IBM《差旅报销》培训纪要2007.7.10Word文档格式.doc

IBM《差旅报销》培训纪要2007.7.10Word文档格式.doc

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【主要内容】

★IBM差旅费报销共享服务中心概述

★共享服务中心运作模式（SPORT模型）

★其他关注点

★问题答疑

一、IBM差旅费报销共享中心概述

IBM差旅报销共享中心员工人数为30人，负责中港台三地约8000-9000员工的差旅报销业务，月平均单据审核总量为16000-17000笔，按照16人（单据核销人员）每月22天工作时间测算，每人月工作量在1062笔，日工作量为48笔；

主要职责

员工人数

出差前费用申请事前control过程

1

系统维护

票据接收、工作量的分配、票据管理

公司卡协调

费用审核

16

执行总监

部门经理

主管

台湾地区费用审核

2

内控监督

准备付款--付款操作员

IBM差旅报销共享中心费用审核人员大多为新毕业大学生，主要原因是IBM员工报销系统全

部是用英文操作，与报销人员沟通也基本是通过NOTE互发信息的方式，且系统、平台已基

本完善，新毕业的大学生比较容易在1个月的时间内独立承担岗位工作，且表现优秀者可通

过人力资源部推荐到财务、审计等管理部门应职。

二、SPORT运作模式：

IBM员工通过直接转交（北京当地员工约3000人）和通过邮政收发室将报销费用传递到差旅报销共享中心，差旅报销共享中心收到票据24小时内扫描确认并按照工作量分配到相应费用审核员处，费用审核员按照平台、系统闸口，在收到票据且该笔费用权限审批人（需报销费用员工部门经理在系统审核确认，）完成后5个工作日内审核完成，并将合格原始单据转票据管理员统一按审核员、按天进行归档。

S:

（选址）

指IBM差旅报销共享中心曾隶属于财务、HR部门管理，现行运作模式是外包

P:

（流程）

出差申请流程：

报销人将出差申请在OTR（在线出差申请系统）系统中提交，系统会

自动将该笔出差申请提交到该员工相应的部门经理的个人NOTE邮箱，提醒部门经理登陆OTR进行审批，部门经理对于出差的预算额度和有效性、必要性进行审核、确认；

部门经理同意后合同旅行社会根据申请人提交的路线、时间等信息确认形成并出票，

流程费用由该员工通过信用卡支付；

差旅费报销流程：

员工通过WWER系统在系统中提交报销信息，共享服务中心在收到单据5个工作日内（部门经理审核确认的前提下）完成审核，每周二、四付款；

O：

（差旅报销共享服务中心组织）

R：

（政策法规）

1.员工报销应税项目与工资发放系统链接，实现自动扣税

2.公司内差旅费报销部门员工必须遵守公司的保密协议

3.对于一些特殊费用，公司员工必须得到相关授权的批准方可报销

4.原始凭证的管理：

所有的费用审核单据按照天、审核人归档，由共享中心统一管理

T：

（技术支持）

1.OTR（OnlineTravelReservation）tool在线出差申请系统

2.NOTEIBM邮件系统

3.WWER（WordWideExpenseReimbursement）syetem差旅费报销系统

4.DB2IBM数据库应用软件用于编程出具报告

S：

（服务质量管理）

差旅报销共享中心与IBM的HR签订协议，确保服务质量达标

1.对于共享服务中心客户与相关角色如何分清职责，定义并记入文档备查

2.客户所期待的共享服务的质量如何？

3.部门内部使用绩效考核办法

通过完成率（到每个人，抽取样本抽查审核准确率，每个月抽查900-1000份）表扬信、投诉信来衡量每个人的工作业绩，以提高每个人的服务质量，提升个人增值空间；

三：

潜在的收益

处理单据：

16个员工每月处理14000-17000份费用单据

处理质量：

专业化分工确保员工对公司政策和规定理解透彻

成本节省：

人工成本和凭证管理成本最小化

员工能力要求：

大学刚毕业的学生，适应能力强，共享中心对其注重能力的培养，1个月时间要达到岗位工作要求并独立完成工作

四、我的认识：

（IBM值得我们学习和借鉴的......）

◆整合资源：

★IBM共享服务中心整合人力资源：

人员基础信息从HR系统中直接取过来，包括个人的基础信息和部门经理的权限设置；

★IBM共享服务中心整合财务资源：

从财务系统将凭证信息取过来直接传递给记账系统，

财务部负责执行费用核销的标准，平台的统一并与CFO沟通到位；

◆员工差旅订票通过旅行社，但费用自行承担，通过个人信用卡支付相关费用，费用报销后将款打入员工费用报销存折，由员工自行还款至信用卡账户；

◆员工报销单据的扫描：

员工单据传递给共享中心后，共享中心用扫描枪扫描员工报销申请单的条码，确认效率高；

◆职责划分明确：

★员工报销费用金额有差异的必须经员工最终确认，无本人确认的财务予以退回

★员工差旅申请、费用申请必须由部门经理确认，部门经理的审批权限根据HR设置执行，如员工自行设置了其他审批人，该笔业务申请同时邮件抄送部门经理，避免舞弊、违规业务；

★每个费用审核员负责一定员工号段的人员报销审核，基本上半年到一年轮换一次，便于报销人与费用审核员的沟通；

◆系统优化：

★WWER系统通过HR信息设置了权限组，对于员工提交的超权限、超标准的费用会有简要的提示，各个系统之间衔接闸口严密；

★系统可生成费用单据帐龄表，费用审核员可提醒报销人费用确认是否及时，有没有部门经理没有及时确认造成超期等情况，并通过邮件将信息发送给员工本人；

★note与OTP、WWER系统链接，非常便于信息的传递；

★前端数据每周备份到后端数据库中，可确保员工使用系统的速度和查询方便

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