企业推广活动执行方案Word格式文档下载.docx
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F前期对接组
G行程安排组
A：
总体把控、解决各块突发状况、检查和协调各组完成情况、对接主持人、对接媒体、任务分工、现场优惠政策拟定
B：
完成前期会场宣传物料的布置与文字草案，并整理、汇报，审核通过后
落实表1.0公共部分内容，参照附件1整理汇报
C：
根据泡手能力，按照不同需求不同级别分桌制作表格
落实表1.0签到区茶席区内容、填充表1.1冲泡组坐席标
D：
整理流程、撰写主持人稿阅读附件5，参照表2.0整理流程。
E：
经销商对接专员，协调沟通，配合各组展开工作落实表1.1内容
F：
前期对接组落实表1.3内容
G：
制订出发、抵达、返程流程，拟定整体行程流程表修改制作表1.2内容
1—2前期筹备阶段：
主要工作在于沟通对接，准备物料
2—3审批、修改阶段：
跟公司领导汇报准备工作和活动相关指示，重点确定活动流程、活动基调、传播口径、助推方向。
流程梳、主持人串词负责人制作，从活动推广主体对象分析、活动推广主题呼应、
3—4执行落实：
对相关修改意见修改落实后再次请示上级领导。
四、前期准备工作
1、活动主题形式确
1、活动总指挥，成立活动项目工作组。
（活动前30天，工作周期1天）
2、有活动总负责、主要策组织召开会议讨论确定活动形式主题等。
查看附件_5（提前27天，工作周期3天）
3、分配个组任务，选定负责人前期基本工作即时有效的同期展开。
2、物料准备
（提前18天，确认合作下家/相关设计定稿/物料投入制作并跟进，工作周期10天）
表1.0简图
前期物料准备明细表负责人
项目
物料
规格大小
个数
时间节点工作效果要求
完成进度/配送情况
备注
所需选项前打勾
物料名称
公司准备
经销商准备
筹备
完成
周边环节公共区域
1
指引牌、指示牌
填充表格前，整理、汇报、审核相关物料布置方案及文字内容，审核通过后跟进设计画面。
参见（附件1）
2
户外拱门
3
户外横幅
4
空飘条幅
5
喷绘版
6
主题桁架喷绘
7
迎宾背景墙
8
签到墙
9
文化长廊喷绘
10
活动相关海报
11
企业宣传手册
工作要点：
1、更具活动形式、场地、内容的不同在原有的物料表格基础上添加删除。
整理出适合当次活动需要的物料。
2、注意时间节点多沟通多确认，保证一次准确无误后派送，避免不必要的损失。
3、与经销商对接
（与经销商对接工作,提前25天进行，工作周期15天）
经销商对接确认表负责人
标题
对接说明
对接部门
完成进度
完成时间节点
泡手名单
1、泡手要求对公司产品熟悉2、助泡人员要求,勤快能干负责重点桌次的助泡工作
冲泡组
活动场地
场地寻找情况跟进、场地现场实景图收集备注：
如有第三方介入的情况下
总负责人
表1.1简图
（经销商对接工作要快速、有效执行，以方便其他部门展开工作）
1、确认经销商提供的泡手名单
1.1泡手要求对公司产品熟悉
1.2助跑人员要求，勤快能干、负责重点桌次的助泡工作以配合主泡手更好的介绍产品及公司状况，同时体现尊贵感
2、落实场地寻找情况，务必收集场地现场实景图交至宣传物料组处
3、邀客情况备注：
邀客情况至关重要，协同跟进，把关邀客
3.1对邀请到的客人分桌分类，填写邀客确认表。
大致分为1、政商领导2、媒体嘉宾3、意向发展加盟客户
4、培养客户5、同行业嘉宾6、促进销售客户。
3.2确认言论引导嘉宾的邀请（以自己的老茶友，能为自己说话的茶友为主）引导同桌嘉宾的言论方向，和对企业的好评。
3.3汇总邀客人员名单、电话，代表厂家发出地二轮邀请
3.4活动开始前一天，发短信通知活动时间、地点、及重要领导嘉宾再次提醒确认。
提高参与度。
重要嘉宾派送邀请函（这里就涉及到邀请函的设计问题，亦或是特制礼品盒内加邀请函）
