酒店采购部运行管理.docx

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酒店采购部运行管理

酒店管理模式

采购部

目录

一、组织机构图

二、岗位设置图

三、采购部岗位职责

（一）采购部经理

（二）采购员

四、采购工作规范

五、采购管理制度

一、组织机构图

二、岗位设置图

三、采购部岗位职责

（一）采购部经理

1、执行总经理的工作指令，向其负责并报告工作。

全面负责酒店物资采购工作。

2、熟悉市场行情和信息，沟通物资供货渠道，坚持货比三家的规定，努力降低物资采购成本，为酒店提供价格合理、质量好的各类物资。

3、了解酒店经营规模和资金运用状况，熟悉酒店物资使用情况和库存物资动态。

会同有关部门根据实际经营情况，合理、科学地编制年度、季度、月度申购计划。

4、积极配合搞好物资管理工作，加强与成本财产管理部联系，做好物资平衡工作，及时处理呆滞物资，加速物资周转。

5、制定物资采购程序，建立各项物资采购管理制度，提出对物资采购工作责任考核的奖惩措施。

6、主动协调好与酒店内其他部门的关系。

经常倾听使用部门对物资采购的意见，及时改进采购工作。

7、加强采购合同的管理，严格合同条款的把关，认真执行合同法，确保经济合同的合法履行。

8、负责审核所有采购申请单、订货单，并将审核意见报请总经理和财务总监审批。

9、抓好采购部门的日常管理工作，抓好部门员工的培训，加强员工的组织纪律性，认真贯彻财务总监下达的各项工作指令。

10、完成总经理交办的其他任务。

（二）采购员

1、食品采购员

（1）执行部门经理的工作指令并报告工作。

负责酒店日常食品原料，包括：

鲜货、干货、酒水等的采购。

（2）熟悉酒店的经营情况，掌握对各类食品原料的需求。

及时了解市场的供应情况，掌握季节性的产品特性和价格变换，对市场上的新产品、新价格及时向领导汇报。

（3）要确保每样采购的食品原料的质量、规格、等级、包装、份量、数量、价格均符合采购要求，对产品质量有较高的鉴别能力。

（4）在食品原料进库前，要严格遵守验收制度，一旦发现问题，应立即采取退货措施。

（5）食品原料进货要严格按酒店业务的实际情况出发，根据不同品种的不同要求，一次性批量不宜过大，防止原料积压、变质，要确保食品原料的新鲜度。

（6）食品原料进货要注意食品的生产期，不进即将到期的食品。

过期食品一律不进，符合食品卫生的要求。

（7）积极参加业务培训，不断提高工作质量，遵守酒店各项规章制度，及时完成领导下达的每项工作任务。

（8）对各部门的申购单和申购计划做好报价、核价和填制工作，并报有关人员审批。

（9）做好食品采购的月度、季度、年度采购计划。

（10）审核各厨房每天报来的鲜活原料和蔬菜申购单。

（11）与厨房以及各使用部门保持密切联系，并及时了解库存物资储备和耗用情况。

2、物资采购员

（1）执行部门经理的工作指令并报告工作。

负责酒店物品的采购工作和各种物品月度、季度、年度采购计划的编制。

（2）熟悉酒店各部门对物品的需求以及仓库存货情况，掌握物品市场的供应情况以及各类物品的价格行情和信息。

（3）物品采购以采购计划为依据，对计划外的急需物品应严格按追加计划和限额申购等有关手续齐全后方可实施采购。

（4）批量大的定制物品，要签订购货合同，并严格审核合同条款，报酒店总经理审批后方可实施订货。

（5）采购的物品要确保价格合理、质量可靠，对不符合采购要求的物品，负责办理退货或调换工作。

（6）与仓库管理员经常沟通，及时了解库存情况，发现物品积压现象即向采购部领导汇报，及时采取措施，防止盲目采购而造成的库存积压。

