U8应用系统设立了强有力的安全保障机制。
在系统管理中，可以监控并记录整个系统的运行过程，设置数据自动备份、清楚系统运行过程中的异常任务等。
1.2.1.2系统管理与其他子系统的主要关系
系统管理是用友ERP-U8应用系统运行的基础，它为其他子系统提供了公共的帐套、年度账，各子系统的操作员也需要在系统管理中统一设置并分配权限。
1.2.2比较相关的概念
1.账套与年度账
用友ERP-U8管理软件中最多允许建立999个账套。
不同的账套数据之间彼此独立，没有丝毫关联。
账套是由年度账组成的。
每一个账套中一般存放不同年度的会计数据，为方便管理，不同年度的数据存放在不同的数据表中，即为年度账。
采用账套和年度账两层结构的优点如下。
（1）便于企业的管理，如进行账套的上报，跨年的数据结构调整等。
（2）方便数据输出和引入。
（3）减少数据的负担，提高应用效率。
2.引入和输出
引入和输出即通常所指的数据的恢复和备份。
引入账套功能是指将系统外某账套数据引入本系统中。
对集团公司来说，可以将子公司的账套数据定期引入到母公司系统中，以便进行有关账套数据的分析和合并工作。
输出账套功能是指将所选的账套数据做一个备份。
对年度账数据来说，也有引入和输出操作，其含义和操作方法与账套的引入和输出是相同的，所不同的是年度账引入和输出的操作对象不是针对整个账套，而是针对账套中的某一年度的年度账。
3.角色和用户
角色是指在企业管理中拥有某一类职能的组织，这个角色组织可以是实际的部门，可以是有拥有同一类职能的人构成的虚拟组织。
例如，实际工作中最常见的会计和出纳两个角色（他们既可以是同一个部门的人员，也可以分属不同的部门，但工作职能是一样的）。
在设置了角色后，就可以定义角色的权限，当用户归属某一角色后，就相应地拥有了该角色的权限。
设置角色的方便之处在于可以根据职能统一进行权限的划分，方便授权。
用户是指有权限登录系统，对系统进行操作的人员，即通常意义上的“操作员”。
每次注册登录系统，都要进行用户身份的合法性检查。
只有设置了具体的用户之后，才嫩进行相关的操作。
用户和角色的设置可以不分先后顺序，但对于自动传递权限来说，应该首先设定角色，然后分配权限，最后进行用户的设置。
这样在设置用户的时候，选择其归属哪一个角色，则其自动具有该角色的权限，包括功能权限和数据权限。
一个角色可以拥有多个用户，一个用户也可以分属多个不同的角色。
4.系统管理员与账套主管
系统允许以两种身份注册进入系统管理。
一种是以系统管理员的身份，另一种是以账套主管的身份。
系统管理员负责整个系统的总体控制和数据维护工作，他可以管理该系统中所有的账套。
以系统管理员身份注册进入，可以进行账套的建立、引入和输出；设置角色和用户；制定账套主管；设置和修改用户的密码和权限等。
账套主管负责所选账套的维护工作。
主要包括对所选账套参数进行修改、对年度账的管理（包括年度账的建立、清空、引入、输出和结转上年数据），以及该账套操作员权限的设置。
1.2.3建立新年度核算体系
新年度到来时，应设置新年度核算体系，即设置新年度的账簿并将上年余额过渡到新年度，以便开始新的一年的核算。
年度账的管理工作由账套主管全权负责，因此需要以账套主管的身份注册进入系统管理。
新年度建账流程如下：
（1）年度账备份
在新年度核算体系建立前，首先要将上年业务处理完毕，然后执行“年度账”|“输出”命令，做好年度账的备份工作。
（2）建立新年度账
执行“年度账”|“建立”|命令，建立新年度账。
系统按年度先后顺序建立，不能修改会计年度
（3）结转上年数据
持续经营时会计假设之一。
企业的会计工作是一个连续性的工作。
