档案馆档案数字化加工项目实施计划方案.doc
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×××档案馆
档案数字化加工项目
实施方案
××信息
××年×月
目录
第一章项目概述 3
第一节单位简介 3
第二节项目需求分析 3
1.2.1档案扫描内容及数量〔现场调研〕 3
1.2.2扫描工作环节与质量要求 3
1.2.3验收要求 5
1.2.4平安要求 6
第二章项目准备 6
第一节设施配套情况 6
第二节拟派人员明细 8
第三节组织管理结构 8
第四节工作进度方案 10
第五节相关标准标准 11
第三章项目实施 13
第一节总体实施原则 13
第二节历史档案扫描的工作流程方案 14
3.2.1分组实施方案 14
3.2.2总体流程 14
3.2.3实施流程 16
3.2.4主要环节实施标准 32
第三节图像处理方案 33
3.3.1图像标准化处理 33
3.3.2特殊图像的处理 34
第四节特殊纸张处理方案 35
第五节图像数据挂接方案 36
第六节档案编码方案 36
第七节文件存储方案 37
第八节数据备份方案 37
第四章质量控制方案 39
第一节质量控制目标 39
第二节质量保障方案 39
第三节质量保障方案 39
第四节质量控制流程 41
第五节质量保障措施 41
第五章项目平安保障 44
第一节现场管理制度 44
5.1.1员工纪律准则 44
5.1.2考勤管理制度 45
5.1.3物品管理制度 45
5.1.4卫生管理制度 45
5.1.5休息管理制度 46
5.1.6操作管理制度 46
5.1.7档案保护制度 46
5.1.8档案保密制度 46
5.1.9岗位考核制度 47
第二节项目保障措施 48
5.2.1培训保障措施 48
5.2.2人员保障措施 48
5.2.3产量保障措施 49
5.2.4质量保障措施 49
5.2.5设备保障措施 49
第三节保密管理方案 50
5.3.1保密管理原则 50
5.3.2组织机构与工作职责 50
5.3.3人员管理 51
5.3.4保密载体管理 52
5.3.5保密场所与设备管理 53
5.3.6保密项目管理 54
5.3.7泄密事件处理 54
5.3.8保密纪律 55
第四节平安管理方案 56
5.4.1平安管理原则 56
5.4.2现场平安管理 57
5.4.3人员平安管理 58
5.4.4设备平安管理 58
5.4.5档案平安管理 58
5.4.6信息平安措施 59
5.4.7项目应急方案 59
第六章项目验收、测试方案 60
第七章售后服务 61
第一节服务支持概述 61
第二节客户服务部简介 61
第三节服务请求流程 61
第四节服务承诺 63
7.4.1免费服务内容 63
7.4.2免费服务形式 63
7.4.3免费服务期限 63
7.4.4质量保证期限 63
7.4.5服务响应时间 64
7.4.6解决问题时间 64
7.4.7免费服务期后 64
第五节服务评估方法 64
7.5.1服务完成情况评估 64
7.5.2用户满意度评估 64
7.5.3服务项目师评估〔个人〕 65
7.5.4服务项目师评估〔团队〕 65
附录××简介 67
第一节公司概况 67
第二节公司主要业务领域 68
第三节近年局部重点项目 68
第四节项目优势 68
第五节相关项目经验 69
第一章项目概述
第一节单位简介
档案数字化是数字档案馆最基础的工作，传统载体的档案经高科技技术加工成数字档案形式，就可通过局域网、政务网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案。
为了迎接档案馆信息服务新环境的挑战，提高管理水平、提高效率，增强档案馆业务部门的服务水平，×××档案馆决定对馆藏纸质档案、照片进行数字化加工，建立全文数据库。
×××档案馆档案数字化将根据核心业务要求，通过委托加工形式将馆藏纸质、照片档案扫描转换成数字化影像，建立全文数据库，为档案馆内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。
第二节项目需求分析
1.2.1档案扫描内容及数量〔现场调研〕
档案数字化〔2001年至2009年间一文一件和文书档案，有手写稿、打印稿，有横排的、也有竖排的，纸质差异较大，并有极少局部照片、图纸〕。
