仓库管理仓库管理系统分析.docx
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仓库管理仓库管理系统分析
第二章系统需求分析
系统需求分析主要任务是调查现行系统存在的问题，弄清用户对新系统的要求，提出可行的方案，为管理层决策提供依据。
系统分析（又称逻辑设计）是管理信息系统开发的关键环节，要求在系统调查的基础上，对新系统的功能进行细致的分析，并建立一个新系统的逻辑模型。
新系统的逻辑模型由系统数据流程图、概况表、数据字典、逻辑表达式及有关说明组成。
最后要完成系统分析报告（也称为系统逻辑设计说明书）。
系统逻辑模型就像在根据需要建设一座学校前，按照学校教育的层次（初等、中等、高等）、规模、投资、地理环境、技术水平等条件的要求和约束，先由建筑设计院进行设计，保证学校建成后的各种功能得以实现，之后才能进行工程设计和施工一样。
在系统设计阶段要做认真、细致的分析、研究工作，避免新系统在功能上存在先天不足或缺陷。
因为新系统模型是建立在对现行系统的分析及要求的基础上的，所以系统调查工作要进行得深入、细致、全面。
用户可以对新系统的逻辑模型提出意见，双方经过讨论、修改，最后达成共识，并完成系统分析报告（系统逻辑设计说明书），经有关领导审批通过之后，转入系统设计（又称系统物理设计）阶段。
2.1现行业务描述
2.1.1组织结构
本企业单位由在企业单位管理层下设财务部、仓储部、采购部、保管部、销售部。
组织结构图见图2.1。
图2.1组织结构图
组织结构图中，各部门的职责描述见表2.1。
表2.1组织结构职责表
部门
职责
董事会
企业单位投资与经营战略决策
总经理
管理企业单位营运事务，实现营运目标，向董事会负责
财务部
管理企业单位资金来源与资金运用，支持各部门工作。
仓储部
从事企业单位生产与服务所需物资的入库、储存、发放，实现物品仓库管理。
采购部
制定采购计划，进行供应商管理，向市场采购企业单位所需各项物资
销售部
管理企业单位的销售工作。
仓管员
发放物品和作帐
2.1.2业务流程分析
在本系统的业务流程分析中，采用的工具是业务流程图，这是一种表明系统内各单位、人员之间业务关系、作业顺序和管理信息流动的流程图，它可以帮助分析人员找出业务流程中的不合理。
业务流程图中的符号说明如下：
现在分别分析采购与仓库管理业务流程和物品仓库管理业务流程。
一、采购与仓库管理业务流程分析：
本企业单位采购与仓库业务流程重点管理物品周转，主要包括以下几步：
1、仓库管理员根据物品实存不足的情况，向采购部发出订货通知；
2、采购部组织供货，仓库管理员验货入库，采购部根据实际入库的货品情况填制进货单，仓库管理员登记进货单进账；
3、销售部门填制销售单，仓库管理员登记销售单进账，并发货给销售部门；
4、定期编制物品仓库报表，上报经理。
采购与仓库管理业务流程图,见图2.2。
图2.2采购与销售管理业务流程图
二、物品仓库管理业务流程分析：
目前，本企业单位保管业务流程重点管理保管资金流程，对物品的保管主要包括以下几步：
1、保管人员保管物品；
2、员工向保管人员提出销售请求；
3、保管人员为员工或客户填写发票；
4、保管人员将发票清单传递给员工核查；
5、员工核查发票清单无异议后，签字提交仓管员；
6、仓管员提供给员工物品。
2.2现行系统存在的主要问题
现行系统是手工运作的系统，可以支持向员工提供物品服务功能，但是，存在以下薄弱环节：
1．现行系统是手工运作的系统，人员手工作业量大，数据传递不及时，对数据的统计和计算运程中易发生差错，工作效率较低；
2．业务流程管理不够严密；
3．主要从保管收入角度向管理层提供数据，不能满足管理要求（例如不能提供的保管排行、实时发票状况统计等信息）；
4．向员工提供的发票清单手工书写，常发生字迹不清晰的问题，并且格式也不统一；
