租赁业务标准流程手册doc.docx

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租赁业务标准流程手册

按照集团公司工作流程标准化的要求，为了规范集团商业物业的租赁经营业务，提高租赁经营管理质量，保证商业物业的稳健经营，特制定《租赁业务标准流程手册》。

该手册详尽阐述了各租赁环节的业务流程及工作要求，适用于我司从事商业物业招商的全体人员。

现特下发各地区公司，希遵照执行。

一、招商筹备在正式招商前营销部须严格按照时间节点进行招商前的筹备工作，具体如下：

1、营销部须在正式招商前4个月对商业项目进行市场调研、定位规划、制定招商策略，并形成招商运营报告。

2、在正式招商前4个月制定租赁中心布置方案。

3、在正式招商前2个月须制定招商宣传推广方案。

4、在正式招商前2个月制定商业物业的招商前工作计划。

5、在正式招商前2个月制定商业项目招商培训手册及招商现场管理制度。

6、在正式招商前1个月制定商业物业的租赁定价。

7、在正式招商前15天将项目资料录入明源租赁信息管理系统。

8、上述工作具体参照商业中心下发的相关管理办法（如租赁定价管理办法、租赁信息系统管理办法）或范本（如商业物业运营方案范本）进行。

二、物业交接

商业物业工程完工后，须按照以下要求完成物业的交接：

1、首先应明确商业建设工程的交楼标准：

各项工程全面完工，在合同约定的交楼时间前完成相关验收并取得以下验收合格证书或意见书（根据当地文件要求需要）：

建设工程规划验收合格证、质量监督意见书、人防验收备案表、消防验收意见书、环保验收意见书、建设工程竣工验收备案表、交楼许可证。

2、在物业交接前2个月，向总工室取得经盖章确认的交楼装修标准。

3、在物业交接前1个月，向总工室取得商业物业的规划报建图或竣工图。

4、在物业交接前1个月，向开发部取得《国有土地使用证》、《建设工程规划许可证》、《预售证》、《建设工程规划验收合格证》等证件。

5、在物业交接前15天，向预决算部取得该期楼宇商业部分的成本预（决）算及面积测算表。

6、在物业交接前15天，向财务部明确商业物业是否设抵押，如有则需取得相关业务银行同意出租的承诺函。

7、在物业交接前7天，向工程部取得该期楼宇的《消防验收合格证》、《单位（子单位）工程质量验收意见》等相关证书复印件。

8、营销部必须在商业物业实际交接前5天内根据总工室、预决算部、开发部、工程部提供的相关资料内建立该期楼宇商业物业台帐并进行分类。

9、营销部根据交楼装修标准进行楼宇的验收。

10、工程部须在该期楼宇交楼前3天内，将已经由物业公司分户验收合格的商业物业移交营销部，由营销部将钥匙移交物业公司保管。

三、租赁洽谈

（一）租赁洽谈前的准备租赁洽谈前，我方需准备的资料：

租赁定价文件、测绘成果报告书或面积预测报告书、权属证明相关文件、商铺平面图、物业交付标准、物业管理收费标准。

（二）租赁洽谈

1、主力商家定向招商步骤一：

收集商家基本信息，通过各种渠道取得商家拓展人员联系方式。

步骤二：

以邀请函形式将我司概况、项目情况发至商家。

步骤三：

得到商家初步意向后安排洽谈，洽谈前确定谈判思路（了解商家拓展需求，与我项目匹配度，基本租赁条件）。

步骤四：

租赁洽谈（可以会议纪要形式记录）。

步骤五：

分析、汇总商家拓展需求、场地要求及租赁条件，归纳总结下阶段谈判策略。

步骤六：

在洽谈租赁条件的同时，会同设计院、总工室及开发部等落实商家的硬件要求、办证要求。

步骤七：

双方达成租赁意向，签订租赁合同。

2、零散商铺非定向招商步骤一：

发布招商宣传信息，客户来电或来访。

步骤二：

