13下单资料及订单转化时间规定.docx
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13下单资料及订单转化时间规定
下单资料控制及订单转化时间规定
1、目的
为了确保提供合格订单资料，有效防范公司订单风险，提高公司订单转化处理的速度和准确性。
2、范围
适用于公司订单下单及转化过程。
3、职责
1、办事处负责与客户沟通索要合格的订单资料并检查资料是否清晰、完整，将完整、清晰的订单转给公司销售部。
2、销售部负责检查、核对所接收的下单资料，负责特殊产品的评审及价格控制，负责将清晰、完整的订单资料下发生产部。
3、生产部制单组负责接收订单资料并负责核对，据此进行订单转化处理，将加工信息清晰、完整、准确地录入系统。
4、流程
5、内容重点
1、订单接收
1.1办事处销售助理负责接收客户的订单资料，其订单资料必须满足以下条件后方可转到公司销售部。
1.1.1首批合同订单或者出现新结构时，必须索要有客户签字（或盖章）的封样书面资料或样品照片，产品结构表达式必须符合公司产品结构编码定义规范（见附件一）。
1.1.2对于含彩釉的产品，采用不同基片的产品原则上应提供相应的样品确认信息，即同一彩釉号所采用的基片应是一样的，原则上不允许未经送样就直接将其使用在另一配置上（除非客户签字同意接受因此产生的颜色差异）。
1.1.3非公司定标的可生产膜系及仿样产品必须索要客户签字（或盖章）的书面样品确认信息或样品照片，并需返回小样片，且需品控部确认。
1.1.4样品及其它备忘信息不得采用电子邮件方式进行回复确认（除集团内部人员外）。
1.1.5订单资料必须有客户的签字或其公司盖章的有效书面资料，同时，超过50个规格的订单要求客户提供与书面资料一致的电子版资料（手写资料除外），我司以清晰有效的书面资料为准制单，电子版资料只用于核对；如客户书面确认以电子版为准时，我司方可采用电子版资料制单。
1.1.6每批订单资料必须有客户提供的该批下单资料统计清单及汇总，其基本信息见附件二。
1.1.7料单、图纸必须清晰可辨、齐全完整，所有图纸必须标明玻璃的位置关系（如室外片、室内片等）。
1.1.8原则上不接受采用手写、手画的料单和图纸，特殊情况可让步接收，但书写的文字、数字必须在小四号字体以上，且不得潦草，否则不接收。
1.1.9无加工图纸的订单需有可按矩形或矩形齐片加工的客户书面确认。
1.1.10不得提供与本批下单无关的资料（如多余图纸、料单）。
1.1.11每批次订单必须有自己对应的料单，同一页料单不得与其它批次共用。
1.1.12变更单涉及多个批次时，必须标明各条信息所属的批次，并且制做相应数目的变更通知单对应各批次。
1.1.13明确订单的交货地点、交货批次、分箱包装要求、标识要求，否则我司按常规做法处理。
1.1.14备忘的回复必须清楚、有效。
1.1.15办事处内勤负责根据客户下单清单表逐一清点、检查资料是否清晰、完整，并据此填写下单生产表。
1.1.16下单生产表的信息填写必须具体、完整正确，符合《下单生产表及填写要求说明》的要求，不得简化（见附件三）。
2、订单资料复核
2.1销售部客户代表接到下单资料后，按照下列要求进行复核，并在1个工作日以内将合格订单资料下单到生产部制单组。
2.1.1负责检查、核对客户的订单资料（含变更单、备忘回复）及下单生产表，确认资料清晰、有效、完整。
2.1.2首批订单已签正式双章合同，订单中的各产品结构已有确定的单价。
2.1.3负责对批次面积＜500平米的订单做出是否合并制单的明确标示。
2.1.4负责完善下单生产表，包括原片、交货期确定等。
2.1.5后续订单中新增产品结构已签补充协议，有明确的单价。
2.1.6外文描述的订单已翻译为中文。
