新XX财务操作手册系统维护.docx

新XX财务操作手册系统维护.docx

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新XX财务操作手册系统维护

1.1财务总账—系统维护

1.1.1科目管理

使用者：

总账会计

功能：

1.对科目模板提供新增、修改、删除、科目设置、分析点设置的管理功能，并可导出excel；

2.可把选定的科目模板应用到各相关账套中；

3.可对账套的科目列表进行查询，导出excel、进行PDF打印。

1.1.1.1科目模板

步骤：

1.科目模板的新增

进入财务总账—系统维护—科目管理—科目模板模块，点击“新增模板”菜单，将呈现模板定义界面

在选择模板菜单选择“不选用模板”选项，则必须手工录入模板代码、模板名称（即模板描述）、模板的科目编码方式、本位币种等必录项；之后如果点击“保存”，系统将保存新增的信息；如果点击“返回”，系统将忽略新增的信息，返回“科目模版列表”；

在选择模板菜单选择已经存在的模版，系统将带出所选模版的所有信息；其他信息可以保留，但必须修改模版代码，再点击“保存”，否则系统将提示：

“模版代码已存在，请修改。

”；如果要修改“全公司科目编码方式”，只能在原来模版的编码方式上延长，不能修改原来的编码方式，否则点击“保存”，系统将提示：

“只能增加科目编码方式的级数，不能修改原来的前几级编码”；

2.科目模板的修改

进入财务总账－系统维护－科目管理—科目模板模块，选定一个模板，点击“修改模板”菜单，将呈现模板定义界面，可进行选定模板的修改。

之后如果点击“保存”，系统将保存新增的信息；如果点击“返回”，系统将忽略新增的信息，返回“科目模版列表”；

注意：

模板代码不能修改，模板说明可以修改。

会计科目代码方式只能被延长，同时能够在“模板科目设置”中发现在这个模板中总账科目被修正。

3.科目模板的删除

进入财务总账－系统维护－科目管理—科目模板模块，选定一个模板，点击“删除模板”菜单，系统将删除选定的模版，返回“科目模版列表”，并将已经删除的模版从“科目模版列表”中撤除；

注意：

只能删除没有会计科目存在的模版，如果要删除有会计科目存在的模版，系统将提示：

“未知的系统错误”，在提示信息界面，点击“退出”，系统将忽略删除信息，返回主页。

会计科目的删除在“科目模板设置”菜单中操作。

4.科目模板科目、科目核算项目的设置

进入财务总账－系统维护－科目管理—科目模板模块，选定一个模板，点击“模板科目设置”菜单，呈现科目设置界面

首先输入科目类别选项（资产类、负债类、权益类、损益类/收入类费用类）、科目代码、科目名称、是否外币核算必录项，其中科目类别的填写将自动带出余额方向选项，科目代码的填写将自动带出上级科目代码、科目级别选项，科目名称的填写自动带出科目全称选项；

其次，如果这个新的科目代码与收款或付款有关，需要相应的勾选现金科目和银行存款科目；如果想列明在这个新的总账会计科目代码下各会计项目，需要勾选核算项目（即手工分析点）；

输入相关的信息后，点击“确定”，系统将保存输入的信息，并提示“执行成功”；此外，点击“新增科目”，系统将与科目设置有关的空白字段显示在界面的右边，可以继续新增会计科目；点击“回首页”，系统将返回主页；选定左边窗口的科目后，可在右边窗口修改科目信息，点击“确定”，系统将保存修改信息；对选定的子级科目，点击“删除”，系统可将此科目删除，并提示：

“执行成功”；

注意1：

在进行科目修改时，科目基本信息中“科目类型”、“科目代码”、“上级科目代码”、“科目级别”、“是否末级科目”（系统默认为“是”）等字段的信息不可以修改。

注意2：

在进行科目删除时，只能删除子科目。

5.科目模板导出EXCE

进入财务总账－系统维护－科目管理—科目模板模块，选定一个模板，点击“导出excel”菜单，系统将该模版的所有信息，包括下设的会计科目全部下载，转成EXCEL文档，在EXCEL文档界面，点击“后退”，系统将返回“科目模版列表”界面

