义卖活动执行流程详细表.docx
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义卖活动执行流程详细表
智信保大型名家书画义卖活动执行流程详细表
一、前期策划
任务分工
准备工作
主要工作要求及内容说明
参与人员
完成时间
备注
细化策划案
★策划案呈报郭主任;
★拟定时间、场地及其可操作性;
★确定大致活动创意和内容;
★根据郭主任的想法和建议进行修改;
陈龙
郭主任
确定策划案
★策划案呈报孙总
★讨论策划案,获取孙总对活动的具体要求及意见;
★告知活动的难点、需要配合的部门、物料、预算;
★确定活动的时间和地点。
郭主任
尽早确定
成立组委会
★召开活动吹风会
★选出组委会
★执行根据孙总意见修改后的策划案(包含策划执行方案、详细预算)
★召集相关人员成立组委会;
★策划文案打印、分发给组委会人员;
★人员分工。
活动全体人员
尽早确定
二、前期筹备
任务分工
主要工作要求及内容说明
主负责人
完成时间
1、活动策划书
目的、意义、活动内容、方式、物料、人工及经费预算等。
陈龙
2、发文预告
公司平台宣传
葛淑慧、程丽娜
3、展架、签名墙
完成活动外宣材料的设计。
运营部设计师
4、场地对接
郑州的大型广场档期普遍较为紧张,需要提前申请,且落实用电情况。
郭娇娇
5、书画老师对接
确定老师人数、所需物料(因为书画的特殊性,尽量让老师自己准备物料)、落实老师准备的书画成品、以及如何接待。
陈龙
6、民国学生服装租借预定
提前统计执行人员的身材型号,预定活动当天工作人员所穿的民国学生装。
张亚涛
7、拉帐篷
公司有两顶帐篷和20箱雨伞尚滞留在郑州银行的宿舍,需派公司男生提前拉回。
张亚涛
8、儿童绘画DIY物料准备
笔、纸、颜料、橡皮等(全套物料预备30人/份)
程丽娜
9、展架、签名墙、悬挂条幅、倡议书、
活动外宣材料文案、制作
张亚涛
10、物料跟踪
横幅、宣传单(或倡议书)、民国服饰(租赁)、展架、马克笔、桁架、喷绘(签名墙)、书画标签、线(悬挂作品)、水、音箱设备、爱心签到本、中性笔、桌椅、帐篷、预定工作餐、民国学生装、爱心礼品(雨伞)、儿童绘画DIY(笔、纸、颜料、橡皮等)、抽纸(预备给每个老师一包,书写时候用)、台签
郭娇娇
11、核对、运输物料
前一天晚上物料装车、负责人仔细核对
张亚涛
12、活动前协调会
明确个人分工职责、熟悉现场活动流程、方式、话术
郭娇娇
三、现场执行
任务分工
主要工作要求及内容说明
主负
责人
时间
备注
1、人员、物料到位
物料于前一天晚上装车到位
张亚涛
08:
00—09:
00
筹委会同事协助
1、场地布置
音乐提前拷好、4顶帐篷支起一排、书画老师的文房四宝和儿童DIY区准备完善、书画成品挂在线上展示、桁架、展架支好。
陈龙
09:
00—10:
00
全体人员1小时内完成场地布置。
2、宣发倡议书
活动参与人员身穿民国五四学生装在广场附近宣发活动倡议书。
郭娇娇
10:
00—12:
00
部分人员留守摊点、看护财物、郭娇娇培训话术。
3、现场全程拍照
为了做好后期工作的宣传和总结我们要安排人员全程拍摄。
陈龙
8:
00—18:
00
花絮也要拍照
4、中午就餐、休息
在当地轮班就餐
张亚涛
12:
00—13:
00
部分人员留守摊点、看护财物。
5、宣发倡议书
活动参与人员身穿民国五四学生装在广场附近宣发活动倡议书。
郭娇娇
13:
00—14:
00
集中大家开小会,总结上午经验教训,安排下午工作和话术。
6、书画老师接待
要保证老师的座位、茶水、文房四宝到位等。
