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（二）会议经费预算14
（三）会议报批15
（四）组建会议机构15
（五）制定会议筹备方案17
（六）确定会议议题18
（七）拟定与会人员建议名单19
（八）发出会议通知19
（九）会议报名22
（十）进行会议编组22
（十一）撰制会议材料23
（十二）安排会议日程23
（十三）会议的宣传工作24
（十四）购买会议用品24
（十五）预定会议场所24
（十六）会场布置25
（十七）会场布局26
（十八）会场座区27
（十九）主席台座次27
（二十）制作会标28
（二十一）制作坐签29
二、会间的组织和调度工作29
（一）会议报到29
（二）会议服务29
（三）会议安全保卫31
（四）会议入场凭证32
（五）会议签到33
（六）会议记录33
（七）会议简报34
三、会后的整理服务工作35
（一）编写会议纪要35
（二）整理有关会议文件35
（三）会议善后工作36
（四）会后新闻报道工作36
（五）会务总结36
第一节 会议
一、会议的涵义和构成要素
会议，在汉语中有两种不同的含义。
它既可以作为一种经常商讨并处理重要事物的常设机构或组织的名称，也可以被用来表示有组织、有领导的民主协商和决定某些事项的临时性集会，也就是我们通常所说的“开会”。
在后一种含义上，会议和会是同义词，都是指人们的一种活动方式。
随着社会的飞速发展和社会信息量的不断增长，会议已成为现代社会开展政务、经济、文化及其他活动的一种重要方式。
会议要素是指构成会议的基本因素。
从广义上讲，任何一个会议都必须有这样三个基本的要素所组成：
（1）有共同的议题；
（2）有公认的组织者；
（3）三。
人以上的正式聚合。
除此之外，如果从不同的角度或使用不同的标准，还可以对会议的构成要素作进一步的划分：
1、会议形式要素包括：
会议的名称、时间、地点、方式、规模、主持人等。
2、会议内容要素：
主要指会议的指导思想、会议目的、会议议题、会议任务和完成会议任务的措施等。
3、会议人员要素有：
会议主持人、会议正式出席人员、会议列席人员、特邀人员和会议来宾；
以及会议工作人员服务人员。
4、会议组织要素有：
会议组织工作、文书工作、生活服务工作、宣传及安全保卫工作等。
如果按照时间顺序纵向划分，会议的组织工作又可分为：
（1）会前筹备工作；
（2）会间组织工作；
（3）会议善后工作。
二、会议的种类
虽然实际生活中的会议活动多种多样，令人眼花缭乱，但只要我们使用不同的标准，仍可对各种会议活动做出不同类型的划分。
对会议活动的分类，通常有以下五种方法：
1、依据会议的性质进行分类，可分为：
立法性会议、决策性会议、党务性会议、行政性会议、群众性会议、征询性会议、显示性会议、交际性会议等。
2、依据会议的内容进行分类，可分为：
综合性会议、专业性会议、专题性会议、咨询性会议。
3、依据会议的方式进行分类，可分为：
常规会议、现场会议、电话会议、电视会议、广播会议、计算机会议等。
4、依据会议的规模进行分类，可分为：
特大型会议、大型会议、中型会议和小型会议。
5、依据会议的周期情况进行分类，可分为：
定期会议、不定期会议和临时性会议。
三、会议的功能和作用
（一）会议的决策指挥功能
会议是通过民主做出决策的一种重要手段。
决策功能是会议活动的基本功能，是会议活动在最初出现时就相伴而生的第一功能。
随着社会的不断发展，特别是人们的社会和生产活动进入了高度专业化和高度综合化的阶段，在国家管理活动中，行业与行业之间、部门与部门之间的联系比历史上任何时候都更加紧密、更加重要，在这种情况下，会议的功能更是不断的得到充分的体现。
按照管理科学化的要求，在全部会议活动当中，有70%的会议应该是用来解决“干什么”和“怎么干”这类问题的，是具有决策指挥功能的会议。