5．历史账务的查询也不方便。
现行系统的上述弱点，实质上反映企业单位在企业单位服务员工的过程中，对信息的产生、传输、加工与挖掘分析利用方面存在不足，不能满足企业管理与业务发展的要求，也对企业形象造成不利的影响。
这也正是提出新系统的直接原因。
2.3解决方案
建议采用的新系统，是一个人机系统，采用本地机结构，同时为了加强系统的适应能力，采用本地机技术，这样即使在网络中断的情况下，也可以继续管理。
也就是说，单机主要起到存储数据的作用。
新系统能够实现现行系统的功能，并且能克服现行系统的上述弱点，与现行系统相比，将有如下改善之举：
1．对发票信息的采集与记录更加细致与全面，能满足不断增长的管理需求；
2．利用计算机对数据进行加工、统计、分析，提高工作效率；
3．实现完成的信息管理流程，支持业务管理制度的完善工作；
4．提供统一格式的计算机打印单据与报表，提升企业形象；
5．重视对历史数据的存储保护、追溯、分析，为管理层对企业的经营预测与决策提供及时有效的帮助。
2.4可行性分析与抉择
当接受一个软件开发任务，就进入软件生命的第一个阶段，即进行可行性的研究。
并不是所有问题具有简单的解决办法，许多问题不能在预定的规模之内解决。
因此通过可行性的研究分析可以知道问题。
有无可行性的解决方法，进而避免人力、物力和才力的浪费。
在现行系统初步调查的基础上就可以提出新系统目标，即新系统建立后所要求达到的运行指标，这是系统开发和评价的依据。
系统目标应充分体现，直接为仓库管理系统服务，并且，程序可以分期分批实现。
但是，需要指出的是，系统目标是不可能在总体规划阶段就提得非常具体，它还将在开发过程中逐步明确和定量化。
以达到更加出色的程序系统。
可是，目标的提法不尽相同，例如：
●提高仓库管理效率，减轻劳动强度；
●提高信息处理速度和准确性；
●为仓库管理者提供更方便、科学的服务项目。
系统的目标确定后，就可以从以下几方面对能否实现新系统目标进行可行性分析：
2.4.1技术可行性
根据客户提出的系统功能、性能及实现系统的各项约束条件，根据新系统目标来衡量所需的技术是否具备，本系统是一个数据库管理和查询的系统，现有的技术以较为成熟，硬件、软件的性能要求、环境条件等各项条件良好，估计利用现有技术条件应完全可以达到该系统的功能目标。
同时，考虑给予的开发期限也较为充裕，预计系统是可以在规定期限内完成开发。
最近20年来，管理信息系统技术得到了充分的发展与完善，使得开发本系统在技术可行性成为可能，利用VB开发工具，使得本系统不存在技术上的障碍。
该系统的软件研发阶段，由我协助该企业单位管理企业单位提出需求、进行系统设计与开发，拟采用成熟的数据库技术与软件开发技术，具有技术可行性。
2.4.2经济可行性
笔者参与本系统的研发工作，主要是为了综合运用在计算机信息管理本科段自学的各科知识，通过理论与实践的结合，提高本人的专业技术知识的应用能力，所以主动免费承担本系统的软件研发工作。
估算新系统的成本效益分析，其中包括估计项目开发的成本，开发费用和今后的运行、维护费用，估计新系统将获得的效益，估算开发成本是否回高于项目预期的全部经费。
并且，分析系统开发是否会对其它产品或利润带来一定影响。
因为本系统投产后，不必增减企业单位人员的工作岗位及职工人数，故没有人力资源成本的增加与减少。
新系统（第一期）的费用与收益分析如下：
（1）一次性项目建设费用为人民币36000元。
其中：
软件研发经费：
人民币0元；
计算机设备及系统软件费：
人民币35000元；
培训费：
人民币1000元；
整个项目建设期为0.5年
（2）投产后的年发生费用预计为人民币12000元。
其中：
年运营耗材费：
人民币6000元
年折旧费（支付系统软硬件维护及更新）：
人民币6000元
（3）新系统投产后预期年经济收益人民币30000元
保管信息利用增值：