每到年初，启用新账套时，需要将上年度中的相关账户的余额及其他信息结转到新年度账中。
年度账建立成功后，执行“系统”|“注销”命令，再以新年度重新注册，执行“年度账”|“结转上年数据”命令，进行上年数据结转。
（4）调整相关事项
成功结转上年余额后，在新年度日常业务开始之前，可以对某些事项做调整。
例如，可以增加、修改或删除科目；对于已经两清的单位和个人项目可以删除等。
（5）新年度日常业务
相关事项调整完毕后，就可以开始年度的日常业务处理了。
1.3企业应用平台
为了使企业能够存储在企业内部和外部的各种信息，使企业员工、用户和合作伙伴能够从单一的渠道访问其所需的个性化信息，系统中提供了企业应用平台。
通过企业应用平台，企业员工可以通过单一的访问入口访问企业的各种信息，定义自己的业务工作，并设计自己的工作流程。
信息的及时沟通，资源的有效利用，与合作伙伴的在线和实时的连接，将提高企业员工的工作效率以及企业处理能力。
1.3.1企业应用平台概述
1.3.1.1企业应用平台的主要功能
在用友ERP-U8应用中，企业应用平台扮演着很重要的角色。
要进入用友ERP-U8应用系统，用户首先要注册进入“企业应用平台”，从而取得无需再次验证而进入任何一个子系统的“通行证”，充分体现数据共享和系统集成的优势；其次，系统的基础档案信息将集中在企业应用平台中进行维护；最后，通过企业应用平台还可以实现个性化业务工作与日常办公的协同进行。
企业应用平台主要提供了以下几方面的功能：
工作列表、工作中心、个性流程、网上用友、技术支持、配置、风格配置。
1.3.1.2企业应用平台与其他子系统的主要关系
企业应用平台集中了用友ERP-U8应用系统的所有功能，为各个子系统提供了一个公共的交流平台。
通过企业应用平台中的“基础信息”，可以完成各模块的基础档案管理、数据权限划分等设置。
通过企业应用平台，可以对各模块的界面风格进行个性化定制，可以方便地进入任何一个有权限的模块。
1.3.2基础设置
基础设置是为系统的日常进行做好基础工作，主要包括基本信息设置、基础档案设置、数据权限设置和单据设置。
1.基本信息设置
在基本信息设置中，可以对建账过程确定的编码方案和数据精度进行修改，并进行系统启用设置。
用友ERP-U8管理系统分为财务会、管理会计、生产制造、人力资源、企业应用集成等产品组，每个产品组中又包含若干模块，他们中大多数既可以独立运行，又可以集成使用，但两种方法的流程是有差异的。
一方面企业可以根据本身的管理特点选购不同的子系统；另一方面企业也可能采取循序渐进的策略有计划的先启用一些模块，一段时间之后再启用另外一些模块。
系统启用为企业提供了选择的便利，它可以表明企业在何时启用了哪些系统。
只有设置了系统启用的模块才可以登录。
有两种方法可以设置系统启用。
一种是在企业建账完成后立即运行系统启用；另外是在建账结束后由账套主管在系统管理中进行系统启用设置。
2.基础档案设置
基础档案是系统日常业务处理必须的基础资料，是系统运行的基石。
一个账套总是由若干个子系统构成，这些子系统共享公用的基础档案信息。
在启用新账套之前，应根据企业的实际情况，结合系统基础档案的设置的要求，事先做好基础数据的准备工作。
3.数据权限设置
用友ERP-U8管理软件中，提供了3中不同性质的权限管理：
功能权限、数据权限和金额权限。
功能权限在系统管理中进行设置，主要规定了每个操作员对个模块及细分功能的操作权限。
数据权限是针对业务对象进行的控制，可以选择对特定业务对象的某些项目和某些记录进行查询和录入的权限控制。
金额权限的主要作用体现在两个方面：
一是设置用户在填制凭证时，对特定科目允许输入的金额范围；二是设置用户在填制采购订单时，允许输入的采购金额范围。