所以，会议是决策的重要形式，决策指挥是会议的基本功能。
会议的决策功能在实际运用时，要同时受两个因素的制约：
一是会议所决策的对象必须在会议的职权范围以内，即会议只能决定有权决定的事项，如超出会议的职权范围，会议则不能行使决策功能；
二是会议在行使决策功能时，必须获得法定人数的认可。
（二）会议的分权功能
会议的分权功能就是通过会议的形式，把一个问题交由多数人共同讨论，共同决定。
在现代社会里由于人民赖以生存的社会环境和认识对象日益复杂和富有多变性，使人的负担加重，要认识和解决一个问题的方法和主意很难集中在一个人的脑子里，只有吸引更多的人参与，由大家共同努力才能完成。
这样就需要通过会议的形式，把特定的权力（如表决权、表达权、选举权）交给每一个参加会议的人，以便让大家对所研究、所决定的问题共同发表意见，共同承担责任，共同行使参与和控制的权力。
（三）会议的交流功能
会议的交流功能就是在会议进行过程中，与会人员相互之间通过直接地交换意见，实现相互间信息的瞬间共享。
人们在会上进行交流可以一改在个别交谈的情况下信息呈单线传递的情形，而使每个讲话人的信息传递模式都呈辐射状，既提高了信息传递的时效，也避免了因多次传递所可能形成的误差。
通过互相交流，可以是每个与会者跳出自己在多方面已有的定势，互相启发，互相了解，以便从一个新的、更广阔的角度来思考问题。
所以，在会议之上所进行的交流活动，既是一种信息传递和共享的过程，也是一个有效的智力开发的过程。
除此之外，会议的交流功能还有一个很重要的方面，就是可以增进人们在感情方面的交流。
社会心理学的研究成果表明：
人们相互之间感情的密切程度，一方面取决于彼此态度（价值观）的相似，另一方面还取决于相互间的接近性和交往的频率。
会议活动在这方面恰恰能满足人们的要求——通过会议上的交流，既可以使众人达到对某一问题在态度方面的接近，又可相聚在一起共同讨论同一个问题，这无疑又在空间的接近和增加交往频率方面得到了极好的体现。
在这方面，会议的功能是其他任何形式都难以比拟和取代的。
（四）会议的协调功能
会议的协调功能就是通过会议消除与会人相互之间的差异，并在共同的目标指导之下，达到认识的统一和行动的一致。
人们的社会实践活动（特别是在今天）已不表现为个别人的行动，而是千千万万的人为了一个目标所共同进行的实践。
所以，就需要通过适当的方式，把人们的许多不同的认识和行动通过协调，使之以“共识”和“合力”的形式表现出来。
在这方面，会议恰恰可以显示其独到的作用。
会议在进行协调时，并不排除不同意见，也正因为有不同的意见，会议的协调功能也才能得到更加充分的体现。
在会议上，大家为了一个共同的目标开诚布公，求同存异，从而达到步调一致，众志成城，将原本是个别的、分散的行为最终形成为一股强大的、定向的影响和改造社会的物质力量。
（五）会议的显示功能
会议显示功能的具体体现就是通过会议活动本身，通过会议的形式、声势、口号和宣言等来显示会议主体的政治取向、价值取向及感情取向。
在实际工作当中，凡是具有显示功能的会议，会议本身既不是要做出任何决策，也不是要传达文件或征求什么意见，而是借助于会议的形式公开向社会表示会议的组织者和参加者的价值或感情倾向，如赞成什么，反对什么等等，并借会议的形式扩大影响，造成声势。
正因为如此，大凡具有显示功能的会议，大多是有较多人参加的大会。
声势规模都比较大，多则可达上千甚至上万人。
平时常见的诸如表彰会、庆祝会、纪念会、欢迎会、声援会等会议，即属这种集中体现显示功能的会议。
（六）会议的晓谕功能
会议的晓谕功能就是在会议进行过程中，由会议组织者或由会议组织者指定的人员直接向与会人告知有关的内容，使与会人变不知晓为知晓，从而在一定程度上消除原有的对某些问题的不确定性。