2.1.7特殊订单产品已通过评审，并将评审结论表随订单一同流转。
2.1.8投诉补片订单已有公司的处理意见。
3、订单资料转化
3．1生产部优化员对销售部下达订单的原材料需求优化完成后，将订单转交制单组。
制单组对订单资料进行接收登记，并根据《合同作业指导书》以及《制单组订单转化职责》进行订单转化处理。
3．2制单过程中发现的问题制单组应以备忘形式反馈销售部，由其与客户确认。
对于每一个订单提出备忘次数原则上不超过2次（其中对异形制图订单原则上不超过3次），由于订单变更而产生的备忘另计，制单组按照最终确认的信息进行制单。
3．3对不合格订单资料制单组有权不予接收，订单的制单时间以最终收到合格资料之日开始计算，提出备忘的时限、销售部回复备忘的时限及制单时间要求如下：
3.3．1样片类、投诉补片类、紧急类订单（规格数≤50个的订单）
备忘提出时限：
半个工作日以内。
备忘回复时限：
半个工作日以内。
制单时限：
1个工作日以内。
3.3.2普通订单（结构≤5种，尺寸规格数量≤100个或需制图数量≤50个）
备忘提出时限：
1个工作日以内。
备忘回复时限：
半个工作日以内。
制单时限：
2个工作日以内。
3.3.3复杂订单（5＜结构≤10种或100＜尺寸规格数量≤500个或50＜需制图数量≤150个）
备忘提出时限：
2个工作日以内
备忘回复时限：
1个工作日以内。
制单时限：
4个工作日以内。
3.3.4特别复杂的订单（结构＞10种或尺寸规格数量＞500个或需制图数量＞150个）
备忘提出时限：
3个工作日以内
备忘回复时限：
1个工作日以内。
制单时限：
6个工作日以内。
6、数据统计
1、统计项目
1.1销售部所下订单资料的合格率（按批次计）。
1.2计算方法：
订单资料的合格率=（1-当月出现不合格订单数/当月接单总数）*100%。
2、统计周期
统计周期为一个月一次，从本月1日至本月底（30或31日），以生产部制单组实际接到销售部的订单数为准。
3、统计结果通报
生产部制单组指定专人对销售部所下不合格订单资料统计，于每月初形成简报通报销售部并抄送总经理部。
7、考核
1、考核项目
制单及时率≥95%
计算公式：
制单及时率=（1-当月超时制单数量/当月接单总数量）*100%
及时制单基数=制单及时率*当月接单总数量
注：
制单时限以制单组从销售部收到合格订单之日开始计算，如制单过程中出现疑问，在有效的备忘提出时限内提出备忘且备忘数量不超过2次的（其中对异形制图订单不超过3次的），以最终有效备忘签收日期开始计时。
如备忘提出时间超出备忘提出时限或备忘提出次数超出3次，则仍以订单签收日期作为计时起点。
如期间有客户提出订单变更要求的，以最终有效变更确认签收日期开始计时。
需等待合单的订单以销售部明确作出书面不合单指示后开始计时。
2、责任人
本月所有未及时完成制单任务的制单员、校对员、制图员及相关负责人
3、考核周期
考核周期为一个月，从本月1日至本月底（30或31日），以生产部制单组实际接到的销售订单数及经销售部核实无误的超时制单数量为准。
4、奖罚规则
4.1制单及时率大于95%，及时制单订单每多出基数一个则奖励制单组每人各50元。
4.2制单及时率未达到95%但不低于90%，及时制单订单每少于基数一个则扣罚制单员、制图员、校对员、审单工程师各30元。
若制单及时率低于90%，及时制单订单每少于基数一个则扣罚制单员、制图员、校对员、审单工程师及部门经理各50元。
5、数据统计及考核执行
每月制单完成时间由销售部进行统计并计算制单及时率，由制单组确认并确定各相关责任人处罚额度后，经生产部经理签字后进行通报和处罚。
8、术语解释
1、清晰资料：
指纸面资料中的数字、文字、图形及线条无重影、无间断、无污迹、无变形，文字的笔画不粘连，数字之间有间隔不粘连，字体应在小四或12号字以上，不产生歧义。
