项目 管理办法文档格式.docx
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调研资料、设计方案文件/图、设计说明书、会议培训资料、汇报材料、报告文件、数据文档、文献等文档资料。
对于项目存档文档:
1.综合组对项目常规文档目录下的文档进行审核。
2.对阶段性重要的文件进行归档,文档管理员将其处理成PDF格式,加入文档编号后上传到SVN服务器相关目录下。
注:
各类存档文件均需提交由质量测试组审核。
3文档管理
3.1总则
3.1.1所有重要文档集中管理,维护档案的安全与完整。
3.1.2所有存档文件根据需要归档。
3.1.3各项目专业组人员在工作中形成的具有参考价值的文件、材料由个人或该组负责人整理后报文档管理人员存档。
3.1.4所有人员均有承担按时提交文档的义务和职责。
3.1.5由专人负责项目文档管理工作。
3.2范围
3.2.1项目准备阶段
a.与本项目有关的上级主管部门下达的规划和工作计划;
b.有关项目的审批文件、合同书、专家建议;
c.国内外相关情况考察报告和专题分析报告;
d.可行性方案及批复文件;
e.项目实施方案、计划,预算书等;
3.2.2项目研究实验阶段
a.各种重要的原始记录;
b.各种实验、调研报告和数据;
c.各种研究报告(包括系统的、专题的、分项的和阶段的);
d.设计文件;
e.重要的来往技术文件。
3.2.3其它有关材料:
a.周报、月报以及阶段性简报;
b.项目例会会议记录和专题会议文件;
c.同项目研究有直接关系的重要情报编译材料。
3.3内容
3.3.1设计方案
系统、子系统、硬件设备型号、软件代码等的各类设计策略和执行方案等;
3.3.2会议和培训文件
包括会议记录、演示PPT、阶段报告、培训材料等文档;
3.3.3软件文档
软件设计书、使用说明、源代码(包括注释)及源代码说明等;
3.3.4数据文档
数据标准、数据字典、编码说明等;
3.3.5参考文献
由项目部成员收集到的各种中英文参考文献。
3.4文档分类
3.4.1文档分为纸质文档和电子文档两类。
其中电子文档又分为项目常规文档和项目存档文档;
3.4.2存档文档的编号规则
项目编号+版本号+类型序列号+年代编号;
YJ01_05_应急管理系统项目计划_V1_
文档编号例如:
YJ01-001-00-为目录编号;
项目编号为:
YJ;
文档版本号:
01
文档序列号为:
001;
文档类型编号:
00;
年代编号:
;
3.4.3文档类型编号规则
场所子系统设计开发类文档:
00
应急接入建设设计开发类文档:
01
应急管理系统设计类文档:
02
指挥场所建设实施类文档:
03
应急接入实施类文档:
04
应急管理系统实施类文档:
05
其他文档:
06
购进书籍:
07
其他(根据情况添加)
3.4.4文档的命名规则
CNPC_YJ_05_应急管理系统项目计划_V1_
命名规则为:
CNPC_YJ_类型_文件名_模块_版本号_日期.后缀名
其中“CNPC_YJ”列于所有文件名开始。
CNPC_YJ表示为中国石油天然集团公司应急平台(E2)项目;
类型文档类型名称,可使用文档类型编号(根据文档内容此部分可以省略);
文件名为该文件的具体内容总称,文件名字数不限。
模块用于区分各个项目小组编写的文档,分为ZH、CS、JR、XT,分别代表综合组、总部指挥场所组、应急接入组、应急管理系统组。
(根据文档内容此部分可以省略);
版本号用于追踪相同文件的修改记录,通常为两位。
使用字符“V”表示版本,一位数字表示修改次数。
数字从“1”开始以自然数顺序排列,用于记录文档变化。
最终确定稿用字符“F”替代数字;
日期为记录文件的编写日期,用6位日历日期表示,如:
2009年12月29日,在文件名中表示为091229。
示例:
CNPC_YJ_06_项目章程
CNPC_YJ_06_通讯录
CNPC_YJ_06_内部启动会议
CNPC_YJ_00_空调子系统设计
其中,CNPC_YJ为中国石油天然气集团公司应急平台(E2)项目;
06为文档类型编号;
ZH/CS为模块名称;
V1/V2为版本号;
091229为日期编号。
3.5存档规范
3.5.1基线:
事件发生后两周内归档。