在实际工作当中，人们经常使用的诸如传达文件、布置生产计划的会议以及报告会、新闻发布会等，就是具有晓谕功能的会议。
通过会议的形式，就有关的内容直接向与会者告知，其结果比逐级传达、文字传递更及时迅速。
同时，在会议上的传达、报告，通常都是由那些具有特定身份的人进行的，因而给人一种不容置疑的感觉，较之于其他口头传达的形式更具有权威性。
除此之外，传达或报告人还可同时就有关的问题做出一些必要的提示、说明或强调，这样还可使会议晓喻的内容更易于被与会人所接受，从而收到更好的效果。
第二节 会务工作的内容
会务，即会议事务，是指会议从筹办到结束的整个过程的各项服务事项。
会务工作是会议活动的重要组成部分，是为会议活动按计划、有秩序地顺利举行而进行的全过程服务。
会务工作的大部分由会议秘书处协助承办。
在实际工作当中，召开一个会议所进行的各种组织和事务性工作统称为会务工作。
在会议活动当中，随着会议形式和内容的不同，会务工作的内容也各不相同。
如果按时间顺序来划分，会务工作可分为：
会前筹备工作，会间组织工作和会议善后工作；
如果按会务工作的类别来划分，又可分为：
会议组织（秘书）工作、会议文书工作、会议宣传工作、会议安全保卫工作和会议生活服务工作等。
具体操作起来，若要召开一个会议，其会务工作通常要有以下各项，如确定会议议题，确定出席范围，落实会议承办人，落实会议经费，办理会议报批，制订会议预案，起草和印刷会议文件，安排会议日程，预定会议场所，准备会议用品，发出会议通知，接受会议报名，搞好会议接待，做好与会人员食宿安排，布置会场，会议现场服务，会议安全保卫，会议签到，会议记录，编写会议简报，会议值班，会间活动，会议的交通管理，会议的卫生管理和财务管理，撰写会议纪要，会议总结，安排会议人员离会，会议决定的传达与交办，会议决定的催办，会议文书的立卷归档等。
总之，会务工作决定着会议的直接成果与效果。
如有些会议组织的非常周密成功，会议的与会人员就会感到满意，会议就充分表现出了积极的功效，反之，如果会议组织的漏洞百出，与会人员怨声载道，会议就难以进行，会议的成果则更无法让人满意。
因此，会务工作是整个会议组织工作的重要环节，直接关系到会议的成果，会务工作人员必须严格地按照会议主办者或会议主持人的要求，一丝不苟地做好每一项工作，确保会议开得圆满成功。
第三节 会务工作的原则
为保证会议活动达到预期的目的，要求会议主办者在筹备和召开会议的过程中应遵循一些会务工作的原则。
一、整体性原则
会议活动是一种典型的群体活动，是一个由诸多人为因素同时聚合并相互作用的复杂过程。
作为会议组织者或会议主持人，要想通过有效的组织把所有与会议活动有关的因素有机地结合在一起，从而形成一个为所有与会人员所期望的过程和功能输出，圆满地完成会议预定的任务，就必须具备整体思维的能力，为会议建立起一个具有整体性特点并能运转自如的组织工作系统。
要召开一个会议，不管会议的形式内容怎样，都有许多方面的工作要做，特别是一些大型会议的组织工作，其情形就更为复杂，除了要做好会议本身的组织工作以外，根据会议活动的需要还要和公安、交通、警卫、新闻单位等方面发生联系。
一是会议组织者必须具有整体观念，具有统揽全局的能力，在会议组织工作中，能在首先做出整体设计和部署的基础上考虑和安排具体工作，避免那种见“树”不见“林”，只偏重于某一项工作的做法。
二是会议组织者除了对会议的全部组织工作要做到统筹规划、分工明确以外，还要特别注意和强调各个方面在整体目标一致的前提下的协同配合，不允许任何不顾整体需要，强调分工而拒绝配合的现象存在。
三是会议组织者除了要做好对会议本身的组织以外，还要能够处理好与会议活动有关的其他各种社会因素，以免顾此失彼，造成不良的社会效果。
例如，不能只考虑对会议的气氛和规格而忽视了政策界限，不能只考虑对会议的广泛宣传而忽视了会议的保密工作等。