4.单据设置
不同企业各项业务处理中使用的单据可能存在细微的差别，用友ERP-U8管理软件中预置了常用单据模板，而且允许用户对各单据类型的多个显示模板和对个打印模板进行设置，以定义本企业需要的单据格式。
1.3.3业务处理
在企业应用平台的“业务”界面中，集成了登录操作员用于操作权限的所有功能模块，因此，该界面也是操作员进入用友ERP-U8管理软件的唯一入口。
1.4总账管理系统
总账系统的任务就是利用建立的会计科目体系，输入和处理各种记账凭证，完成记账、结账以及对账工作，输出各种总分类账、日记账、明细账和有关辅助账。
1.4.1总账系统概述
ERP-U8总账系统适用于各类企事业单位。
只要提供凭证处理、账簿处理、出纳管理和期末转账等基本核算功能，并提供个人、部门、客户、供应商、项目核算和备查账簿等辅助管理功能。
在业务处理的过程中，可随时查询包含未记账凭证的所有账表，充分满足管理者对信息及时性的要求。
1.4.1.1总账系统的主要功能
ERP-U8总账系统功能主要包括初始设置、凭证管理、出纳管理、账簿管理、辅助核算管理、期末处理等。
1.初始设置
由用户根据本企业的需要建立账务应用环境，将用友通用账务处理系统变成适合本单位实际需要的专用系统。
主要工作包括选项设置、期初余额的录入等。
2.凭证管理
通过严密的制单控制保证填制凭证的正确性。
提供资金赤字控制、支票控制、预算控制、外币折算误差控制以及查看最新余额等功能，加强对发生业务的及时管理和控制。
完成凭证的录入、审核、记账、查询、打印，以及出纳签字、常用凭证定义等。
3.出纳管理
为出纳人员提供一个集成办公环境，加强对现金及银行存款的管理。
可完成银行日记账、现金日记账，随时出最新资金日报表，余额调节表以及进行银行对账。
4.账簿管理
强大的查询功能使整个系统实现总账、明细账、凭证联查，并可查询包含未记账凭证的最新数据。
可随时提供总账、余额表、明细表、日记账等标准账表查询。
5.辅助核算管理
（1）个人往来核算
主要进行个人借款、还款管理工作，及时地控制个人借款，完成清欠工作。
提供个人借款明细表、催款单、余额表、账龄分析报告及自动清理核销已清账等功能。
（2）部门核算
主要为了考核部门费用收支的发生情况，及时地反映控制部门费用的支出，对各部门的收支情况加以比较，便于进行部门考核。
提供各部门总账、明细账的查询，并对部门收入与费用进行部门收支分析等功能。
（3）项目管理
用于生产成本、在建工程等业务的核算，以项目为中心为使用者提供各项目的成本、费用、收入、往来等汇总与明细情况以及项目计划执行报告等，也可用于核算科研课题、专项工程、产成品成本、旅游团队、合同、订单等。
提供项目总账、明细账及项目统计表的查询。
（4）往来管理
主要进行客户和供应商往来款项的发生、清欠管理工作，及时掌握往来款项的最新情况。
提供往来款的总账、明细账、催款单、往来账清理、账龄分析报告等功能。
6.期末处理
灵活的自定义功能、各种取数公式可满足各类业务的转账工作。
自动完成期末分摊、计提、对应转账、销售成本、汇兑损益、期间损益结转等业务。
进行试算平衡、对账、结账、生成月末工作报告。
1.4.1.2总账系统与其他子系统的主要关系
总账系统属于财务管理的一部分，而财务系统与其它系统成并行关系。
账务系统既可以独立运行，也可同其他系统协同运转。
总账系统是财务管理系统的一个基本子系统，它概括地反映企业供产销等全部经济业务的综合信息，它在财务管理系统中处于中枢地位。
总账系统接收薪资系统、固定资产系统、应收应付系统、资金管理、网上银行、报账中心、成本管理、项目管理、存货核算等系统生成的凭证。
