excel操作技巧.docx
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excel操作技巧
1、Excel2000中的快速操作
★打开或关闭多个文件
快速打开多个文件的方法是：
按住“Ctrl”键或“Shift”键，选中多个Excel文件，右键单击弹出菜单，单击“打开”命令，即可同时打开选中的多个文件。
快速关闭多个文件的方法是：
在Excel2000中，按住“Shift”键，打开“文件”菜单，单击“关闭所有文件”命令，可将当前打开的所有文件快速关闭。
★对多个工作表快速编辑
按住“Ctrl”键或“Shift”键，选中多个工作表，这样在选中的工作表中可进行相同的操作。
一般情况下，进行的操作主要有如下几种：
1、页面设置。
可快速对选中工作表设置相同的页面。
2、输入相同的数据。
可快速在多个工作表中输入相同的数据。
3、快速操作。
在多个工作表中进行一系列相同的操作，如设置字号、字体、颜色，进行单元格的合并或撤销合并的单元格等。
4、输入公式。
快速输入相同的公式，进行公式计算。
★简单序列的快速填充
请看下面的的数据，班级：
99.1、99.2、99.3……99.10、99.11；数字序列：
1.2、1.3、1.4……2.0、2.1等，你知道如何快速输入它们吗？
你一定会说，这还不简单，点击“编辑/填充/序列”命令，很快就输入完成，但你知道还有更快的办法吗？
请听我说。
打开“格式/单元格”中的“数字”选项，选中“文本”，再在输入区的第一个单元格中输入“99.1”，然后选中99.1所在的单元格，鼠标移至选中区域的右下角，出现黑“+”符号时按下左键向下（或向右）拖动，即可快速输入。
对于像1.2、1.3、1.4……2.0、2.1这样的数字序列也可以这样快速输入，等等，1.9之后出现的是1.10而不是2.0？
自己将1.10改为2.0不就行了吗，修改完后选中2.0所在的单元格，然后按照上面的操作向下（或向右）拖动鼠标即可大功告成。
★快速输入分数
通常在单元格中输入分数6/7会显示为6月7日，要想快速输入，在输入分数6/7时在它前面添加一个“0”和一个空格即可，但是用此法输入的分母不超过99（分母超过99就会变成另一个分数）。
★快速输入文本格式的数字
将“00级1班”写成“00.1”进行输入时，在Execl2000会把它看做数字，显示为“0.1”，需要将单元格的输入格式转换为文本格式，但还有更快的好办法直接输入文本格式数字，输入时只需在前面加一个“'”（单引号，在英文状态下输入）即可。
★快速应用格式
要将某一单元格（或区域）的格式（字体、字号、行高、列宽等）应用于其他区域，可将上述单元格选中，单击或双击工具栏中的“格式刷”按钮，然后将鼠标拖过要设置格式的单元格即可。
说明：
单击“格式刷”只能应用一次，而双击“格式刷”则可以多次使用，完成后再单击“格式刷”按钮退出操作。
★自己定制工具栏
在Word2000或WPS2000中，使用工具栏上的“增大字号”、“减小字号”及“合并单元格”、“拆分单元格”等快捷按钮进行操作是非常方便的，可是在Excel2000中就没有那么幸运了。
但你也不用太遗憾，我们可以自己动手去定制工具栏。
定制方法是：
单击“工具/自定义”，打开“自定义”对话框，选择“命令”选项，在“类别”中单击“格式”后，在右侧的“命令”中找到“增大字号”命令，左键拖动到快捷工具栏上即可，用同样方法可将“减小字号”、“合并单元格”、“撤销合并单元格”等命令拖到快捷工具栏上，这样你以后在操作时就春风得意——爽极了。
2、锁定Excel工作表表格标题栏
当你使用Excel编辑工作表时，在编辑靠后或靠右的工作表单元格内容时，可能由于看不到表格的标题栏，搞不清对应于哪一个标题信息。
如果你希望不论如何滚动工作表，表格的标题栏始终位于屏幕的可视区域，则请按下述步骤操作：
1.把需要锁定表格标题栏的工作表切换为当前工作表。
2.如果要锁定表格顶部的标题栏，则需单击标题栏下面一行的行号，以选定该行。
如果要锁定表格左侧的标题栏，则需单击标题栏右面一列的列标，以选定该列。
如果要同时锁定表格顶部和左侧的标题栏，则需单击两个标题栏相交处右下方的单元格，比如顶部的标题栏占用了工作表的第1～3行，左侧的标题栏占用了工作表的第A～B列，则你应单击C4单元格。
3.单击“窗口”选单中的“冻结窗格”命令。
之后，无论你怎样滚动工作表，标题栏都不会因表格移动而滚出屏幕的可视区域，这大大方便了你对大工作表的编辑工作。
如果要取消对标题栏的锁定，则可单击“窗口”选单中的“撤消窗口冻结”命令。
3、Excel中的打印技巧
Excel中的打印不就是单击一下“打印”就万事大吉了?