馆藏纸质档案扫描页数为约72万页〔5000盒〕，均按A4幅面计算；本项目所涉及A3及以上幅面按比例折算成A4幅面。
1.2.2扫描工作环节与质量要求
档案扫描工作包括目录补录、拆装整理、扫描与图像处理、保存格式存储、文件目录与全文的挂接，并确保扫描图像、挂接的质量，档案及其档案信息的平安。
各工作环节要求如下：
1、总则：
严格管理，明确责任，落实平安保密管理机制和质量管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的平安，确保各环节工作符合质量要求，建立完整、标准的工作记录。
2、目录补录：
扫描文件的目录，一般由洞桥镇档案馆提供，对于个别文件需要补录目录的，则由扫描单位进行补录。
目录补录要求，按×××档案馆所提供的文件目录数据库结构与著录要求进行。
3、档案整理：
扫描之前，应在保护档案不受损害的前提下，撤除装订物〔资料及档案内的成册材料不能拆〕，按×××档案馆的要求区分扫描件和非扫描件，并对折皱不平影响扫描质量的原件先进行相应处理〔压平或熨平等〕，确保较薄纸张〔如信纸、便笺纸〕、破损纸张、底灰较深〔如草浆纸、油印纸〕、字迹较浅〔如铅笔字迹〕等纸张质地状况较差的档案扫描图像清晰；扫描完成后，撤除过装订物的档案应按原档案保管单位重新装订，并保持每页档案原有的排列顺序不变，案卷不掉页、右边和底边整齐。
卷皮破损严重的，需要调换卷皮。
旧卷皮需全部交还档案馆。
4、档案扫描：
加工扫描全部档案文件，包括正稿、附件、草稿、修改稿及轮阅单等。
档案扫描采用彩色和黑白二种方式。
全文字黑白原稿档案采用〔300dpi〕TIFF格式黑白扫描，含彩色内容的档案、图纸采用〔300dpi〕JPG彩色扫描，照片以原色彩为准用〔300dpi〕TIFF彩色扫描，均保持原档方向。
最终再转成PDF或DJVU格式文件。
扫描时，应根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最正确的扫描明暗度、比照度设置，保证原始扫描图像效果与原件吻合。
根据档案幅面的大小和纸张状况，选择相应扫描仪。
其中大幅面档案可采用大幅面项目扫描仪，也可以采用小幅面扫描后进行图像拼接处理；同页有两个以上文件，需分别扫描后再进行合页。
为保护档案原件，扫描单位尽量使用平板扫描仪扫描，对于现代档案纸张质量较好适合高速扫描的，必须事先征得档案馆同意，并做好记录；对资料等成册材料不宜拆卷的，必须使用不拆卷扫描仪扫描。
扫描时应在?
纸质档案扫描工作流程表?
上认真登记扫描的页码和页数，并核对每份文件的扫描页码、页数与实际的文件页码、页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。
5、图像处理：
应对扫描后的图像进行逐页纠偏、去污、图像拼接、裁边处理和排列顺序调整，保证图像符合正常的阅读习惯。
图像偏度不得大于3度，图像拼接处信息要完整，不能缺少任何信息。
图像深浅不一时，采用平衡功能，调整图像深浅一致。
6、文件存储：
以目录数据库内该文件档号对扫描图像建立文件夹，并对文件夹内图像文件以八位数顺序号进行命名（命名标准另附）。
数据光盘内文件电子影像存储格式为TIFF格式和JPG格式。
扫描后的电子文件需要提交硬盘存储和光盘存储做备份之用，对光盘质量标准如下：
光盘片制作两份，制作成影像存储格式为单页或多页TIFF及JPG的数据光盘和转换后的文件〔PDF〕数据DVD光盘各1份。
同一份文件，不跨越二片DVD片号。
文件影像存于符合标准的光盘片。
光盘外表标示光盘片编号并注明光盘内目录索引信息。
在光盘片刻录完成后，与影像系统档案进行比对一次，以确保档案资料无遗漏及正确性。
光盘刻录人员对于所有光盘片序号进行管理与记录。
光盘中需自带简易查询、阅览工具，可以直接使用光盘进行查阅。
7、数据挂接：
扫描图像文件应与目录数据进行挂接，目录数据由×××档案馆提供。
8、质量自检：
加工单位必须建立严格的质量检测体系，对加工的数据进行自检，自检到达区档案馆数据质量标准的，才能递交×××档案馆验收。
1.2.3验收要求
1、加工单位数据自检合格后，递交×××档案馆验收。
数据验收首批以5万页为单位，验收合格后以16万页为单位，分批由加工单位自检合格后提交。
2、×××档案馆对加工单位目录与图像挂接完毕的数据进行验收。
数据验收以抽检方式进行，抽检比例为5%，根据×××档案馆提供的?