总账系统向UFO报表系统、管理驾驶舱、财务分析系统提等提供财务数据生成财务报表及其他财务分析表。
1.4.2总账管理系统的初始设置
1.4.2.1设置控制参数
设置控制参数是对总账管理系统的一些系统选项进行设置，以便为总账管理系统配置相应的功能或设置相应的控制。
1.4.2.2设置基础数据
1.定义外币及汇率
汇率管理是专为外币核算服务的。
企业有外币业务，要进行外币及汇率设置。
其作用是：
一方面减少录入汇率的次数和差错；另一方面可以避免在汇率发生变化时出现错误。
2.建立会计科目
建立会计科目是会计核算方法之一，财务软件一般都提供了符合国家会计制度规定的一级会计科目；明细科目的确定要根据各企业情况自行确定，确定原则如下。
●会计科目的设置必须满足会计报表编制的要求，凡是报表所用数据，需从系统取数的，必须设立相应科目。
●会计科目的设置必须保持科目与科目间的协调性和体系完整性。
不能只有下级科目而无上级科目；既要设置总账科目，又要设置明细科目，以提供总括和详细的会计核算资料。
●会计科目要保持相对稳定，会计年中不能删除。
一级科目名称要符合国家标准，明细科目名称要通俗易懂。
●设置会计科目要考虑与子系统的衔接。
在总账管理系统中，只有末级会计科目才允许有发生额，才能接受各个子系统转入的数据。
一般来说，为了充分体现计算机管理的优势，在企业原有的会计科目基础上，应对以往的一些科目结构进行优化调整，充分发挥用友总账管理系统提供的辅助核算功能，深化、强化企业的核算和管理工作。
当企业规模不大，往来业务较少时，可采用和手工方式一样的科目结构及记账方法，即将往来单位、个人、部门、项目通过设置明细科目来进行核算管理；而对于一个往来业务频繁，清欠、清理工作量大，核算要求严格的企业来说，应该采用总账管理系统提供的辅助核算功能进行管理，即将这些明细科目的上级科目设为末级科目及设为辅助核算科目，并将这些明细科目设为相应的辅助核算目录。
一个科目设置了辅助核算后，它所发生的每一笔业务将会登记在总账和辅助明细账上。
3.设置辅助核算档案
设置了科目的辅助核算属性还不够，还应将从科目中去掉的明细科目设置为辅助核算的目录。
一个单位项目核算的种类可能多种多样，为此应允许企业定义多个种类的项目核算。
可以将具有相同特性的一类项目定义成一个项目大类，一个项目大类可以核算多个项目。
为了便于管理，还可以对这些项目进行分类管理。
4.设置凭证类别
系统提供了5种常用分类方式供企业选择。
对选择的凭证分类可以在制单时设置对科目的限制条件，系统有以下5种限制类型供选择。
借方必有：
制单时，此类凭证借方至少有一个限制科目有发生。
贷方必有：
制单时，此类凭证贷方至少有一个限制科目有发生。
凭证必有：
制单时，此类凭证无论借方还是贷方至少有一个限制科目发生。
凭证必无：
制单时，此类凭证无论借方还是贷方不可有一个限制科目发生。
无限制：
制单时，此类凭证可使用所有合法的科目。
限制科目由用户输入，可以是任意级次的科目，科目之间用逗号分割，数量不限，也可参照输入，但不能重复录入。
若限制科目为非末级，则在制单时，其所有下级科目都将受到同样的限制。
5.设置结算方式
该功能用来建立和管理企业在经营活动中所涉及的结算方式。
它与财务结算方式一致，如现金结算、支票结算等。
6.定义常用凭证及常用摘要
（1）常用凭证定义
企业发生的会计业务都有其规范性，因而在日常填制凭证的过程中，经常会有许多凭证完全相同或部分相同，如果将这些常用的凭证存储起来，在填制会计凭证时可随时调用。
（2）常用摘要定义