其实不然，这里同样有很多的学问，请看下文中的几个技巧，也许会给你带来很大的方便。
一次打印多个工作簿
有时需要打印的工作表不在一个工作簿中，这样只有频繁地选择打开、打印才能打印多个工作簿的内容，其实，我们也可以一次打印多个工作簿，但首先要将需要打印的所有工作簿存放在同一文件夹内。
然后：
1、单击“文件”菜单中的“打开”命令。
2、然后按住Ctrl键，再单击选定需要打印的每一个文件名。
3、单击[命令和设置]按钮，然后单击“打印”命令。
这样就可以一次打印多个工作簿的内容了。
加快工作表的打印速度
在Excel中，提高打印速度有三种方法：
1、改变打印机分辨率，以一种低分辨率的方式来打印就可以缩短打印时间。
设置打印机的分辨率的步骤如下：
（1）单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，然后单击其中的“页面”选项卡。
（2）在“打印质量”下拉框中，选择所需的打印机分辨率。
2、如果不能确定所需的打印机分辨率，则可以用草稿方式打印文档，此方式将忽略格式和大部分图形以提高打印速度。
设置步骤如下：
（1）单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，然后单击其中的“工作表”选项卡。
（2）选中“按草稿方式”复选框。
3、在单色打印机上，Excel以不同的灰度来打印彩色效果。
如果将彩色以单色方式打印，可以减少在打印彩色工作表时所需的时间。
在以单色方式打印工作表时，Excel将彩色字体和边框打印成黑色，而不使用灰度。
首先单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，然后单击其中的“工作表”选项卡，再选中“单色打印”复选框。
打印行号和列标
行号和列标用于定位工作表中信息的确切位置。
行号就是工作表中每一行左侧的数字；列标就是工作表中每一列顶端的字母。
一般在打印时都不会打印出来。
要使行号和列标能打印机出来，按以下步骤操作：
1、请单击相应的工作表。
2、单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，然后单击其中的“工作表”选项卡。
3、选中“行号列标”复选框。
按指定的页数打印
有时在打印一个工作表时，可能会出现打印超过一页，但另一页的数据又比较少，这样，我们可以调为一页打印，其操作步骤是：
1、单击相应的工作表。
2、单击“文件”菜单的“页面设置”命令，然后单击“页面”选项卡。
3、单击“调整为”选项。
4、键入打印工作表内容所需要的页数。
这样，打印的数据不会超出指定的页数范围。
注意：
Excel不会为了填满所有的页而放大数据。
在将工作表以指定的页数打印时，Excel将忽略人工设置的分页符。
使工作表打印在纸张的正中
当需要打印的数据较少时，如果直接打印，就会使打印的数据在一页的顶端而影响美观，可以通过设置使打印的数据在纸张的正中。
具体操作步骤是：
1、单击“文件”菜单的“页面设置”命令，再单击“页边距”选项卡。
2、如果要使工作表中的数据在左右页边距之间水平居中，请在“居中方式”标题下选中“水平居中”复选框。
如果要使工作表中的数据在上下页边距之间垂直居中，请在“居中方式”标题下选中“垂直居中”复选框。
4、保护你的Excel工作簿
数据的安全始终是大家所关心的问题。
本文讲的是Excel工作簿的安全问题，告诉你如何保护你的Excel工作簿。
文件级安全的实现
工作簿具有多级安全性保护机制，最高的一层是文件级安全性。
文件级的安全性又可分为3个层次：
1、给文件加保护口令
具体操作步骤如下：
选择菜单中的“文件／另存为”命令，弹出“另存为”对话框。
