集团文件管理制度WORD9页.docx

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集团文件管理制度WORD9页

文件管理制度

文件编号

ZD/ZD-XZ-05

版次/修订状态

C/2

生效日期

一、目的

为规范公司文件管理，增进文件处理品质，提高办公效率，特制订本管理制度。

二、适用范围

（一）适用于中东集团与外界往来或集团内部往来的文件、函、电、图纸、资料等；

（二）适用于公文的起草、审核、审批等办理过程的一系列相互关联、衔接有序的工作。

公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

公文处理必须严格执行集团保密制度及其他管理制度的规定，确保集团机密的安全，公文的法定效力；

（三）集团总裁办公室和各经营单位行政部门是集团公文处理的管理机构，主管集团和各经营单位的公文处理工作并指导本单位其他部门做好公文处理工作。

集团各职能部门及各经营单位应当配备专（兼）职人员负责公文处理工作；

（四）制度流程相关管理规定，详见集团人力资源部起草的《制度流程管理制度》。

三、管理原则

1、行文规则

（1）在颁布制度、流程、工作标准，提出工作要求、提交方案、提报工作请示，

组织架构调整或人事任免时，以及其他需要作为依据、备查的工作

沟通行为应该行文。

行文要注重效用。

（2）行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

（3）集团各职能部门依据部门职权可以互相行文和向各经营单位的相关业务部门行文。

除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向各经营单位正式行文。

（4）属于集团职能部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。

联合行文应当明确主办部门。

须经集团审批的事项，经集团同意也可以由部门行文，文中应当注明经集团同意。

（5）属于各职能部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。

（6）集团职能部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向各经营单位行文。

如擅自行文，集团应当责令纠正或撤销。

（7）“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。

“报告”不得夹带请示事项。

（8）除集团领导直接交办的事项外，不得以部门或单位名义向集团领导报送公文。

2、公文审批：

（1）向集团以外单位发文，由总裁或董事长审批。

集团对所属各单位或部门发文，

由总裁或主管副总裁审批。

（2）以各经营单位的名义制发的上行文，由首席经营者或者主持工作的负责人签发。

（3）公文正式印制前，总裁办公室或各经营单位行政部门应当进行复核，重点是：

是否需要行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

（4）经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。

3、公文管理权限

（1）总裁办公室统一负责集团本部来文的接收、分发、督办、归档事宜；各职能部门按职责权限进行处理；

（2）总裁办公室负责集团本部向外发文的审稿、编号、用印、档案等管理，各职能部门负责起草与校对工作；

（3）各经营单位负责本单位的公文管理，并向总裁办公室统一报送需要集团审批或备案的文件；

（4）总裁办公室负责各经营单位对外发文的监督管理工作。

四、收文办理

（一）基本原则：

1、收文办理指对收到的公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、

承办、催办等程序；

2、集团总裁办公室负责统一接收、审核各经营单位上报的需要办理的公文。

审核的重点是：

是否符合行文规则；内容是否符合集团规章制度及其他有关规定；文种使用、公文格式是否规范。

对不符合本办法规定的公文，可以退呈报单位并说明理由；

3、各经营单位收到集团下发或交办的公文，由行政部门提出拟办意见，送负责人批示后办理。

（二）分发

1、凡公文由总裁办公室附上“文件处理单”，阅签后根据文件内容，分交承办部门阅办；涉及几个部门共同办理的文件，签发的第一个部门为主办部门，紧急公文，应当明确办理时限，正常公文按照相应规定的时限处理完毕；

2、为加速文件阅办，总裁办公室应在当天将文件送交承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）。

（三）承办

1、承办部门收到交办的公文后应当及时办理，提出拟办意见，不得延误、推诿。

紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。

对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回集团总裁办并说明理由。

阅批文件一般不得超过两天。

如有领导“批示”、“拟办意见”总裁办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理；

2、公文办理过程中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部

门协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，主办部门可以列明各方观点，提出建设性意见，报请上级协调或裁定；

3、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，有密级的文件不得带离公司，也

不得转借他人阅看。

尚未传达的文件内容不得向外泄露。

　阅批后的文件迅速移交总裁办公室；

4、总裁办公室对文件负有催办、检查、督促的责任，承办部门接到文件、函电

应立即指定专人办理，不得压放。

如需备查，应按照有关保密规定，经总裁办公室同意后，方可复印或摘抄，原件及时归还；

5、审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，没有意见的要签署同意、姓名、审阅时间；

6、承办部门拟定的意见经主管领导审批同意后，应起草公文书面通知发文单位。

对于不重要的事项可以电话通知或以邮件形式告之。

对与其他部门一起协办的事项，在回复的意见中要包括其他部门的意见，并经共同的上级同意后方可发文；

7、送负责人批示或者交有关部门办理的公文，总裁办公室或各经营单位行政部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