项目介绍（招商亮点、优惠措施），探知客户招商信息获知途径。

步骤三：

了解客户需求（经营用途、意向租赁面积），刺探客户意向租金。

步骤四：

确定租赁意向，按流程签署租赁合同；若暂无明确意向，则了解原因，继续追踪，再次回访。

（三）工作要求

1、向总工室、开发部等落实商家的硬件要求、办证要求时可向相关单位发放联系函，列明需要对方答复的内容或提交的资料等。

2、租赁洽谈前要向物业管理公司取得盖章确认的商铺物业管理收费标准；向总工室取得物业交付标准。

3、根据商家需求，向总工室确认场地条件；对于特殊行业需要向开发部确认办证要求。

四、租赁合同立项

（一）进行合同立项的前提条件

符合下属情况之一的，均须进行合同立项：

1、合同金额300万元以上（不含

300万元）；2、未进行租赁定价；3、不符合租赁定价条件。

（二）审批流程

营销部立项报告营销部主管领导审核地区公司董事长审批集团商

业中心审核投资者关系部主管领导审批商业中心主管领导审批集团

董事局主席审批

（三）工作要求

1、租赁合同立项报告须提交以下资料：

《文件呈批表》、关于xx（楼盘）引入xx（商家）的请示、xx（商家）租赁意向书、商铺平面图。

2、《文件呈批表》的“立项部门意见”中需列明物业的规划用途、主要的租赁条件（如租金、租赁期限、免租期、递增率等）。

3、立项审批未通过的，不得与商家签订租赁合同。

五、租赁合同签署

（一）合同签署的前期准备

1、出租方需提交的资料

（1）一般情况下，为了方便租户办理租赁备案、工商登记或消防、卫生许可证，我司需提供的资料大体如下：

权属证明文件、测绘成果报告书、出租方营业执照、组织机构代码证、法人身份证、法人委托书、委托人身份证、一次消防验收合格证、环境评估报告、租金收款单位银行帐号等。

（2）如商业项目出租时仍未确权，则承租方有可能还需我方提供以下材料：

《国有土地使用权证》、《建设工程规划许可证》、《建设工程规划验收合格证》、《竣工验收质量认定书》、面积预测报告书。

（3）如商业项目出租时已设抵押，须向财务部明确抵押状况并取得业务银行同意出租的承诺函。

2、承租方需提交的资料承租方为个人的，需提交本人身份证或护照；承租方为公司的，需提交公司营业执照、组织机构代码证、法人身份证。

3、资料提供的相关要求

（1）在合同签署过程中，如承租方要求我司提供相关证明文件作为合同附件的，则需向相关部门取得完整的证明文件。

（2）在租户经营过程中，如租户要求我司提供证明文件的，则需租户提交书面申请，经部门负责人同意后方能提供。

未按流程办理相关手续，擅自随意提供公司相关材料者，按失职问责处理。

（二）租赁合同签署

1、工作流程步骤一：

意向承租方确认租赁条件，招商人员填写租赁合同内容。

步骤二：

打印租赁合同，承租方签名或盖章。

步骤三：

招商人员填写交款核对单，承租方缴付租赁保证金及首月租金。

步骤四：

招商人员取得承租方资料（身份证等）。

步骤五：

将主合同、补充协议、承租方资料、商铺平面图备齐后交第三人审核，审核无误装订合同。

步骤六：

租赁合同审核报批。

2、工作要求

（1）与客户签订租赁合同时，须认真书写并仔细审核合同条款，按公司规定向客户阐述，禁止不负责任地对合同、补充协议或其他附件进行任意解释或承诺。

（2）承租方通讯地址必填；图纸中标示的租赁范围须由承租方签名或盖章。

（3）租赁合同正式报批前，为提高准确率，防止错漏，租赁合同实行第三人审核制。

（三）租赁合同审核报批

1、审批流程

（1）合同金额300万元以下（含300万元）:

营销部主管领导审核合同管理部审核地区公司董事长审批

（2）合同金额300万元以上:

