双沟酒业用友870应用方案20文档格式.docx
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加强销售的合同管理和采购的订单管理；
加强仓库库存数量的控制与资金占用的管理；
加强销售收入、费用、成本管理,加强客户信用额度的控制和应收账款的管理。
4、改进和完善内部控制，建立完整的总账、往来、销售成本核算管理系统，为决策提供更加全面细化的管理信息。
5、利用用友ERP业务协同处理、企业资源共享的思想，使财务能根据业务所录入的单据及时准确地生成凭证记账，及时反映业务执行情况。
真正做到业务为财务提供单据，财务为业务提供服务，达到整个公司提高管理的目的；
1.2、方案应用的范围
1.2.1、组织范围
为保证系统成功应用，本次软件实施的范围为江苏双沟酒业股份有限公司。
1.2.2、功能范围
实施的主要模块包括用友ERP-U8软件的下列模块：
产品系列
序号
模块
ERP-U870
01
合同管理
02
销售管理
03
采购管理
04
库存管理
05
存货核算
06
应收款管理
07
应付款管理
08
固定资产
09
总帐、报表
10
物料清单
11
需求规划
12
生产计单
2、企业内部组织结构图及描述
2.1组织机构图
3、静态数据编码
3.1、数据编码的基本原则便于记忆便于录入
3.2、数据编码的内容
会计科目、部门档案、职员档案、客户分类、客户档案、供应商分类、供应商档案、存货分类、存货档案、计量单位组、结算方式、开户银行、凭证类别、收发类别、采购类型、销售类型、仓库档案等等。
3.3存货编码方案：
大分类代码表：
大类代码
名称
产成品
包装材料
13
促销品
14
原、辅材料，燃料、油料
15
修理用备品、备件等
16
半成品
3.3.1、产成品代码编码规则
1、产成品代码编位
2、产品系列编码
编码
系列名称（小类代码）
1101
珍宝坊系列
1102
苏酒系列
1103
双沟（青瓷）系列
1104
双沟（名玻）系列
1105
专供系列（区域性品牌）
1106
牡丹系列
1199
其他
3、执行标准编码规则
系列名称
名酒
优酒
普酒
执行标准按实际灌装为准。
3.3.2、包装材料代码编码规则
小类代码
1201
箱
1202
盒
1203
垫
1204
标
1205
瓶
1206
盖
1207
贴
1208
挂件
1299
3.3.3瓶、盖明细编码规则
瓶子明细分类码：
瓶子明细分类码
120501
晶白料
120502
高白料
120503
普白料
120504
青白料
120505
乳白料
120506
瓷瓶
120599
盖子明细分类码：
盖子明细分类码
120601
单防铝盖
120602
顶出式
120603
断裂环式
120604
断裂齿式
120605
内塞
120606
专用盖（仅供特定瓶使用）
120699
3.3.4贴、挂件、其他不进行分类，直接按顺序编码。
3.3.5、促销品代码编码规则
促销品二级分类码：
二级分类码
1301
手提袋
1302
打火机
1399
3.3.6、原、辅材料，燃料、油料编码
1401
红粮
1402
小麦
1403
大麦
1404
元豆
1405
稻壳
1406
煤碳
1407
油料
3.3.7、修理用备品、备件等编码规则
1501
水暖
1502
五金
1503
电器
1504
劳保用品
1505
办公用品
1599
3.3.8、半成品编码规则
1601
大曲
1602
原酒
1603
外协酒
1604
成品散酒
3.3.9、产品名称的规则
1、酒精度：
“度”。
如：
46度。
2、容量：
“ml”，小写，半角。
500ml。
（在没有汉字输入方式下输入是半角，这时占一个字符，全角方式下占两个字符）
3、规格：
“最小包装单位*中间包装单位*最大包装单位”，如没有中间包装单位，中间包装单位就不显示。
如1*2*4，1*6，1*12。
“*”为半角。
注：
一个包装单位通常有一个商品条码。
3.4、部门编码及名称
00
公司办
销售区域
董秘办
审计处
人力资源部
企管部
财务部
供应部
仓储部
生产技术部
质量管理部
酒体设计中心
市场部
打假办
新品设计中心
对外事业部
党群工作部
17
工会
18
综治办
19
工贸公司
20
珍宝坊公司
21
双益公司
22
酿一车间
23
酿二车间
24
酿三车间
25
酿四车间
26
双泰公司一车间
27
双泰公司二车间