（7）采购完毕，要会同仓库搞好物品入库的验收工作，及时将发票、验收单、入库单一并交财务会计部办理结清手续，不得随意拖帐和挂帐。

（8）遵守酒店各项规章制度，服从采购部经理的工作安排，保质保量完成各项采购任务。

（9）对各部门的物品申购单和申购计划做好价格的估价核价和填制工作，坚持货比三家的规定，并报有关人员审批。

（10）负责对所购物品的商标、包装、各种许可证的检查，防止假冒伪劣商品流入酒店。

3、工程材料采购员

（1）执行部经理的工作指令并报告工作。

负责对酒店工程维修材料的采购和计划编制。

（2）掌握酒店内部设备设施的布局及功能，熟悉设备设施的维修业务和工程所需的一切材料和零配件。

（3）掌握工程材料的市场行情，采购时坚持货比三家的规定，确保酒店各项修理业务所需的材料价格合理、质量可靠。

（4）备料严格按计划进货。

经常与仓库保管员联系，摸清库存情况，掌握消耗用量，做到工程材料不积压、不脱节。

（5）对酒店大修改造用材料，要求供货商实行报价，报价单送总经理审批。

（6）采购中遇到量多、体积大、份量重的货物要注意运输安全和物资安全。

（7）严格执行财务制度，把好购货合同关，办理好结账手续。

验收入库要做到：

货物数量、质量与采购要求相符。

（8）要认真做好工程维修材料的市场行情和信息调查，并及时、定期报有关领导。

四、采购工作规范

食品采购

1、计财部根据酒店营业计划编制食品年度、季节、日采购计划，报酒店总经理批准后，由采购部食品采购员实施。

2、采购部应根据采购计划的要求，进行市场调研，比较供应商所提供食品的质量和价格。

每项采购均应坚持货比三家的规定进行选择，以保证供货价平物美。

3、采购员根据采购分工和选定的供应商按采购计划填写采购申请单，经采购部经理、财务总监、总经理批准后进行采购。

（1）年度采购任务，需同供应商签订购销合同，注明品名、规格、等级、数量、价格、交货方式、交货批量、验收标准、付款方式等具体条款。

（2）季节采购一般指冰冻海、河产品，因这些食品季节性强，只能进行批量采购。

采购时应同供应厂商签订合同或协议，注明品名、规格、等级、数量、单价、金额、交货方式、交货地、交货期以及验收、付款等具体条款。

（3）采购部应对日采购计划按时、按质、按量完成。

（4）对大批量高档食品及原料采购时，采购部经理应参与采购工作，并对其质量、价格加以控制。

4、食品采购后，采购员应将食品交成本财产管理部验收员验收，并将验收单中采购一联取回。

5、成本财产管理部验收员在验收时发现食品同采购计划中的品名、规格、数量、价格、质量有问题，食品采购员应与供应商联系，及时办理退货、换货手续。

物品采购

1、计财部按酒店营业计划编制物品年度、月度和临时采购计划，报酒店总经理批准后，由采购部物品采购员实施。

2、采购部应根据采购计划的要求，进行市场调研，比较供应商所提供物品的质量、价格，每项采购均应坚持货比三家的规定进行比较选择，以保证供货价平物美。

3、采购员根据采购分工和选定的供应商按计划填写采购申请单，经采购部经理、财务总监、总经理批准后进行采购。

（1）需购物品是酒店已确认或补充库存的，应按原定规格、型号、颜色、价格等要求办理，并到原定供应商处按质、按量、按时购进。

如果变动应由采购部使用部门上报财务总监审批后方可采购。

（2）如属新产品，则需会同使用部门同供应商联系洽谈，取回样品（样本），经采购部上报财务总监批准后采购。

（3）临时采购的物品，采购员应根据采购计划要求急事急办，在规定时间内完成采购任务，确保酒店需要。

（4）对大批量高档物品的采购及新品种采购，采购部经理应参与采购工作，并对其质量、价格加以控制。

4、物品采购后，采购员应将物品交成本财产管理部验收员验收，并将验收单中采购一联取回。