2、完整资料：
指订单资料的页数、产品结构数、片数、面积与客户提供的下单清单表所列数量对应一致（异形玻璃的面积除外）。
3、有效资料：
指订单资料有客户的签字、日期和客户公司的盖章，否则需有业务员的签字；采用的电子版有客户书面确认。
4、合格订单：
指订单资料符合本规定中第五项“内容1-2”所列条件，反之，若有一条不符合则为不合格订单。
5、特殊订单：
指订单中的产品属于《特殊工艺及产品评审管理规定》范围，或者加工难度大、生产效率低，会增加我司生产和服务成本的订单。
9、相关文件及记录
《下单生产表》及填写说明
《特殊工艺及产品评审管理规定》
《订单处理过程控制规定》
《合同作业指导书》
《制单组订单转化职责
附件一
天津工程ERP系统产品结构编码定义规定
一、产品结构表达式
单片玻璃产品（基片）的表达式
厚度（mm）
玻璃颜色
强化类型
表面处理
3、4、5、6、8、10、12、15、19
（空白）:
白玻/透明
（C）:
超白色
（F）：
F绿色
（P）：
灰色（欧洲灰、水晶灰）
（A）：
茶色（金茶、灰茶）
（L）：
深兰色
（Q）：
浅兰色
……
1、G（钢化）
2、H（半钢化）
3、R（热弯）
4、W（弯钢化）
5、V（半弯钢化）
6、空白（退火）
7、F（防火处理）
8、J（热浸）
1、镀膜：
M（膜代号）#N；
2、彩釉：
Y（彩釉颜色或样片代号）#N；
3、喷砂：
K#N；
4、蒙砂：
D#N；
5、贴膜：
T#N；
1.在产品的结构式后缀“-”表示产品特征：
-Y表示“异形”、-Z表示“钻孔”、D表示“大小片”、Q表示“切槽”，几种产品特性同时有时，按“异形—钻孔—大小片—切槽”顺序排列。
2.复合产品（夹层、中空）的表达式
2.1夹层的表达式：
单片表达式/W1QH/单片表达式/W2LL*W3/单片表达式……。
2.2中空的表达式：
单片表达式+H1Ar（胶种）+单片表达式+H2Ar（胶种）+单片表达式……—B1B2O1。
3.上表只列出了部分代码，完整代码详见下表---代码清单表
说明：
1、单片表达式即上表所列单片玻璃产品（基片）的表达式。
2、W1~2表示PVB膜厚度，如：
0.38、0.76、1.14、1.52……；H1、H2表示铝隔框厚度规格，如：
6、9、12……
3、PVB厚度后面2位字母表示PVB颜色；铝条后面第一个大字字母表示隔离层材料类型；第二个小写字母表示充气种类；几种厚度PVB组合用“*”表示。
4、如属双夹层或双中空以上玻璃，其表达式在基本表达式基础上相应延长。
5、基片的颜色详细说明在玻璃颜色后面用（）注明，颜色为1位字母代码。
6、B1B2表示产品属性，详见产品属性说明。
7、O1表示胶深，单位MM；
8、#N表示表面处理的面，按标准：
靠近室外的面为第1面，室内面为第二面。
9、所有产品名称最左边为第一层（室外层），其它层次以此类推，最右边一层为室内层。
10、强化处理除“J（热浸）”外，其它类型只能多选一；例如：
选了钢化处理就不再进行热弯。
二、代码清单
1．基片颜色及代码：
颜色/其它属性
代码
举例
描述
无色/白玻
6
6mm无色普通玻璃
茶色
（A）
2（A）
2mm茶色普通玻璃
超白
（C）
8（C）
8mm超白普通玻璃
F绿
（F）
12（F）
12mmF绿色钢化玻璃
H绿
（H）
10（H）H
10mmH绿半钢化玻璃
在Low-E
（O）
10（O）
10mm在线绿玻璃
深蓝色
（L）
5（L）GM（CES51-80T/B）
5mm深蓝色钢化镀膜玻璃,膜代号为CES51-80T/B
浅蓝色
（Q）
湖水蓝色
（S）
欧洲灰色
（P）
8（P）M（CES31-70T/B）