28
双泰公司三车间
3.5、仓库编码及名称
类别
0101
成品库
成品一库
0102
成品二库
0103
成品三库
0104
成品四库
0105
成品五库
0106
成品六库
0107
新区成品库
0201
包装材料库
箱子库
0202
盒、垫库
0203
商标库
0204
瓶盖库
0205
瓶库
0206
促销品库
0207
新区包装材料库
4、业务应用方案
4.1总体业务应用流程
业务：
合同管理、销售管理、采购管理、库存管理、存货核算
生产：
物料清单、需求规划、生产订单
财务：
总账、UFO报表、应收管理、应付管理
4.2合同管理
4.2.1当前业务状况和需求：
双沟酒业合同业务分析：
根据双沟酒业的业务管理规范，销售业务与采购业务是有销售与采购合同，合同的制定需要有个评审过程，以确定是否可以签订该合同，此评审过程涉及多个部门协同。
所以建议将评审结束后的合同由专人录入到合同管理模块中。
4.2.2各个业务类型应用方案：
1、合同录入
1）采购、销售合同：
采购与销售合同根据管理需要有选择的，由客户服务中心、采购部录入到合同管理系统中，可以作为采购与销售订单的来源，方法为在采购、销售管理中采购订单拷贝采购类合合同。
2）应收、应付合同
技术合同或者一些项目合同可以作为应收应付类合同录入到合同管理系统中，这样可以加入到应收管理、应付管理中，同时可以进行后续收付款计划、执行情况的管理与追踪。
2、合同录入
1）销售与采购类合同生效后，可以被传递到采购、销售管理模块，成为销售采购订单的来源单据之一，并且将订单的后续执行情况，反馈到合同管理。
2）应收应付类合同生效后，根据实际收付管理的需求生成合同结算单，并且对合同结算单生效，传递到应收应付模块，形成一张应收、应付单据。
3、合同结案
合同执行完毕后，可以进行结案。
4、合同管理的期末处理
合同管理不需要月结，但是需要年结，且要在供应链应收、应付之前年结
4.2.3业务应用方案流程图：
流程图：
业务单据流程：
采购销售类合同―>
生效―>
采购销售订单―>
执行―>
采购销售类合同结案
应收应付类合同―>
合同结算单―>
应收应付模块执行完毕－>
应收应付类结案
主要活动描述：
合同管理业务：
1：
在”日常业务－合同导航”中录入合同。
2、在”日常业务－合同导航”中对合同生效/失效，结案/弃结
3、在”日常业务－生效/失效”中批量处理
4、在”日常业务－结案/弃结”中批量处理
5、在”日常业务－合同结算单”中按需对应收应付类合同生成结算单
4.2.4合同操作规程：
1销售管理参数设置：
常规设置：
选择【变更时合同不可以执行】；
折扣率：
正扣
生效与结案：
全部手工生效；
选择【采购销售类合同严格控制结案条件】；
付款控制内容：
选择【按照付款计划】；
收付款控制方式：
选择【严格控制】
报警设置：
启用系统报警；
同生效、结案全部设置；
合同收付款计划全部设置。
如下图：
2、注意事项
合同类型被合同应用后将不能删除与修改。
所以在合同类型设置时需要注意该合同类新类型需要的执行控制类型、执行控制允差、合同使用的页签。
4.3销售管理
4.3.1销售管理参数设置:
销售选项—业务控制选择：
[普通销售必有订单]；
销售选项—其它控制选择：
自动匹配入库单选取[先进先出]、新增发货单默认为[参照订单]、新增退货单默认为[参照发货]、新增发票单默认为[参照发货]；
销售选项—价格管理选择：
取价方式选取[价格政策]，选取[有最低售价控制]，根据价格管理方案销售价格设最低价，产品销售价格只可以高不可以低。
4.3.2销售业务流程图：
4.3.3销售业务应用方案：
销售业务流程：
正常流程：
合同/订货－发货－出库－销售开票－收款凭证－收款
特殊流程：
退货、换货、代管提货
1、销售合同管理（参见合管理应用方案）；
2、订货；
1、销售类型：
01：
工贸销售、02：
双益销售、03：
珍宝坊销售；
2、设置价格管理，客户分类+存货价格（需定义客户及存货价格对照表）；
3、工贸公司、双益公司、珍宝坊公司在各自帐套中根据客户销售订单下达销售订单审核后，并通过订单导出工具导入到股份公司形成股份生产计划，并根据发货日期安排发货；
确认发货后在三个销售公司形成应收款管理；
3、股份公司开票处根据销售部导入的销售订单确认库存是否能够满足本次的发货，并确认导入的销售订单销售类型、业务员信息是否完整，能否安排发货；
4、确认销售价格；
