标准编写的基本知识.docx

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标准编写的基本知识

标准编写的基本知识

一、基本要求

标准的编写应符合下列要求：

1）应符合国家的有关法律、法规、方针和政策；

2）管理方法先进、合理；

3）切实可行，适用性强；

4）本部门之间或与其它部门之间的规定要相互协调、统一，不能发生矛盾；

5）格式和表术规范化，内容的叙述正确无误，逻辑严谨，准确简明，不能模棱两可，使人产生误解。

二、标题

标题（管理标准的名称）是对管理标准内容的最精练的概括，它的命名要简练、确切、规范。

位于标题栏的下方中间，用2号字，加粗。

（其它用宋体，四号字；正文表格中的字可用宋体，五号字）

三、目的与范围

目的：

简要说明制定本管理标准的目的；

范围：

如需要限定管理标准的使用范围，可用以下典型用语：

“本标准适用于……，也适用于……。

”

“本标准不适用于……”。

四、引用标准

为了避免重复、繁锁，大大减少编写的工作量和标准的篇幅，同时避免因重复带来的损失，保证标准之间的协调一致，可在标准中提及某项标准的编号和名称，而不再提及其具体内容，这种方法叫做引用标准。

编写“引用标准”时，应掌握以下原则：

1）在编写标准时只作为参考资料的，不作为引用标准；

2）在编写标准的过程中已经将某标准的具体内容写到标准中去，则不再把该标准列到“引用标准”中去；

3）企业标准不但可以引用国家标准、行业标准、本地方标准、本企业标准以及有关法规、规范、规程，还可以直接引用国际标准、国外先进标准和国外先进企业标准，但应注意译文的正确性和权威性；