为了保证在会议活动中能有一整套符合整体性原则的组织工作，通常在组织一些大、中型会议时，会议主办者都要吸收所有与会议组织有关的部门的负责人参加大会的组织工作机构，并按照会议的统一的要求，各方分兵把口，协同配合，从而使会议组织工作自始至终显示出有条不紊的工作秩序和强有力的整体功能。
二、动态性原则
会议组织是一个动态管理过程，在这个过程中，会议组织者既要面对和处理许多确定因素，又会遇到许多随机因素。
因此，要想成功的组织一个会议，也必须适应这个动态过程，并使会议的全部组织工作显示出动态管理的特性。
会务工作动态性原则要求会议组织者对会议的组织既要符合整体性的原则，同时，又要把会议的全部组织工作放到一个或多个并列的时间上去认识，在动态中去预见和解决所出现的或可能出现的问题。
实践证明，在实际的会议活动中，如果不把会议的组织工作视为一个动态过程，有些问题是很难被发现的。
会务工作动态性原则要求会议组织工作也必须同时间一样是流动和连贯的，在会议进行的每一个时间段上都有与之相对应的会议组织工作。
在一次会议召开之前，会议组织者应设想在各个环节上可能出现的问题，并采取相应的措施，以使会议组织工作万无一失。
三、时效性原则
会务工作时效性原则突出强调的是：
会议组织者在会议活动的任何一项工作做出布置时，必须同时明确开始和完成此项工作的时间。
在会议组织工作中，任何一项具体的工作都不是孤立存在的，而是与会议活动中的其他工作互相联系、互相影响和互相作用的，更何况会议活动是在预定的日期和在限定的时间内进行的，所以，这一切都要求会议工作人员在会议组织工作中特别要强化时间观念、时效观念，全部工作必须在规定的时间开始和完成，不然，由于某一项工作的拖沓，就可能招致整个会议组织工作受到影响，甚至致使会议延期。
为保证会议组织的各项工作的时效性，作为会议的组织者，首先要运用统筹学的方法，把会议的全部组织工作在同一个时间轴上展开，根据各项工作相互间的时空关系，依次排出各项工作的次序及开始和结束的时间。
除此之外，在会议进行过程中，还会遇到一些临时增加的工作，但即使对这些工作临时做出安排时，也要对其完成的时间做出明确的规定。
强调会议组织工作的时效性，还要在会议活动中，选派那些时间观念强、工作熟练的人员参加会议的组织工作，坚决摒弃那种时间观念淡薄，不按规定时间完成工作的做法，从而使会议组织的各项工作都可按预定的计划进行。
四、超前性原则
会议组织工作的超前性原则就是强调会议各项组织工作的计划性，即尽可能做到事事有计划，凡可提前做的，都提前做好准备。
同时还必须使会议组织工作的计划具有预后性，是指在计划遇有变化时必须有应变措施，有补救的手段。
一个计划制定的再严密，执行起来也难以做到一成不变。
所以，为了使会议组织工作的超前性切实得到保障，在做计划时，对每一个内容都要考虑，并根据可能出现的情况准备应付变化的第一套或第二套方案。
如果没有应变措施，遇有变化便无可奈何。
如果在组织会议时，既做了计划，又有相应的预后措施，那么，对会务工作中出现的新问题便能应对自如。
第四节 会务工作的要求
正是因为会议组织工作对于会议活动来讲有着特别的重要性，并有一些需要特别依循的工作原则，所以，人们为保证会议活动的正常进行，为保证会议的效率和质量，对会议的组织工作也就有了一些特定的要求。
一、准备充分
会议活动是由多人（有的甚至是成千上万的人）共同参加的种群体性活动。
会议组织的所有工作都是直接和同时面对许多人的，若出现纰漏常常都是当场“曝光”，除了直接影响到会议的正常进行不说，还往往会产生难以挽回的影响。
因此，任何会议无论规模大小，都要做好会前准备工作，准备工作必须要有详细的具体计划，这是保证会议顺利进行的首要前提。
