金蝶K3采购 处理操作.docx

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金蝶K3采购处理操作

金蝶K3采购操作说明

目的：

掌握采购业务的基本流程和基本采购业务的操作。

要求：

根据下述给出的案例资料，完成采购订单、外购入库单、采购发票的填制工作。

内容：

采购资料设置；采购业务处理（多种情况）；采购系统单据及报表查询

一、采购系统与采购业务介绍

采购管理系统，是通过采购申请、采购订货、进料检验、仓库收料、采购退货、购货发票处理、供应商管理、价格及供货信息管理、订单管理、质量检验管理等功能综合运用的管理系统，对采购物流和资金流的全过程进行有效的双向控制和跟踪，实现完善的企业物资供应信息管理。

采购管理系统可以独立执行采购操作；与供应链其他子系统、应付款管理系统等其他系统结合运用，将能提供更完整、全面的企业物流业务流程管理和财务管理信息。

金蝶K3系统中预置了现购、赊购、直运采购、受托入库采购四种采购处理流程以及退购流程，可以满足企业中大多数采购业务的处理。

三、采购资料设置

采购资料设置可以对采购价格管理、供应商供货信息、多计量单位、批号管理等资料进行设置。

对一些特定资料进行设置，如采购价格等，有利于企业采购业务的管理和控制，这些资料不一定非得设置。

采购价格管理

采购价格管理是企业的一个重要的采购政策之一，灵活的价格体系和价格信息查询可以降低采购成本，严密的限价预警控制手段可以杜绝采购漏洞。

采购价格管理可以进行采购价格维护、采购价格参数设置。

（1）采购价格维护

采购价格维护主要对各种物料对应不同的供应商进行价格设置。

步骤：

限价设置：

供应链→采购管理→供应商管理→采购价格管理→进入采购价格管理窗口→点击工具栏［限价］→设置

价格设置：

供应链→采购管理→供应商管理→采购价格管理→进入采购价格管理窗口→供应商（物料）→选定对应的供应商（物料）→新增→保存→审核

或：

系统设置→基础资料→采购管理→采购价格管理

采购价格设置好后，采购单据录入时，单据中的采购价格项可以根据设置好的采购价格自动进行匹配。

采购价格是否含税，与系统维护/系统设置/采购系统选项中含税选项有关。

（2）采购价格参数设置

可以进行限价控制，是指对控制强度与适用单据及控制点（如采购订单、委外加工入库单、购货发票）等参数的设置。

主要包括以下内容：

控制强度（该选项包括四个参数值：

不控制、预警提示、密码控制、取消业务）和其他选项设置（即采购价格应用选项设置）。

步骤：

供应链→采购管理→供应商管理→价格参数设置

四、采购业务处理

（一）常用采购流程

常用采购流程（货先到发票后到，最后付款）

常用采购流程：

采购申请单→采购订单→收料通知单→外购入库单→采购发票→付款单

除付款单外，其他流程在采购系统处理。

黑体单据是基本的业务流程。

外购入库单也可以在仓存系统中新增。

该流程体现的实际业务是：

货先到，发票后到，最后付款，同时入库单了发票都在同一个期间入账，处理相对简单。

注意：

如果发票和入库单不在同一个期间入账，则仓库账和财务账可能存在不一致的情况，为了保证账实相符，此时需要财务根据入库单进行估价入账处理。

1．采购申请单

采购申请单是各业务部门或计划部门根据主生产计划、物料需求计划、库存管理需要、销售订货、或零星需求等实际情况，向采购部门提请购货申请、并可批准采购的业务单据。

采购申请单是企业需要采购物料时向上级提交的申请单据，此单据用户不一定要填制。

单据生成后要审核。

步骤：

供应链→采购管理→采购申请→采购申请-新增→填制→保存→审核

2.采购订单

采购订单是企业采购部门根据各种采购申请单制定，并将给供应商作为订货依据的单据。

是购销双方共同签署的、以确认采购活动的标志。

步骤：

供应链→采购管理→采购订单→采购订单-新增→关联方法填制→保存→审核

3.收料通知单

收料通知单是采购部门在物料到达企业后，登记由谁验收、由那个仓库入库等情况的详细单据，便于物料的跟踪与查询。

步骤：

供应链→采购管理→收料通知→收料通知单-新增→关联方法填制→保存→审核

4.外购入库单

外购入库单，又称收货单、验收入库单等，是确认货物入库的书面证明。

系统将采购、销售的出入库单据，分别归入相应的采购、销售系统处理，以使流程清晰，方便用户处理，用户可以在相应的模块直接操作。

库存子系统主要集中处理其他的各种出入库形式，如调拨、盘盈、盘亏等，但仍然保存采购入库、销售出库等单据的处理，以达到业务、库存对极其重要的出入库单据进行双重处理、共同控制的目的。

