小狐仙操作手册修改版.docx

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小狐仙操作手册修改版

小狐仙商务软件操作手册

第一章：

小狐仙商务软件介绍。

Ø小狐仙商务软件是针对中小企业人员少、事务多、管理多样化和不规范化的特征而开发，具有适用性好、操作简单、系统灵活、功能全面的特点，在市场中深受用户的欢迎。

Ø小狐仙商务软件包含报价、订货、采购、销售、财务、库存、报表、帐本、条码侦探、远程数据传输、前台数据传输、前台POS收款系统、新增功能、来电管理等多个模块组成。

Ø系统智能化程度高、提示信息丰富，最大限度地减少了因操作人员失误所带来的问题；含有多项首创技术，如：

简易快速查询、连续单据打印、单据打印格式自由设定、实时库存增减等技术，其中实时库存增减技术解决了一直困扰在网络操作下对库存的管理要求、连续单据打印技术解决了在WINDOWS操作系统下节省纸张的要求。

Ø特别提供了进价比较、欠货登记、临时单、派车管理、包装物回收、业务提成、来电管理、批号管理、尺码管理、标签打印、条码打印等特殊功能。

Ø支持条码扫描设备、条码打印机、条码电子称等商场设备，为中小企业实在全面管理提供了可能。

Ø支持VPN管理，满足远程连锁管理需求。

第二章：

资料建立。

（业务员培训）

基本资料。

包括产品资料、客户资料、供应商资料、员工资料、仓库设定。

1、产品资料：

每一种资料有自己的项目，产品资料的项目包括：

类别产品编号品名规格单位（大单位、小单位）换算关系产地颜色进价售价等。

<1>、创建分类表。

建立产品资料，要先对产品进行分类。

目的以后数据统计方便，资料查询时比较方便快捷，分类可以先分大类，再分一下每大类里面的小类。

如果资料不分类，建立杂乱无序，对某一类型的产品销售情况统计不方便。

◇增加分类：

打开小狐仙软件选择资料——>产品资料——>分类表——>增加，在编号框输入分类编号即产品类号，在说明框输入类别名称，按回车键保存。

依次增加产品分类信息。

◇修改分类：

打开小狐仙软件选择资料——>产品资料——>分类表，把光标定位在要修改的分类行里面（或者用鼠标直接选择要修改的分类行），修改分类号，在编号框里面直接修改，修改类别名称说明框里面直接修改，修改好之后按回车键即可保存。