3.5确定礼品茶种类个数，意在加强客户的体验感和持续品饮推广。
可由主办方负责人提前根据品鉴会规模向物品部提出补助申请。
3.6公司可根据活动规模效果给与评估，给予客户相应茶品补助申购及促宣物料支持。
4、舞台公司寻找及对接情况确认。
4.1配合经销商协商价格
4.2对接舞台公司出具实际效果图。
（对接并提交至，活动总负责人处）
5、经销商主推产品协商确认
6、确认团队规模，安排协商沟通吃住行情况
7、物资配送及跟进配送物资到货情况
8、经销商联系舞台公司，联系活动主持人。
（提前收集主持人视屏，音频等相关资料。
提交至活动总负责人处）
4、流程、主持词
（活动前15天，舞美设备确认/演艺公司与节目确定，工作周期10天）
1、指定专人根据活动形式、活动主题、活动内容、预期效果，整理撰写流程。
整理流程领导审核修改整理领导审核定稿
2、根据活动形式、活动主题、活动内容、预期效果，撰写主持词。
查看附件7活动流程设计草案
5、前期对接小组
表1.3简图
前期对接组任务表负责人
对接任务
对接说明（视情况多余划除、缺少添加）
个数/规格
存在问题
宣传物资
桁架、喷绘
展板
展架
产品成列柱、套布
易拉宝
导引牌
台卡
投影仪、幕布
工作重点：
1、落实场地中各个喷绘具体摆放位置的准确尺寸。
2、跟具现场情况灵活规划布置活动场地,突出活动主题、公司形象展示信息。
3、落实前期对接工作是否按标准按时按量完成。
4、详细讲解活动现场流程，讨论商量查缺补漏。
5、如果借助第三方平台举办活动，现场观察灵活争取，更多支持。
6、更具现场的活动流程仔细梳理，查看物资是否有遗漏并补充。
7、提前一天与执行公司落实布置细节,重点在主持人、流程、主题活动内容
8、提前一至两天与经销商沟通，保证活动效果，重点在邀客确认、领导专家、销售分工。
9、保障舞台、泡桌用电，保证用电安全。
6、收尾工作检查
1、活动前4天，确认物料准备制作完工，工作周期3天
2、活动前3天，检查确认各项筹备工作并扫尾，工作周期3天
3、活动前1天，召开动员大会，工作周期1天
五、中期活动现场
活动负责人、总指挥1人
一、活动现场分组
二、各组具体分工
1、总指挥
1、提前一天与媒体对接，重点在新闻通稿、关键传播点、后期客情关系
2、提前一天与主持人对接主在熟悉主持词熟练控制流程、重点串讲词、活动流程把控、品牌背书、公司口号、活动目的主旨、产品知识、评鉴互动。
3、提前一天召开会前动员大会
4、各项工作收尾工作把控，控制重点负责人。
物料准备、宣传画面、舞台准备测试、会场布置、媒体联络、邀客确认、销售组、冲泡组。
5、现场销售组人员分工，一人多桌重点桌位安排销售能力强者负责。
6、组织冲泡组、销售组开会，讲解、吃透活动流程，各组组织相应的行动配合。
2、现场布置组
1、将主推产品、当季推广产品、战略产品摆放在突出位置。
2、展架、产品展台摆放一定注意整齐，细微环节一定要注重细节。
3、茶台保持干净整洁，统一摆放样式
3、舞台布置
1、音响控制台不适宜距离舞台太近，留出一定距离，给舞台一定空间感。
2、更具现场流程，整理音频、视频文件，活动前一天调试运行。
3、组织彩排
a）注重执行各个环节的衔接和同一控制
b）注重候场顺序
c）突发情况节目调整，调整节目顺序
4、冲泡组
1、提前一天由组长制订组织展开培训，包括公司和经销商两方冲泡人员、助泡，统一对外口径、传播方向等。
2、对公司茶品比较陌生的泡手，要通过培训达到。
熟识冲泡的几款产品，懂得如何冲泡几款不同特性的茶，微笑服务。
3、不排除培训信息量大，泡手接受不了的情况。
建议冲泡组组长最好提前准备文字资料，罗列重点内容以便与会人员阅读复习。
5、销售组
1、提前一天由组长制订组织展开培训，包括公司和经销商两方销售人员，培训销售技巧，吃透现场优惠政策。