纸质档案数字化加工验收标准?
〔标准另附〕进行检查，要求档号、控制符、数据挂接准确率到达100%,其他项目合格率到达95%以上〔含95%〕予以验收通过，并填写?
纸质档案数字化验收登记表?
，做好验收记录。
抽检合格率在95%以下，提交验收数据全部发回加工单位全面自检，直至到达验收要求。
3、档案实体验收必须逐卷清点，按档案数量、文件状况、卷内文件页数与顺序、装订要求等进行检查，如发现档案丧失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任；顺序错误、装订不符要求、卷间文件颠倒等作为过失，合格率到达95%以上〔含95%〕予以验收通过。
4、数据验收合格后，加工单位需刻录DVD光盘两份移交给×××档案馆；目录和全文数据要向×××档案馆数据库迁移。
1.2.4平安要求
严格遵守?
保密守则?
及×××档案馆的有关规定。
档案扫描工作必须在×××档案馆指定的场所内进行，确保场所正常秩序和平安。
不得遗失、损坏档案，如有违法者，将追究法律责任。
具体要求：
〔一〕与项目工作人员签订保密协议，加强对工作人员的保密教育。
〔二〕建立严格的保密制度，加强管理，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。
〔三〕不同的工序之间要采取措施，杜绝泄密事故的发生。
〔四〕扫描加工场地的平安及保密措施，具备保密设施，保证档案原件的平安和保密。
在工作平台上建立监管系统，实时监控工作人员的操作过程，统一记录保存。
〔五〕分批验收进行数据移交时，工作站上的数据必须在省档案馆工作人员的现场监督下销毁，同时移交该批次数字化加工的监管系统监控记录。
〔六〕不得在工作场所使用与工作无关的任何电器设备。
第二章项目准备
第一节设施配套情况
扫描加工服务目前大约××万页档案，我们方案完成加工任务工期为×个月，方案投入电脑7套、服务器1套，平板扫描仪3台、交换机1台、档案数字化加工软件等，扫描加工日产量定为××页/天，预计95个工作日完成72万扫描加工任务。
其中扫描加工初期二周作为与用户磨合期，每天平均1000页，以后逐步递增到7600页。
根据×××档案馆加工现场场地因素及总的加工量，我们方案安排10个人进行项目实施，其中前处理、拆卷和装订复原2个人，扫描3个人，修图2人，质检1人，目录补录及索引1人，总检1人〔总检由项目主管兼〕。
项目总体详细人员、设备配置表：
序号
流程名称
设备配置
人员配备
职责
设备名称
设备数量
1
现场管理
服务器
1
1
现场管理，各工序质检
2
整理
1
扫描前的拆分整理
3
档案扫描
平板扫描仪
3
3
档案扫描
PC
3
4
图像处理
PC
2
2
图像处理
5
质检与挂接
PC
1
1
索引质检、总检
6
条目著录
PC
1
1
条目补录
7
档案复原
1
复原扫描后的档案
8
小计
交换机
1
10
设备维护
平板扫描仪
3
PC
7
服务器
1
投入设备情况一览表：
序号
设备名称
生产厂商及型号
性能、功能描述
1
交换机
TP-link
24口10/100M交换机
2
平板扫描仪
虹光FB600U
平板扫描仪，档案扫描
3
PC
兼容机
Core2.53GHz/1G/技嘉945GCM/160G/集成显卡/17"液晶/光电套件
4
服务器
浪潮英信NP350
1*IntelXeonDP2.8GHz/512KCache/512MBECCDDR/4*73GSCSI10Krpm热插拔/集成RAID1/集成100M+1000M双网卡/服务器专用电源/服务器远程管理软件/系统智能安装导航软件
