会展活动策划规划方案.docx

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会展活动策划规划方案

会展活动策划规划方案

会展活动策划方案

【篇一：

展览会活动策划方案】

展会活动策划方案

一、展会名称：

20xx第十九届中国（上海）建筑装饰及材料博览会

二、展会地点：

上海新国际博览中心（上海浦东新区龙阳路2345

号）

三、展会时间：

20xx年9月26日-28日

四：

展位号：

n4场馆f32、f33号展位

四、参展目的：

1．国内外营销渠道拓展

2．打造公司品牌及知名度

五、参展安排

1、展前准备

（1）工作安排（接待、洽谈、资料发放以及后续等工作进行分工）

（2）工作行程（工作时间轮班安排每日展台会议等）

（2）检查参展各项内容是否到位（包括展品、产品资料、宣传资料以

及设备工具等）

2、展位准备

（1）参展产品：

1、种类2、规格3、数量4、样品的分类及编号5、

摆放

（3）展位的布置；包括展台总体设计和材料准备。

（宣传视频、

样品、宣传册等）

3、参展服饰：

参展人员在展会期间必需穿着统一的正装佩戴好公

司的工牌。

4、宣传资料：

1、宣传册2、宣传单3、名片

5、展台布置

6、参展人员：

布展、撤展、展览资料发放、参加展览后勤物品的分类

保管领取等安排好职责选择人数分配好！

（二）、展中：

1．产品促销活动：

①促销政策的实施当场签订签订购合同的客户给予一定的优惠

（待确定）。

②当场签订合同的客户可以按条件获得一份精美礼品

譬如：

mp3、交通卡、礼盒装茶叶、数码相机等赠品。

2．媒体报导：

①公司网站进行同步报道。

②国内和国外行业媒体报道。

③钓鱼岛宣传片（爱国主义）

3．调动展位现场人气的活动策划：

活动之一：

产品讲座（热镀锌方管、角钢、槽钢计算产品特征）

活动之二：

有奖知识问答

（三）、展后：

1．准客户追踪跟进。

2．把在展会上的火热场面刻成光盘进行形象整合、再包装。

3

网站的后续报道。

六、参展物料：

1．宣传资料：

①准客户邀请函√

②公司简介

③产品宣传册√

④海报√

⑤赠品

2、洽谈资料：

①名片√

②相关合同书

3．现场用品：

①客户资料统计表

②嘉宾签到簿

③名片夹：

一是放置本公司工作人员的名片另外是放置嘉宾名片。

七、温馨提示：

1．展示期间关注笔记本摆放和演示防止被人偷窃。

2．关注被邀请客户的行踪何时到达并及时接待。

3．在展会期间参展工作人员不能在现场吃东西要体现出一个尊

超品牌的水平要求来保持展厅干净整洁。

4．每天闭馆后要及时开总结会总结一天的工作发现问题及时解

决重要的大客户尽量当天晚上或者第二天就约见。

5．参展工作人员要统一穿工装体现出公司的良好的精神面貌和

尊超品牌的操作要求。

一、活动目的：

1．提高展会现场与观展商的互动机会；

2．为观展商提供现场观摩仪器检测的机会；

3．为观展商提供免费检测服务也是展会现场的宣传炒作方案之一。

二、活动时间：

惯穿整个展会期间

三、活动地址：

展位内

1．邀请函宣传

①国外准客户邀请函宣传

②国内准客户邀请函宣传

（二）、活动的操作方案：

2．活动现场分工：

①宣讲、接待人员：

2—4名负责活动的宣讲、观展商的接待、咨

询、资料派发、名片交换。

②市场销售人员：

5名对上门客户一一做详细讲解。

2．活动操作流程：

①观展商与宣讲接待人员进行沟通交流（首当其冲的重要一环）；

②观展商被引导到登记台工作人员处（

③观展商市场销售人员进行亲密接触（观展商的“取经”之地）。

3．注意事项：

①接待人员要收集客户名片等资料以备会后跟踪客户另外对被邀

请客户要进行区分视被邀请客户为此次展会嘉宾同时对所有

观展商都应当有迎有送；