营销部主管领导审核合同管理部审核地区公司董事长审批集团商业中心审核商业中心主管领导审批集团法律事务中心审核集团董事局主席审批

2、工作要求

（1）合同审批表“立项部门意见”需写明商铺号、位置、建筑面积、规划用途、洽谈月租金、租金单价。

如有文件定价的还需写明文件定价，以及租赁期限、免租期、递增率等租赁条件。

（2）合同一式五份，每份需附上承租方身份证或营业执照、组织机构代码证等，以及由承租方签名或盖章的平面图。

六、租赁合同备案

（一）办理租赁备案的前期准备

1、出租方需提交的资料：

权属证明文件、出租方营业执照、组织机构代码证、法人身份证、法人委托书、委托人身份证。

2、承租方需提交的资料：

承租方是个人的，提供本人身份证或护照（需中文翻译版）；承租方是公司的，提供公司营业执照、组织机构代码证、法人身份证。

（二）租赁备案工作流程步骤一：

请款（租赁备案税费）及备齐资料后与承租方共同前往租赁备案处。

步骤二：

与政府相关人员接洽，若未达到其要求的需补齐相关手续。

步骤三：

将盖租赁备案章的四份合同交承租方两份，我方自留两份（一份租赁备案所留）。

步骤四：

合同归档（一份移交档案室，一份移交财务部，自留复印件）。

步骤五：

办理财务报销手续。

（三）工作要求

1、根据当地租赁备案所的要求缴纳租赁备案税费，备案人员可提前向财务部请款，事后与财务部核销。

2、在合同租赁备案过程中，需根据当地政府的规定，提供相应证明文件。

要与当地租赁备案所保持良好的关系，争取开通“绿色通道”，确保租赁备案工作顺利开展。

七、商铺交付租赁合同签订后，我司须按照合同约定的时间办理交铺手续，具体如下：

（一）工作流程步骤一：

发送《准予收铺通知书》至承租方及物业管理处。

步骤二：

陪同承租方前往物业管理处办理收铺手续，承租方领取钥匙正式收铺。

步骤三：

租户准备装修方案给物业公司审核，商家进场装修。

（二）工作要求1、招商人员填写《准予收铺通知书》，并按租赁合同约定时间通知承租方办理收铺手续。

（1）若承租方是个人的，则需本人领取《准予收铺通知书》。

若别人代为领取的，则需提供承租方书面委托证明。

（2）若承租方是公司的，则需由公司法人代表领取。

若别人代为领取的，则需提供法人代表书面委托证明。

2、招商人员发送《准予收铺通知书》至物业管理处。

3、《准予收铺通知书》的承租方、物业管理处签收记录均需归档以备查阅。

4、招商人员需陪同租户前往物业管理处办理收铺手续，做好与物业的对接工作。

（1）承租方了解物业管理费、装修押金、水电周转金、装修工人办证费、垃圾处理费等相关费用的收取标准。

（2）承租方签署《物业服务协议》，并与物业管理处办理钥匙领取等进场手续。

八、租赁合同变更在租赁合同履行过程中，可能出现租赁合同变更的情况主要有：

承租方变更、经营用途变更、租赁条件变更、承租方中途退租、带租约出售等，具体如下：

（一）承租方变更

1、个人变更为公司（原承租方为该公司的法人代表）

（1）工作流程步骤一：

原承租方提出书面申请，并说明理由。

步骤二：

签订《更名补充协议》。

步骤三：

变更保证金单收据。

步骤四：

按租赁备案流程办理变更手续。

步骤五：

通知物业管理处，并将盖章的新合同报财务部、档案室留档。

（2）工作要求

1要求核对该公司的营业执照原件（复印件留档），且查看该公司法人是否为原承租方，公司地址是否为所承租商铺的地址。

若公司法人、公司地址与承租方、商铺的地址完全相符，则签订《更名补充协议》。

2《更名补充协议》可直接由合同管理部及档案室盖章生效。

3收回原保证金单并变更承租方名称。

4《更名补充协议》一式五份，作为合同附件，交财务部、合同管理部，档案室归档。

5按照租赁备案流程办理变更手续。

2、其他情况

（1）工作流程

租户不得以出租方名义再出租给任何第三方。

一旦发现原租户转租，则须立即告知租户：

在未经我司许可的情况下自行转租，则属严重违约行为，我方可单方解除合同并没收保证金，收回商铺。