5
数字化加工软件
×××数字化加工信息系统
数字化加工处理
第二节拟派人员明细
姓名
项目角色
相关项目经验
现任职务
×××
项目总监
×××政府档案扫描加工项目总监
×××档案馆数字化加工项目总监
×××法院数字化加工项目总监
×××
技术经理
×××档案扫描加工项目技术负责
×××项目主管
×××项目经理
×××
项目经理
×××档案局扫描加工项目项目经理
×××法院项目经理
×××
商务代表
×××项目商务代表
×××
质量管理
×××项目质量管理员
×××
人力资源经理
人力资源专员，负责公司数字化加工招聘和培训工作
×××
财务经理
担任财务工作，具有丰富的财务知识和经验，负责公司各部门费用方案、核算等
第三节组织管理结构
角色和职责：
×××档案馆项目组
l项目负责人：
随时掌握项目实施的进展情况，负责项目实施中需要甲方提供的项目条件及需配合的资源；
确认实施方案、项目实施总指挥、负责项目验收、协调、确认等项工作。
由洞桥档案馆将提供本次项目加工的水、电、办公桌、椅、网络通信及协助提供加工人员午餐等后勤支持。
根据调研情况判断：
×××档案馆需提供10套办公桌椅用来放电脑及扫描仪，和前处理拆分、装订复原。
另外需准备接受档案扫描加工后的数据存储设备〔硬盘空间至少800G〕，
×××公司项目组
l项目总监：
负责项目实施过程中与甲方的总体协调工作，作为乙方负责整个项目的决策者，负责制定实施这一项目的策略和目标，调配各方人力，明确各方职责和权力，监控整个项目的实施过程。
l项目经理：
负责调配项目组成员工作：
任务的分配和指导，总体及各阶段进度的控制，对项目组内部的技术分歧有权给出定论，并承当由此而产生的责任。
制定项目方案，核查、监督项目方案的执行情况，进行项目的质量和风险管理。
对项目总监负责。
商务代表：
负责×××档案馆跟×××公司的商务事宜。
l人力资源组：
负责项目人员的招聘和培训。
l技术支持组：
负责加工软件的应用性新需求分析及软件开发及升级工作；负责制定项目组各环节技术标准及指导工作；负责与档案馆指导人员沟通协商特殊纸张处理方法。
l质量管理组：
负责对扫描管理标准的制定并监督执行。
l各生产线：
以平板扫描仪为中心设立生产线，一个生产线两台扫描仪，同时每一生产线各需要以下人员：
1.整理装订人员
负责档案实体的交接，以及之后的拆封、著录、整理、装订工作，并且核对案卷及卷内目录信息，将发现的错误反响档案馆相关人员进行修正。
2.扫描人员
负责扫描时候的监控，包括漏扫、多扫等的检查及图像质量的监控。
3.影像处理人员
负责图像处理，包括去黑边、黑线、黑点、摆正等图像优化工作。
并且对影像扫描不合格的图像返回给扫描人员重扫。
4.索引挂接人员
负责图像处理，负责将扫描影像的关键信息添加到相应的对话框中，并且对不合格的图像返回给影像处理人员重新处理。
5.质检人员
负责对所在生产线整个过程的质量检查。
l档案管理人员：
负责项目组内周转库房档案的保管和分类，档案交接及协助案卷的项目组内调配等。
l维护人员：
负责扫描仪等设备的维护。
l总检人员：
协助项目经理对扫描现场档案扫描质量、索引的正确性进行抽检和监督。
第四节工作进度方案
根据项目进度要求和工作量，可以得到如下项目里程碑方案：
工作步骤
工作内容
完成时间
备注
项目准备和筹划工作
1、确定项目实施方案书
2、扫描加工的场地及工作环境确实定
3、设备、人员到位
4、操作人员的培训
××年×月×日前完成
××年×月×日前完成
××年×月×日前完成
××年×月×日前完成