8mm欧洲灰玻璃上镀膜，代号为CES31-70T/B
水晶灰色
（P）
8（P）M（CES71-70T/B）
8mm水晶灰玻璃上镀膜，代号为CES71-70T/B
黑玻
（B）
2．PVB颜色及代码
颜色及属性
代码
举例
描述
灰色（浅）
HS
5/0.38HS/5
5mm透明白玻+0.38mm浅灰色PVB+5mm透明白玻
深灰（黑色）
BL
半透明
HC
蓝绿
LL
0.76LL
0.76mm蓝绿色PVB
浅红
QH
1.52QH
1.52mm浅红色PVB
青铜
QT
4/0.38QT/5
4mm透明白玻+0.38mm青铜色PVB+5mm透明白玻
乳白
RB
0.76RB
0.76mm乳白色PVB
深红
SH
0.38SH
0.38mm深红色PVB
纯白色
BS
1.52BS
1.52mm白色PVB
透明
空白
0.76
0.76mm透明PVB
黄色
YE
荼色
CS
蓝色
NS
绿色
LS
北极雪
BJ
SGP
SG
防弹钛片
Ti
3．工序材质及代码
工序/材质
代码
举例
描述
普通玻璃
6
6mm透明玻璃
钢化玻璃
G
12（A）G
12mm茶色钢化玻璃
半钢化玻璃
H
6HY（CYT0810002）#1
6mm半钢化彩釉玻璃,彩釉代号为CYT0810002,彩釉面为第1面
彩釉玻璃
Y
8GY（CYT0810002）#2
8mm钢化彩釉玻璃,彩釉代号为CYT0810002,彩釉面为第2面
镀膜玻璃
M
6（L）M（CNT550）#2
6mm深蓝玻璃第2面上镀CNT550膜
夹层玻璃
/
6G/0.38/8
6mm透明白玻钢化+0.38mm透明PVB+8mm透明白色玻璃
中空玻璃
+
5（F）+6Ar+5（H）
5mmF绿色玻璃+6mm铝框充氩气+5mmH绿色玻璃
喷砂玻璃
K
5K#2
5mm透明玻璃喷砂,喷砂面为第2面
蒙砂玻璃
D
8D#1
8mm透明玻璃蒙砂,蒙砂面为第1面
热弯玻璃
R
6R
6mm透明热弯玻璃
弯钢化玻璃
W
5W+6A+6（F）W
5mm透明弯钢化玻璃+6mm铝框+6mmF绿弯钢化玻璃
半弯钢化
V
5（F）V
5mmF绿玻半弯钢化玻璃
防火玻璃
F
6F
6MM防火玻璃
贴膜玻璃
T
8T#2
8mm透明玻璃贴膜,贴膜面为第2面
异形玻璃
-Y
5+6A+4-Y
异形中空,结构为5mm透明白玻+6mm铝框+4mm透明白玻
钻孔玻璃
-Z
5+6A+4-z
点式中空,结构为5mm透明白玻+6mm铝框+4mm透明白玻
4、间隔条材质代码及其它
材质
代码
举例
描述
铝条
A
6A
6mm普通铝条
不锈钢
B
6B
6mm不锈钢条
暖边条
E
12E
12mm暖边条
装饰条
T
12TA
12mm铝隔条+装饰条（美景条）
充氩气
r
+6Ar（结构）+
6mm铝条充氩气（结构胶）
充空气
+8A（结构）+
8mm铝条充空气（结构胶）
充氮气
d
12Bd（结构）+
12mm不锈钢条充氮气（结构胶）
5.基片与数字编码对照表
基片
数字编码
字母编码
举例
描述
超白
0
C
CES01-80T
超白基片上镀膜
白玻或透明
1
无
CES11-80T
白玻基片上镀膜
F绿玻
2
F
CES21-80T
F绿基片上镀膜
欧洲灰灰玻
3
P
CES31-80T
欧洲灰玻基片上镀膜（深灰）
茶玻（灰茶）
4
A
CES41-80T
灰茶色玻基片上镀膜
深蓝玻
5
L
CES51-80T
深蓝玻基片上镀膜
浅蓝
6
Q
CES61-80T
浅蓝基片上镀膜
水晶灰（浅灰）
7
P
CES71-80T
水晶灰基片上镀膜
茶玻（金茶）
8
A
CES81-80T
金茶色玻基片上镀膜
产品编码举例：
编码:
6（F）GJM（CEB24-50T/B）#2Y（CYT1105002）#2+6TAr（进结）+5/0.76*0.38RB/5—YZD12