4）不能引用标准草案和内部发行的标准；

5）所引用标准必须是现行有效的标准；

6）所引用标准的编号、名称必须与被引用标准完全一致，不能简化、省略，标准名称不带书名号；

7）引用标准按先国内后国外、先上级后下级、先小号后大号的顺序排列。

例1

2.引用标准

下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。

在本标准出版时，所示版本均为有效。

所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。

GB/T230－1991金属洛氏硬度试验方法

GB/T699－1988优质碳素结构钢技术条件

五、职责与权限

简要说明与本管理标准有关人员的职责和权限。

六、管理的内容与方法

在本部分编写管理标准的具体内容。

七、释义

对一些专有名词或技术用语作出解释。

八、附则

对本标准的相关内容作出解释。

九、标准的编写格式

A）标准层次的划分

1）部分（英文：

Part；示例：

***.1）

部分就是系列标准中的分标准。

因其应用较少，在此不做介绍。

2）章（英文：

Clause；示例：

3）

章是标准的基本划分单元，是标准的第一层次，章的编号用阿拉伯数字从1开始顺序编写。

章均应有标题，标题与编号之间空一个字的间隔，并独占一行。

例2

1.目的与范围

………

2.引用标准

………

3.职责与权限

………

3）条（英文：

Subclause；示例：

3.1）

章以下有编号的层次都叫做“条”。

章可以细分为第一层次的条；第一层次的条可以细分为第二层次的条；第二层次的条可细分为第三层次的条，依次类推。

条的编号也用阿拉伯数字表示（见例3）。

每一个第一层次的条最好给出标题。

标题的位置与章相同。

其它层次的条是否给出标题，可根据具体情况确定。

但应注意，同一层次的条，有无标题应该一致。

例如，4.1有标题，那么4.2、4.3都应有标题；但不应因4.1有标题而要求5.1、5.2也必须有标题。

如果条不设标题，则在其编号后空一个字的间隔，直接书写内容。

例3

4.管理的内容与方法

4.1审核时间及次数

4.1.1常规的内部质量审核每半年进行一次（间隔不超过7个月）。

4.1.2在下列情况下，增加内部质量审核次数：

a）发生重大质量事故时；

b）顾客有重大投诉时；

c）第二、第三方审核前。

4.2内部质量审核准备

4.2.1管理者代表指定内部质量审核组长和内部质量审核员；

4.2.2质量部编制《年度内部审核计划》；

4.2.3内部质量审核人员要具有以下条件：

4）段（英文：

Pragraph；示例：

无编号）

段是章或条中不编号的层次。

就是平时所说的自然段。

5）附录（英文：

Annex；示例：

A）

附录是标准层次的一种表现形式，它分为“标准的附录”和“提示的附录”两种不同的形式。

因此次管理标准的编写中应用较少，故不做详细介绍。

6）篇（英文：

Piece；示例：

第一篇35KV电压等级）

篇是标准的特殊层次，适用于内容较多、篇幅较长的标准的编写。

篇用中文数字编号，例如，第一篇、第二篇……。

篇是否设标题可根据具体情况而定，但有无标题各篇应一致。

篇的编号和标题之间空一字间隔，在版面上居中编排。

例4

4.管理的内容与方法

第一篇10KV电压等级

4.1性能参数

4.2技术要求

第二篇60KV电压等级

4.3性能参数

4.4技术要求

7）列项说明

列项说明是一种叙述方法。

有时，出于表达上的需要，对章或条的内容分行并列予以说明，这种方法叫列项说明。

在标准编写中，列项说明用破折号或英语小写字母加半圆括号引出，如a）、b）、c）。

如果需进一步细化某项，还可用1）、2）、3）等（见例5）。

列项说明可用一个完整的句子开头，后加一冒号（见例6）；或用一个句子的前半部分开头，没有冒号，而由列项说明的各项使句子完整（见例7）。

例5

a）……

1）……

2）……

3）……

b）……

c）……

例6

4.2在下列情况下，增加内部质量审核的次数：

a）发生重大质量事故时；

b）顾客有重大投诉时；

c）第二、第三方审核前。

例7

仪器中的振动可能产生于

——转动部件的不平衡；

——仪器座的轻微变形；

——滚动轴承。

B）图和表的使用

1）图的使用

因图的使用在此次标准编写中应用较少，故不做详细介绍。

2）表的使用

表要有标题（表的编号和名称）、表头、表身和表注组成。

表一般排在有关条文的附近，并与条文的内容相互应。

若表较多，可集中排在条文之后。

除标准的附录中的表外，同一标准正文中的所有表，应当用阿拉伯数字从1开始连续编号，只有一个表也应编为“表1”。

附录中的表应单独编号。

表的编号应位于表的上方居中编排。

表是否设名称，应根据具体情况而定。

但同一标准正文中的表，有无名称应当一致。

表的名称位于表的编号之后，中间空一个字的间隔。

如果表的内容较多，需转到下页时，应在表的上方居中重复该表的编号，表示方法为“表1（续）”，最后一个续表的表示方法为“表1（完）”。

续表中也必须有表头。

表头的设计应简洁明了。

表头中各栏目使用的单位应符合《量和单位》国家标准的规定，并标注在该栏目名称的下方；若表中各栏目的单位都相同，应将其单位符移到表框外，放在表的右上角。

表中的数值应整齐划一、准确无误。

数值在表中的编排应符合以下要求：

a）位置居中；

b）有效位数应一致；

c）小数点前后超过4位数（不含4位）时，每3位数空半格；

d）数值间有“～”、“／”符号时，应以这些符号为准对齐；

e）表中相邻栏的数值相同时，一律写上数值，不得用“同上”、“同左”等字样；

f）表中如果没有数值或其它内容可填，应一律用“－”表示，表中不能出现空格；

g）表注（因不常用，故不做说明）。

C）公式的表达（略）

D）数值的表达

a）标准中的数值一般用阿拉伯数字书写，一律用正体印刷，当数值后带有计量单位符号或其它符号时，必须用阿拉伯数字书写。

例如，“0.5mm”不能写作“零点五毫米”；“20％”不能写作“百分之二十”。

b）标准中若出现10以内的正整数，而其后不带计量单位符号或其它符号，可用中文数词一、二、三等书写。

若等于或大于10，必须用阿拉伯数字书写。

例8

从15根钢管中抽……，每根长5m。

c）有效位数的区分方法（略）

d）标准中的数值要尽量用小数表示，避免用分数，纯小数的小数点前面定位用的“0”不能省略。

如果一定要用分数，分数线一般用“／”表示，避免用“－”表示。

e）标准中偏差范围和量值范围的表达应注意以下几点:

1）偏差范围

例9

温度写作20℃±2℃或（20±2）℃,而不能写作20±2℃；

尺寸写作50mm±0.5mm或（50±0.5）mm，而不能写作50±0.5mm；

2）量值范围

例10

角度写作45°～50°或（45～50）°，而不能写作45～50°；

百分数写作5％～10％或（5～10）％，而不能写作5～10％。

E）量和单位符的使用（略）

F）附录和注（略）

G）技术用语的表述

1）使用技术用语的要求

使用技术用语时应符合以下要求：

――用词应正确，不能模棱两可，不要使用笼统的、无法衡量的词语，例如：

“基本上、可能的、良好的……”；

――语句要精练，凡能省略的应尽量省略；

――术语应统一，应与有关的术语标准协调一致，以免产生不同的理解；

――表述极限值的用语应符合有关规定。

例如，在产品标准中规定质量指标时，可使用“大于”、“多于”、“高于”或“不大于”、“不多于”、“不高于”；“少于”、“小于”或“不少于”、“不小于”等；

2）极限值用语的正确使用

――在规定技术指标的偏差范围时，正确的表示方法为：

（80±0.1）㎜，而不应为“80㎜的偏差不大于±0.1㎜”；

――对于要求达到的质量指标，应使用正面的、肯定的语句，而不使用否定的语句；

例11

“材料的力学性能应不低于表1的规定”，而不应写成“材料的力学性能不应低于表1的规定”。

――对于限定的质量指标或质量缺陷，应使用否定的语句，而不使用正面的、肯定的语句；

例12

“通风机的噪声不应大于85dB（A）”,而不应写成“通风机的噪声应不大于85dB（A）”。

H）标点符号和简化汉字的使用

1）标点符号的使用

标准中标点符号的使用应符合GB／T15834－1995《标点符号用法》的规定。

特别注意的是，列项说明的各项，除最后一项用句号终结外，前几项的未尾应使用分号。

（见例6，例7）

2）简化汉字的使用

标准中应使用简化汉字。

I）标准内容中引用标准的表述方法

关于引用标准，在第四部分已经作了介绍，这里仅介绍在标准正文中如何表述引用标准问题。

1）在标准正文中引用其它标准而不提及其章、条号时，由于在“引用标准”一章中，已经出现被引用标准的年代号，所以在标准正文中只引用其标准代号和顺序号，而不再写出其年代号。

例如：

“按GB／****规定执行”。

2）在标准正文中引用其它标准且提及其章、条号或其它要素时，在标准正文中不但引用其标准代号和顺序号，而且写出其年代号。

例如：

“应符合GB／****－1996中3.1.1规定”。

3）在标准正文中提及本标准自身的有关章、条、附录或图表时，可用以下形式表示：

――“按第三章”；

――“按3.1”；

――“按4.2.1的规定”；

――“见附录A”；

――“图3中所示”等等。