项目现场生产环境前期准备工作
扫描软件需求分析和变更
1、扫描需求分析
2、扫描软件定制
3、扫描软件测试
××年×月×日前完成
数字化加工应用软件定制及测试完成
项目试运行
1、影像标准确定
××年×月×日至××年×月×日
与客户确定详细数字化处理标准
项目正式运行
1、批量扫描
××年×月×日至××年×月×日
项目正式启动批量扫描
项目正常运作
1.按照小批量高频率流转加工模式运作
2.每日按方案提供完工成品，每周完成约4万验收量。
3.每日将通过验收的加工成品实时刻盘备份提交
××年×月×日至××年×月×日
按每日×万页加工量，×万加工量应于×月下旬完成。
项目收尾
1、项目收尾工作〔磁盘清理、数据整理等〕
××年×月×日至××年×月×日
项目验收
1、双方共同对项目进行总体验收及总结，由贵馆出示验收报告
××年×月×日至××年×月×日
将所有电子影像导入档案管理系统
第五节相关标准标准
Ø档案管理主要法规：
n?
中华人民共和国档案法?
n?
中华人民共和国档案法实施方法?
Ø业务标准与标准：
n?
档案分类标引规则GB/T15418-94?
n?
档案著录规则DA/T18-1999?
n?
归档文件整理规则DA/T22-2000?
n?
纸质档案数字化技术标准DA/T31-2005?
n?
档案修裱技术标准DA/T-2000?
第三章项目实施
第一节总体实施原则
×××档案馆本次扫描加工是馆藏约5千卷档案，为了加快档案信息化开展，促进馆藏档案信息的广泛利用，我司将从技术工艺、过程监管、质量控制、进度保障、平安生产和信息保密等多方面进行规划和资源配置，全方位保障各项实施工作的良性开展以及整体项目的顺利完成。
我方的总体实施原则如下：
1、详细规划、细致安排，将每项工作任务、每个工作环节都想到、做好，无遗漏、无过失；
2、设立完善的项目管理体系和保障体系，为应对多方面、未知的情况做好准备工作；
3、加强人员审查和员工管理工作，制订并执行高效的平安管理制度和保密制度，杜绝各类问题事故的发生，确保项目的平安实施；
4、对纸质档案数字化的各个环节建立起完整、标准的记录。
并使用加工流水表单详细记录加工过程及相关问题。
5、增加管理人员的投入，增强现场的监管力度，明确监管措施落实到位；
6、集中优势资源，从资金、技术、人员、工艺、和管理等多方面保障项目的顺利实施；
7、全力保障品质检查，以多层次、多级别的检查管理，确保提交给用户的产品全部符合质量要求；
8、全力保障信息平安和保护档案实体平安。
第二节历史档案扫描的工作流程方案
3.2.1分组实施方案
本项目加工使用小循环操作,共分4个小组，其中：
1个整理、1个扫描、1个修图、1个质检与挂接，其他如交接及复原工序将统一完成。
我公司现场安排1个项目主管〔负责整体管理、控制与沟通〕，1个质量主管〔负责交接、培训与总检〕；和1个平安主管〔负责人员管理与平安控制〕。
档案馆现场安排1名管理人员，负责交接与现场平安管理和质检、处理异常情况、实时验收等；验收时，档案馆将另外安排人员组织验收。
每小组实施流程如下列图所示：
3.2.2总体流程
我司数字化加工的标准流程可以分为档案交接、整理、目录数据检查纠错、扫描加工、图像处理、图像质检、数据挂接、数据校验、分盘刻录和数据交付等工序。
其中，本项目条目著录已完成，我司负责对目录进行校验。
整个加工流程由我司库房保管员将待加工档案分配给4个加工小组，完成后统一进行装订复原，并进行数据校验，实施流程如下列图所示：
主要工序简要说明如下：
1、领用交接：