5、成本财产管理部验收员在验收时发现物品同采购计划中的品名、规格、数量、价格、质量有问题，物品采购员应与供应商联系，及时办理退货、换货手续。

工程材料采购

1、计财部根据酒店营业计划制定工程设备、材料年度、月度和临时采购计划，报酒店总经理批准后，由采购部工程设备、材料采购员实施。

2、采购部应根据采购计划的要求，进行市场调研，比较供应商所提供工程设备、材料的质量和价格。

每项工程设备、材料均应坚持货比三家的规定进行比较选择，以保证工程设备、材料供货安全、价平物美。

3、采购员根据采购分工和选定的供应商按采购计划填写采购申请单，经采购部经理批准后进行采购。

（1）需购的设备或补充库存材料，应按原定规格、型号、数量、价格等要求办理。

属国家定点供应的应到指定供应商处购买。

（2）新品种设备、材料的采购，采购部应会同工程部与供应商联系洽谈，得到工程部门认可，并取回样品（样本），经采购部上报财务总监、总经理批准后方可采购。

（3）临时采购的设备、材料，采购员应根据采购要求急事急办，在规定时间内完成采购任务，确保酒店服务质量。

（4）酒店更新改造时，计财部应会同工程部、采购部就更新改造项目进行专提协商，共同制定出改造项目工程设备、材料采购计划，报酒店领导批准后由采购部购买。

4、工程设备、材料采购后，采购员应将设备、材料交成本财产管理部验收员并会同工程部验收，并将验收单中采购一联取回。

5、成本财产管理部验收员和工程部在验收时发现设备、材料同采购计划中的品名、型号、规格、数量、价格有问题，采购员应同供应商联系，及时办理退货、换货手续。

五、采购管理制度

物资采购是酒店经营中的重要环节，加强采购工作的管理是降低物资成本、加速资金周转、提高经济效益的重要手段。

采购部是酒店采购工作的专业部门，酒店所需物品原则上均由其统一购买，其他部门应予以支持、配合、监督。

1、采购的计划管理。

加强计划管理，严格审批手续，是采购管理的关键。

（1）客房部、餐饮部、工程部等各部门需用的物品、物资的下一年度计划，在本年度10月份销售预算编制后，由采购部会同成本财产管理部及相关部门拟定方案，编制年度采购预算，经财务总监审核，报总经理批准后实施。

（2）根据年度采购预算和成本财产管理部的物资需用月底计划，采购部还需编制月度的具体采购计划，每月25日前报财务总监审批后组织实施。

（3）主食品及其他食品采购采取定期补给的办法，由仓库填写补充申购单，经财务总监审批后实施。

（4）仓库补充请购，由成本财产管理部根据业务需要，提出申请，填写物品申购单，交财务总监审批后实施。

（5）其他零星物品的申购，由使用部门提出请购，成本财产管理部根据库存情况审核，预算内由财务总监审批，超出预算需报总经理批准后方可执行。

（6）餐饮部每天需购入的鲜活原料，可由厨师长于隔天下午3：

00以前将订菜单报采购部，采购部根据市场货源情况及时与供应单位联系组织进货。

2、采购物资的择商和价格管理。

采购物品坚持货比三家，严格价格控制。

（1）所有申购计划或申购单（除鲜活原料外）送到采购部后，由采购部经理统一登记后分发给食品采购员、物品采购员和工程材料采购员，由其具体负责对申购单上的采购项目进行择供应商、确认和报价。

（2）鲜活原料订菜单直接报送食品采购员，由其落实报价，经采购部经理审批后，留一联，其余三联返送厨房和成本财产管理部仓库组。

（3）采购人员收到自己分管的申购单后要认真归纳、分类整理。

对其中有疑问的内容要与部门经理和申报部门授权人及时沟通，在确认无误后，按照要求时限尽快寻找至少三家以上的供应厂、商，进行业务洽谈，经过对比筛选，择优确定报价填入申购单，并填好总金额、供应厂商名称后上报部门经理。