五、发文办理

（一）发文办理

1、发文办理指发出公文的办理过程，包括拟稿、登记、编号、审核、签发、盖章、发出等程序；

2、发文单位应依据国家的方针、政策和法令、上级指示或工作实际需要草拟文件初稿。

文稿必须从公司角度出发，观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点正确，无错别字句现象；

3、文稿拟就后，拟稿人应填写《文件发布审批单》。

需会签的文稿，交由会签部门会签后，打印清样，交总裁办公室审核；

4、总裁办公室根据上级有关指示精神或公司有关规定，对文稿进行审查，登记编号，按权限呈送相关领导审定签发。

（二）公文序号：

公文实行分类编号，按红头文件、便函、会议纪要三种单独编流水号。

1、红头文件编号规则

（1）集团公文：

吉中字〔年〕编号。

（2）职能部门公文：

吉中（部门首字）字〔年〕编号。

例如：

计划

财务部

经营

管理部

人力

资源部

总裁办公室

法务审计部

网络信息部

证券投资部

拓展部

采购管理部

吉中计字〔年〕编号

吉中经字〔年〕编号

吉中人字〔年〕编号

吉中总字〔年〕编号

吉中法字〔年〕编号

吉中网字〔年〕编号

吉中证字〔年〕编号

吉中拓字〔年〕编号

吉中采字〔年〕编号

（3）经营单位公文：

吉中（单位首字）字〔年〕编号。

例如：

新天地购物公园

金融公司

新生活购物乐园

瑞家家具广场

医药公司

中东大市场

房地产

吉中新字〔年〕编号

吉中金字〔年〕编号

吉中生字〔年〕编号

吉中瑞字〔年〕编号

吉中医字〔年〕编号

吉中大字〔年〕编号

吉中房字〔年〕编号

2.便函

（1）集团级：

吉中函字〔年〕编号；

（2）各职能部门便函：

吉中（部门首字）函字〔年〕编号

计划

财务部

经营

管理部

人力

资源部

总裁办公室

法务审计部

网络信息部

证券投资部

拓展部

采购管理部

吉中计函字〔年〕编号

吉中经函字〔年〕编号

吉中人函字〔年〕编号

吉中总函字〔年〕编号

吉中法函字〔年〕编号

吉中网函字〔年〕编号

吉中证函字〔年〕编号

吉中拓函字〔年〕编号

吉中采函字〔年〕编号

（3）各经营单位便函：

吉中（单位首字）函字〔年〕编号。

例如：

新天地购物公园

金融公司

新生活购物乐园

瑞家家具广场

医药公司

中东大市场

房地产

吉中新函字〔年〕编号

吉中金函字〔年〕编号

吉中生函字〔年〕编号

吉中瑞函字〔年〕编号

吉中医函字〔年〕编号

吉中大函字〔年〕编号

吉中房函字〔年〕编号

3、会议纪要：

（1）集团级：

吉中会〔年〕编号

（2）各职能部门会议纪要：

吉中（部门首字）会〔年〕编号。

例如：

计划

财务部

经营

管理部

人力

资源部

总裁办公室

法务审计部

网络信息部

证券投资部

拓展部

采购管理部

吉中计会〔年〕编号

吉中经会〔年〕编号

吉中人会〔年〕编号

吉中总会〔年〕编号

吉中法会〔年〕编号

吉中网会〔年〕编号

吉中证会〔年〕编号

吉中拓会〔年〕编号

吉中采会〔年〕编号

（3）各经营单位会议纪要：

吉中（单位首字）会〔年〕编号。

例如：

新天地购物公园

金融公司

新生活购物乐园

瑞家家具广场

医药公司

中东大市场

房地产

吉中新会〔年〕编号

吉中金会〔年〕编号

吉中生会〔年〕编号

吉中瑞会〔年〕编号

吉中医会〔年〕编号

吉中大会〔年〕编号

吉中房会〔年〕编号

（三）内部公文标准格式共分三种，红头文件、便函、会议纪要。

1、红头文件主要用于

（1）政府性文件、商业性文件、法律文书性文件；

（2）发布规章制度、流程与工作方案；

（3）机构变更或人事任免；

（4）有关奖惩决定或通报；

（5）经营管理重大事项的审批；

（6）其它规范性文件。

2、便函主要用于

（1）具体事项或工作的请示、报告或批复；

（2）需要其他单位配合事宜或提供信息的事项；

（3）各单位之间的经常性业务往来函件。

3、会议纪要主要用于

（1）定期工作例会信息；

（2）专项工作需要其它部门落实、周知的事宜。

4、以下不属于文件或便函，不需报总裁办，可直接报送相关职能部门。

（1）每月的固定报表，如财务、人力、资产等报表；

（2）通过固定表单格式可以完成审批或备案的工作内容；

（3）报销单据、验收单据、请购单据等可以通过表单流转完成的。

六、公文写作

（一）公文标题

应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。

如使用标准制式的“红头文件”发文机关名称可以省略。

公文标题中除规章制度名称加书名号外，一般不用标点符号。

基本格式为：

（发文机关名称）关于（主题内容）的（文种）

（二）公文文种

公文文种的使用应当根据行文目的、发文的职权和与主送单位的行文关系确定。

集团公文种类主要有：

命令（令）、决定、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等12种。

其主要适用范围如下：

1、命令（令）：

适用于宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。

2、决定：

适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销集团各部门和经营单位不适当的决定事项。

3、通告：

适用于公布集团各有关方面应当遵守或者周知的事项。

4、通知：

适用于批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

5、通报：

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

6、议案：

适用于集团各部门和各经营单位按各自职责范围，就有关方面的工作方案或建议提请集团审议的事项。

7、报告：

适用于向上级单位汇报工作，反映情况，按照投资管理权限向上级备案的工作，答复上级单位的询问。

8、请示：

适用于各部门和各经营单位向集团请求指示、批准。

9、批复：

适用于集团答复各部门和各经营单位请示事项。

10、意见：

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

11、函：