从档案库房提取需要进行数字化加工的档案原件到加工现场〔可以按工作日、班次或批次提取〕，根据需要清点到盒〔卷〕，记录每盒〔卷〕档案件数及页数，不出现遗漏登记或重复登记。
2、档案整理：
整理人员对领出的档案原件进行数量清点和纸张检查，发现问题及时登记并提交用户审核处理，对没有问题的档案才进行拆卷处理。
然后进行拆卷、纠正、平整、裱糊、鉴定、分页等处理工作。
其中，整理人员需要进行目录质检，即要与实体核对，如核对有问题，须当场提出，由档案馆的人员进行目录的修改后，重新导出目录给加工小组〔一般是第二天提供正确的目录〕，当天的这一卷案卷须封存，第二天才能继续进行。
3、扫描加工：
扫描操作员将整理好的档案原件，根据纸张状况和工作任务进行扫描。
4、图像处理：
利用计算机对扫描后形成的影像文件进行精细处理，包括纠偏、去污、裁剪、色彩调整等修饰工作。
5、分盘刻录：
对数字化加工成果按目录刻盘，光盘出现问题时能够使用硬盘复原重新刻录。
6、数据交付：
将质量合格的扫描数据更新到服务器，并定期备份。
8、著录挂接：
通过软件著录档案条目，并与档案扫描图像进行正确挂接。
根据项目的特殊需要，在数字化加工过程中可能会另外对扫描件进行文字识别、图纸影像进行矢量化、最终数据制作成电子书籍或图册。
这些操作根据项目要求而定，在加工流程安排时在适当的位置进行嵌套。
3.2.3实施流程
.1档案交接
档案交接流程图如下所示。
说明如下：
1、档案交接员确定待领取档案的全宗、年份、保管期限、目录号，填写?
档案交接记录表?
。
档案领取需及时，以保证项目组正常运作，项目组内应留存待加工档案数量为一天所加工量。
2、用户从档案库房领取档案，档案交接员仔细确定领取档案案卷数量，保证所领取的档案是正确的，填写?
档案交接记录表?
和?
档案数量确认单?
。
3、如果档案交接员发现档案在页码数和纸张数方面有偏差，则填写?
档案交接异常情况登记表?
，提交用户进行处理。
如果没有偏差，则双方签字确认。
4、档案交接员将领取的档案交给内部周转库房保管。
5、周转库房管理员确认和接收领取的档案。
6、领取的档案数字化加工流转完毕后，周转库房管理员准备待归还档案，交给档案交接员。
7、档案交接员对待归还档案进行检查确认，填写?
档案交接记录表?
，提交用户。
8、用户对档案清点检查，发现问题有档案交接员登记?
档案交接异常情况登记表?
，交给周转库房管理员进行处理。
9、确认无误后，用户将归还的档案入库，双方签字确认。
.2档案整理
档案整理由整理人员对档案进行纸张数量确定、鉴定〔区分扫描件与非扫描件〕、分页、编制页码〔档案本身编有页码，但因底稿不扫，造成影像文件页码不连续，且原有页码编制不标准，文件反面未编，所以不可用，为保证质量与效率，页码需重新编制〕等工作，工作流程图如下所示。
说明如下：
1、整理人员向周转库房管理员领取本组待处理案卷，填写?
档案数量确认领卷单?
。
2、周转库房管理员将档案交给整理人员，整理人员根据案卷信息填写?
档案数量确认单?
中相应项：
档号、卷皮标明的张、页数。
3、整理人员逐页清点案卷张、页数。
如数量不符、纸张破损严重等异常情况，则填写?
异常情况登记表——档案数量确认?
，同时立即报告由值班主管处理，值班主管报知用户，双方协调解决。
4、整理人员清点完成，填写?
档案数量确认单?
中相应项：
实际张、页数、偏离数、偏离情况等。
5、完成一批〔10卷〕双方签字确认，填写?
工作流程单?
。
6、整理人员按档号顺序从周转库房领取
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