常规报价按照公司报价方案，特殊价格需审批后执行；
5、销售订单通过审核后根据预发货日期安排发货；
6、销售订单不打印；
注意事项：
1、销售订单录入时，价格参考为【客户价格管理】，所以需要先在价格管理中维护好客户价格。
2、对销售订单的审核，应注意订单上的客户名称，预计发货日期是否有误。
3、销售部门填写的喷码是否正确，如不正确应及时对销售订单进行修改或变更更改喷码资料；
4、填制销售订单时应注意销售类型，便于开发货单及仓库开销售出库时过滤，不易出错；
5、相关报表：
销售执行统计表、销售订货统计表、销售统计表、销售订单列表。
3、发货：
3.1发货流程：
1、销售部门安排发货，股份公司开票处根据销售订单成生发货单，参照销售订单时应注意客户名称及发货数量，防止开错单据；
2、在存货档案中设置自由项（喷码），在做发货单时应注意核对喷码，如果没有喷码就输入无喷码；
3、财务对客户验资，验资完成后财务人员或通过授权人员对发货单进行审核。
4、单据审核后客户到仓库进行提货处理；
5、打印发货单据，设置单据打印格式为《江苏双沟销售公司提货单》单据一式二联，一联存根、二联到仓库提货；
3.2系统中的操作：
进入U8系统—供应链—【销售管理】－【销售发货】点击
按钮，发货单由股份公司开票处参照销售订单生成；
发货单审核后，可以生成销售发票、销售出库单。
3.3注意事项：
1、审核【发货单】时：
注意单据信息的完整与准确性，应对单据上产品、数量、发货日期检查确认。
2、相关报表：
发货统计表，发货单列表、发货单开票收款勾对表。
4、出库：
4.1出库流程：
1、仓库管理人员根据财务验资后的销售发货单，参照审核的【发货单】生成的【销售出库单】，做审核，确认销售出库。
2、销售出库时控制仓库不可以看见价格，仓库只对数量负责；
3、根据客户运载能力（一次的发货量）直接分制【销售出库单】，【销售出库单】可多次引用【发货单】，一单多车出库方式。
4、出库时仓库管理员应核对提货人的有效证件号或车号，确认后点击修改按钮在[销售出库单]车号栏及证件号码栏输入；
5、打印单据《出门证》一式三联，一联仓库留存，二联承运人、三联有提货人或司机交门卫；
在出门证上应注明车号，提货人等相关信息；
6、出库单据流转见库存管理；
4.2系统中的操作：
将U8系统【销售管理】－【销售选项】中设定为非销售生成出库单，销售管理人员审核【发货单】后，仓库管理人员进入U8系统业务工作—供应链—【库存管理】—【出库业务】—【销售出库单】点击
按钮选择销售生单，在库存管理模块生成【销售出库单】单，并对销售出库单做审核。
4.3注意事项：
1、【销售出库单】录入时：
注意单据信息的完整与准确性，收发类别是否填写；
2、注意本次销售的喷码是否正确，否则会影响喷码的库存数。
5、退货
5.1：
退货流程：
1、退货时，有股份公司财务根据退货数量及品种填制采购订单，选取的供应商为工贸、双益或珍宝坊；
2、填制采购订单时就注意退货的喷码，品种及数量，根据填制的采购订单办理入库业务；
3、入库时应注意选取仓库，如果只是退票没有实物则在选取仓库时应注意选择成品虚拟仓；
4、办理入库后根据入库单开采购发票给销售公司；
并完成应付款处理业务；
6、销售开票（销售确认）
6.1销售发票流程：
1、确认需要开票时，由财务人员根据销售类型选取开票单位进行开票，在销售系统中可参照发货单填制生成销售发票，并据此开具正式的书面发票，U8系统销售开票是U8系统内的对销售收入的确认，是销售收入，应收帐款确认的基础。
而金税开票系统中开票是交给客户的正式发票。
所以可以把U8的销售开票理解为销售确认。
2、开票时应根据当月实际发货开票，不能根据销售公司上报的数字进行开票，应注意代保管部分；
6.2系统中的操作：
进入系统【销售管理】－【销售专用】或【普通发票】中点击
按钮，系统弹出参考【发货单】的界面，注意参照介面的开票单位需根据销售类型选取开票单位，或者取消后再点击表头的【发货单】，将拷贝【发货单】，生成【销售发票】，系统将带出发货单上的价格，价格有差异时，注意修改价格为发票价格。
然后需要复核【销售发票】。
复核后的发票才能传递到【应收帐款模块】形成应收帐款。
6.3注意事项：
1、复核【销售发票】时：
注意单据信息的完整与准确性，注意单据上发票价格的准确。
2、注意开票单位必须是三个销售公司的其中一个，不能直接开票给提货单位；
3、复核后的【销售发票】才能传递到应收帐款模块，生成应收帐款凭证。