删除分类，把光标定位在要删除的分类行里面（或者用鼠标直接选择要删除的分类行），点击删除按钮。

◇打印分类表：

打开小狐仙软件选择资料——>产品资料——>分类表，点击打印。

◇分类表快捷键：

增加ALT+I删除DEL打印ALT+P

◇分类表注意事项：

类别里面已经建立产品资料的类，不能修改或者删除类别。

<2>、产品资料建立。

要建立产品资料，首先要定义产品资料需要的项目，在定义报表----〉产品资料选择需要的项目。

（由培训人员定义）

◇增加产品资料：

打开小狐仙软件选择资料——>产品资料。

点击增加，出现产品增加面板，在类别名称里面按“0”回车，出现类别选择框，选择要增加产品的类别，按回车键。

（如果已经知道要增加产品的类别编号，直接输入编号按回车键）。

类别名称框里面会对应类别的名称。

产品编码框自动生成一个产品编号，编号的规则是：

类别编号+序列号。

比如说副食的分类编号是01，方便面类是副食里面的一个小类，类别编号是：

0101，那么方便面的第一个产品编号是：

0101001或者01010001。

软件默认给的序列号编码是3位的，可以修改。

默认每一类第一个产品序列号由001开始，可以修改。

当某一类第一个产品编码位数定义好之后，以后增加这一类的产品，系统会自动地生成产品编号，做资料时方便。

确定产品编号后，然后依次输入商品的其他信息，名称、规格、单位、换算关系、进价、售价，颜色，产地、提成等。

输入完所有信息，按确定键保存输入信息。

◇查询产品资料：

可以按照编码（/1）、条码（/2）、品名（/3）、规格（/4）、产地（/5）、颜色（/6）、条码后六位（/7）进行查询，查询方式可以按相应的快捷键自由转换。

比如转换为按品名查找，先按“/”键，再按“3”，就转换为产品名称查询。

转换查询方式的时候，光标在产品资料表里面即可（除选定项目外），不要放在“查询方式”后面的显示框里面。

如果启用了拼音码，在按产品名称查询的时候，也可以按拼音码查询，只需要输入产品品名每一个字的第一个拼音字母即可。

查询方式也就是产品资料的排序方式。

◇产品资料打印：

打开小狐仙软件选择资料——>产品资料，点击打印。

出现打印选择对话框包括资料直接打印，打印条码（小条码，大条码，产品编码），把资料导成电子称识别文件，以便转发给电子秤，打印产品标价签。

◇快捷键使用：

增加产品“+”，修改产品“—”，删除商品“DEL”，保存ALT+O，退出ALT+E。

◇注意：

a、产品的编码方式类别编号+序列号

b、产品资料里面必须有的项目，产品编号、品名、小单位。

c、记忆码可以当条码使用，颜色可以当大条码使用。

d、如果需要两个单位，要有大单位、小单位、必须有换算关系，只需要一个单位，用小单位，不能有换算关系。

e、有两个单位的时候，产品价格所关联的单位一定要正确。

f、有库存的商品不能删除。

◇特别说明：

什么是换算关系？

当产品有两个单位的时候，大单位规格包含小单位规格的数量。

例如：

某一产品

编码0101001

条码6936036752108

名称400g飘柔清爽祛屑洗发水

规格1*24

大单位件

小单位支

换算关系24

进价13.60单位支

批发价13.80单位支

优惠价13.90单位支

零售价14.50单位支

换算关系就是指一件里面有多少支，直接填写数量。

由于存在换算关系，单价所对应的单位一定要选择正确如果错误，会影响到开单，例如上述产品的进价单位选错，填写成“件”，就是说13.60元/件，那么一支的进价就是13.60/24=0.57元/支。

直接影响到成本价，影响到利润的计算。

◇售价方案：

产品资料里面每一种价格，都有相应的方案号规则如下：

指定义报表里面的原项目，如果在对应显示里面修改了名称，以修改后的为准。

a------批发价

b------优惠价

c------零售价

d------成本价

e------自定价（客户历史价格）

f------进价

g------计划成本价

h------其他价

◇最低售价设置：

打开小狐仙软件选择资料——>产品资料——>分类表——>最低售价，在“最低售价=进货价X”后面框里填写倍数，表示最低售价是进价的多少倍，例如，最低售价和进货价相等那么：

最低售价=进货价X1，即可。

设置最低售价，产品在开销售单的时候，当开单价低于最低售价时会提示。

2、客户资料：

客户资料需要的项目名称一般为：

区域客户编号客户名称客户电话客户地址业务员月结天数结算日期等。

选择项目在定义报表——>客户资料。

<1>、建立客户区域：

先对客户进行区域划分（类别），为以后数据统计方便和资料查询方便。

区域（类别）的编码可以是数字也可以是拼音字母，方便记忆、查询、统计为主。

建立第一个区域（类别），打开小狐仙软件选择资料——>客户资料——>增加，在区域（类别）框里面输入“0”，按回车键弹出区域（类别）增加窗口，在“编号”框输入区域（类别）编号，数字或者字母都可以，在点击确定。

如果不增加，按Ese退出。

建立其他分类，打开小狐仙软件选择资料——>客户资料——>增加，在区域（类别）框里面输入“0”，按回车键，弹出类别选择表，按“+”号，弹出类别增加窗口，在“编号”框输入区域（类别）编号，数字或者字母都可以，在点击确定。

如果不增加，按Ese退出。

<2>、修改区域（类别）：

打开小狐仙软件选择资料——>客户资料——>增加，在区域（类别）框里面输入“0”，按回车键，弹出类别选择表，选择要修改的区域（类别），按“—”号，弹出类别修改窗口，在“编号”框修改区域（类别）编号，数字或者字母都可以，再点击确定。

