如何使用Google Docs组图.docx

如何使用Google Docs组图.docx

《如何使用Google Docs组图.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《如何使用Google Docs组图.docx（15页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。

如何使用GoogleDocs组图

如何使用GoogleDocs

GoogleDocs是一个基于Web的工具，它有跟Word相近的编辑界面，有一套简单易用的文档权限管理，而且它还记录下所有用户对文档所做的修改。

GoogleDocs的这些功能令它非常适用于网上共享与协作编辑文档。

GoogleDocs甚至可以用于监控责任清晰，目标明确的项目进度。

对于简单的项目，它使用起来直接了当，不像dotProject那般复杂。

从Writely开始，我就一直在使用这个网上文档编辑工具。

Writely被Google买去之后，整个工具跟Google的其它系统如Gmail，GoogleSpreadsheets等结合在一起，并且更名为GoogleDocs&Spreadsheets。

这个教程讲的只是其中的Docs那部分，因此我这里只叫它GoogleDocs了。

　　另外，跟其它很多Google的产品一样，GoogleDocs在Firefox上有最好的显示效果，因此，这个教程引用的所有例子都是在Firefox上实现的。

　　登陆GoogleDocs 

　　我一直很纳闷为什么国内的朋友很少知道GoogleDocs，因为GoogleDocs的链接如下图，就在Gmail主页的左上角上，一点就进去了。

后来我才知道，如果Gmail的显示语言是设成中文的话，这个链接现在是没有的，相信GoogleDocs的中文版出来来后应该会加上去吧。

　　图1：

从英文版的Gmail进到GoogleDocs

　　不过那也问题不大，可以直接从这个网址进去：

　　如果有Gmail帐号的话，可以用Gmail帐号登陆。

如果你用习惯了原来的电邮地址，还不想体验Gmail的超级功能的话，你也可以点击登陆页面上的“CreateanewGoogleAccount”链接，用你的电邮地址来建立一个Google帐号。

