办公自动化系统的设计与实现硕士本科论文.docx

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办公自动化系统的设计与实现硕士本科论文

摘要

办公自动化是指通过将计算机、通讯、信息和软科学等先进技术及设备集合运用于各类公务活动中，实现日常办公的无纸化、科学化、自动化，提高工作质量和工作效率。

办公自动化系统是以计算机、信息、管理以及网络通信等多学科技术为支撑，以提高综合业务管理水平和辅助决策为目的的综合性人机信息系统。

随着现代信息和网络技术的快速发展，自动化对人类社会发展的影响越来越深远，国民经济信息化进程面临着千载难逢的机遇和前所未有的挑战。

加快推进党政机关、企事业单位办公网络化、自动化、电子化，迅速快捷、全方位的完成信息采集和信息处理等公务活动，达到息共享、工作高效协同，为机关日常管理和科学决策提供可靠的依据，已经成为各地党政机关急需解决的事情。

建立和使用办公自动化系统，能够最大限度地减轻工作人员的日常工作量，摆脱繁杂的事务性工作，从而有更多的时间进行集中精力思考、解决与事务发展相关的问题。

因此，办公自动化对提高政府部门的内部管理水平和办公效率，提高领导决策的科学性、正确性具有十分重要的意义。

本文深入调研了软件工程原理和面向对象技术在办公自动化系统中的应用，将滨海经济开发区办公自动化系统的设计为具有良好开放性、扩展性和复用性的系统。

分析了第一代至第三代办公自动化系统的特点，以第一代至第三代自动化系统的特点为模型依据，结合滨海经济开发区的实际情况，设计合理的办公自动化功能模型。

选择了B/S模式作为滨海经济开发区办公自动化系统的应用模式、确定了J2EE平台作为开发平台。

本系统共分为个人办公，信息通讯与共享，文件管理与共享，工作流管理，资源管理，收发文管理，组织结构和权限设置等功能模块，包括了办公自动化系统的大多数功能。

本文对办公自动化系统的协同操作模式进行了研究，实现了办公自动化系统与即时通讯系统的集成。

对系统的安全性做出了分析和设计，建立了一套立体的、多层防范的、软硬件相结合的安全控制体系。

关键词：

办公自动化，软件工程，B/S

Abstract

Officeautomationisthatbyusingcomputertechnology，communicationstechnology，informationtechnology,softsciencesandothernewtechnologyinvarioustypesofofficepersonnelactivities,thuscometopaperless,scientificandautomation，tomaximizethequalityofworkCapacity,andimprovetheworkingefficiency. OfficeAutomationSystemisanintegratedinformationsystem，whichissupportedbycomputerscience,informationscience，geospatialscience，managementdivisionScience，behavioralscience，networkcommunicationtechnologyandothermodernscience，withthepurposeofenhancingthecomprehensivebusinessmanagementanddecisionsupportmachine.Withtherapiddevelopmentofmoderninformationandnetworktechnology,automation’seffecttohumansocialdevelopmentismorefar-reaching,andtheprocessofnationaleconomyisfacingrareopportunitiesandunprecedentedchallenges.Ithasbecometothethingsthatneedtoberesolvedforeachgovernmenttospeeduptheprocessofnationalinformationtechnology，topromotetheofficenetwork，automation，electronictechnology，toenablegovernmenttoeasilyandquicklyshareinformation，andefficientground-workandchangethecomplexandinefficientmanualofficeapproach，toachieverapid，comprehensiveinformationcollection，informationprocessing，thusprovidingareliablescientificbasisforthedailymanagementofgovernmentdepartments workanddecision-making.Usingofofficeautomationsystems，governmentdepartmentscanreducethedailyworkloadofstaffofmaximumextend，makingstafftorelieffromthetediousroutinefreed，tofocusonthinking，solvingproblemsandmattersrelatedtodevelopmentbetter，thusgreatlyenhancing efficiency. Therefore，theofficeautomationisofgreatsignificancetoimprovetheinternalmanagementofgovernmentdepartmentsandofficeefficiency，andtoimprovethescientificandaccuracyofleadershipdecision-making.