单击[选项…]按钮，弹出如图1所示的“保存选项”对话框。
在“保存选项”对话框的“打开权限密码”输入框中键入口令，然后单击[确定]按钮。
在确认密码对话框中再输入一遍刚才键入的口令，然后单击[确定]按钮。
单击“另存为”对话框中的[确定]按钮。
图1
这样，以后每次打开或存取工作簿时，都必须先输入该口令。
一般说来，这种保护口令适用于需要最高级安全性的工作簿。
口令最多能包括15个字符，可以使用特殊字符，并且区分大小写。
2、修改权限口令
具体操作步骤与“给文件加保护口令”基本一样，并在“保存选项”对话框的“修改权限密码”输入框中键入口令，然后单击[确定]按钮。
这样，在不了解该口令的情况下，用户可以打开、浏览和操作工作簿，但不能存储该工作簿，从而达到保护工作簿的目的。
和文件保存口令一样，修改权限口令最多能包括15个字符，可以使用特殊字符，并且区分大小写。
仔细研究一下修改权限口令的保护机制，就会意识到它的缺点：
应用程序管理的文件级安全性的基础是底层的文件系统。
换句话说，用户可以打开（以只读方式）带有修改权限口令的文件，修改其内容，点击[保存]按钮，出现如图2所示对话框，再点击[确定]，然后就可以用另外的文件名存储文件内容。
关闭文件后，可使用DOS命令将新文件内容拷贝到老文件中，就可以达到修改的目的。
所以，要真正防止他人修改带有修改权限口令的工作簿，还必须结合操作系统提供的防止这种非法拷贝的安全机制才能实现。
DOS中防止这种非法拷贝的方法，在很多文章中都有介绍，这里不再赘述。
图2
3、只读方式保存和备份文件的生成
以只读方式保存工作簿就可以实现以下目的：
当多数人同时使用某一工作簿时，如果有人需要改变内容，那么其他用户应该以只读方式打开该工作簿；当工作簿需要定期维护，而不是需每天做日常性的修改时，将工作簿设置成只读方式，可以防止无意中修改工作簿。
可在“保存选项”对话框中选定生成备份文件，那么用户每次存储该工作簿时，Excel将创建一个备份文件。
备份文件和源文件在同一目录下，且文件名一样，扩展名为.xlk。
这样当由于操作失误造成源文件毁坏时，就可以利用备份文件来恢复。
工作簿内部的保护
当用户打开工作簿以后，Excel提供了其他安全性机制用来限制用户的行为，从而达到保护的目的。
通常，也可分为3个层次：
1、工作簿级的保护
具体操作步骤如下：
选择菜单中的“工具／保护／保护工作簿…”命令，弹出“保护工作簿”对话框如图3所示。
根据实际需要选定“结构”或“窗口”选项。
若需要口令则在对话框的“密码（可选）”输入框中键入口令，并在“确认密码”对话框中再输入一遍刚才键入的口令，然后单击[确定]按钮。
口令最多可包含255个字符，并且可有特殊字符，区分大小写。
图3
2、工作表级的保护
使用工作表级保护机制可防止用户对工作表内容的修改。
具体操作步骤如下：
选择菜单中的“工具／保护／保护工作表…”命令，弹出“保护工作表”对话框如图4所示。
根据实际需要选定“内容”或“对象”或“方案”选项。
若需要口令则在对话框的“密码（可选）”输入框中键入口令，并在“确认密码”对话框中再输入一遍刚才键入的口令，然后单击[确定]按钮。
口令最多可包含255个字符，并且可有特殊字符，区分大小写。
图4
另外，选择菜单中的“格式／工作表（行、列）／隐藏”命令可以用来隐藏工作表或工作表中的行或列，这在一定程度上也可以起到保护工作表的目的。
但要指出的是：
如果工作簿结构受到保护，将无法隐藏工作表或工作表中的行或列，也无法取消对它们的隐藏。
所以，要获得最高级的安全性，首先隐藏工作表，然后保护工作簿的结构；当然，要取消对工作表的隐藏之前应先解除对工作簿的保护。
3、单元格级的保护
工作表级的保护是对工作表中所有单元格或全部对象、方案的保护，但有时需要对工作表中的个别单元格进行保护。