适用于不相隶属的部门或经营单位之间相互商洽工作、询问和答复问题,

请求批准和答复审批事项。

12、会议纪要：

适用于记载、传达会议情况和议定事项，使用专用的格式文件。

（三）主送、抄送单位：

主送单位指按照集团内部的组织架构设置及职责范围，送交对公文主要内容有受理职责的经营单位或集团的各职能部门。

抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位或部门、或董事会、监事会。

1、应当使用全称或者规范化简称、统称。

2、各部门或各经营单位报给集团的公文，主送单位名称应称“集团公司”或“集

团”，不能写成“集团领导”或某位领导的名字。

3、上行文，要求答复审批的文件，主送单位只能是一个。

（四）公文内容：

1、符合国家的法律、法规及及集团的有关规章制度。

2、情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

3、文字从左至右横写、横排。

段落开头空两个字。

4、人名、地名、数字、引文准确。

引用公文应当先引标题，后引发文字号。

引用外文应当注明中文含义。

日期应当写明具体的年、月、日。

5、结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1、”第四层为“

（1）”。

6、应当使用国家法定计量单位。

7、文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。

使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

8、公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。

9、拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

10、公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

（五）公文格式

1、公文一般由保密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、总页数、成文日期、印章、附件、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成；

2、涉及集团秘密的公文应当标明密级和保密期限；

3、紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”；

4、发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称；联合行文，主办单位排列在前；

5、发文字号应当包括单位代字、年份、序号。

联合行文，只标明主办单位发文字号；

6、行文应当注明签发人；

9、公文除会议纪要和以电子形式发出的以外，应当加盖印章。

联合上报的公文，

由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应当加盖印章；

10、成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准；

11、页数：

应该注明总页数，正式文件第一页不标明页数；

12、公文应当标注主题词；

13、文件的固定格式

（1）正式文件：

A4纸张，各边距为：

上37、下35、左28、右26，“单位”为毫米，版心尺寸156mm×225mm，正文用三号仿宋体，每页22行，每行28个汉字（行间距为4.10mm），页码用4号阿拉伯数字；

（2）便函：

题目字体为仿宋2号字，居中；函字号为仿宋3号字，题目下行居中；收函单位为仿宋3号字，右顶格；

（3）会议纪要：

“会议纪要”用黑体40号字，粗黑，居标准页眉左下2mm顶格，编号仿宋体小3号字，在会议纪要字下居中，收件人等为黑体小4号字，加粗，顶格，正文部分为仿宋小4号字；

（4）文件如需标注秘密等级及保密期限、紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在右上角第一行，如需同时标注以上3项，则秘密等级在右上角第一行，紧急程度在第二行；

（5）其他未作说明部分请依据国家行政机关公文通用标准。

七、公文归档

1、公文办完后，应当根据集团档案管理和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。

个人不得保存应当归档的公文；

2、归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用；

3、联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他单位保存复印件；

4、本部门（经营单位）有关负责人兼任其他职务的，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职的部门（经营单位）整理（立卷）、归档；

5、归档范围内的公文应当确定保管期限。

集团级文件按月送集团档案室归档；各经营单位对外发文按季度送集团档案室归档，内部公文按月自行归档；

6、拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

八、罚则

（一）在文件办理过程中，对于重要文件没有签收记录，在规定时间内没有签阅完、丢失文件内容或附件的，一次罚款50元；

（二）文件、便函、会议纪要、资料等，没有在规定的时间内归档，一次罚款50

元；

（三）文件编号出现错误，一次罚款50元；

（四）在文件处理过程中，违反保密规定，未造成损失的，一次罚款50元。

造成损失的，参照相关制度执行；

（五）发文程序出现错误，一次罚款20元；发布的正式文件有错字或漏字，一字罚款10元；

（六）违反文件签发权限，越权签发的，一次罚款100元。

九、附则

1、本办法适用于集团。

各经营单位应结合本单位实际情况制定本单位的公文处理办法，或本办法的实施细则。

但其基本规定不能与本办法规定的原则相违背；

2、文件表单主要有：

红头文件格式、便函格式、会议纪要格式、文件发布审批单、收文处理单、收文登记薄、发文登记薄；

3、收发文程序依照发文流程、收文流程执行；

4、本制度罚则不排除其它制度约束；

5、本制度自发布之日起施行。