Thispaperstudiestheapplicationofsoftwareengineeringprinciplesandobject-orientedtechnologyintheOfficeAutomationSystemin-depth，designsBinhaiEconomicDevelopmentZone’sofficeautomationsystemtoawellopened，extensible，andreusable. Weanalyzethefeaturesofthefirstgenerationtothethirdgenerationofofficeautomationsystem，basedonthefirstgenerationtothirdgenerationofautomationsystemsmodel，combinedwiththeactualsituationoftheBinhaieconomicdevelopmentzone，designedreasonableofficeautomationmodel. WechoosetheB/SmodelastheBinhaieconomicdevelopmentzoneofficeautomationsystemmodel，andselecttheJ2EEplatformasthedevelopmentplatform.Thesystemisdividedintoindividualoffices，informationandcommunicationandSharing，documentmanagementandsharing，workflowmanagement，resourcemanagement，sendandreceivetextmanagement，groupOrganizationalstructure，functionsandpowerssetmodule，includingthemostfunctionsofficeautomationsystemhas.

Inthispaper，westudiedthecollaborativeoperationmodeofofficeautomationsystems，achievingtheintegrationofofficeautomationsystemsandinstantmessagingsystems. Wemadedesignandanalysisonthesecurityofthesystem，andbuildasetofsafetycontrolsystemwiththree-dimensional，multi-guard，combinationofhardwareandsoftware.

Keywords：

Officeautomation，Softwareengineering，B/S

第一章绪论

1.1研究背景

办公自动化系统（OfficeAutomation）是以计算机、信息、管理以及网络通信等多学科技术为支撑的综合性人机信息系统，目的是辅助决策以及提高综合业务管理水平。

办公自动化是指通过将通讯、计算机、软科学、信息等先进的技术及设备集合运用于各类公务活动中，以实现自动化、科学化、无纸化的日常办公，并大大的提高工作效率和工作质量。

随着现代信息和网络技术的快速发展，自动化对人类社会发展的影响越来越深远，国民经济信息化进程面临着千载难逢的机遇和前所未有的挑战。

手工办公方式，复杂、低效，劳动强度大、出错机率高，而且受人为因素影响严重。

加快推进党政机关、企事业单位办公网络化、自动化、电子化，迅速快捷、全方位的完成信息采集和信息处理等公务活动，达到息共享、工作高效协同，为机关日常管理和科学决策提供可靠的依据，已经成为各地党政机关急需解决的事情。

建立和使用办公自动化系统，能够最大限度地减轻工作人员的日常工作量，摆脱繁杂的事务性工作，从而有更多的时间进行集中精力思考、解决与事务发展相关的问题。

因此，办公自动化对提高政府部门的内部管理水平和办公效率，提高领导决策的科学性、正确性具有十分重要的意义。

对于办公自动化系统，很多政府机关单位、大型企业过去都曾开发过，但是由于历史的种种原因，他们都是在老版本的LotusNotes[1]~[4]平台上开发的办公自动化系统，他们都是按照一个模式开发的，就是采用以关系型数据库为基础的MIS系统。

因为软件本身的局限以及当时网络技术的不发达，这些办公软件中有很多不能适应现代工作需求的缺点，比如说缺乏韧性，对环境适应性差，集成化程度低，资源共享不充分等都很严重；同时，因为他们基本都为静态的，其功能只是对于文档的存储、管理等，尚且远不能适应网络化信息时代的要求。

我们的信息时代要求能够实现一个高度信息化的办公自动化系统，能够显著提高办公效率，适应新的环境的不断改变，降低办公成本，加快工作流程等等[5]。

，

滨海经济开发区为推动全区信息化建设，实现开发区各级政府办公与服务的电子信息化管理，完成从传统性政府到服务型政府的转变，正积极进行政府电子政务系统的建设。

滨海经济开发区电子政务系统包括“滨海信息门户平台”、“滨海党政办公内网平台”、“滨海办公自动化平台”及行政审批和电子监察系统。

其中，实现办公自动化是实现电子政务的先决条件。

当前滨海经济开发区的办公自动化系统已经远远不能够满足现在的工作需要，因此亟需建设基于WEB的[6]、以知识管理[7]~[9]为核心的新型的办公自动化系统。

滨海经济开发区办公自动化系统是政府电子政务系统中的一个子系统，通过该系统的构建能够极大的提高工作人员工作效率，提高部门的竞争力、凝聚力，并且使决策变的迅速科学，高层决策不再是不了解情况，缺乏数据的环境下进行，而是以数据和真相为依据做出的科学的决策。

