清华紫光档案系统Word格式.doc
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5.2清华紫光档案管理系统的技术基础 45
第一章清华紫光电子档案管理系统功能介绍
清华紫光电子档案管理系统TH-AMS2006功能模块图
如上图所示，系统功能根据使用者的不同分为以下三个部分：
1.针对普通用户的部份：
针对普通用户的部份主要包括上述模块中的：
网站，主要提供档案的信息服务，例如：
检索查询、浏览、下载、网上借阅等功能，并且可以嵌入用户的应用系统之中（如OA、MIS或DPM）提供用户网上查询浏览和下载的功能。
为方便用户使用和管理员维护，本部份以B/S的方式实现。
2.针对档案管理员的部份：
针对档案管理员的部份主要包括上述模块中的：
文件管理、收集整编、档案管理、开发利用和日常工作五个模块，主要提供档案管理员和部门的兼职档案员对归档文件的录入、收集和整理，同时提供档案管理人员对电子档案的管理、档案实体的辅助管理和对档案信息的开发利用。
本部分以C/S方式实现，功能方便实用、简单快捷。
3.针对系统维护人员的部份：
针对系统维护人员的部份主要指系统维护，是提供系统维护人员（可以是信息人员、也可以是档案人员）对整个系统进行定制和维护的工具包。
系统维护主要提供了以下工具：
系统权限的定制、档案管理架构的定制、档案整理规则的定制和对数据及用户使用的维护和设置工具。
本部份只能提供对系统和档案业务熟悉的管理员使用，用于针对本单位情况建立档案管理系统的架构、对系统进行日常的维护和备份以及可以针对今后的发展和变化进行适应性修改。
本部分以C/S方式实现，功能强大，并可扩充。
总之，清华电子档案管理系统既可以自成体系，提供用户完整的电子档案管理和网络查询利用。
也可以与本单位的OA办公自动化或PDM设计过程管理或MIS信息管理系统相结合，形成更加完善和高效的现代化信息管理网络。
下面将详细描述电子档案管理系统的各功能。
1.1、系统维护
该功能模块为各行各业的不同档案用户提供了一个功能丰富的自我设计平台，用户可以根据本单位档案管理的规范和需求，对综合档案管理系统进行自由的定义（其中包括各种档案类型，数据库的结构，用户录入的界面，分类方法等），使综合档案管理系统在用户手中变成一套为用户所在单位量身定制的档案管理系统。
所以，当用户刚开始使用本软件时，首先应进入该功能模块，进行档案管理系统的定制。
然后，才能进入其他模块，按照定制好的方式进行档案管理工作。
（1）建立符合用户要求的档案管理结构
用户在使用本软件之前，一般需建立以下档案管理的结构：
为了更加形象和直观地展现出档案数据的结构，系统提供了目录树和分类表两种展现数据的方式，即类似WINDOWS资源管理器的方式，这样可以展现出用户档案的目录树或分类表，数据区可以显示出相应节点下的数据条目。
目录树和分类表可以是不同的，也可以相同，可以完全根据用户的喜好和需求来进行定义，只要能够形象直观地展现出数据的结构就可以了。
根据手工管理档案业务流程我们知道，从文件到档案存在一个归档的流程：
即从文件库－》整编库－》档案库的过程，因为整编库与档案库的结构相同，因此我们在定制的时候只需要定制好档案库的结构，系统会自动形成一与档案库结构完全一致的整编库，而文件库就需要使用文件库设置功能重新进行定制了。
上述过程完成之后，针对这个全宗的档案系统就算定制完成了，用户可以进行基本的操作和使用了。
其它全宗的定制方式与此相同。
如上图所示，纵横两个箭头之间的部份，就是档案系统所需要建立的管理结构，而报表维护和数据字典维护功能，则为档案系统的定制提供服务。