人民币20000元
工作效率提升的收益：
人民币10000元
（4）预计本系统使用寿命五年，按后年利率5%计算：
项目投资回收期=项目投资/（年收入–年支出）
=36000/（30000-12000）=2年
净现金流量=Sum（年净收入/（1+年复利息率）
）–项目投资
=（30000-12000）*（0.9524+0.9070+0.8638+0.8227+0.7835）-36000
=77929-36000=41929元
可见，本系统的投资回收期不很长，在项目运管理5年内，企业单位仍能获得超过4万元的净现金流量，本项目经济上可行。
2.4.3营运可行性
在本系统的运营阶段，使用系统的工作人员，除了需要具备在MicrosoftWindows平台上使用个人电脑的知识，并不需要特别的技术能力。
这方面的知识，在该企业单位与本项目运营相关的直接人员（包括经理层、仓储部、销售部）中已经具备。
并且在项目投产前，还会安排对操作系统的人员进行必要的培训。
系统技术维护支持工作，在初期仍将硬件供应商及本人完成。
在企业单位信息化建设及业务拓展到适当规模后，宜由企业单位雇用专业技术人员担任此项工作。
在具体实施过程中，企业单位同意建立这样的运营管理机制：
由企业单位管理层一名高级管理人员领导，仓储部与销售部具体负责本项目的运营；同时，采购部负责对系统运营过程中的计算机耗材的供应。
因此本系统营运方面可行。
综上所述，实施本系统，已具备技术可行、经济可行、营运可行的条件，所以企业单位决策层同意开发和使用本系统。
2.4.4法律可行性
新系统的研制和开发，将不会侵犯他人、集体和国家的利益，不会违反国家政策和法律。
第三章新系统逻辑方案
根据用户的需求，新系统应实现如下功能
物品发放功能：
支持物品入库、出库管理功能；
支持进货单、销售单的增加、修改、删除、查询功能；
其中，必须支持对进货单信息的加工：
进货单号、经手人、物品名称、数量、单价；
必须支持对销售单信息的加工：
销售单号、经手人、物品名称、数量、单价；
对货物物品情况的查询功能；
统计各部门在指定时间段中实际销售的物品情况。
系统维护功能：
操作人员及操作权限、供应商，业务员的设置等等。
综合统计功能：
1、物品仓库管理综合统计：
采购员进货查询、供应商供货查询、部门销售查询、物品查询、销售单查询、进货单查询；
2、物品仓库信息查询：
⑴.实时管理监控：
管理信息等实时监控；
⑵.保管分析：
保管情况，保管金额，进货情况，进货金额进行分析；
⑶.员工销售单查询：
可以查询每一档销售情况。
下面分别从数据流图、数据字典、基本加工角度对本系统要实现的功能进行详细说明。
3.1数据流图描述
数据流图是对组织中信息运动的抽象，是管理信息系统逻辑模型的主要形式。
它不涉及硬件、软件、数据结构与文件组织，是用图形语言及与此相关的注释来表示系统的逻辑功能，及所开发的系统在管理信息处理方面要做什么。
本文中数据流的中的符号解释如下：
3.1.1系统关联图说明
首先，根据对管理信息系统建设的总体要求，确定系统的外部项，即系统数据的数据来源和去处。
通过分析，掌握本系统的外部项和输入输出数据流，绘制本系统的关联系图见图3.1。
图3.1系统关联图
从系统关联图（图3.1）中可以看出：
采购部向本系统提供进货单信息（F2），并可以通过从本系统获得订货需求报告（F1）、查询进货入库信息（F3）；
销售部等部门对物品的领用（F4）信息提交本系统进行管理，也可以通过本系统查询物品销售信息（F5）；
客户填过出库单获得物品（F6）；
每日管理收市本系统生成保管分析报表（F7），有力地支持企业单位的日常营运管理；
另外，本系统支持经理对营运数据的统计分析功能（F8）。
3.1.2系统顶层数据流程图说明
本系统的顶层数据流程图见图3.2。
图3.2顶层数据流程图
在顶层数据流程图（图3）中，一共有四个主要的加工：