6.科目模板应用到相关账套

进入财务总账—系统维护—科目管理—科目模板模块，选定一个模板，点击“账套同步”菜单，进入选择账套界面，选择想要同步的账套，点击“确定”，系统会将科目模板中的修改，直接应用到勾选的账套中，并提示“科目模版同步成功”，在提示信息界面点击“返回”，系统将返回主页；

1.1.1.2科目列表

步骤：

1.进入财务总账－系统维护－科目管理—科目列表模块，呈现选择账套界面，选择一个账套，点击“确定”，系统进入科目打印查询界面；

2.在科目打印查询界面，填入相关查询条件，点击“查询”可显示查询结果；点击“PDF打印”，可以看到PDF文件嵌入在浏览器中，；点击“导出Excel”，可以以Excel文件形式打开或者保存；

注意：

在科目打印查询界面不录入任何信息，系统将默认是选定账套对应的所有级别的会计科目。

1.1.2账套管理

使用者：

总账会计

功能：

1.对账套提供新增、修改、删除、基本信息设置的管理功能；

2.可进行应用账套的机构设置工作；

3.可把访问账套的权限分配给所设机构的相关用户。

1.1.2.1账套设置

步骤：

1.新增账套

进入财务总账－系统维护－账套管理—账套设置模块，呈现账套管理界面，点击“新增”，系统进入新建账套——账套参数设置界面，填入账套基本信息，其中选定科目模板选项后，系统将自动带出记账本位币与科目编码方式两项内容；输入相关信息后，点击“保存”，系统将保存新增的信息，提示“账套操作成功！

”，返回上页，并将新增的账套显示在账套列表中；点击“返回”，系统将忽略新增的信息并返回上页；

注意：

账套基本信息中的“启用年度”字段仅允许4位数字，启用会计期仅允许2位数字。

2.修改账套

进入财务总账－系统维护－账套管理—账套设置模块，呈现账套管理界面，选定一个账套，点击“修改”，系统进入新建账套——账套参数设置界面，可以修改除账套编号以外的账套基本信息。

输入相关信息后，点击“保存”，系统将保存新增的信息，提示“账套操作成功！

”，返回上页；点击“返回”，系统将忽略修改的信息并返回上页。

3.删除账套

注意：

只有在选定的账套没有任何凭证数据的时候，该账套才能被删除，否则系统将提示“该账套已经启用，不能被删除”。

1.1.2.2账套机构管理

步骤：

1.增添账套核算机构

进入财务总账－系统维护－账套管理—账套机构管理模块，呈现账套核算机构设置界面，选定一个账套，系统将自动带出该账套的相关信息；然后从“可选机构”列表中，选择想要添加的核算机构，点击“添加”，所选择的机构将从“可选机构”列表中删除，并被列入“当前核算机构”列表中；点击“确定”，系统将提示“账套核算机构设置修改成功”。

在提示信息界面点击“返回”，系统将返回上页；如果所选择的机构已经分属于其它账套进行核算，点击“确定”后，系统将提示“该机构已被其他账套核算”，不能进行添加；

2.删除账套核算机构

进入财务总账－系统维护－账套管理—账套机构管理模块，呈现账套核算机构设置界面，选定一个账套，系统将自动带出该账套的相关信息；然后从“当前核算机构”列表中，选择想要删除的核算机构，点击“删除”，所选择的机构将从“当前核算机构”列表中删除，并被列入“可选机构”列表中；点击“确定”，系统将提示“账套核算机构设置修改成功”，在提示信息页面点击“返回”，系统将返回上页；

1.1.2.3账套权限管理

步骤：

1.进入财务总账—系统维护—账套管理—账套权限管理模块，呈现用户账套权限管理界面，输入用户在系统中的ID，点击“查询”，出现用户列表；或者从部门列表中选定相关部门，点击“查询”，呈现用户列表，选择用户，然后点击“修改用户权限”，进入用户账套修改权限界面；