3.5.2完整性:
是否成套、缺页和涂改;
3.5.3准确性:
所收集的材料是否同它反映的对象相一致,同一项目的文件材料在内容上是否一致;
3.5.4文件材料属性的鉴别:
是否为同一类;
3.5.5所有文档一月整理一次,按照不同类型刻盘或者其他存储介质进行保存;
3.6目录建设与管理
3.6.1所建目录要求符合明确方便的原则;
3.6.2查阅者能够迅速的查阅所要文档,了解文档简单的相关信息;
3.6.3文档用FTP文档服务器进行存储和管理;
3.7文档的提交、保存及使用
3.7.1文档提交
(1)文档的提交时间根据具体规定执行,在规定时限内提交;
(2)项目文档由文档作者提交,一般为office形式(要求使用
office2000以上版本);
3.7.2文档归档
(1)归档的原则
a.检查文件是否完整,如有短缺,应督促补充齐全;
b.文档资料移送交接手续必须完备;
c.移交与保管文档无关的资料,要退回经办部门;
d.对废弃的与项目相关纸质文档,要使用碎纸机销毁。
(2)存档格式
a.word和excel文件可分为office文档和pdf文档两种。
b.演示文档只保存ppt格式或pdf格式(视演示的具体格式确定)。
c.源数据和源代码文档由文档作者提供存档格式。
3.7.3文档保存
(1)文档保存遵循的原则
在项目进展各个阶段,按规定格式建立项目文档目录,标注文档的状态。
文档保存可用页面和电子文档两种方式保存,所有文档全部为受控文档;
a.归档的文件材料,根据归档要求及文件内容特征进行归档;
b.按归档要求进行目录编辑及备查表;
c.对文档作统一排列;
(2)档案资料的整理
a.收集的word和excel文档由文档管理人员处理成pdf的格式。
b.文档资料按文件项目编号次序整理;
c.文档资料每周备份一次,如有文件损坏及时补充齐全;
(3)文档密级管理
a.在文档使用中有部分文档根据要求,需暂时保密,在此期间,由文档管理人员进行保存,不得对外发布。
除非经文档作者授权同意,否则不得提前进行查看、使用或发布。
b.此类文档保密到期,由文档作者和文档管理人员决定继续保存或进行发布。
3.7.4文档使用
(1)归档材料密级的鉴别:
A绝密:
仅有文档作者和项目负责人对文档享有查阅及使用权,其他人员查阅需经文档作者和项目负责人同意;
B保密:
仅在项目部成员内共享;
C公开:
发布到集团或者项目部网站;
(2)文档根据不同密级使用;
a.进度文档一般为C级,通过FTP文档服务器可实现完全共享。
b.源代码为A级,缺省六个月绝密期,在源代码绝密期内,其可执行程序为B级,即项目内共享。
c.阶段性技术文档为A级,缺省三个月或由文档作者提供文档绝密时限(最长时限可至该项工作完成的截至日期);
d.绝密期后,阶段性技术文档密级由A级降为B级,在项目部范围内共享;
或根据项目需要,通过项目作者和项目小组协商实现共享;
(3)项目部成员均可通过SVN服务器对上传后的文档资料进行查询。
(4)部分重要文档,如:
重要技术文档、源代码等,需经过文档作者和项目领导同意并签字授权后方可使用。
(7)文档作者离开项目后,所提交文档的版权完全归属于项目部。
3.7.5文档的借阅
对于纸质存档文件,原件由综合组统一保管,需要借阅和查看的人员需向综合组文档管理人员提出申请,同意借阅后,由文档管理人员负责提供文档复印件并填写文件使用记录,任何人员不得随意复制文档资料,文件借阅使用完毕后应归回综合组文档管理人员。
需要复制使用的需得到综合组负责人许可后方可自留使用。
3.7.6文档修改
(1)项目进展过程中,随着对项目进一步的深入,将会产成一些需要修正的文档,对文档的修改需经过综合组负责人的审核,方可进行。
(2)文档修改则文档目录和编号也同时进行修正;
(3)文档修改后需在相关目录中标注修改,并记录到文档修改日志。
4文档服务器
4.1文档存放目录
说明:
在三级目录下建有具体的文档分类文件夹。
4.2SVN服务器登陆权限
4.2.1公共权限
项目部所有成员均可使用公共权限对文档服务器中的文件进行查阅,并且所有成员均有承担按时提交文档的义务和职责。
4.2.2个人权限
专业组执行组长具有对项目常规文档的写入权限,并且具有对
其组内成员每个阶段工作成果汇总、归纳和审核的义务和职责。