如果不修改，按Ese退出。

<3>、查询区域（类别）：

打开小狐仙软件选择资料——>客户资料——>增加，在区域（类别）框里面输入“0”，按回车键，弹出类别选择表。

按Ese退出。

<4>、建立客户资料：

打开小狐仙软件选择资料——>客户资料——>增加，依次输入相关信息。

建立好区域（类别），输入属于本区域的首先在区域处输入”0”按回车键弹出区域选择窗口选择所在的区域按回车客户，客户编码必须是按区域编码+序列号的方式。

例如属于东莞的客户，东莞的区域编号是01或者dg,那么东莞的客户编号就应该以01或者dg开头。

第一个例如是01001或dg001，序列号系统自动生成，也可以自己定义。

当第一个编号定义好之后，以后增加系统会自动提供。

再输入相应的客户其他信息、名称、地址、电话、业务员、等。

输入完成点击保存。

<5>、查询客户资料：

可以按客户编码（/1）、记忆码（/2）、客户名称（/3）、客户电话（/4），查询方式可以按相应的快捷键自由转换。

比如转换为按客户名称查找，先按“/”键，再按“3”，就转换为客户名称查询。

转换查询方式的时候，光标在客户资料表里面即可，不要在查询方式后面的显示框里面。

如果启用了拼音码，在按客户名称查询的时候，也可以按拼音码查询，只需要输入客户名称每一个字的第一个拼音字母即可。

查询方式也就是客户资料的排序方式。

◇修改客户资料：

光标定位在要修改的客户，点击修改，然后修该项目，修改好之后按保存即可。

◇删除客户资料：

光标定位在要删除的客户，点击删除。

◇快捷键使用：

增加“+”，修改“—”，删除Del，保存Alt+O，退出ALT+E。

注意：

a、客户资料编码方式，区域（类别）+序列号。

b、客户资料里面必须的项目，编号，名称。

c、客户名称不能有重复。

否则查找客户按名称查找的时候容易出错。

d、业务员处不能直接输入名称，要在员工资料里面选择。

e、月结天数：

是指开单或者是送货日期到结帐日期之间的天数。

例如45天，指由开单后要45天之后才能结帐。

f、结算日期：

能够结帐的日期。

例如15是指到每月的15号才能结帐，其他时候不能结帐。

g、月结天数和结算日期同时存在：

如上述，就是同时要满足两个条件才能结帐。

例如2005年5月5日送货，那么结帐的日期是2005年7月15日。

首先必须满足月结天数45天，到2005年6月20日，但是20号不能结帐，只能等到下月15号，即2005年7月15号。

h、价格方案：

客户能享受的售价方案，填写售价方案的代号。

i、有应收帐的客户不能删除。

3、供应商资料：

供应商建立和客户资料相同。

注意：

客户资料的编号不能和供应商编号相同。

4、仓库设定：

打开仓库设定，如果是成品仓，在仓库的选项上挂钩，是废品仓要同时在仓库选项都挂钩。

属于业务部在业务部的选项上挂钩。

根据业务部门的业务形式，设置业务部门提成方案，以及提成标准。

提成方案：

<1>按数量提成零数不计，即计件工资，可以理解为搬运工工资，按照搬运商品的数量进行工资计算，每一张单的零数部分排出；按数量提成零数计入，计件工资，不排除零数部分。