统一对外口径、传播方向等。
2、了解活动流程，在品鉴环节积极走动寻找合适的时机切入，灵活把控促成销售。
6、广宣组
1、拟编、捕捉活动亮点制造新闻点，意在宣传亮点吸引关注度。
2、合理安排时间撰写软文，争取每次活动结束后3小时之内整理审核发布。
3、核实内容、核对信息3次以上，保证没有文字上的错误，尤其是领导嘉宾名。
7、任务分工表
现场任务分工总体把控表2.1
会任务分解表
唐山站7月8日总指挥：
戎玉廷执行总指挥：
戎玉娇执行总指挥助理：
组别
任务名称
具体事宜
责任人
组员
准备物资
现场组
后台对接组
与主持人对接、安排礼仪组配合流程任务
曹东
戎玉娇
活动议程执行表
8号上午9:
00全体工作人员到会场。
11:
00之前把茶桌和现象展示区布置完成。
换频、音响对接组
负责频的内容切换
活动流程
跑麦对接
与现场来宾互动时提供
秦廷发
手持话筒
六、活动人员要求
全员：
1、做事积极主动不得有畏难情绪
2、精诚团结、互帮互爱、主动培养团队意识
3、注重时间观念
总指挥：
灵活应变、根据现场状况做出相以调整达到活动既定目标，突发时间快速妥善处理
舞台对接：
提前确认视频、音频等所需资料准备无误，熟练的掌握流程按章既流程操作，舞台设备出现故障提前与上级联系制订解决方案，出现突发状况以不打断活动进行、不出现冷场为原则灵活应变。
冲泡组：
精神状态积极饱满、态度端正、细心讲解、不得因个人喜欢有畏难情绪，主动询问>
了解需求>
推荐茶品>
试品茗>
答疑解惑
文工团：
舞台候场快速，了解流程提前做好候场准备，上下台队形完整整齐
销售组：
热情主动、精神饱满、有耐心。
七、活动总结评估
总结评估，吸取经验教训为推广活动积累经验。
填写附件2、附件3
八、跟进维护
项目
内容
负责人
回访
电话回访、短信回访、邮件回访
相关区域负责人
邮寄
新品信息邮寄、礼品邮寄、建议/意见
跟进订单
会上意向客户的订单确认、款项及发
货
媒体推广
跟进到场媒体的报道，如电视台、报
纸软文
市场推广人员
九、注意事项
1、全程协助公司高层接待与会领导、贵宾。
2、及时稳妥地化解和处理嘉宾纠纷等突发事件。
3、根据品鉴会结束反馈情况，布署针对性的跟进策略。
4、需全程维护现场秩序，加强补位意识。
5、巧借时机跟与会嘉宾分桌交流。
6、用餐结束之后，视实际情况是否有必要安排和调度车辆。
7、注意活动流程转换环节最容易出现问题,尤其是人员、道具等的安排是否到位
8、根据现场情况，及时通过灵活方式采取相应举措推动活动氛围。
9、注意活动的参与性、计划的缜密性和操作的安全性。
10、根据设备调试状况决定是否需要提前准备后补设备。
11、安排和落实会后撤展工作。
12、在活动举办前1天，由邀请人负责落实嘉宾是否到会,并在18：
00前，以书面方式报告活动总指挥。
13、确定活动讲话人员的讲话内容，确保活动主题不会偏移。
14、尽量在活动前实现一定数量的签约客户，或已和客户达成合作意向。
15、在活动现场安排公司的服务人员，在领导和嘉宾讲话过程中，带头鼓掌，以
配合活动的进行，搞活现场气氛。
16、露天演出情况下人流复杂，安排专人控场。
在非互动环节茶席区域尽量保持坐立状态，主舞台前禁止闲杂人等随意走动。
17、在活动后，安排销售推广工作及时跟进，将活动的战果及时转化成销售业绩，同时，需向厂方申请必要的支持与政策。
18、落实工服、工牌。
19、工作人员饮酒的自我控制问题。
20、工作人员正式开始期间，禁止聚众吸烟。
站姿精神饱满展现最精神的一面面对消费者。
十、总结——一二三四
一要有主题内容
两个团：
顾问团、美女团
有吃、有送、有玩；
有领导、有趣味、有成交（哪怕是托）、有跟进
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