如介绍新租户承租，原租户已缴足租金，不拖欠任何应交费用，则我司可全额退回保证金。

具体操作流程如下：

步骤一：

原承租方提出提前终止租赁合同的书面申请。

步骤二：

原承租方介绍新租户前往我司签署租赁合同，新租户缴足租赁保证金。

按照一般报批流程报批租赁合同。

与原承租方终止原租赁合同

步骤三：

新租赁合同盖章生效；同时向合同管理部、财务部、档案室、物业管理处发出《关于xx合同终止的函》。

步骤四：

按租赁备案流程办理变更手续。

步骤五：

通知物业管理处，并将盖章的新合同报财务部、档案室留档。

步骤六：

办理退保证金手续。

（2）工作要求

1租户不得以出租方名义再出租给任何第三方。

如个人变更为新个人或个人变更为公司（原承租方非该公司的法人代表），则一律不得变更。

2原承租方提前终止租赁合同本不应退还租赁保证金，但考虑到其介绍了新租户，同时也确保了我司利益，为了更好地规避转租行为，特给予原承租方全额退回保证金的优惠。

3新租户的租赁条件至少不能低于原租赁条件，否则不予办理。

4若承租方继续私下转租的，则发送正式告知函。

若仍一意转租，由合同管

理部采取法律途径进行处理。

5原租户办理完毕退铺手续并在已缴足租金，不拖欠任何应交费用的前提下方可享受全额退回保证金的优惠。

（二）经营用途变更我司原则上同意承租方变更经营用途，但变更后的经营用途必须符合权属证明书的要求，同时现有物业基础设施硬件条件必须能满足新经营用途的要求。

1、工作流程步骤一：

承租方提出变更经营用途的书面申请。

步骤二：

招商人员侧面调查商家实情，了解是否发生转租现象。

步骤三：

了解新经营用途是否符合权属要求，硬件水平能否满足。

步骤四：

营销部提出变更申请，报营销部主管领导审批。

步骤五：

将审批资料留档保存。

2、工作要求

（1）如新经营用途无法满足权属的要求或硬件水平无法满足新经营用途，则不予办理变更。

（2）变更经营用途不给予任何免租期优惠。

（三）租赁条件变更（我司租赁政策调整）租赁条件变更仅指在租赁合同履行期间，我司根据实际情况，对租赁条件作出的适当调整（如赠送租金或管理费等）。

1、工作流程

营销部提出申请营销部主管领导审核地区公司董事长审批集团商业中心审核商业中心主管领导审批集团董事局主席审批通知财务部，将审批资料留档保存告知承租方

2、工作要求

（1）营销部可根据商家经营情况，对租赁条件作出适当调整。

（2）关于租赁条件调整的申请须经集团董事局主席审批后方能执行。

（四）承租方中途退租承租方由于自身原因，在租赁期限内提前退租，导致租赁合同无法继续履行。

1、工作流程步骤一：

原承租方提出提前终止租赁合同的书面申请，并上交租赁保证金收据。

步骤二：

通知物业管理处清查欠费并核对租金缴纳情况。

步骤三：

按租赁备案流程办理注销手续。

步骤四：

向合同管理部、财务部、档案室、物业管理处发出《关于xx合同终止的函》，商铺重新放租。

2、工作要求

（1）承租方提前终止租赁合同的书面申请中必须提及“租赁保证金xx元不予退还”内容，同时上交租赁保证金收据。

（2）前往租赁备案处办理注销手续。

（五）承租方逃逸承租方由于自身原因，在未到租赁期限，不告知出租方自行逃逸且不办理合同解除手续的情形。

1、工作流程步骤一：

发现承租方逃逸后立刻通知物业管理处清查欠费并核对租金缴纳情况。

步骤二：

与物业管理处、合同管理部共同清查铺内物品。

步骤三：

没收租赁保证金，向原承租方发出《关于xx合同终止的函》。

步骤四：

根据法律程序处理铺内物品；对于造成我司额外损失的，由合同管理部采取法律途径进行处理。

步骤五：

按租赁备案流程办理注销手续。

步骤六：

向合同管理部、财务部、档案室、物业管理处发出《关于xx合同终止的函》，商铺重新放租。

2、工作要求

（1）一旦发现承租方提前退租逃逸事件，应立即通知物业管理处，并清查原承租方有无欠费情况。