比如报表维护可以定义各类档案所需打印的目录和报表，用于系统使用过程中的打印；
数据字典则将常用数据分类存储，可以在系统中随时选用。
我们可以看到上图从左到右的箭头，表明了文件的归档流程，不同单位对归档文件的整理都有不同的规范和制度，比如：
档号的组成、文件的排序、归档文件所需要著录的字段等规定，可以通过参数设置功能进行定制，这样就可以控制使用系统的单位和部门按照定制好的规范和制度去进行整理和管理了。
上述工作可以通过全宗管理、档案库管理、文件库管理、分类表管理、报表维护、数据字典维护等功能模块实现。
Ø
全宗管理
本软件可以支持多全宗管理，针对档案馆或大型集团企业，可以用全宗区分馆藏不同单位的档案或下属不同单位的档案。
全宗一般由全宗号和全宗名称组成，系统可以用一个数据库管理多个全宗的档案数据，并且全宗之间拥有良好的安全性和权限控制，为档案馆和大型集团用户进行档案的集中管理提供了技术手段。
第一次使用系统，必须先定义全宗，在“系统维护”－“档案设置”－点击【全宗管理】按钮，出现如下界面
l【增加】：
可增加新的全宗号及全宗名称。
l【删除】：
可删除任一全宗号及全宗名称，具体操作是：
用鼠标选中某一全宗，单击“删除”按钮即可。
l【修改】：
可修改已经存在全宗的全宗名称,具体操作是：
用鼠标选中需要修改的全宗,单击“修改”按钮，在弹出的修改窗口中修改全宗名称，单击“确定”按钮即可，全宗号不能修改。
分类表设置
分类表就是指企业档案管理中所遵循的分类规范表。
建立分类表是为了对案卷的分类信息即目录信息进行管理及树状检索。
用户可以自己定义分类表的层次和内容，具有很高的灵活性。
分类表管理就是按照层次结构建立一个分类表。
l增加节点
在分类字维护页面上的分类号和分类名称两个编辑框中分别输入分类号和分类名称，然后点击“增加节点”按钮即可。
l增加子节点
在分类字维护页面上的分类号和分类名称两个编辑框中分别输入分类号和分类名称，然后点击“增加子节点”按钮即可。
l删除节点
在分类表信息文本框内选择要删除的分类，然后点击“删除节点”按钮即可。
l修改节点
在分类表信息文本框内选择要修改的分类，在分类字维护页面就会显示当前分类信息，在分类字页面上修改需要修改的内容，然后点击“修改节点”按钮即可。
l连接符维护
即制定各级分类之间的连接符。
例如：
1－1－1、1.1.1等。
档案库设置
档案库的设置功能可以提供用户针对本单位各全宗的档案管理情况，建立符合本单位档案管理需求的管理架构，例如：
档案类型、各类型的管理层次（项目、卷、盒）、各层次的库结构（著录信息）、录入界面和录入方式等。
通过档案库设置，可以根据本单位档案管理实际情况，结合档案管理的制度和规范，形成符合本单位档案管理系统结构。
l添加档案类型
第一次使用系统，必须选档案库管理，在“系统维护”下选择“档案库管理”项。
如下图：
可以增加档案类型，维护档案类型的字段和录入界面。
添加档案类型时，可以根据要求选择是否包含项目、案卷、分类表，如下图
用户也可以根据自己的需要添加字段，方法下图
l删除档案类型
选择要删除的档案类型，然后在档案库信息下面空白处单击鼠标右键，在出现的操作菜单中点击【删除档案类型】即可。
l修改档案类型
选择要修改的档案类型，然后在档案库信息下面空白处单击鼠标右键，在出现的操作菜单中点击【修改档案类型】即可，其中只能修改名称和备注信息
l字段维护
对已经存在的档案类型的项目库、卷库、件（文件）库结构进行修改。
l添加字段
