分店备用金管理制度文档格式.docx

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2）零钞备用金：

指由各店收银员保管，用于换取零钞的备用金。

该备用金由出纳备用金中支付。

2.1备用金的数量确定和审批

1、各店备用金的数量由结算中心经理根据各店指定业务量大小确定，并上报XX财务总监审批后执行。

2、各店收银员备用金由主管收银的运营经理审批。

3、备用金实行弹性管理，即初次投放从宽掌握，随着管理的加强而分段减少。

4、集团财务部结算中心每年四、八、十二月对各店备用金的用量进行审核，根据使用量进行调整。

3.1备用金的发放

1、各店的备用金由结算中心以现金的方式发放到备用金使用者本人。

其中周转备用金为各店出纳员，收银员零钞备用金由各店出纳发放到使用保管者本人。

2、新开门店的备用金根据各店相关岗位的入职手续办理。

3、各店出纳在收取备用金时，必须填写“借款单”，并经结算中心经理及财务总监签批后，到结算中心领取。

4、各店收银员在收取备用金时，必须填写“借款单”，并经运营经理签批后，到各店出纳领取。

4.1周转备用金支付范围

周转备用金仅限以下业务范围的支付：

1、离退职员工工资、押金

2、员工福利支出，包括员工房租、水电费、工伤药费、住院费等

3、邮电费，包括快件、邮寄等

4、员工市内交通费

5、电话费

6、其他单笔采购业务在500元以紧急采购支出。

7、经结算中心特批的部分分店现金直购支出。

8、单笔200元以下的零星支出。

9、收银员零钞备用金。

出纳员办理有关费用报销业务时，应根据有关规定严格审核单据的合法性、手续的完备性等内容。

并按以下要求处理有关不符合项业务：

（详细内容见《分店费用支出审批权限表》）

1、对不符合有关费用规定标准的业务，坚决拒绝支付；

2、对金额不正确的业务退回当事人更正后再行受理；

3、对手续不齐全的业务要求其补充相关手续后再受理；

4、对虚假报支的业务，应扣留报销人的单据，并向财务总监汇报。

5.1周转金使用单据的审核及补充流程

一、结算中心经理对各店提交单据进行审核内容如下：

1、报账是否在规定时间内报销。

审核其是否存在跨月的业务，除特殊规定外，当月业务必须当月处理（在费用管理规定中已明确规定）；

2、业务支出的合理性合法性进行审核。

即其业务内容是否符合有关规定、制度、合同的关内容，是否符合审批的内容。

3、发票的真实性。

如果包括发票本身的是否真实、开出发票的单位是否是业务合作单位，如果发现问题，应视情况分别处理：

1）内容是否真实性。

包括单位名称、业务内容描述等。

2）发票数量金额是否正确。

3）发票的大小写是否相符。

4）发票是否手续齐全，即是否有对方的发票专用章或者公章，是否有相关人员的签名。

5）凡发现非真实的发票应予没收，并报财务经理进行处理，其他情况应退回当事人重新取得合规的发票。

1、金额的审核。

票据金额、汇总金额是否正确，大小写是否相符；

是否在合同、规定、审批单的有关规定金额内；

有否超支情况；

超过款项是否经过有关报批手续等内容。

2、对报销单据的手续是否齐全。

包括是否在票据背面填写业务用途，有否经手人、证明人（或者实物验收人）、部门主管的签字。

3、费用填列项目是否正确。

4、在审核单据时，对不符合有关规定的事项的处理：

1）如果报账不及时，应提醒其下次及时报账。

2）对不符合有关规定的费用项目不予受理，应退回当事人。

3）对不真实的票据，包据票据本身不真实、内容不真实，应提交财务经理进处理。

4）对报账人填写的报销单据数量金额、大小写金额有误，手续不齐全、费用项目填写不正确等应退回当事人重新填写。

6.1备用金补充支付程序

1、周转用备用金的补充渠道为结算中心；

2、各分店出纳每周二和次月二日持有关费用报销单据到结算中心补充已使用的备用金；

3、结算中心出纳根据结算经理签批的单据支出现金时，分店出纳应办理如下手续：

1）填写一式三联的收款收据，内容为“收到备用金补充款”，其中分店出纳、分店会计、结算中心会计各一联；

2）收款收据经结算中心经理签批；

3）将经结算中心审核签批后的费用支出单据作“收款收据”附件，一并交结算中心出纳；

4、结算中心出纳支付款项后，在“收款收据”上签名，并按以下要求对单据进行处理：

1）对收款收据全部加盖“现金付讫”章，将第一联退回给分店出纳存查；

2）第二联与费用支出单据一起移交分店会计签收进行账务处理；

3）第三联交总店会计进行处理。

5、如果各店需要特别的超过备用金大额支付，可以向结算中心经理申请，结算中心经理审核同意后，可以按以下优先顺序安排资金，超额部分在以后的报支单据款项中优先扣除，直到扣完为止：

1）由分店到结算中心办理临时借支款项；

2）在收入款中暂付。

6、为了减少现金的流动，各分店的款项支付应尽可能通过银行转账结算，如果需要通过收入款暂付时，结算中心应对该款单独开出现金收据处理，不能与补充备用金合并抵冲后处理。

7.1备用金的保管和监督

1、备用金必须存放在指定的保险柜，不准私自带回家保管，也不能挪作他用，更不能白条抵库。

2、结算中心不定期对各店的备用金库存进行盘查，根据盘点结果填制现金盘点表，发现差异及时处理。

3、出纳每天根据收支情况，编制现金收支日报表。

8.1备用金的收回或移交

1、分店撤消时，由结算中心收回备用金；

2、备用金保管使用人员离职时，必须办理移交手续，具体办法是：

1）收回出纳周转用备用金时，总部出纳员开出收据给移交人员；

2）收回收银员的备用金时，将原收银员的“借款单”退回给其本人，由接交人填写“借款单”，经运营经理签批后支付。

9.1会计账务处理

1、分店出纳借支周转备用金时，总店会计根据“借款单”作如下会计处理：

借：

其他应收款——周转备用金——李小姐

贷：

现金

2、收银员向出纳借支零钞备用金时，不用进行账务处理，借款单由出纳保管。

3、总店出纳将分店出纳补充备用金的有关单据上交时会计处理

A、总店出纳将分店出纳填写的补充备用金的“收款收据”及费用支出单据移交给分店会计时，分店会计的账务处理如下：

营业费用

内部往来——总店——资金

B、总店出纳将补充备用金的“收款收据”交总店会计时，总店会计的账务处理如下：

内部往来——**分店——资金

4、结算中心出纳，根据分店坐支的收入款金额（以天为单位），开出“收款收据”，内容为“收到**分店交来的营业款现金”，其中一联由结算中心处理，一联与其收入日报表等资料交分店会计进行账务处理。