（2）会同物业管理处、合同管理部共同清查铺内物品，根据法律程序处理铺内物品；对于造成我司额外损失的，由合同管理部采取法律途径进行处理。

（3）前往租赁备案处办理合同注销手续。

六）带租约发售

商业物业带租约发售的，须按以下要求办理合同变更手续：

1、工作流程步骤一：

商铺发售前书面通知承租方。

步骤二：

营销部部须将租赁情况告知买受人。

步骤三：

在商铺交付日期当天办理合同变更手续（承租方上交保证金收据，我司退还承租方保证金，并由承租方交保证金给买受人；若有预收租金的，需退还买受人）。

步骤四：

前往租赁备案处办理注销手续。

步骤五：

向合同管理部、财务部、档案室、物业管理处发出《关于xx合同终止的函》。

2、工作要求

（1）租赁期间转让房屋时，须提前书面通知承租方。

承租方在同等条件下享有优先购买权（通知书中须规定乙方接受或放弃优先购买权的期限）。

（2）在商铺交付日期当天办理合同变更手续。

从该日起，我司与原承租方的租赁关系终止。

（3）承租方上交保证金收据，我司退还承租方租赁保证金；以买受人办理完收楼手续的时间为准，计算应转让给买受人的租金，填写《资金审批表》报公司领导审批后由财务部负责结算工作。

（4）前往租赁备案处办理注销手续。

九、租赁合同续约及终止租赁合同到期，可能出现承租方续租或承租方不续租原租赁合同终止，收回商铺两种情况。

（一）承租方续约

1、工作流程

步骤一：

合同到期前90天，询问租户是否有续租意向。

步骤二：

承租方表示续租意向，双方重新洽谈租赁条件。

步骤三：

按照一般签约流程重新签署并报批租赁合同。

步骤四：

承租方须补齐保证金差额。

步骤五：

按租赁备案流程进行租赁备案。

步骤六：

通知物业管理处，并将盖章的新合同报财务部、档案室留档。

2、工作要求

（1）在同等租赁条件下，原租户享有优先续租权。

（2）承租方按最新租赁条件续约。

（3）签约及报批流程按照一般签约及报批流程进行。

（4）续约不再给予免租期。

（5）承租方须补齐因租金上升产生的保证金差额。

（6）我方发出收铺通知书后，需立刻书面通知物业管理处。

（二）承租方无意续约，合同终止

1、工作流程

步骤一：

合同到期前90天，询问租户是否有续租意向，承租方表示无续租意向。

步骤二：

通知物业公司在合同到期日前30天内不定期对物业使用状况进行检查。

步骤三：

在合同到期日前3天内会同财务部、物业公司核查承租人是否已交齐租金、管理费、水、电、煤气等费用。

步骤四：

营销部于验收日会同物业管理处、承租方办理交接验收手续。

步骤五：

若承租方无违约情况，则双方前往办理注销手续，营销部向合同管理部、财务部、档案室、物业管理处发出《关于xx合同终止的函》，并办理退还保证金手续；若承租方有违约情况，则由营销部向合同管理部、财务部、档案室、物业管理处发出《关于xx合同终止的函》，没收承租方租赁保证金，对于造成我司额外损失的，由合同管理部采取法律途径进行处理。

2、工作要求

（1）营销部在租约到期前15天督促承租方如期搬迁。

（2）验收日为合同终止之日。

如承租方拖延交铺，则我司按租赁合同约定收取延期费用。

（3）营销部对租金缴付情况进行核查；物业管理处对物业管理费、水、电、煤气等费用的缴付情况进行核查。

双方应按合同的约定验收无误。

（4）营销部、物业管理处、承租方三方在验收表上签名，由物业管理处收回钥匙。

（5）向合同管理部、财务部、档案室、物业管理处发出《关于xx合同终止的

函》。

（6）承租方在所有租金、物业管理费等相关费用结清后，我司方可退还租赁保证金。

7）承租方搬离时，须通知物业管理处现场监督。

须恢复商铺原状的，要监督落实，否则不予退还租赁保证金。

（8）退保证金时，原租户必须提交保证金单收据至我司；若租户遗失保证金单收据，则需登报公示后方行办理。

（9）对于严重违约的（如未缴纳租金），没收承租方租赁保证金，对于造成我司额外损失的，由合同管理部采取法律途径进行处理。