（4）供应厂商的优惠、折扣、赠送、回扣等必须归酒店所有，并在报价中注明。

（5）所有采购项目的择商、报价必须由采购部充分准备，在掌握市场行情的条件下择优确定；使用部门有权了解所需物品的价格和提出质疑，并对所掌握的供应厂商及购物意向要主动通报采购部，由其选定质优价廉服务好的供应厂商。

（6）鲜活原料的价格受市场影响浮动较大，食品采购员每十天须做市场询价，并由采购部经理每十天与供应商洽谈报价后报财务总监审批。

3、采购项目的审批。

所有采购项目经审批成为有效订单后，方能实施购买。

（1）鲜活原料订购单经授权厨师长签字并完成报价后即为有效订单后，方能实施购买。

（2）除鲜活原料外的所有申购单在完成报价、审批后，必须经采购部经理审批签字后方可上报审批。

（3）厨房非正常消耗食品申购单、酒水饮料申购单经采购部经理、财务总监签字后即为有效订单。

（4）预算内物品申购单经采购部经理、财务总监签字后为有效订单。

（5）预算外追加物品的申购单，除须经采购部经理、财务总监签字后，还需由总经理签字方为有效订单。

4、采购项目的购买。

所有采购项目依据有效订单原则上由采购部统一采购，其他部门一般不得自行购买。

（1）经审批签字的申购单返回采购部后，经统一登记后分发有关人员。

国内采购订单落实到各采购员实施购买，所有购买活动必须依据有效订单规定的项目、数量、价格、时限、供应厂商及其他要求进行。

（2）购买中要认真检查所购物品的品质、商标、期限、卫生标准等内容，坚决杜绝假冒伪劣等不合格商品流入酒店。

（3）对于需订货或供需双方认为必须签约的经济活动，先要与供应厂商洽谈有关业务细节，报采购部经理同意，达成协议后，签订采购合同。

经双方法人代表签字（特殊合同还需取得合法公证）后方能生效。

（4）由于市场变化或其他原因造成购买时价高于有效订单报价或数量多于有效订单数量时，必须重新办理补缺申购，经审批后方能购买。

5、采购物资的验收。

把好物资验收关，对不符合订单内容的项目一律拒收或补办手续。

（1）无论是采购人员自提还是供应厂商送货，货到酒店后，必须首先与仓库验收人员联系，不允许采购人员或供应厂商直接将货物交与所需部门。

（2）凡经批准的各类申购计划、申购单、订货单、合同复印件等，由采购部有关人员根据不同时间交仓库保管组验收员作收货凭证，无任何收货凭证的货物，验收员有权拒收。

（3）各项进货均由仓库保管组按收货凭证进行验收，每次到货需有二人同时验收，根据收货凭证、发票，核对货物的品种、规格、价格、质量、数量、金额是否一致，货物验收合格后即开出验收入库单并签字盖章，所有进货均应过磅点数。

（4）进货物品如有合同或小样，应根据合同标准和封存小样进行验收。

（5）每天从菜场或其他供应单位购进并直接领用的鲜活原料，应由验收员和厨师长或授权人员一起验收，验收合格后，验收员开出验收直拨单，并做好鲜活原料日报表。

（6）开好的验收单，由验收员送交使用部门签字，入库的货物，由仓库保管员签收，直拨的货物，由使用部门签收，签收后验收单一式四联，一联交采购员，一联交仓库保管员，一联留存；验收直拨单一联交采购员，一联交供应商作开发票的凭证，一联留存。

两单的一联随收货日报表上报成本核算组。

（7）所有进货如发现与品种、规格、质量、数量不符的，验收员有权拒收，并向仓库主管或财务总监报告。

（8）验收员编制收货日报表，一联交采购部，一联随验收单交成本核算组，一联留存。

6、特殊采购项目。

（1）对一些技术性强，或有特殊要求的采购项目，采购部可以邀请有关部门相关人员会同购买或授权有关部门相关人员购买。

（2）一般采购物品在7天前、紧急物品在24小时前由各需申购部门按照申购程序办理申购。

若确有个别紧急要求，须经有关授权人批准后，由所在部门自行购买，在有关授权人监督下收货，于次日及时补办申购、审批、收货手续。