对会议组织工作来讲，准备充分是指对会议全过程的组织工作都要准备充分，要尽可能把所有问题都解决在会议召开之前，宁可推迟会期，也不要仓促开会。
二、组织严密
组织严密是会议得以顺利进行的保证。
组织严密是指整个会议系统能形成一个灵活畅通、操纵自如的整体。
其主要包含有三方面的内容：
一是政策落实，即会议目标的提出和各项会议内容必须符合党和国家的各项方针政策，符合本组织整体管理目标。
在会议活动中，不能出现违背党和国家的方针政策，违背组织管理目标的做法，以免对社会、对本组织产生负效应。
二是人员落实，即与会议活动有关的每一项组织工作、每一个工作环节都要有专门的人员来做，责任到人，并要求明确。
三是时间落实，即对会议的每一项组织工作开始和完成的时间都做出明确规定，并在完成过程中定期检查监督。
三、服务周到
会议的服务工作也是会务的主要工作之一。
作为会议组织者对会议期间与会人员可能遇到的情况都要尽量考虑周全，不要怕麻烦。
在会议所提供的常规服务以外，对一些有特别需要的与会人员，在政策和实际条件允许的情况下，也应尽可能满足，以保证与会人员能以良好的精神和身体状态，参加会议的各项活动。
对难以解决或一时难以解决的困难，要耐心向有关人员解释清楚。
四、确保安全
这是会务工作的一项基本要求。
确保会议活动的安全包括两个方面的内容：
一是保证会议各种文件、资料的安全，一些有特别保密要求的文件，要制定出相应的保密纪律，不能出现丢失和随意扩散的情况；
二是人身安全，特别是在有较高级别的领导人员参加的会议，就更需要有特别的安全保卫措施。
除此之外，在会议期间，如何保证与会人员在饮食卫生、医疗保健、外出交通和个人贵重物品的安全，防止出现意外，也是需要会议组织人员认真考虑，严格防范的，切不可存在一丝一毫的侥幸心理。
五、讲究效率
会务工作的时效性非常强，它要求参与组织和服务于会议的工作人员在一定的时间内必须完成一定的任务，否则就会影响整个会议的进程，严重的还会造成恶劣的影响。
因此，会前应该准备的工作，必须按时、保质保量的完成，会间的各项服务工作也要讲究效率，确保会议质量。
会议的善后工作虽然在会议结束以后进行，但并不意味着可以无限拖延，如果效率不高，时间过长，也会影响到会议精神的传达、贯彻和落实，同样会影响会议的效果。
第五节 会议的组织程序
会议的组织程序有多种多样，根据会议的规模、形式、所要达到目的采用不同的组织程序。
但通常有以下内容：
一、会前的准备工作
（一）制定会议方案
制定会议方案就是根据会议要解决的问题和会议目标，对计划召开的会议所做出的总体性规划。
制定会议方案的工作，通常由承担会议前期准备工作的部门办理。
会议方案属会议工作文书，一般仅涉及会议活动的一些最基本的内容，如会议因由、会议目的、会议方式、会议议程、会期、与会人员的身份特征、计划与会人数、会议预计总费用和开支办法等。
制定会议方案应遵循如下两个原则：
（1）合理原则，即会议主办者对会议方式、规模、会期、会议经费的数量和开支办法的确定必须合理，必须和会议主办者的身份和职权相适应；
（2）节俭原则，即在满足会议活动的基本需要的同时，尽可能减少会议投入，少花钱，多办事，杜绝各种铺张浪费。
（二）会议经费预算
会议经费预算是会议主办者就计划召开的会议活动的支出（和收入）情况所做出的计划。
在会议活动当中，会议经费预算是会议主办者获得所需的经费和会议财务管理工作的一个重要程序。
会议经费预算应根据会议的规模、方式、会期和特定的标准列出有关专项费用和总费用的数额（如会议活动带有赢利的性质，还应按照有关的规定，列出预计的各项收入和总收入的情况）。
在做出会议经费预算时，对会议所需支出的各项费用，通常按以下几个专项开列与计算，这就是：
文件印刷费、交通费、公杂费、住宿费、伙食补助费、医疗费、专项活动费和无收入者与会费用等。
会议经费预算做出后，应上报上级领导和财务主管部门。