选择要修改的档案类型和要修改的库，在工具栏上选择【添加字段】按钮，则在库结构定义窗口中出现空白行，然后输入中文名称，类型，长度即可。
l修改字段
在库结构定义窗口中直接单击字段即可在其上直接修改。
l插入字段
操作同添加字段。
l删除字段
单击选中要删除的字段，再选择工具栏上的“删除字段”按钮即可。
l创建库
创建库是把添加字段、修改字段、插入字段、删除字段的工作保存到数据库中，所以每次修改了字段信息就要进行创建库操作。
l界面定义
在库结构定义完后，应该重新定义录入界面，虽然在创建库结构时已经自动创建了一个界面。
用户可定义具有个人风格的录入界面。
该界面主要用于数据的录入以及查询时查看信息内容或通过卡片式查询时使用。
注意，在定义录入界面之前，应首先创建相应的数据库。
用户可以根据需要在录入界面中定义需要的各种事件，使录入工作更简单、容易，提高录入的速度及准确率。
文件库设置
与上述档案库设置相同，系统可以通过“文件管理子系统”提供针对归档文件（收文、发文和其它归档文件）管理的功能，也可以用于其它各类文件的管理和整理，可以实现部门文件的随办随归。
由于文件库的库结构（文件的著录信息）和档案库的不同，因此可以通过文件库设置功能实现对文件库的定义和设置，使得“文件管理子系统”符合不同单位对文件管理的要求。
文件库设置所涉及操作与档案库相同，在此不再赘述。
立卷设置
针对归档文件的整理，国家和各单位都有相关归档文件整理规则，规则可以规范归档文件的整理，规范档案信息的组织和管理工作。
归档文件整理编目，最终形成档案的过程我们可以简称为“立卷”的过程，主要是针对归档文件按照一定的规则进行组织和整理，形成一件/盒或文件/卷为单位的档案，立卷设置就是针对归档文件整理规则，通过系统对归档文件的整理工作进行约束的。
用户可以通过立卷设置，将本单位（行业）的归档文件整理规则通过立卷设置定制到软件系统中，以确保档案人员和兼职档案员在进行归档文件整理工作中严格按照规范进行整理和编目，形成规范的档案数据。
系统提供的文件管理中的文件立卷功能和收集整编中的组卷功能都会按照立卷设置确定的规则去实现归档文件的自动和辅助整理。
因此在立卷之前，应先定义好立卷的一些规则、立卷的对应关系、档案库的对应关系，
l选择档案库，设定卷内页数，选择案卷号的生成规则。
l定义分组字段，设定排序方式
档号设置
档号是案卷和文件重要标识，不同单位也有不同的规则，档号设置功能就是提供管理员一个定义不同档案类型档号形成规则的工具。
选择要设置档号规则的档案类型库，在字段列表里选择需要的字段后双击即可，在连接符编辑框中输入连接符点击【添加】按钮，设置完成后点击【保存】设置完成。
如下图
对应字段设置
系统大量的归档文件在文件库和整编库中，其中将整编库中整理好的归档文件归入正式档案库这一过程并不需要对应字段设置，因为我们上文已经介绍过，整编库的数据字段结构与档案库是完全相同的。
但由文件库归入到整编库的过程中，由于文件库的著录信息与档案库的著录信息之间的差异，因此需要先定义好两个库之间的字段对应关系。
字段对应是定义在软件中立卷、借阅、销毁等操作时数据的对应关系。
系统排序设置
系统可以将各个库中的文件按照一定规则自动进行排序，这样可以方便整理。
设置各个库的排序规则（升序或降序）；
每个库按什么方式来排序，不同的用户有不同的排序方式，系统排序可完全由用户自己设置，如下图，在档案业务列表选择要设置的库，所选库的字段就列在字段列表中，选中要设置的字段拖到排序字段列表中，选择排序状态即可。
权限管理
l角色管理
每一个用户在档案系统中都会有一个相应的角色，管理原有管理员的角色，用户有用户的角色，在综合档案管理系统中，用角色来控制每一个用户的权限。