“P1物品进货管理”，“P2物品销售管理”、“P3库存管理”、“P4统计报表”。
P1物品进货管理：
处理各种物品入库操作。
P2物品销售管理：
处理客户信息，处理各种物品销售操作生成“分析报表”上报给企业单位经理。
P3库存管理：
基于各项数据表的数据根据进货和保管生成库存记录。
P4综合统计：
基于各项数据表的数据进行管理信息统计分析。
3.1.3物品进销管理数据流程一层图说明
物品仓库管理数据流程一层图见图3.3。
图3.3物品进货管理数据流程一层图
图3.3中主要有三个加工：
P1.1入库处理，P1.2需求管理
入库处理：
主要形成“D1.1库存操作记录”在具体处理的实现中，都包括新增、查询、修改、等处理过程。
“D1.2库存代码”“D1.2入库基础数据”为P1.1入库处理提供数据。
需求管理：
是根据系统设置的订货点，与物品库存量进行对照，形成缺货数据；仓库管理员根据缺货数据，编制“订货需求报告”给采购部。
图3.4物品销售管理数据流程一层图
图3.4中主要有三个加工：
P2.1出库处理，P2.2销售管理
出库处理：
主要形成“D2.1出库操作记录”在具体处理的实现中，都包括新增、查询、修改、等处理过程。
“D2.2库存代码”“D2.2入库基础数据”为P2.1出库处理提供数据。
销售管理：
是接受员工的销售信息；仓管员根据销售信息开出发票。
3.1.4物品库存管理数据流程一层图说明
物品库存管理数据流程一层图见图3.5。
图3.45物品库存管理数据流程一层图
从图3.4可以看出，将进货和销售记录经过合计形成库存记录。
3.1.5综合统计数据流程一层图说明
综合统计数据流程一层图见图3.6。
图3.6综合统计数据流程一层图
图3.5中，将顶层图3.2中“P4综合统计”分解为“P4.1进货统计”、“P4.2保管统计”“P4.3库存统计”两个加工，分别基于各项数据表的数据进行管理信息统计分析。
3.1.6数据流程图二层图说明
二层图较多，因篇幅限制，下面“P2.1销售信息”二层数据流程图为例加以介绍，详见图3.7。
图3.7保管信息录入数据流程二层图
3.2数据字典描述
建立数据字典是为了对数据流程图上各个元素做出详细定义和说明。
数据流程图配以数据字典，就可以从图形和文字两个方面对系统的逻辑模型进行描述，从而形成一个完整的说明，为以后系统设计的进行提供必要的详细信息。
对数据流图中所有的数据流都要加以说明，现在以“F7.2进货单”为例进行说明，见表3.1。
对数据流图中所有的数据元素都要加以说明，现在以“进货单编号”为例进行说明，见表3.2。
对数据流图中所有的数据存储都要加以说明，现在以“D2.1入库操作记录”为例进行说明，见表3.3。
对数据流图中所有的外部项都要加以说明，现在以顶层图中“E04客户”为例进行说明，见表3.4。
对数据流图中所有的数据加工都要加以说明，现在以顶层图中“P1物品仓库管理”、“P2物品仓库服务管理”和“P3综合统计”为例进行说明，见表3.5，表3.6和表3.7。
表3.1 数据流---进货单
数据流
系统名：
仓库管理系统 编号：
F2
条目名：
进货单 别名：
来源：
采购部
去向：
入库处理
数据流结构：
编号
进货日期
库存号
单价
数量
供应商
简要说明:
进货单记录物品每次入库情况。
修改记录
编写
日期
2005年10月12日
审核
日期
2005年10月12日
表3.2 数据元素---进货单编号
数据元素
系统名：
仓库管理信息系统 编号：
E2.1
条目名：
进货单编号 别名：
属于数据流：
F2
存储处：
D2.1
数据元素值：
取值范围含义：
代码类型：
字符 第1至8位为年月日
长度：
12位 第9至12位为序列号
简要说明：
进货单编号是进货单的识别符，每个进货单都有且仅有一个进货单编号
修改记录
编写
日期