如工作表中往往有许多公式单元格，用来进行一些计算统计工作，如果操作者直接在这些单元格中键入数据，将会丢失这些精心设计的公式，使计算统计工作无法进行。
所以，很有必要对这些单元格进行保护。
具体操作如下：
选定要保护的单元格，选择菜单中的“格式∕单元格…”命令，弹出“单元格格式”对话框。
点击对话框中的[保护]按钮，并根据需要选定“锁定”或“隐藏”选项，最后按[确定]按钮。
若选择“锁定”选项，则工作表受保护后不能更改这些单元格；选择“隐藏”选项，则工作表受保护后隐藏公式。
需要特别指出的是：
只有在保护工作表的情况下，锁定单元格或隐藏公式才会生效。
即工作表保护是较为高层的保护机制，而单元格保护从属于工作表保护。
总之，Excel为用户提供了全面的工作簿应用安全保护机制，在实际应用中用户可以根据实际情况选择实施。
5、Excel工作表的应用
在日常的Excel工作表操作中，计算是必不可少的。
本文将以一张工资表和一张销售表为例，谈谈实际应用中的工作表的计算、使用公式和函数。
简单的求和计算
图1是一张已经输入好的工资表。
我们先来进行“小计”的求和运算。
我们可以使用两种操作方法：
一是将“基本工资”（C3单元格）＋“奖金”（D3单元格）＋“加班费”（E3单元格），在F3单元格中输入公式“ΚSUM（C3：
E3）”；然拖动填充柄，拖至F13单元格，将全部小计内容计算；二是先选择“C3：
F13”，然后单击“自动求和”工具按钮，一次性将全部“小计”计算完成。
这两种方法都会得到如图显示的计算结果。
图1
我们可以看出：
在第一次进行求和运算时，应用第二种方法比较快，如果是在原有的表格上计算新增加的内容，就可以使用第一种方法。
快速输入相同的科目
我们以本工作表中的保险费输入为例：
1、因为每人的保险费是相同的，所以选择G3：
G11单元格区域；并输入“100”。
2、按住Ctrl键，同时按Enter键，完成输入，见图2。
图2
输入所得税
所得税是固定的一种比率，所以在H3单元格输入公式，例如：
“Κ8％＊F3”。
然后单击H3单元格并拖动填充柄至H11单元格。
将得到如图3所示结果。
图3
计算实得工资
实得工资是将“小计”减去“保险费”和“所得税”的结果，故在I3单元格中输入公式：
“ΚF3－G3－H3”，然后使用拖动复制来得到结果。
交叉分析应用数组函数
在零售或批发商业活动中，我们常常需要计算销售的总额。
要计算总额需先逐个计算其分项小计（例如，C17＊D17，C18＊D18，C19＊D19……），最后再求和。
应用数组（Array）函数进行交叉分析数据，可使该项计算变得简洁、明快。
在F17的公式中（C17：
C28＊D17：
D28）进行分项相乘的相对概念；再以SUM函数将其求和使之成为数组类型。
具体操作步骤如下：
1、在F17单元格中输入公式“ΚSUM（C17：
C28＊D17：
D28）”；此时F17单元格中出现220，即C17＊D17的值。
2、按F2键或单击公式编辑行，进入编辑状态。
3、将光标移至函数“Κ”之前，再同时按下Ctrl、Shift、Enter三键，则生成数组函数。
销售价的折扣计算
使用Excel进行价格计算时，时常要用到单元格地址的绝对引用。
例如，计算一张如图4所示的销售价格折扣表中，B4：
B6其中的一级批发折价、二级批发折价、三级批发折价是分别与C3：
E3单元格区域的系数相关，又分别受制于C3：
E3单元格区域的价格。
计算C4：
E4单元格区域的一级批发折扣价时，其关系是B4单元格地址与C3单元格地址；二级批发折价的关系是B4单元格地址与D3单元格地址；计算三级批发折价时，其关系是B4单元格地址与E3单元格地址，价格是常量，而折扣为变量。
依据这一分析，B4单元格地址的折价分别与C3、D3、E3单元格发生绝对关系。