l用户和组管理
管理员可根据单位的部门来建立组；
在每个组下建立属于组的用户，并赋予每个用户相应得角色。
l权限管理
选择权限控制的是归档前还是归档后选择要给项目、案卷、文件还是电子文件赋权限，将相应得权限赋予用户。
可以赋予电子文件浏览、电子文件下载、原文借阅权限，而且可以按照时间段或者登陆次数赋予用户临时权限。
数据维护
l日志管理
a）登录日志：
这部分可以记载某个用户在什么时间，在哪台机器上登录过档案系统，依据这日志可以对档案人软进行管理。
b）系统日志：
这部分可以记载某个用户在登录到系统后，对档案数据进行了哪些操作，如果系统出现一些数据丢失或者操作失误的事情，管理员可通过这个日志来查找出问题出现的时间及操作人员
l回收站管理
这个模块是对已经删除的文件进行管理，所有删除的文件都存储在这个模块中，在这里可以对这些数据进行还原、删除等操作，在这里删除数据后，数据便无法恢复。
数据转换
通过此功能将用户原有的Excel表格、Dbf数据等历史数据转入档案系统。
数据字典维护
代码库管理就是系统中公用的表，如密级、专业、部门等，这些表的内容在系统中多次使用，而内容的范围有限，特别是在进行数据录入时，需要多次重复性输入。
为此把它们设置为代码表，使其内容变为可选项而不必手工录入。
口令修改
如下图，可以通过此功能进行用户口令修改。
网页字段设置
用户可以根据单位的需要，选择网页输出字段,这样在通过IE浏览时,在网页显示的就是刚才所设的字段。
1.2、文件管理
文件管理是文档一体化的开端，本功能模块为办公室文书提供了一个简洁规范的收发文件管理界面，将文件的收发管理纳入档案管理的轨道，使文书在收发登记的同时，为日后的查询统计工作提供数据源，实现了“一次输入，反复利用”，在不增加办公室文书工作量的前提下，提高其工作效率，并且大幅度减少档案管理员的工作。
文件管理模块可以实现对文件的分类、登记、修改、删除，以及各种文件报表的打印等功能，文件的原件也可以在此模块中输入或引入系统，参加后续的立卷工作。
l文件管理界面如图
l数据检索
检索是档案管理员日常的工作之一，系统为用户提供了方便快捷的查询工具，系统提供直接检索和组合检索，任何一种检索中都支持模糊检索，如下图
l电子原文的挂接
本系统中电子原文的挂接按照挂接后电子原文的存放方式分为两种类型，数据库方式和文件服务器方式，前者指挂接后电子原文直接存储到数据库系统中，后者指挂接后电子原文存储到专用的文件服务器上。
挂接过程可以通过单独挂接和批量挂接两种方式完成。
l数据的批量修改
批量修改即对多条数据按照一定规则进行修改，如：
把多条记录的某个字段清空、把多条记录的某个字段添加固定的值、在多记录信息某个字段中查找替换等。
l文件打印
报表的打印是档案工作人员日常工作之一，本系统中为用户提供各种文件报表如：
收文登记单、发文登记单、收文目录、发文目录等，打印方法简便快捷。
l选择显示字段
利用此功能用户可以根据需要选择要显示的字段信息和显示顺序，以方便查看文件信息。
l数据的转出
可以将选中的数据转出，目前可以支持两种文件格式，MicrosoftAccess格式和MicrosoftExcel格式。
l数据的转入
可以将转出的数据转入，目前可以支持两种文件格式，MicrosoftAccess格式和MicrosoftExcel格式。
1.3、收集整编
收集整编功能示意图
在实际档案工作中，经常是首先收集零散文件（收集工作可能是相关部门或相关办公系统完成的），之后进行组卷归档。