步骤：

供应链→采购管理→外购入库→外购入库单-新增→关联方法填制→保存→审核

5.采购发票

采购发票包括采购专用发票和采购普通发票。

，它们的区别在于专用发票涉及增值税，而普通发票不涉及。

两种发票都包括蓝字、红字发票，它们的生成方式也不同。

蓝字发票是真正的采购发票，而红字发票则是指退货发票。

步骤：

供应链→采购管理→采购发票→采购发票-新增→关联方法填制→保存→审核

6.费用发票

费用发票是运输单位开给购货单位或加工单位开给来料单位等用于付款、记账的依据。

步骤：

供应链→采购管理→费用发票→费用发票-新增→关联方法填制→保存→审核

7.采购发票钩稽

采购发票的钩稽，其实际意义是采购发票与入库单的核对，主要作用是进行实际成本的匹配确认，最后通过外购入库核算后，使外购入库单的成本与采购发票保持一致。

已钩稽的发票才可以执行入库核算、根据凭证模板生成记账凭证等操作，无论是本期或以前期间的发票，钩稽后都作为当期发票来核算成本。

步骤：

供应链→采购管理→采购发票→采购发票-维护→条件过滤→选择需要钩稽的采购发票→钩稽→选择对应的发票和入库单→钩稽

发票钩稽窗口的上半部分显示了参与钩稽的发票列表，左边是数量，下半部显示了参与钩稽的外购入库单列表，左边是钩稽的数量。

两个数量原则上应保持一致。

（二）暂估入库（货先到发票后到）

暂估入库操作是货先到采购发票后到，仓库先入账，财务收到发票时再入账，所以在发票到达前实际的仓库账与财务账是有差异的。

但其中有一点要注意单据在当月无法到达，单据和货物的处理不在同一个会计期间内，所以财务上一般使用暂估入库，在核算成本时人为的给该物料一个单位成本。

处理流程：

采购申请单→采购订单→收料通知单→外购入库单→采购发票（下月做）

如果企业没有采购申请单和采购订单这些程序可以不做。

注意：

暂估入库业务发票当月不处理，月底在存货核算系统中做暂估处理。

1.收料通知单

步骤：

供应链→采购管理→收料通知→收料通知单-新增→填制→保存→审核

2.外购入库单

步骤：

供应链→采购管理→外购入库→外购入库单-新增→关联填制→保存→审核

（三）发票先到货后到

处理流程：

采购申请单→采购订单→采购发票→收料通知单→外购入库单

1.采购发票

步骤：

供应链→采购管理→采购发票→采购发票-新增→填制→保存→审核

2.收料通知单

步骤：

供应链→采购管理→收料通知→收料通知单-新增→关联方法填制→保存→审核

3.外购入库单

步骤：

供应链→采购管理→外购入库→外购入库单-新增→关联方法填制→保存→审核

4.钩稽外购入库单和采购发票

步骤：

供应链→采购管理→采购发票→采购发票-维护→条件过滤→选择需要钩稽的采购发票→钩稽→选择对应的发票和入库单→钩稽

（四）退货业务

特点：

一般先退货，然后供应商再开发票。

处理流程：

原收料通知单→退料通知单→红字外购入库单→红字采购发票→退款单

1.退料通知单

步骤：

供应链→采购管理→退料通知→退料通知单-新增→填制→保存→审核

退料通知单可以直接录入，也可以从原收料通知单获取，但注意要更改退料数量。

2.红字外购入库单

步骤：

供应链→采购管理→外购入库→外购入库单-新增→点击“红字”按钮→关联方法填制→保存→审核

3.红字采购发票及钩稽

步骤：

供应链→采购管理→采购发票→采购发票-新增→点击“红字”按钮→关联方法填制→保存→审核→钩稽→选择对应的发票和入库单→钩稽

（五）分次收到货物

处理流程：

→收料通知单1→外购入库单1

采购申请单→采购订单→收料通知单2→外购入库单2→采购发票

→收料通知单?

→外购入库单?

→付款单

1.采购订单

步骤：

供应链→采购管理→采购订单→采购订单-新增→填制→保存→审核

2.收料通知单1

步骤：

供应链→采购管理→收料通知→收料通知单-新增→关联方法填制→保存→审核

3.外购入库单1

步骤：

供应链→采购管理→外购入库→外购入库单-新增→关联方法填制→保存→审核

4.收料通知单2

步骤：

供应链→采购管理→收料通知→收料通知单-新增→关联方法填制→保存→审核

5.外购入库单2

步骤：

供应链→采购管理→外购入库→外购入库单-新增→关联方法填制→保存→审核

6.采购发票及钩稽

步骤：

供应链→采购管理→采购发票→采购发票-新增→关联填制（按shift或ctrl键选择多张）→保存→审核→钩稽→选择对应的发票和入库单→钩稽

（六）代管物资

处理流程：

收料通知单→退料通知单

收料时采用收料通知单，代管物料发出时采用退料通知单。

收料通知单

步骤：

供应链→采购管理→收料通知→收料通知单-新增→填制→保存→审核

（七）受托代销

收到代销商品时，先放入代管仓。

根据实际销售的数量情况，先做同样数量的采购入库，同时再做销售出库，未销售完成的商品退回给受托方。

处理流程：

收料通知单→外购入库单→采购发票→付款单

↓

销售出库单→销售发票→付款单

↓

退料通知单

注意：

①收到受托商品时，做一张收料通知单，此时仓库为代管仓，代管仓只核算数量，不核算金额。

②销售受托商品时，要从代管仓转出销售数量的商品，先做外购入库单，入库单必须是关联收料通知单的方法录入，录实仓，同时生成采购发票（此发票是与受托方的结算发票），同时还要做一张实际的销售发票和销售出库单，发到目标客户。

③当还有受托商品要退回受托方时，只要再做一张退料通知单，从代管库发回给受托方。

三、采购系统单据及报表查询

日常业务处理完毕，需要随时查询已录入的单据或分析采购订单执行情况，则需要通过账簿报表进行处理。

1.查询外购入库单

步骤：

供应链→采购管理→外购入库→外购入库-维护→条件过滤窗口→［条件］选项中红蓝字为全部→［排序］选项中选需要的字段→［表格设置］选项中设置需要显示的内容→确定

选择一个单据，可以“上查”，查询新增录入时关联过的单据，也可以“下查”，查询该单据被哪些单据关联过。

2.查询采购订单的执行情况

步骤：

供应链→采购管理→采购订单→采购订单执行情况汇总表→过滤窗口→按要求修改过滤条件（去掉“仅显示汇总行”）→确定