因此，我们可以分别在C4、D4、E4单元格中输入公式：
“ΚB4＊＄C＄3”；“ΚB4＊＄D＄3”；“ΚB4＊＄E＄3”。
得到结果如图4所示（即计算出三种货物的一级别的销售折扣价）。
图4
然后，选择C4：
E4单元格区域，单击并拖动其右下角的填充柄，向右拖动鼠标，到达E6单元格时松开鼠标左键，便得到全部计算结果。
6、Excel进阶技巧（五）
复制样式的技巧
除可对已有的样式进行修改及自定义所需的样式之外，Excel还允许我们将某个工作簿所包含的样式拷贝到其它工作簿中使用，以进一步扩大样式的使用范围，具体步骤为：
1.打开包含有需要复制样式的源工作簿及目标工作簿。
2.执行“格式”菜单的“样式”命令，打开“样式”对话框。
3.单击“合并”按钮，打开“合并样式”对话框。
4.在“合并样式来源”框中选择包含有要复制样式的源工作簿并单击“确定”按钮，源工作簿中所包含的一切样式就会拷贝到目标工作簿中（对于同名的样式，系统将会要求用户选择是否覆盖），然后我们就可以在目标工作簿中直接加以使用了，从而免去了重复定义之苦。
利用粘贴函数功能简化函数的调用速度
Excel一共向用户提供了日期、统计、财务、文本、查找、信息、逻辑等10多类，总计达数百种函数，不熟悉的用户可能很难使用这些优秀功能，没关系，“粘贴函数”功能可在我们需要使用各种函数时提供很大的帮助。
“粘贴函数”功能是Excel为了解决部分用户不了解各种函数的功能及用法、而专门设置的一种一步一步指导用户正确使用各种函数的向导功能，广大用户可在它的指导下方便地使用各种自己不熟悉的函数，并可在使用的过程中同时进行学习、实践，效果非常好。
在Excel中使用“粘贴函数”功能插入各种函数的步骤为：
1.在Excel中将光标移至希望插入有关函数的单元格中。
2.执行Excel"插入”菜单的“函数”命令（或单击快捷工具栏上的“粘贴函数”按钮），打开“粘贴函数”对话框。
3.若Office向导没有出现，可单击“粘贴函数”对话框中的“Office向导”按钮，激活Office向导，以便在适当的时候获取它的帮助。
4.在参考“粘贴函数”对话框对各个函数简介的前提下，从“函数分类”列表框中选择欲插入函数的分类、从“函数名”列表框中选择所需插入的函数。
5.单击“确定”按钮。
6.此时，系统就会打开一个用于指导用户插入相应函数的对话框，我们可在它的指导下为所需插入的函数指定各种参数。
7.单击“确定”按钮。
7、在Excel中用“Ctrl+*”选定数据
在Excel中选定数据，我们可以用拖动鼠标的方法来选定，但是当数据多于一页时，这样操作会觉得不称手，这时你也许会用点击表格左上角的小块来选定，但这会有很多无用的表格也被选定，用“Ctrl+*”（“Ctrl+Shift+8”）可以选定需要的数据，这个组合键能根据选定单元格向四周延伸所涉及到的有数据单元格的最大区域（如图）。
例如：
若在图中选中B4，按下“Ctrl+*”会选中A1:
G7的方形区域，包括在这个区域中独立的单元格数据，比如F3，但是独立于这个区域的数据不会被选中，比如I4。
使用“Ctrl+*”键，能有效避免使用拖动鼠标方法选取较大单元格区域（尤其是一屏显示不下的区域）时出现的屏幕滚动现象。
8、轻轻松松统计调查表
前些天，办公室里的同事搞了一项学生专业学习兴趣的调查。
调查表共20个问题，每个问题分A、B、C、D四个选项，学生只需勾选选项就可以了。
这次调查涉及我校00、01、02三个年级共14个机电专业班的学生，调查工作完成后，需要统计出每个年级对每个问题的每一选项的选择百分比。
按同事的说法，如此光荣而艰巨的任务，当然要我们这些“电脑高手”来完成。
没办法，做吧。
调查结果的初步汇总
我们决定用Excel来完成这项工作。