2.进入用户账套权限修改界面，系统将显示这个被选中用户的可选账套列表和当前已授权账套列表。

如果想增加用户权限，将一个账套或多个账套从可选账套列表中移动到当前账套列表中，点击“确定”；如果想减少用户权限，将一个账套或多个账套从当前账套列表中移动到可选账套列表中，点击“确定”，系统将提示“用户账套权限修改成功”，在提示信息页面点击“返回”，系统将返回上页；

1.1.3分析点管理

使用者：

总账会计

功能：

后台可进行手工分析点类型和分析点类型定义值的新增、修改、删除的管理。

1.1.3.1分析点类型定义

步骤：

1.新增分析点类型

进入财务总账－系统维护－分析点管理—分析点类型定义模块，呈现核算项目类别定义界面，点击“新增”，出现以下页面，输入信息，点击“确定”系统将保存数据保存到数据库中；

2.修改分析点类型

进入财务总账－系统维护－分析点管理—分析点类型定义模块，呈现核算项目类别定义界面，选定一个分析点类型，点击“修改”，在新页面中修改信息，点击“确定”，系统将修改数据保存到数据库中；

3.删除分析点类型

进入财务总账－系统维护－分析点管理—分析点类型定义模块，呈现核算项目类别定义界面，选定一个分析点类型，点击“删除”，系统将从项目核算分类列表中删除这条项目核算分类类型；

1.1.3.2分析点定义

步骤：

1.定义分析点类型的值

进入财务总账—系统维护—分析点管理—分析点定义模块，呈现核算项目设置界面，从项目类别名称列表中选定一个分析点类型，点击“新增”，出现以下页面，输入信息，点击“确定”，系统将保存数据保存到数据库中；

2.修改分析点类型的定义值

进入财务总账—系统维护—分析点管理—分析点定义模块，呈现核算项目设置界面，从项目类别名称列表中选定一个分析点类型，从其定义值中选定一个项目名称，点击“修改”，出现以下页面，进行信息修改，点击“确定”，系统将修改数据保存到数据库中；

3.删除分析点类型的定义值

进入财务总账—系统维护—分析点管理—分析点定义模块，呈现核算项目设置界面，从项目类别名称列表中选定一个分析点类型，从其定义值中选定一个项目名称，点击“删除”，系统将删除此定义值，并提示“操作成功”，从提示页面点击“确定”，系统将返回上页；

1.1.4会计期间管理

使用者：

总账会计

功能：

可新增会计年度，新增修改会计期间以及定义每个会计期间的开始日期和结束日期。

步骤：

1.新增会计年度

进入财务总账—系统维护—会计期间管理模块，呈现选择账套界面，选定一个账套，系统将出现新的界面——会计期间设置；点击“新增会计年度”，系统将进入另外一个会计年度设置页面，点击“确认”，所选账套将新增一个会计年度；

注意：

只允许新增到系统日期所在的会计年度的下一年。

2.新增会计期间

在“会计期间设置”页面，选择会计年度，点击“新增”，进入所选会计年度的会计期间设置界面，其中“关闭”表示该会计期间已结账，选择选项自动灰掉，该会计期间将不可以再被修改和删除；“打开”表示该会计期间未结账（还没有凭证存在或者虽有凭证存在但还未结账），仍然允许被修改和删除。

在此界面点击“新增”，系统将进入“新增设置”页面，输入结账日期，点击“确认”，系统将保存新增的会计期间；

注意：

结账日期输入的形式应该是“YYYYMMDD”或者“YYYY-MM-DD”，而且这个日期应该要晚于“起始日期”；新增的会计期将自动承接上一个会计期，新增会计期间的起始日期将自动承接上一个会计期间的结账日期。

3.修改会计期间

在“会计期间设置”页面，选择会计年度和会计期间，点击“修改”，进入新界面，修改结账日期，点击“确认”，系统将保存修改的结账日期；如果要修改的会计期间后面已经预先设置了会计期间，则修改其结账日期并确认后，系统将自动调整下一个会计期间的起始日期为修改后的结账日期的下一天；

注意：

只有状态为“打开”且没有凭证存在的会计期间，才可以修改。

4.删除会计期间

在“会计期间设置”页面，选择会计年度和会计期间，点击“删除”，进入删除会计期间设置界面，点击“确认”，系统将删除该会计期间并返回上页；点击“返回”，系统将取消删除命令，保留该会计期间并返回上页。