　　2、创建文档 

　　在Google创建一个文档非常简单。

　　图2：

在GoogleDocs上创建文档

　　如上图，你可以 

　　A.点击“NewDoccument”直接创建文档，或是 

　　B.点击“Upload”上传文档。

　　A.点击“NewDoccument”直接创建文档的文件名为“Untitled”，改文件名如下图， 

　　图3：

更改文件名

B.点击“Upload”上传文档 

　　a.用户可以从本地电脑把文档直接上传到GoogleDocs。

目前GoogleDocs支持以下几种文档的上传 

　　MicrosoftWord（.doc）,RichText（.rtf）,OpenDocumentText（.odt）及StarOffice（.sxw） 

　　一次最大可以上传500k大的文件。

具体操作跟一般网站上传文件没有大的区别，如下图， 

　　图4：

从本地电脑上传文件

　　b.每个GoogleDocs上的文档都有一个特定的电邮地址，用户也可以向指定的地址电邮创建文档。

如下图， 

　　图5：

电邮上传文件

　　可以用两种方式电邮创建文档 

　　没有附件的电邮。

这时电邮的标题就变成文档的标题，电邮的内容变成文档内容。

　　有附件的电邮。

这时每个附件文件名转为文档标题，附件内容转成文档内容。

　　3、编辑文档 

　　GoogleDocs的编辑界面跟Word相似，当然少了很多功能。

用户在GoogleDocs上可以编辑简单的文字格式，表格，图片等。

这些功能对一般用户来说已经够用了。

　　我这里主要讲一下添加与修改文字链接，用户可以直接从其它网页或是文档上复制带链接的文字到GoogleDocs上，但有的时候，用户还是要自己添加和修改文字链接的。

　　如下图，首先用户选择了要加链接的文字后，点击工具栏上的“Link”图标， 

　　图6：

创建文字链接

　　然后在弹出的窗口中填入相应的信息，再点“OK”就行了。

见下图， 

　　图7：

添加与修改文字链接

4、协同编辑 

　　GoogleDocs有很容易使用的文档权限管理，因此，GoogleDocs非常适合用于网上协同编辑文档。

　　在GoogleDocs上有很多种方法进入到文档权限管理的页面。

比如， 

　　A.用户可以在GoogleDoc的第一页文件列表上点击相应的“ShareNow”链接。

如下图， 

　　图8：

点击“ShareNow”链接进入到文档权限管理的页面

　　B.或者，用户可以在编辑文档的时候点击右上方的“Collaborate”标签进入到文档权限管理的页面。

见下图， 

　　图9：

点击“Collaborate”标签进入到文档权限管理的页面

　　GoogleDocs的文档只有两种权限：

　　协作者。

协作者拥有对此文档的可读写权限。

协作者也可以修改此文档的权限。

但协作者不能删除此文档。

　　读者。

读者拥有此文档的只读权限。

　　用户进入到文档权限管理的页面，填上相应受邀用户的电邮地址。

见下图：

　　图10：

邀请协作者或读者

　　点击“Invitethesepeople”的按钮后，GoogleDocs会提示相应的信息如填入邀请信内容等。

用户全部点击“OK”就可以了。

　　当同时有多于一个用户在网上编辑文档时，用户可以看到GoogleDocs提示同时在线编辑协作者的名单。

见下图， 

　　图11：

在线编辑的协作者

5、修改历史记录 

　　GoogleDocs记录下各个用户所有的修改记录。

用户在编辑文档的时候，可以点击左上方的“Revisions”标签进入修改历史记录的页面。

见下图， 

　　图12：

“Revisions”标签

　　在修改历史记录的页面上，用户可以看到各个协作者所做的修改。

GoogleDocs对修改的地方用不同颜色高亮显示。

见下图， 

　　图13：

高亮显示的修改记录

　　并且，GoogleDocs也列出了对文档做过修改的各个协作者。

如下图， 

　　图14：

对文档做过修改的各个协作者名单

　　在这个页面下，用户还可以选择把文档回复到某个指定的历史状态，比较各条修改历史记录及列出所有修改历史记录。

　　6、保存文档 

　　用户在编辑文档时，点击页面右上方的“Save”或“Save&Close”按钮就可以保存文档了。

如果用户想放弃所做的修改，可以点击“Discardchanges”按钮。

见下图， 

　　图15：

保存文档或放弃修改按钮

　　7、发布文档 

　　用户可以把写好文档发布到网上。

发布与协作都能让其它人看到文档。

协作可以设定权限，也就是限定什么人可以做什么事。

而发布文档就没有这些设定了。

文档一旦发布，任何知道已发布网址的人都可以看到文档，当然，是只能看，不能修改。

　　在GoogleDocs上发布文档也很简单。

用户在编辑文档的页面右上方点击”Publish“标签，就可以进入发布页面。

见下图， 

　　图16：

”Publish“标签

在发布页面里，点击”Publishdocument“的按钮就可以直接发布文档；点击”Posttoblog“按钮就可以把文档发布到自己的博客上。

见下图。

　　图17：

直接发布或发布到自己的博客上

　　GoogleDocs的发布到博客功能支持市面上很多博客系统，如WordPress，Typo，PLog等等。

　　用户把文档发布后GoogleDocs会给出文档链接。

见下图， 

　　图18：

直接发布后的链接

　　发布后，其它人就可以通过这个链接看到文档。

　　如果发布后用户对文档做了修改，用户必须把文档重新发布，其它人才能看到文档的改动。

　　另外，用户也可以随时取消发布。

　　我在新加坡使用GoogleDocs的体验还不错。

速度，及系统稳定性都可以。

但据国内朋友反映，GoogleDocs在国内使用的速度有时很慢，特别是在几个人同时在线编辑的时候。

　　因为GoogleDocs的编辑功能跟Word相比还不是很强，在网络的速度和稳定性都不理想的情况下，我觉得最好还是在本地机器用Word编辑文档，改好后再复制或是上传到GoogleDocs上，然后利用其方便的权限设定与其它人协同工作。