编制会议经费预算是会议组织（筹备）当中的一项重要工作，在这项工作中应特别注意以下两点：
第一，要严格遵守财务制度，不能以任何借口或名义，将一些超出会议活动范围以外的，违反财务制度的费用（或收入）列入会议预算之中；
第二，如实列报，即使是属于会议的合理支出（或收费）项目，也应从严掌握，精打细算。
（三）会议报批
会议报批是会议组织者对计划召开的会议办理请示和批准手续的过程。
在实际生活当中，任何一个部门凡计划召开一个会议，当这个会议达到一定规模时（人数、会期、费用等），就要按照规定，向上级领导机关做出请示，只有在上级机关批准之后，会议活动才可按计划举行。
凡需履行报批手续的会议，要在文书请示中写明计划召开会议的理由、目的、任务、会议方式、参加人数、会期、会议地点和所需费用等情况。
除此之外，如还有需向上级机关说明和需要有关部门给予特别关照的情况，也应在请示中一一写明，以便于在获得上级机关批准后开展工作。
（四）组建会议机构
在实际工作当中，有两种形式的会议工作机构，即会议常设工作机构和会议临时工作机构。
会议常设工作机构是为安排领导机关日常的会议所设置的工作机构，如在一些办公机构内部设立的会务处、会务组一类的部门。
会议常设工作机构的职责就是为领导同志安排、承办一些日常的办公会议、例行会议和小型会议。
如遇主办或承办的较大型会议，也多由这些常设机构的人员作为骨干，组成会议的临时工作机构。
会议临时工作机构是为筹备和组织特定会议而临时组建的工作机构，常见的“×
×
大会组织委员会”、“×
会议筹备组”、“×
会议秘书处”等就是这种临时的会议工作机构。
根据会议的方式和规模不同，会议临时工作机构的组建常有三种不同的形式。
1、会议三级工作机构。
会议三级工作机构是大型会议的筹备和工作机构类型。
内部是由三个级别的机构所组成的，这就是：
大会组织委员会──大会组织委员会办公室──各职能处（组）。
大会组织委员会是大会组织工作的最高权力机构，有权决定大会组织工作当中的一切重大事宜；
组委会办公室是组委会的办事机构，负责对组委会决定事项的办理，作为中介机构，将会议组织工作的有关事宜分解到各个职能处（组），并对各职能处（组）的工作情况进行必要的协调；
各职能处（组）的工作则是按照分工和组委会办公室的布置，具体从事对大会的各种事务性工作的办理。
在这种三级工作机构中，组织委员会的负责人即是大会负责人，办公室负责人即是组委会组成人员，各职能处（组）的负责人也应是组委会办公室组成人员。
2、会议二级工作机构。
会议二级工作机构是中型会议的筹备的组织机构类型。
内部是由二级工作机构所组成，即会议秘书处──各职能组，如秘书组、宣传组、保卫组、会务组（后勤组）等。
3、会议一级工作机构。
会议一级工作机构是小型会议的工作机构类型。
这种形式的会议工作机构一般只有秘书组这样一级办事机构，由于会议的规模比较小，工作量少，通常由会议领导指定有关人员负责，再根据会议组织工作的内容配备适当人员。
然后，各负其责，共同完成会议的筹备和组织工作的有关事宜。
（五）制定会议筹备方案
会议筹备方案是全面反映会议活动的会前、会间和会后的各项工作并对每一项工作的起止时间和承办者做出明确规定的文书，属会议事务性文书的一种。
会议筹备方案是会议组织者合理安排会议各项筹备和组织刁二作的依据。
其要求是：
（1）全面。
即会议筹备方案对与本次会议活动直接相关的所有工作必须全部覆盖，防止因对会议筹备和组织的某些工作没有被列入筹备方案，而使会议活动在进行过程中出现漏洞，使会议难以达到预期的目的。
（2）明确。
即对每一项会务工作的形式和内容都要明确和准确的表述，并落实到人，如需多人合作完成，在其中应指定一
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