注意：

只有状态为“打开”且没有凭证存在的会计期间，才可以删除；不可以删除中间的会计期间，只能删除最后一个会计期间。

1.1.5期末结账科目设置

使用者：

总账会计

功能：

可进行月末结账时需要的汇兑损益结转科目和期间损益结转科目的新增、修改、删除、查询等设置工作。

设置完成后，在月末结账时，如果选择结转当期的汇兑损益或/和期间损益，则系统将根据预先设置的结转科目，自动生成汇兑损益凭证或/和期间损益凭证，进行自动结转。

步骤：

1.查询期末结转科目

进入财务总账－系统维护－期末结账科目设置模块，呈现期末结转科目查询界面，录入检索条件，其中账套选项是必录项，点击“查询”，系统将列出查询结果，并可对查询结果进行修改和删除，点击“退出”，系统将返回主页；

2.新增期末结转科目

进入期末结转科目查询界面，点击“新增”，系统将进入“期末结转科目设置”界面。

选择一个账套和结转类型；如果结转类型为汇兑损益，则损益转入科目为“汇兑损益科目”；如果结转类型为期间损益，则损益转入科目为“本年利润”。

输入完成后，点击“确定”，系统将保存新增的结果并返回上页；点击“退出”，系统将忽略新增的结果并返回上页；

3.修改期末结转科目

进入期末结转科目查询界面，录入检索条件，其中账套选项是必录项，点击“查询”，系统将列出查询结果，选择其中一个查询结果，点击“修改”，系统将进入“期末结转科目设置”页面，可修改选定的月末结转科目的设置；修改完成后，点击“确定”，系统将保存修改的结果并返回上页；点击“退出”，系统将忽略修改的结果并返回上页；

4.修改期末结转科目

进入期末结转科目查询界面，录入检索条件，其中账套选项是必录项，点击“查询”，系统将列出查询结果，选择其中一个查询结果，点击“删除”，在系统提示界面点击“确定”，系统将删除选定的设置；点击“取消”，系统将忽略删除命令；

1.1.6汇率设置

使用者：

总账会计

功能：

可以设置需要转换的货币汇率、生效日期及类型。

设置完成后，在凭证录入模块，系统将实现自动获取预先设置的外币汇率，将输入的外币金额自动转换为本位币金额，生成凭证；在月末结账时，如果选择结转汇兑损益，系统将根据预先设置的汇率，自动计算出交易发生日及月末结账日之间的汇兑损益，生成凭证。

步骤：

1.查询汇率设置

进入财务总账－系统维护－汇率设置模块，呈现汇率查询界面，录入检索条件，其中均不是必录项，选项缺省表示选择全部项目。

点击“查询”，系统将列出汇率设置查询结果；

注意：

同一个“原货币”对应另一个“目标货币”，每天只有一个最新的汇率保存。

2.新增汇率设置

在“汇率设置”界面上，点击“新增”，系统将进入“汇率设置新增”界面，输入相关的汇率信息，其中“允许误差百分比”最大浮动值为0.05%；点击“保存”，新增的纪录将被保存，页面提示“汇率设置新增成功！

”，点击“返回”，系统将返回上页；直接在“汇率设置新增”界面点击“返回”，系统将忽略新增的信息并返回上页；

3.修改汇率设置

在“汇率设置”界面上，根据汇率设置查询结果，选择想要修改的汇率设置，点击“修改”，系统将进入“汇率设置新增”界面；修改相关的汇率信息，点击“保存”，新增的纪录将被保存，页面提示“汇率设置修改成功！

”，点击“返回”，系统将返回上页并自动更新查询列表的信息；直接在“汇率设置新增”界面点击“返回”，系统将忽略新增的信息并返回上页；

1.1.7切换账套

使用者：

总账会计

功能：

可对当前操作的账套进行切换。

步骤：

进入财务总账－系统维护－切换账套模块，当呈现选择账套界面，从账套列表中选择想进入的账套，点击“确定”，系统将保存选择结果，并返回上页