说明:
6MMF绿玻钢化热浸在第2面镀膜（CEB24-50T/B）和做彩釉（CYT1105002）#2+6MM铝条+装饰条,充氩气（进口结构胶）+5MM白玻/0.76MM透明PVB*0.38MM乳白色PVB/5MM白玻----异形钻孔大小片,胶深12MM
附件二
表一
本批料单清单表
项目
页数
片数
面积（平方米）
备注
料单1
料单2
图纸
加工资料汇总
表二
本批产品结构清单
序号
产品结构描述
胶种
胶深
片数
面积
（平方米）
备注
1
2
产品结构汇总
附件三
下单生产表填写要求及说明
1．表中带*号的为必填项目，信息填写不完整不允许往下流转。
2．订单页数：
总页数包括下单生产表，下单生产表为第1页。
3．下单日期：
指下单到工厂的日期。
4．工程名称：
填写工程全称，不可随意简写，并且同一合同每批名称需完全一致，否则ERP系统中将按不同工程处理。
5．安装（工程）公司：
填写客户全称，不可随意简写，并且同一合同每批名称需完全一致，否则ERP系统中将按不同客户处理。
6．办事处负责人签名：
不可代签，签字人需核对下单基本信息并对准确性、完整性负责。
7．产品结构：
按公司ERP系统产品定义规范要求填写，注明表面处理所在面，否则可能导致结构错误。
此项目需重点控制。
8．其他收费项目：
本次下单涉及到的项目必须填写，否则ERP系统中不能下单。
9．异形玻璃收费面积计算方式：
本次下单涉及到的必须填写，否则可能导致最终结算金额错误。
10．工艺要求、主要技术要求、包装发运及其它要求：
包括但不限于磨边方式（包括钻孔、切角、铣槽）要求、钢化标识、热浸要求、夹层要求（胶片材质颜色、封边要求等）、中空要求（间隔条材质颜色、胶种胶深、充气要求等）、包装要求、发货顺序等基本项目，不填写按照没有特殊要求处理。
此项目需重点控制。
11．原片厂家颜色：
客户代表按照封样原片信息填写。
指定生产使用原片信息，该信息不准确将直接导致原片使用错误，需重点控制。
12．处理意见：
合同执行业务员根据合约定、库存情况、应收情况综合考虑，办事处主任签字确认该批订单是否下单、备料及要货并确定交货期要求：
销售部核实上述情况后最终确定是否下单、备料及排产，经部门经理签字后下达。
该项信息作为备料、排产依据，如果不准确将直接导致原材料、成品库存及应收账款增加。
下单生产表（□工程/□节能）
*共页/第页
*下单日期：
年月日
*合同号
*工程名称
*办事处名称
*合同签约人姓名
*安装（工程）公司
*办事处负责人签名
*产品结构
序号
*产品名称
形状
*片数
*面积
*单价
1
矩形
异形
2
矩形
异形
3
矩形
异形
*其它收费项目
钻孔
切角挖槽
精磨边
包装费
运输保险费
其它
*数量
*单价
备注
*异形玻璃收费面积计算方式
□最小外接矩形□实际面积□其它：
（异形指非矩形及面积﹤0.5m2的产品）
*工艺要求、主要技术要求、包装发运及其它要求
胶种:
胶深:
磨边:
其他特殊要求:
*下单批次
第批
*发运方式
□铁路
□汽运
□自提
□空运
□集装箱
*办事处处理意见
1.库存、应收情况：
2.回款情况：
3.处理意见（交货期要求）：
签名：
日期：
*附页数量
尺寸表张/备忘录张
其他
张
图纸张/变更单张
营销部处理意见
1.原片厂家与颜色：
2.库存、应收情况：
下单员签名：
日期：
3.处理意见：
下单排产□先下单待确认□拟下单，报审批□
部门经理签名：
日期：
总经理部评审意见
同意下单排产
□
先下单、暂停生产，待确认启动
□
签名：
日期：
备注：
打*必须填写。
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