为完成调查结果的初步汇总，需要先建立一个工作簿。
双击第一个工作表名，将其改名为“第一题”，然后在表中第一行，依次输入班级名称“01.2班”、“01.3班”等，作为表头。
点击菜单“插入→工作表”，将新插入的工作表改名为“第二题”，并将“第一题”工作表中的表头复制过来。
以后依此类推，每题建立一个工作表，并包含相同的表头。
这样就建立好了一个如图1所示的工作簿。
表格建立好了，下面要做的事情，就是把调查结果按题号和班级，不分次序，逐个输入到该班所在的那一列中就可以了。
调查结果的初步统计
结果出来了，首先要完成的是统计选项被选择的次数，说白了，也就是各个年级中有多少人选择A、B、C或D。
1.个数的统计
在第一题的工作表中，我们可以看到各班对第一题的选择结果均在本班的列中。
而各班人数并不一致，最多的一个班是59人。
所以，我们还是在61行以后统计结果吧。
先统计01级的。
结果分布在A到G各列中。
点击G61单元格，在编辑栏输入“=COUNTIF（A2:
G60,"A"）”，然后回车，则很轻松地就会得到整个01级选择A选项的总人数了；单击G62单元格，然后在编辑栏中输入“=COUNTIF（A2:
G60,"B"）”，就会得到选B的人数。
以下如法炮制，在G63单元格和G64单元格可以得到选C和选D的人数总和（只需把语句中的A换成C或D就可以了）。
01级的结果出来了，那么00级和02级的统计也就简单了。
要注意的是，编辑语句中括号内的内容要符合具体的统计范围。
2.百分比计算
要计算百分比，首先要统计各年级的总人数。
比如01级，先单击G65单元格，然后在编辑栏中输入“=SUM（G61:
G64）”，回车后得到的数字就是01的总人数。
单击H61单元格，在编辑栏中输入“=G61/G65”，然后回车，就会得到在第一题中选择A的同学所占的百分比了。
至于B、C、D选项所占的百分比，只要把该语句的G61分别换成G62、G63、G64就可以了。
00级和02级各项的百分比计算也与此类似，相信您一定明白怎样完成。
“第一题”处理完，其他的就相对简单了。
因为各个工作表中的表格设计是相同的，我们可以选中“第一题”工作表中的统计结果所在的单元格区域，复制，并粘贴在“第二题”工作表中的相应位置。
现在第二题的统计结果就会自动产生了。
很简单吧！
其他题目的统计依此类推。
统计结果的汇总
所有的单项结果都统计出来了，但同事只要最后的汇总结果表单。
新插入一个工作表，命名为“汇总”，按图2的样式设计好统计结果表格。
回到“第一题”工作表，选中H61单元格，复制统计结果，回到“汇总”工作表，单击C3单元格，点击右键，在弹出的快捷菜单中选择“选择性粘贴”，在打开的对话框的“粘贴”项目中，选中“数值”单选项。
这样，粘贴过来的就只是数值而没有公式了。
用同样的方法，将其他工作表中的结果也复制到这里来。
这样，就会得到如图2所示的统计表。
至于表中的“专业全体百分比”，我想，您也一定明白是怎样得到的！
好了，到这里整个调查统计的工作就完成了。
您看，只要我们能好好利用Excel所提供的函数，许多看起来很复杂的工作，都会变得简单起来。
9、Excel多工作表巧操作
默认状况下，一个Excel文件里面包含有三个工作表，分别为Sheet1、Seet2和Sheet3，，可对于一些高级用户或有特殊需要的用户，往往还有更多更高的要求。
1、建立多张工作表
通过单击“插入/工作表”，或在工作表底部右击鼠标在弹出菜单中进行选择，均可以插入一张新的工作表，但这只能应付少量的需求，一次操作只能建立一张工作表，如果在一个文件里需要上十张的工作表，可以单击“工具/选项”，选择“常规”，在“新工作簿内的工具表数
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