按数提成时，提成标准填写为0.50，表示搬运一件货品提成是0.50元。

有双单位，提成标准按大单位计算，只有小单位时按小单位计算。

按数量计算工资时，一般不用减退货，不用收款后计。

提成方案：

<2>按销售金额提成：

按销售额的百分比计算提成工资。

在提成标准里面输入0.20表示按销售额的百分之二十进行计算提成。

<3>按销售毛利润提成：

按商品销售毛利润百分比计算提成工资，提成标准，0.20表示按照销售毛利润的百分之二十计算提成工资。

◇注意：

a、废品仓只允许有一个。

b、编码代表部门编号码即部门号。

c、如果每一产品的提成标准不同，要在产品资料里面设置提成标准，但是各部门的提成方案要在仓库设定里面设定好。

5、员工资料：

输入员工的基本信息。

◇注意：

参与提成工资计算的员工一定要输入相应部门号，否则，计算不到的提成的工资额。

第二章采购管理。

什么时候采购，采购哪些商品，从哪里采购，采购价格以及价格控制，采购数量控制，这些都是采购管理所要解决的问题。

1、询价单和比价表。

确定了要采购的商品时，要进行商品的供应商的查询，价格咨询。

<1>、询价单：

某一个供应商给我们提供什么商品，所提供商品的供货价是多少。

左表是供应商，选到某个供应商，右表会列出供应商供应的商品。

可以按供应商编码和供应商名称来查询供应商。

按“/”转换查询方式。

光标定位到右表的商品上，询价单下边会显示本商品的目前库存，最低库存最高库存，成本单价，最新进价。

<2>、比价表：

查询某个商品由哪几个供应商供货，每一个供货商的供货价是多少。

左表显示所有商品资料，选中一个商品，右表是这个商品对应的所有供货商，和供应商的供货价格。

可以按产品编号，品名，条码，条码后六位来查询产品。

按”HOME”键可以在左表右表之间切换按“/”转换查询方式。

◇特别提示询价单和比价表转换：

按空格键可以在询价单和比价表进行转换。

<3>、按询价单和比价表制作采购订单：

如果某一商品需要采购，可以在询价单或比价表里面做采购订单，选中需要采购的产品，按回车键填写要采购的数量。

然后再询价单窗口里面有个“订购明晰”的按键，打开，里面显示所有要订购的商品，按退出按钮，出来提示框，“是否转为采购订单”，选择“是”，系统自动把订购的商品转入采购订单里面，商品按各自的供应商自动分类，订单按供应商产生不同的。

订单编号在采购订单里面可以查询到。

2、采购订单。

确定了要采购的商品，知道商品的供货商，就要通知供应商，即做采购订单。

打开采购管理——>订购单，首先填写订单号，可以自己设置，如果不填写，系统会自动生成一个订单号。

订单号和订购单的单据编号是不同概念。

订单号是订购商品时，针对每一个供应商可以单独设计的，例如有五个供应商，分别是AB、AC、AD、AE、AF。

如果说给AB下订单，订单号可以是AB0000001，给AC下订单，订单号可以是AC00000001，以区别其他的供应商，订单号不能相同，在以后财务对账的时候方便。

单据编号是在做订单的时候系统自动生成的流水号，如果订单号没有设置，系统会用单据编号当作订单号。

接下来就是选择供应商，选择产品，确定数量以及单价，单价一旦确认，双方按此价格成交。

确定送货日期，可填。

3、入库单。

供应商按照订单送货，仓库人员验收入库，库存增加。

打开采购管理——>入库单，订单号填写给供应商开的订单，可以选择，在订单号的地方随便输入一个字符，按回车键，可以打开订单选择框，选择框里面单据颜色是红色，表示还没有完成的订单，白色的已经完成的订单。

找到需要的订单，按回车键就可以调入这张订单的内容。

或者选择入库单下方有一个功能键，在出现的功能选择框里面按调订单，同样会出来订单选择框，找到需要的订单按回车键，调入这张订单。

如果本次供应商送货就是按次张订单送货，那么按确认，这张入库单就存盘。

同时，这张入库单上所有商品的库存会增加，针对这供应商的应付帐款增加。

如果本次送货的产品和订单不符，那么就要不同的部分要手工录入。

然后确认存盘。

在采购时，采购价格有时会变动，但是要控制在允许变动范围之内是可以接受的，但是变动太大，就不允许。

在开入库库单的时候，本次的入库价和上次的不一样的时候，并且相差很大，要求系统会自动提示。

在入库单里面选择功能按钮，在出现的功能选择框里面，选择进价报警，可以设置进价允许高出的范围，例如，进价高出上次进价的百分之五是要求报警，那么在报警设置里面输入“5”就可以。