这一过程可以在整理编目子系统中完成，您可以完全依照自己的方式收集资料，在归档前库中存放所有内容完整或不完整的文件、案卷，最后按您所需要的方法分类、组卷、归档。
归档文件的整理规则根据系统维护中的设置可以根据相关制度和规范进行定义，虽然有国家档案局的归档文件整理规则，但各单位对不同类型的归档文件的整理工作都不尽相同。
因此，系统在系统设置与维护子系统中专门有针对归档文件整理规则的设置，例如排序方式、档号的组成规则、组盒（卷）规则等，档案管理人员可以通过设置不同档案类型的文件整理规则来规范各部门和基层档案部门的归档文件整理工作。
针对不同的档案类型，会有不同的整理（立卷）规则，系统完全可以应用于各类不同的整理方式和整理规则。
收集整编功能界面如下图
系统提供两种组卷方式：
手工组卷
首先要建立一个案卷，建立方法如下：
将光标定位在案卷窗口，然后点击工具栏上的【增加】按钮，双击添加的记录信息，在录入卡片里填写案卷的相关信息，点击【保存】按钮，一条案卷信息录入保存完成了，如果要添加多个案卷可以点击【增加】按钮，就可以在不退出的情况下继续添加案卷信息。
然后将将属于这个案卷的文件加入到案卷中。
在散文件数据区选择属于此案卷的散文件，选择的时候可以利用Ctrl键或【查询】＋【全选】来选择多条记录信息，点击右键在调出的快捷菜单中选择【加入】，这样文件加入完成。
选择已经整理好的案卷，然后点击右键在快捷菜单里选择【归档】，这样手动组卷完成。
自动组卷
将属于这个案卷的文件加入到案卷中：
打散按钮可将一个案卷删除，卷内所有文件将变为散文件
拆离按钮可将案卷内的文件拆为散文件
移交是档案录入人员将整理完毕的案卷添加一个移交的记号，由档案管理员对有移交标记的标志进行审核
如图所示，状态栏中所示标志便是已经移交的案卷
档案管理员对录入人员移交的案卷进行审核，如果审核通过，则对案卷进行接收，最后归档
档案管理员对录入人员移交的案卷进行审核，如果审核不通过，则对案卷进行打回操作，移交标志自动取消
1.4、档案管理
针对归档后的电子档案信息进行日常的管理工作，包括了：
数据管理、综合管理、档案统计、鉴定销毁等四部份功能。
数据管理
点击数据管理功能按钮，界面右侧会出现如下所示窗口，主要包含菜单栏、工具栏、档案目录树、数据区四部分。
【工具栏】列出了系统常用的各种功能按钮
【档案目录树】列出系统所包含的各种档案类型
【数据区】根据所选择的档案类型列出相应的项目、案卷、文件信息
l目录树的维护
用户可以对档案目录树里的档案类型、分类节点、数据节点进行添加、删除和修改。
档案类型节点：
在档案库设置中已经建立的档案类型；
分类节点：
当某种档案类型的数据量很大时候，用户可以建立分类节点把档案数据分类，提高查找的效率。
数据节点：
是根据数据的某字段信息建立起来的节点，如：
建立年度数据节点，系统自动根据数据的年度信息放入相应的年度分类节点里去。
l档案数据的增删改
对于档案工作部门，其中一项非常重要的工作便是对各种类型的档案（如科技、文书、基建等）进行归档，包括录入完整的工程项目信息、案卷信息及文件信息。
选择要录入信息的档案类型，选择分类节点或数据节点，确定要录入的是‘案卷’还是文件信息（点击案卷或文件数据区即可），点击【增加】按钮数据区增加了一条空白信息，有两种录入方式可供用户选择：
一是直接在记录上录入各字段的信息如图：
所示，录入完成后系统自动保存档案信息；
另一种是双击空白记录，在录入界面上录入档案信息如图所示，然后点击【保存】按钮，如果想继续添加记录信息可以在不退出的情况下继续录入，点击【增加】按钮，在新的空白卡片上继续录入，录入完成后点击【退出】按钮即可。