在日常填制凭证的过程中，经常会有许多摘要完全相同或部分相同，如果将这些常用的摘要存储起来，在填制会计凭证时可随时调用，必将大大提高业务处理效率。
7.设置明细科目
在需要对操作员的操作权限做进一步细化，如希望制单权限控制到科目，凭证审核权控制到操作员，明细账查询控制到科目等，首先应在设置系统参数时，将上述选项做选中标志，再到“明细权限”功能中进行设置。
1.4.2.3输入期初余额
在开始使用总账管理系统时，应将经过整理的手工账目的期初余额录入计算机。
假如企业是在年初建账，则期初余额就是年初数；假如是年中启用总账管理系统，则应先将各账户此时的余额和年初数到此时的借贷方累计发生额计算清楚。
例如，某企业2006年4月开始启用总账管理系统，那么，应将该企业2006年3月末各科目的期末余额及1—3月的累计发生额计算出来，准备作为启用系统的期初数据录入到总账管理系统中，系统将自动计算年初余额。
若科目有辅助核算，还应整理各辅助项目的期初余额，以便在期初余额中录入。
期初余额的录入分两部分：
总账期初余额录入，辅助账期初余额录入。
1.4.3日常业务处理
初始化设置完成后，可以开始进行日常账务处理了。
日常业务包括，凭着管理、出纳管理、账簿管理等。
1.4.3.1凭证管理
记账凭证是登记账簿的依据，是总账管理系统的唯一数据源。
凭证管理的内容包括填制凭证、凭证审核、凭证汇总、凭证记账等功能。
1.填制凭证
在实际工作中，可直接在计算机上根据审核无误准予报销的原始凭证填制记账凭证（即前台处理），也可以先由人工制单而后集中输入（即后台处理），企业采用哪种方式应根据本单位的实际情况。
一般来说，业务量不多或基础较好或使用网络版的企业可采用前台处理方式，而在第一年使用，或在人机并行阶段，则比较适合采用后台处理方式。
（1）增加凭证
记账凭证的内容一般包括两部分：
一是凭证头部分；二是凭证正文部分。
如果输入会计科目有辅助核算要求，则应输入辅助核算内容。
如果使用了应收管理系统来管理所有客户往来业务，那么所有与客户发生的业务，都应在应收款管理系统中生成相应的凭证，而不能在“填制凭证”功能中制单。
如果使用了应付款管理系统来管理所有供应商往来业务，那么所有与供应商发生的业务，都应在应付款管理系统中生成相应的凭证。
（2）生成和调用常用凭证
可以将某张凭证作为常用凭证存入常用凭证库中，以后可按所存代号调用这张常用凭证。
在填制一张与“常用凭证”相类似或完全相同的凭证时，可调用此常用凭证，这样会加快凭证的录入速度。
（3）修改凭证
在填制凭证时，通缩翻页查找或输入查询条件，找到要修改的凭证。
可修改的内容包括摘要、科目、辅助项、金额及方向、增删分录等。
（4）作废/恢复凭证
当某张凭证不想要或出现不便修改的错误时，可将其作废，作废后的凭证还可以将其恢复。
（5）整理凭证
凭证整理就是删除所有的作废凭证，并对未记账凭证重新编号。
若本月已有凭证记账，那么，本月最后一张已记账凭证之前的凭证将不能作凭证整理，只能对其后面的未记账凭证做凭证整理。
若想作凭证整理，应先利用“恢复记账前状态”功能中恢复本月月初的记账前状态，再作凭证整理。
（6）制作红字冲销凭证
对于已记账的凭证，发现有错误，可以制作一张红字冲销。
通过红字冲销法增加的凭证，应视同正常凭证进行保存管理。
（7）查看凭证有关信息
总账管理系统的填制凭证功能不仅是各账簿的输入口，同时也提供了强大的信息查询功能。
2.审核凭证
为确保登记到账簿的每一笔业务的准确性和可靠性，制单员填制的每一张凭证都必须经过审核员的审核。
审核凭证主要包括出纳签字、主管签字和审核凭证
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