在采购退货的时候，要用采购退货单，打开入库单，用鼠标单击“入库单”标题，出来换单据的选择框，选到采购退货单，按回车退出。

这是标题就变为“采购退货单”，也可以选择功能按钮，里面有一个换单据的功能，选择换单据，出来换单据窗口，选择采购退货单，按回车键退出即可。

在采购退货单窗口，选择要退货的供应商，系统会提示是否调入废品仓的库存，作用：

把属于此供应商在废品仓的商品调入退货单里面，在这些产品里面选择要退货的商品保留，不能退货或者暂时不退货的，从单据里面清除。

或者不用填写数量即可。

采购退货单数量要输入负数，例如，退5件货，在件数里面输入“—5”。

4、订购交货状况表。

反应订单的完成情况，看哪些订单没有完成，应经完成了多少，还差多少。

需要看到的项目在定义报表，采购订单报表里面设置。

5、采购入库统计表。

反应一段时间内，商品的入库情况，分为明细表，汇总表。

例如看一段时间内都采购了哪些产品，从哪个供应商处采购，采购金额是多少等。

◇注意：

a、在缺省设置里面——>单据设置——>入库单的常用价格方案必须是“6”号方案。

b、退货时数量栏输入负数。

c、分多仓库管理时，用标准开单。

注意商品属于哪一个仓库。

6、入库单查询。

可以查询每一张入库单的明细。

打开软件——>入库单查询，要看看之前开过的某张入库单明细情况，可以按照日期、单号、供应商、订单号进行查询。

按“/”转化查询方式，按空查询输入查询的条件。

比如要查找2008/05/05的入库单，先按“/”键转换到按日期查询，然后查询，出来一个查询条件对话框，在对话框里面输入2008/05/05，按回车键确认，光标会定位到2008/05/05的第一张入库单。

按单号查询时，查询条件只需要输入单号后面的数字即可，例如要查找CG00001245，这张单，按“/”转换到，按单号查询，然后点查询，出来输入条件的对话框，输入1245，按回车，系统会自动补充单号CG00001245，如果输入条件里面输入45，系统户自动补充为CG00000045。

按回车键，光标定位在要找的这张单CG00001245。

再按回车键，就可以打开这张单的明细。

第四章销售管理。

如何给客户报价，确定给客户的销售价格，怎样折让，怎样价格跟踪，不同客户，给不同的售价，销售价格控制，如何完成客户订单，订单交货的控制等。

1、报价。

向客户报价，制作报价单，可以在报价单功能里面实现。

<2>、制作报价单：

打开软件——>报价单，要给某一客户报价，在“客户编号”处，选择客户。

在价格方案里面选择给客户的价格方案，选产品，产品的价格按照价格方案自动生成，也可以手动修改。

选完要报价的产品，按“确认”键，出来单号输入框，可以自己定义单号，单号也可以为空，但是单号为空时，统计不方便。

输入单号后，按回车键（或点击退出），首先弹出是否转成EXCEL对话框，选择是直接把报价单转成EXCEL,存放在C盘根目录底下，文件名称为“XXXX客户报价单.XLS”。

选择否，弹出询问打印的对话框。

选择，“是”直接打印，选择“否”预览，选择取消，表示暂时不打印。

无论是否打印，本张报价单已经保存。

<3>、查看历史报价：

选择功能按钮，再选择历史报价，在出来的选择框里面可以查找之前的报价单。

要修改本张报价单，可以选择此报价单，按回车键，将此报价单调入到报价单面板里面，进行修改，也可以增加产品，修改完成按确认保存。

2、客户订单。

给客户报价之后，客户如果需要采购，会先下订单，此时可以先给客户制作一张客户订单。

<1>、订单录入：

打开软件——>客户订单，订单号输入客户要求的订单号，客户编码处选择客户。

可以先输入任意字符，按回车打开客户资料表，在客户资料表里面查找客户。

光标定位到要订购的客户，按回车键选定。

在订购表里面输入要订购的商品，以及商品的单价和数量。

如果客户所订货是之前给这个客户制作报价单里面的产品，在开客户订单的时候，可把之前报价表调出。

选择“功能键”，在选择功能菜单里面的调报价单，所有的报价单在报价单查询表里面列出，光标定位到要订购的客户，按“回车键”,选定并返回到，客户订单窗口，刚选定的那张报价单里的内容同时调入到这张订单里面。