2005年10月12日
审核
日期
2005年10月12日
表3.3 数据存储---入库操作记录
数据存储
系统名：
仓库管理信息系统 编号：
D2.1
条目名：
入库操作记录 别名：
存储组织：
每次入库一次就有一张进货单，按编号顺序排列
记录数：
只记录入库记录，记录数不限，存储上限由磁盘可用空间控制。
主关键字：
编号
记录组成：
项目：
编号+进货日期+库存号+单价+数量+供应商
近似长度（字节）：
12+8+8+4+8+50=42
简要说明：
修改记录
编写
日期
2005年10月12日
审核
日期
2005年10月12日
表3.4 外部项---顾客
外部项
系统名：
仓库管理信息系统 编号：
E04
条目名：
顾客 别名：
输入：
F6顾客求购
具体包括：
F6.1销售信息
F6.2员工信息
输出：
F7发票
主要特征：
记录顾客信息;
员工：
编号+姓名+电话+地址
简要说明：
修改记录
编写
日期
2005年10月12日
审核
日期
2005年10月12日
表3.5 数据加工---物品进货管理
数据加工
系统名：
仓库管理信息系统 编号：
P1
条目名：
物品进货管理 别名：
输入：
F2进货单
D1.2库存代码
D1.3入库基础数据
输出：
F3入库查询信息
D1.1进货记录
处理逻辑：
1．根据采购部提供的进货单进行入库处理，形成入库操作记录，更新物品库存量及成本单价。
2．根据需要，提供出入库操作的查询信息。
简要说明：
“物品仓库管理”加工，可以基本满足仓库管理员的日常工作需要。
修改记录
编写
日期
2005年10月12日
审核
日期
2005年10月12日
表3.6 数据加工---物品销售管理
数据加工
系统名：
仓库管理信息系统 编号：
P2
条目名：
物品仓库服务管理 别名：
输入：
F4出库单息
D4出库管理基础数据
输出：
F7发票
F5出库查询
F8出库分析报表
D4出库管理基础数据
处理逻辑：
1．根据客户提供的销售信息，进行保管数据录入，更新基础数据。
2．交易成功时，根据信息，开票并记录明细账，更新基础数据。
4．保管分析处理，将保管明细账生成报表给经理。
简要说明：
“物品仓库服务管理”加工，可以基本满足物品仓库员的日常工作需要。
修改记录
编写
日期
2005年10月12日
审核
日期
2005年10月12日
表3.7 数据加工---库存统计
数据加工
系统名：
仓库管理信息系统 编号：
P3
条目名：
库存统计 别名：
输入：
D1进货记录
D3销售记录
输出：
D3库存记录
F11综合统计报表
处理逻辑：
1．根据D1查询生成进货统计；
2．根据D2查询生成出库统计；；
3．根据D3，查询生成物品库存量报表
简要说明：
“综合统计”加工，根据各项数据表的数据进行管理信息统计分析，提供相应报表，满足经理对管理信息的需要。
修改记录
编写
日期
2005年10月12日
审核
日期
2005年10月12日
3.3基本加工的简要说明
限于篇幅，在本文中，没有收录全部基本加工的说明，下面以“P2.1出库信息录入”的各个基本加工（一共有2个）为例进行说明。
P2.1.1开票：
BEGIN
提交“物品库存编号”请求给系统。
系统显示目前所有的物品库存编号;
选择其中所有“库存编号”其中的一个，输入出库单号;输入其他相关信息
提交给系统;
IF“出库单号”重复
提示“出库单号重复，请重新录入”信息;
操作员确认后，返回BEGIN;
ELSE
更新“出库记录表”;
操作员确认后，结束本加工;
ENDIF
END
P2.1.2员工信息录入：
BEGIN
输入员工相关信息
提交给系统;
系统为员工自动编号;
更新“员工信息表”;
操作员确认后，结束本加工;
END
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