②工作人员应根据现场人数灵活安排。

二、活动时间：

展会期间每天上午和下午各一次每次持续时间30分钟具体时间暂时确定为：

上午10：

30——11：

00下午3：

30——4：

00（具

体时间可根据实

际情况临时调整）

【篇二：

大型展会策划方案】

大型展会策划方案

一、确定举办目的举办一场展览会首先要确定其目标。

活动项目能准确达到目标的展览会才是成功的。

通常我们的目标为：

宣传公司形象、促进产品

的销售、展示新产品、密切联系用户、对市场的信息动态和市场需

求的深度把握等。

二、选择适合场地

选择合适的场地是参展计划中重要的一部分首先须考虑的是人群

流动的方式了解人潮在整个展览会场移动的方向再依此挑选摊

位。

是否将摊位设在竞争对手隔壁引起颇多厂商的争论厂商可将这样

的摊位有效利用积极展示自己产品优于竞争者的地方。

如果在展

览期间须要使用悬挂牌示或罩盖则须选择有足够高度的地点避

免挡住可见度。

三、参展背景分析

例如：

专业性、品牌性、权威性、国际性

四、参展安排

（一）、展前准备：

1.参展主题的确定；

2.展位的确定；

3.展台设计与搭建；

明确的参会主题、优质的展位就一定能达到我们预期的效果吗？

如

果没有专业细致的展位布置怎样体现出专业性、品牌性、权威性、

国际性？

大家参展的目的都是一样的,参加展览会是提升企业知名度宣传与

推介新产品或服务的好机会而参加展览会也已成为部分企业经营

战略的一部分如何有效地充分利用展览会让展览会成为现代企

业最佳的销售与营销工具实现企业的长期经营目标则是许多企

业关注的核心问题。

在展台设计与搭建时就要围绕这个中心总结如下：

展台的设计要突出主题、强调个性同时要在空间和气氛上给观众

一种亲和力而且要方便交谈。

充分利用各种可能的要素例如展

台的形成、材料、音响、光线、色彩和其他装潢用品不断给观众

以新鲜感刺激其好奇心使他们对展台产生兴趣进而产生与展

览者谈话的愿望。

通常“展位布置”我们会外包给专业的av设备租

赁公司选择信誉好、责任心强、价格合理的租赁公司会给我们减

少很多工作量。

我们公司通常外包给光点（北京）传媒010-可以咨询一下。

4．如何有效的邀请准客户：

①尽量早一些通过发送邀请函的方法约准客户参加便也对方安排

日程。

会展开始前一天进行提醒。

②准备一些可以一分为二的礼品并印有公司标志（等于许多流动

的广告牌在免费为公司作宣传）把其中之一在展前先随邀请函寄

给准客户让他们必须到展位上才能凑成完整的一份礼品。

（二）、展中促销

1．产品促销活动：

当场签订合同的客户给予一定的优惠或给予有分量的礼品促使有

意向（犹豫）的客户当场签单毕竟夜长梦多。

2．展中的注意事项

细节决定成败在参展过程度需要注意一些细节。

①参展人员除统一着装和佩带公司标识的胸牌外需特别注重自己

的形象。

给客户不好的印象。

只要能到你展位驻足一下起码他还

是有一定的兴趣你就应主动表示欢迎。

②主动拜访一下这些同行这里指的同行并非指同一种产品的企

业而是指同一类产品的企业。

向他们你的产品将样本留给

他们几份也向他们索取样本起到资源互补共享的效果。

③展会上经常会碰到同行中的探子他们扮作客户来套你的价格和

技术甚至客户资料所以要保持警惕。

④每天参展结束后要对当天的客户进行归类整理并将谈话要点

记录下来。

另外根据客户谈话中所提出的需求判断今年的产品流

行趋势展后和公司决策层讨论新产品的开发及推广。

3．每日工作流程

7:

30：

早饭后负责人安排当日工作各人领取当日所用物质8:

30：

准时到达布展地点

9:

00--11:

30：

招商工作进展

11:

30--13:

00：

负责人安排轮值午餐

13:

00--17：

00：

招商工作进展

17:

00：

清理物资及时递交日总结报告填写报表

18:

30：

自由活动或根据公司安排其他工作

4．展示会中的接待步骤

1、登记（客户的姓名、单位部门、联系电话、落实责任人等）

2、现场演示

3、介绍公司及产品背景

4、展示其他样机

5、将意向客户请至洽谈区促成成交

6、如有客户当场签单尽力渲染制造高潮

7、发放资料、礼品

8、礼貌周到地送客户出门并预约下次拜访时间

9、到签到处记下客户意向及责任人

5．媒体报导：

①公司网站进行同步报道。

②深圳、北京等国内和国外行业媒体报道。

③各大行业网站论坛/bbs/博客的宣传。

6．调动展位现场人气的活动策划：

展会上人流量大加上人都有喜欢向人多的地方聚集的习惯好的现场造势能吸引人群进入展厅增加展厅人气有人气才有财气。

例如烤面包、抽奖、发放小礼品、免费样品检测、有奖知识问答、

成交锣、文艺表演、led广告宣传片+活动主题播放、拍卖等。

因展

会是众多品牌聚集在一起“打擂台”进行终端拦截就显得尤为必要

和重要展会期间要做到及时掌握竞争对手动态确保1-2小时更新

一次并迅速做出调整。

如聘请临时导购在展馆入口处、竞争对手

展厅附近派发单张与举牌游行进行拦截效果十分明显。

（三）、展后

1．代理商的追踪跟进。

2．把在展会上的火热场面刻成光盘进行形象整合、再包装。

3.网站的后续报道。

【篇三：

【经典案例】会展活动策划书】

第一部分会展预备阶段的文案

第一节会展预备阶段的文案简介

一、会展预备阶段的文案的概念：

会展预备阶段的文案是指一次会展从确定展览题材、收集信息、进

行展览项目立项策划一直到会展正式开幕前的预先准备阶段涉及到

的所有文本文案。

二、会展预备阶段的文案种类：

一般来说会展预备阶段的文案包括展会立项策划书、展会项目立

项可行性研究报告、参展说明书、展会招展方案、展会招展函、招

展进度计划、观众邀请函、参展合同、展出工作方案、展会费用预

算表、展会宣传推广计划、广告文案等。

第二节会展预备阶段的文案写作

一、《展会立项策划书》的写作

（一）《展会立项策划书》的概念：

所谓展会立项策划就是根据掌握的各种信息对即将举办的展览

会的有关事宜进行初步规划设计出展览会的基本框架提出计划

举办的展览会的初步规划内容主要包括：

展会名称和地点、办展

机构、展品范围、办展时间、展会规模、展会定位、招展计划、宣

传推广和招商计划、展会进度计划．现场管理计划、相关活动计划

等。

《展会立项策划书》是为策划举办一个新展会而提出的一套办展规

划、策略和方法它是对以上各项内容的归纳和总结。

（二）展会立项策划书的内容结构：

一般地《展会立项策划书》主要包括以下内容：

1、办展市场环境分析：

包括对展会展览题材所在产业和市场的情

况分析对国家有关法律、政策的分析对相关展会的情况的分析

对展会举办地市场的分析等。

2、提出展会的基本框架：

包括展会的名称和举办地点、办展机构

的组成、展品范围、办展时间、办展频率、展会规模和展会定位等。

3、展会价格及初步预算方案。

4、展会工作人员分工计划。

5、展会招展计划

6、展会招商计划。

7、展会宣传推广计划。

8、展会筹备进度计划。

9、展会服务商安排计划。

10、展会开幕和现场管理计划。

11、展会期间举办的相关活动计划。

12、展会结算计划。

（三）展会立项策划书的写作要求：

1．展会名称

展览会的名称一般包括三个方面的内容：

基本部分、限定部分和行

业标识。

如“第93届中国出口商品交易会”如果按上述三个内容对

号入座则基本部分是“交易会”限定部分是“中国”和“第93届”

行业标识是“出口商品”。

下面分别对这三个内容作一些说明：

基本部分：

用来表明展览会的性质和特征常用词有：

展览会、博

览会、展销会、交易会和“节”等。

限定部分：

用来说明展会举办的时间、地点和展会的性质。

展会举办时间的表示办法有三种：

一是用“届”来表示。

二是用“年”