7、收款凭证：
7.1收款凭证生成流程：
当财务部人员需要对销售发票（销售确认）生成应收款凭证时，进入到【应收帐款】模块，对销售管理复核过的【销售发票】进行审核，再生成应收款凭证。
7.2系统中的操作：
进入U8系统业务工作—【财务会计】—【应收款管理】－【应收单据审核】，过滤出未审核的发票列表。
（若未通过销售管理对销售发票的复核，此处将不能看到也不能审核）；
发果是现结，在应收单据审核时应把包含已现结发票勾打上，如下图；
可以在此列表直接做发票审核，也可以进入每一张发票详细情况，做审核。
1）列表直接做发票审核，在【制单处理】选择【销售发票】生成凭证。
2）进入每一张发票详细情况，做审核。
审核后系统自动提示是否生成凭证。
若不生成，后期仍在【制单处理】选择【销售发票】生成凭证。
3）如果是现结制单则的生成凭证时选取[现结制单]如下图：
生成凭证的规则为：
借：
应收科目本币（一般为应收帐款科目且做客户往来辅助核算）
贷：
主营业务收入
销项税
7.3注意事项：
审核后发现发票需要修改：
未生成凭证情况下；
在应收单据审核，过滤出已审核的发票列表，然后取消审核，再到【销售管理】－【销售发票】，取消复核，再修改发票。
生成凭证情况下；
在应收帐款－单据查询－凭证列表中找到凭证，删除凭证（若总帐模块已经做过处理，还需要取消总帐模块的处理）；
然后在应收单据审核，过滤出已审核的发票列表，然后取消审核，再去【销售管理】－【销售发票】，取消复核，再修改发票。
8、收款：
8.1收款流程：
当财务部人员收到客户的货款时，查询相应帐表数据，进行收款帐务处理，在总帐模块录入收款凭证。
8.2系统中的操作：
进入U8系统业务工作—【财务会计】—【总帐管理】－【凭证】－【填制凭证】做收款凭证。
货币资金科目（现金或银行存款）
应收账款科目本币（一般为应收账款科目且做供应商往来辅助核算）
9、特殊业务流程
9.1：
换货，在销售公司已确认销售，由于客户长时间不提货原因，进行换货处理，首先有销售公司和股份公司确认可换货库存情况；
销售公司财务以退货形式退货股份公司，股份公司以采购方式进行处理；
9.2:
调换喷码，不换货，只换喷码，首先对销售订单进行变更，把喷码更改，再做发货处理完成出库业务；
9.3：
代管提货，以前欠条提货，当客户用欠条提货时，有开票处确认代管仓的库存，如果库存能够满足本次提货，直接从其他出库单办理代管提货业务；
如果不能满足本次提货有两种处理方式，一是从其他仓库调拨到代管仓并增加虚拟仓库存，再从代管仓进行其他出库处理；
二是不处理，安排生产从计划外进行补货；
4.4采购管理
4.4.1采购管理参数设置:
采购选项—业务及权限控制选择：
[普通业务必有订单]；
供应商供货控制：
[不检查]；
在订单\到货单\发票单价录入方式中选取自供应商存货价格表；
历史交易价格参照设置中不选择：
[是否按供应商取价]。
来源为选取【发票】如下图
采购选项—公共及参照控制选择：
[单据默认税率]为17%，[浮动换算率计算规则]以数量为准；
采购选项—采购预警和报警选择：
根据企业实际需求设定报警天数和逾期报警天数。
4.4.2采购业务流程图：
4.4.3采购业务应用方案：
采购业务流程：
合同/订货—到货－入库－收到发票－结算－生成付款凭证－付款
1、采购合同管理（参见合管理应用方案）：
2、采购收货
1、和供应商签定采购合同，并在合同管理模块中输入合同信息，可通过合同生成采购订单，或根据下面情况下达采购订单；
2、根据三个销售公司要货计划运算MRP生成采购计划；
3、根据采购计划下达采购订单；
4、供应商接采购订单确认价格及到货日期及时安排发货；
系统中的操作：
1、进入U8系统业务工作—供应链—【采购管理】－【采购订货】－【采购订单】点击
按钮，录入【采购订单】，完成后
保存并
单据。
2、【采购订单】也可参照采购合同、请购单生成。
点击
按钮，如下图，同时也可以选择销售订单、RPO计划生成采购订单。
1、采购部门根据采购计划生成采购订单注意选择供应商，对采购物料的明细及价格要严格审查。
3、到货
1、货到后有采购人员参照采购订单生成到货单（入库通知单），并按实际到货数量报送质量检验部门；
2、打印入库通知单，一联存根联、二联仓库联、三联供应商报销联、四联质检
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