运营部
13:
30—14:
00
热情接待,其他同事(尽量女同事)辅助。
7、活动开始
一定要由总负责人说的算,不是一定要按照原计划的时间开始的,可能会根据现场的实际情况提前或者推后。
郭娇娇
14:
00—18:
00
灵活把控活动时间,有人义买,随时开始。
8、签名墙签字
鼓励行人在签名墙上签字,抒发对老兵的敬意。
郭娇娇
14:
00—18:
00
这一环节是为了烘托活动气氛。
9、书画义卖
每位工作人员辅助2位书画老师(暂定7位老师)、收款、登记。
陈龙
14:
00—18:
00
财务部1人
运营部2人
综合部1人
业务部2人
(协助人员尽量要女士)
10、善款保管和登记
妥善保管善款、详细登记义买人姓名、联系方式、义买作品名称。
王晟宇
14:
00—18:
00
能否用公司财务章证明已收善款请领导考虑。
11、儿童DIY区维护
维护DIY区的秩序和气氛,作品可带走可义卖,献出善款可由书画老师在作品上题字,善款随心意,没有定额。
DIY工具预备30套。
程丽娜
张亚涛
14:
00—18:
00
尽量让家长献爱心,邀请书画老师题字,负责人做好临时登记,然后转交王晟宇。
12、活动结束
宣布活动结束
郭娇娇
17:
30—18:
00
防止出现混乱
先送别老师
再清场收工
(注:
此次活动的人员分工以新闻部4位同事为主,协助人员4位,财务部1人,运营部2人,综合部1人,业务部2人(协助人员尽量要女士)在活动现场所有人听从总负责人临时安排,不得擅离岗位,要始终微笑服务,在完成本职工作的前提下,协助同事,)
四、后期工作
任务分工
主要工作要求及内容说明
主负
责人
完成
时间
备注
1、整理现场和物料
整理余剩的作品和登记表;拆卸桁架、展架、条幅等宣传物料;清理现场的卫生、归还租借的物品;
张亚涛
9月3日18:
00
核对物料
2、财务结算:
1、桁架费用结算。
2、租赁服装结算。
张亚涛
9月3日18:
00
当天现金结算、索要发票。
3、整理文件材料、存档、总结
1、照片。
2、方案策划、执行台本。
3、物料设计稿、照片。
4、撰写活动总结
最后我们将所有的活动材料进行整理、存档,便于以后的工作和学习。
陈龙
9月4日
转交至综合办
4、活动新闻发布
撰写真实感人、文笔优良的新闻报道
程丽娜
9月4日
微信、微博、官网
5、善款捐赠
策划善款捐赠的合作对象、合作方式
陈龙
9月5日
郑州慈善总会或者河南抗战老兵志愿者团队
6、慰问老兵
公司或者联合相关单位慰问河南抗战老兵、与老兵合影留念
郭娇娇
老兵家属签字确认收到善款或慰问品
7、晒账单、发票、老兵照片、回馈信息等
在公司外宣平台发布慰问活动的新闻,包含账单、购买慰问品的发票、老兵照片、回馈信息等
程丽娜、葛淑慧
五、活动物料
物品
单价/元
数量
金额/元
备注
横幅
50
1条
50
宣传单(或倡议书)
500份
350
民国服饰(租赁)
50
8件
400
展架
80
1个
80
台签
10
7个
70
马克笔
2
5个
10
桁架
50
3M*5M
800
以周长计,包含安装费
喷绘(签名墙)
8
3M*5M
120
书画标签
1
40个
40
线(悬挂作品)
1
15M
15
儿童绘画DIY套装
20
20套
400
(画笔、纸、颜料)
桌子
8
公司自有
椅子
20
音响(线、麦)
1套
插盘(线)
1套
相机
剪刀
2把
胶带
1个
场地费
就餐费
10
10
100
总计:
2435
不含场地费
(注:
以上费用为估算费用,且不含场地费,最终费用以实际产生费用为准)