来表示三是用“季”来表示。

如第三届大连国际服装节、20__年广

州博览会、法兰克福春季消费品展览会等。

在这三种表达办法里

用“届”来去示最常见它强调展会举办的连续性。

那些刚举办的展

会一般用“年”来表示。

展会举办的地点在展会的名称里也要有所体

现如第三届大连国际服装节中的“大连”。

展会名称里体现展会性质的词主要有“国际”、“世界”、“全国”、“地

区”等。

如第三届大连国际服装节中的“国际”表明本展会是一个国际

展。

行业标识：

用来表明展览题材和展品范围。

如第三届大连国际服装

节中的“服装”表明本展会是服装产业的展会。

行业标识通常是一个

产业的名称或者是一个产业中的某一个产品大类。

2、展会地点

策划选择展会的举办地点包括两个方面的内容：

一是展会在什么

地方举办二是展会在哪个展馆举办。

策划选择展会在什么地方举办就是要确定展会在哪个国家、哪个

省或者是哪个城市里举办。

策划选择展会在哪个展馆举办就是要选择展会举办的具体地点。

具体选择在哪个展馆举办展会要结合展会的展览题材和展会定位

而定。

另外在具体选择展馆时还要综合考虑使用该展馆的成本

的大小如何、展期安排是否符合自己的要求以及展馆本身的设施和

服务如何等因素。

3、办展机构

办展机构是指负责展会的组织、策划、招展和招商等事宜的有关单

位。

办展机构可以是企业、行业协会、政府部门和新闻媒体等。

根据各单位在举办展览会中的不同作用一个展览会的办展机构一

般有以下几种：

主办单位、承办单位、协办单位、支持单位等。

主办单位：

拥有展会并对展会承担主要法律责任的办展单位。

主办

单位在法律上拥有展会的所有权。

承办单位：

直接负责展会的策划、组织、操作与管理并对展会承

担主要财务责任的办展单位。

协办单位：

协助主办或承办单位负责展会的策划、组织、操作与管

理部分地承担展会的招展、招商和宣传推广工作的办展单位。

支持单位：

对展会主办或承办单位的展会策划、组织、操作与管理

或者是招展、招商和宣传推广等工作起支持作用的办展单位。

4、办展时间

办展时间是指展会计划在什么时候举办。

办展时间有三个方面的含

义：

一是指举办展的具体开展日期。

二是指展会的筹展和撤展日期。

三是指展会对观众开放的日期。

展览时间的长短没有一个统一的标准要视不同的展会具体而定。

有些展会的展览时间可以很长如“世博会”的展期长达几个月甚至

半年；但对于占展会绝大多数的专业贸易展来说展期一般是3-5天

为宜。

5、展品范围

展会的展品范围要根据展会的定位、办展机构的优劣势和其他多种

因素来确定。

根据展会的定位展品范围可以包括一个或者是几个产业或者是

一个产业中的一个或几个产品大类例如“博览会”和“交易会”的展品范围就很广如“广交会”的展品范围就超过10万种几乎是无

所不包；而德国“法兰克福国际汽车展览会”的展品范围涉及到的产

业就很少就只有汽车产业一个。

6、办展频率

办展频率是指展会是一年举办几次还是几年举办一次或者是不定

期举行。

从目前展览业的实际情况看一年举办一次的展会最多

约占全部展会数量的80％一年举办两次和两年举办一次的展会也

不少不定期举办的展会已经是越来越少了。

办展频率的确定受展览题材所在产业的特征的制约。

我们知道几

乎每个产业的产品都有一个生命周期产品的生命周期对展会的办

展频率有重大影响。

产品的投入期和成长期是企业参屉的黄金时期展会的办展频率要

牢牢抓住这两个时期。

7、展会规模

展会规模包括三个方面的含义：

一是展会的展览面积是多少二是

参展单位的数量是多少三是参观展会的观众有多少。

在策划举办

一个展会时对这三个方面都要作出预测和规划。

在规划展会规模时要充分考虑产业的特征。

展会规模的大小还会

受到会观众数量和质量的限制。

8、展会定位

通俗地讲展会定位就是要清晰地告诉参展企业和观众本展会“是什

么”和“有什么”具体地说展会定位就是办展机构根据自身的资源

条件和市场竞争状况通过建立和发展展会的差异化竞争优势使

自己举办的展会在参展企业和观众的心目中形成一个鲜明而独特的印象的过程。

展会定位要明确展会的目标参展商和观众、办展目标、展会的主题

等。

9．展会价格和展会初步预算

展会价格就是为展会的展位出租制定一个合适的价格。

展会展位的价格往往包括室内展场的价格和室外展场的价格室内展场的价格

又分为空地价格和标准层位的价格。

在制定展会的价格时一般遵循“优地优价”的原则即那些便于展

示和观众流量大的展位的价格往往要高一些。

展会初步预算是对举

办展会所需要的各种费用和举办展会预期以获得的收入进行的初步

预算。

10、人员分工、招展招商和宣传推广计划、人员分工计划、招展计

划、招商和宣传推广计划是展会的具体实施计划这四个计划在具

体实施时会互相影响。

人员分工计划是对展会工作人员的工作进行统筹安排。

招展计划主

要是为招揽企业参展而制定的各种策略、措施和办法。

招商计划主

要是为招揽观众参观展会而制定的各种策略、措施和办法。

宣传推

广计划则是为建立展会品牌和树立展会形象并同时为展会的招展

和招商服务的。

11、展会进度计划、现场管理计划和相关活动计划

展会进度计划是在时间上对展会的招展、招商、宣传推广和展位划

分等工作进行的统筹安排。

它明确在展会的筹办过程中到什么阶

段就应该完成哪些工作直到展会成功举办。

展会进度计划安排得

好展会筹备的各项准备工作就能有条不紊地进行。

现场管理计划是展会开幕后对展会现场进行有效管理的各种计划安

排它一般包括展会开幕计划、展会展场管理计划、观众登记计划

和撤展计划等。

现场管理计划安排得好展会现场将井然有序展

会秩序良好。