只需要填入订购数量即可。

订单完成之后点击“确定”，弹出是否打印对话框，选择是，直接打印出订单，选择否，订单保存，但是不打印。

<2>、修改订单：

用鼠标双击客户订单面板右上角单据编号，出来单据选择框，按“/”转换查询方式，按空格键输入查询条件，找到要修改的单据之后，按回车键，就进入修改状态。

修改完成按确定键保存。

3、出库单。

给哪个客户送货？

送什么商品？

送多少？

每一个商品的单价是多少？

如何折让？

<1>、出库单录入：

打开软件——>出库单，在客户编码选择客户，可以按编号：

/1+客户编号查找客户，可以按记忆码：

/2+记忆码查找客户，可以按名称：

/3+客户名称（拼音码）查找客户，可以按电话：

/4+电话号码查加客户，或者按输入任意字符，按回车键之后出来客户查询表，光标定位到要送货的客户，按回车键确认。

产品选择，在编号处输入产品。

查找产品的方式，按产品编号：

/1+产品编号查找产品，按条码：

/2+条码查找产品，按品名：

/3+品名（拼音码）查找产品，按规格：

/4+产品规格查找产品，按条码后6位：

/7+条码后6位查找产品。

填写数量（件数、散数），售价。

所有的要送货的商品已经选定，核对数量和单价无误，点击确定保存本张单并提示是否打印，选择“是”，打印本张单，选择“否”，不打印但是本张单保存。

◇备注：

出库单价格控制。

<2>、按不同客户类型给不同的售价：

在客户资料里面——>价格方案填写相应的价格方案。

<3>、按照客户的上次售价开单。

客户资料——>价格方案填写“5”。

表示开单的价格跟踪客户上次售价。

或者在缺省设置里面——>单据设置，选择出库单，常用方案里面填写“5”。

<4>、开整数时启用件价，开散数时启用零价：

比如说软广喜香烟，零卖6.50元/包，整条10包，整条卖的时候63.00元/条。

在开出库单的时候，只输入零数不够一整条的时候，单价自动跟踪为6.50元/包，当在件数里面输入数量的时候比如2件，单价自动调整为63.00元/条。

在产品资料里面批发价设置整件的价格，优惠价设置零数的价格。

然后在缺省设置里面单据设置——>出库单——>常用方案“2”，缺省设置——〉系统设置——>满整数启用“1”号方案。

<5>、销售价低于最低售价禁止销售：

第一步，在产品资料里面设置好最低售价，打开产品资料——〉分类表——〉最低售价。

设置最低售价=进价X“1.3”，表示最低售价等于进价的1.3倍。

然后选择对所有产品按类别中指定的价格关系调整。

即把所有产品的最低售价调整为进价的1.3倍。

第二步，在缺省设置里面——〉系统设置——〉禁止售价低于最售价挂钩。

<6>、客户按报价单价格销售：

有两种设置方法，第一，点击出库单里面选择功能键，再点击功能菜单里面的报价单，光标定位到本客户的报价单，按回车键确认，报价单里面所有产品会调入出库单里面，填写相应的的出库数量。

第二，客户的价格方案设置为5号方案，打开报价单——〉功能——〉历史报价，选定本客户的报价单按回车键确认，把本客户的报价单调入报价单模板。

然后再选择功能——〉转为销售历史。

相当于把客户的报价转为历史售价。

然后开单的时候，按历史价开单即可。

<7>、客户订单价格销售：

打开出库单——〉功能——〉调订单，光标定位到客户的订单，按回车键，把订单调入到出库单面板。

如果有变动，直接修改，完成后确认保存。

<8>、整张单折让：

选完产品后，点击功能，选择折扣，再选择销售折扣，如果是整单打95折，在扣率里面输入0.95。

按确定即可。

如果整单折让200.00元，在折让里面输入200.00按确定即可。

<9>单个产品打折：

首先在系统管理——>缺省设置里面启用扣率挂钩。

开单时，选择产品填写单击，在扣率里面直接输入相应的扣率。

（只能在标准开单模式才可）

4、销售退货单：

销售管理——>销售单。

按功能，选择换单据，再选择销售退货单。

销售退货单价出库单开单方法一样，只是在输入数量前面加“—”。

5、订购交货状况表：

查询哪些订单已经出货，哪些没有出货，哪些交货不够。

6、、其它出库单：

销售管理——>销售单。

按功能，选择换单据，再选择其它出库单。

开单方法和销售单是一样的。

其他出库单在销售报表无法统计