Notes文件归档指导.docx

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Notes文件归档指导

Notes文件归档指导

随着公司内部notes用户的不断增多，每日发送notes邮件的的数量也在与日俱增，导致现在公司notes服务器上的邮箱每天正在以惊人的速度增长，服务器已经不堪重负。

为了确保notes服务器能够正常运行，notes系统能够更好的为同事服务，公司资讯部决定为所有notes用户的邮箱设置限额，大小不得超过70M字节。

一旦邮箱的大小超过限额，用户将无法正常发送和接收邮件。

为了帮助各位同事将邮箱控制在规定的大小之内，我为大家提出三条建议。

一，不为发送的邮件保存拷贝：

1、选择notes菜单栏上的“文件”->“惯用选项”->“用户惯用选项”

2、在“用户惯用选项”菜单中选择“邮件”->“常规”

3、在“发送”->“保存发送的邮件”选项中选择“不保存拷贝”

4、然后“确定”推出

二，及时删除没用的邮件：

1、选定“收件箱”里要删除的邮件，再按“删除”键删除

2、并且及时清空“草稿”、“发送”和“废纸篓”中的邮件

3、以清空废纸篓为例，点击“废纸篓”进入后，点击“清空废纸篓”清空

三，把重要的邮件归档到本地硬盘：

（一）设置

1、选择notes菜单栏上的“操作”->“归档”->“设置”

2、在“归档设置”菜单中选择“设置”

3、点击“添加”按钮

4、在“归档条件设置的描述名”选项中输入“归档选定文档”

5、点击“选择文档”按钮

6、在“选择归档文档”菜单中的“所有文档”选项中选择“用户已选择”

7、然后“确定”推出

8、退回到“归档设置”菜单，选择“归档选定文档”，点击“启用归档”

（二）归档

1、先选定要归档的邮件

2、选择notes菜单栏上的“操作”->“归档”->“归档选定的文档”

3、点击“确定”按钮，进行归档

（三）查看归档的邮件

1、选择notes菜单栏上的“文件”->“数据库”->“打开”

2、在“打开数据库”菜单中的“服务器”选项中选择“Local”，“数据库”选项中选择“archive”文件夹

3、进入后，选择所归档的邮箱，双击打开

4、在notes的工作台上自动生成一个归档邮箱“Archive在本地”，所有归档的邮件都在其中

（注：

可编辑下载，若有不当之处，请指正，谢谢!

）