如下组图
l数据范围的选择
用户查看档案信息时可以选择不同的数据范围来查看数据区里的数据点击工具栏上的【数据范围】按钮，列出了用户可选择的数据范围，默认情况为‘所有部门数据’，如下图
【所有部门数据】当前数据范围内的所有数据
【本部门数据】 当前数据范围内用户所在部门的所有数据
【本人数据】 当前数据范围内用户著录的数据
检索是档案管理员日常的工作之一，系统为用户提供了方便快捷的查询工具，系统提供了“直接查询”和“组合查询”两种检索方式。
任何一种检索方式都支持模糊检索。
l批量修改
l档案目录打印
报表打印是档案工作人员日常工作之一，本系统中为用户提供各种符合国家标准的档案报表如：
案卷目录、分类目录、备考表、卷内目录等，打印方法简便快捷。
打印之前利用检索工具检索出要打印的档案信息，然后点击工具栏上的【打印】按钮，调出在报表设计中已经做好的报表模版进行打印。
利用此功能用户可以根据需要选择要显示的字段信息和显示顺序，以方便查看档案信息。
利用此功能可以将选中数据转出，目前可以支持两种文件格式，MicrosoftAccess格式和MicrosoftExcel格式。
利用此功能可以将选中数据转入，目前可以支持两种文件格式，MicrosoftAccess格式和MicrosoftExcel格式。
综合管理
l设备管理，记录设备名称、购进日期、设备型号、数量等基本信息，如下图：
l库房管理，用于记录库房温度、湿度记录。
l资料管理，用于记录资料的作者、标题、出版日期、出版社等信息。
统计
档案统计功能是帮助档案管理员来了解档案中某种分类下档案的数量如：
‘2000年文书档案共有多少卷’、‘文书档案各个保管期限各有多少件’等。
档案统计功能窗口，如下图所示：
l新建统计方案
按照需求新建需要的统计方案
l选择需要统计的档案类型
选择需要统计的档案类型
l选择分类字段
选择统计数据按照哪个字段分类
l选择统计字段
选择按照哪个字段进行统计，即运算方式
l检索数据
从选的档案类型中选择需要统计的数据
l出统计表和统计图
系统按照设定的统计项及数据范围自动出统计报表及统计图
鉴定销毁
销毁申请功能，如下窗口：
在上图中首先需选中要申请销毁的记录，后点击申请销毁当前数据按钮，出现如下窗口：
在上图中录入销毁原因后，点击确定便可销毁。
点击销毁数据管理弹出如下窗口：
在上图中首先需选中要审批的记录，后点击审批按钮，出现如下窗口：
在上图中选择审批意见后，录入审批详细信息，点击确定即可
1.5、开发利用
开发利用主要提供档案管理人员对大量归档信息方便地提供用户使用进行提炼、使用管理等方面的功能。
包括：
档案检索、借阅管理、统计年报、档案编研、编研管理、光盘制作和工作量统计七项功能。
如上图所示，其中档案检索主要提供档案管理人员对档案数据的检索查询功能。
借阅管理针对档案实体提供借阅的登记、归还和催还管理，辅助档案管理员方便地完成实体借阅的工作。
年报系统可以生成国家档案局要求的年报。
档案编研提供了管理员对档案信息的提炼和加工手段――专题库。
编研管理可以对专题库进行管理。
光盘制作可以将电子档案数据打包成符合国家标准的光盘档案，可以用于脱机保管和对外数据交换。
工作量统计可以对档案管理人员的工作量进行方便的统计。
档案检索
档案检索也叫跨库是帮助用户快速而全面的查找需要的数据。
在输入关键字部分输入检索字，检索字为文件信息著录字段中任意内容，支持
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