对于单位领导来说，办公自动化系统的决策支持系统，能够为领导提供决策参考和依据，而对于普通管理者，办公自动化系统又是事务/业务处理系统。

办公自动化系统能够为政府部门的工作人员提供良好的办公手段和环境，使之准确、高效的工作。

1.2办公自动化的发展

我国的OA产业从1970年后发展到了现在，最初的辅助办公产品只是提供面向单机的功能，已经发展了到全面面向企业应用的大型的协同工作软件，其发展过程大体分以下三个阶段：

第一阶段的核心为数据处理

此阶段的主要标志为现代化的办公设备比如打字机，传真机和复印机等等，在办公过程中进行了大量的普遍使用，处理和存储的对象为结构化的数据，应用于关系型数据库系统和基于文件的系统，并逐步实现了数据的大规模统计和文档写作的数字化，实现了自动化的个体工作，并且把办公信息载体从纸介质方式转向了比特方式。

第二阶段以实现工作流自动化

此阶段的主要标志是人们在办公时更多的使用电脑和打印机，通过电脑和打印机进行文本排版处理，表格数据管理，文件打印和进行财务、人事等信息管理等，并把收发文的处理方式从传统的手工方式转向了工作流自动化方式。

第二代办公自动化系统的广泛应用，使得部门内和部门之间的沟通协作性得到了大大加强，进而较大的提高了工作的质量和效率。

但是在知识经济的局势下，第二代办公自动化系统缺少了知识的管理。

第三阶段以知识管理为核心

办公其实就是一个管理的过程，在这个过程中，人员之间最经常发生沟通、控制以及协调这些联系，而这些都在以知识管理为核心的办公自动化系统中都会得到更好的体现。

知识管理就是一种帮助人们发现知道什么，如何传递知识和怎样有效利用的系统，充分利用这些才能整体提高管理的水平。

此阶段的主要标志就是是网络技术在办公过程中的普遍应用，在这个阶段中，在办公过程中通过使用计算机网络技术，实现了文件共享，网络打印共享，网络数据库管理等工作。

第三代的办公自动化系统是以计算机网络的应用为核心，以数据、信息所提炼和组织的知识为主要处理内容的办公自动化系统。

第三代办公自动化系统和第二代相比，它最突出的特点是：

实时交流、实时通信。

第三代办公自动化系统的特点如下：

1）数据信息的处理功能更加的丰富、来源也更加的丰富：

面向知识管理的OA系统对各种信息的集成功能的支持更加庞大，这些数据不仅包括电子邮件信息，并包括数据仓库中的数据，文件系统中的数据、传统的关系型数据库数据以及因特网上的数据等等。

2）充分利用各种协同工作手段：

包括多线程讨论、文档共享、电子邮件及一些辅助工具提供在线及时共享应用等。

3）办公自动化系统起到“知识管理”的平台与门户作用，面向知识管理的办公自动化系统逐步把知识管理原则与实践融入每个员工的日常工作当中去。

4）数字化办公时OA系统发展的大方向。

数字化办公，就是绝大多数的办公业务都要在网络环境下实现所谓数字化办公即几乎所有的办公业务都在网络环境下实现。

从技术发展的角度看问题，我们认为数字化办公的实现的完全可能的，主要原因可表现为互连网技术的发展，安全技术的发展和软件理论的发展等等。

但是从管理体制和工作习惯的方面来来看，全面的数字化办公却还有比较长的路要走，首先，数字化办公的出现，必然对传统的管理体制有着大的影响以及冲击，引起传统管理体制的变革，从而导致了权利和利益的重新分配；同事管理人员原有的工作习惯、工作方式和法律体系有很强的惯性，短时间内改变尚需时日。

但是即使这样，全面实现数字化办公仍是不可阻挡的潮流。

1.3研究现状

办公自动化在中国的发展过程中取得了很多成绩，同时也暴露了很多问题，如硬件投入多、软件投入少，水平低、重复建设多，模拟手工作业增加管理负担，投资大、效果不明显等，造成这些问题的主要原因有三条。

首先，只是将办公自动化理解成了在办公时使用现金设备和先进技术而已了，只是为了提高工作效率，这其实就是没有深刻理解办公自动化的本质作用；其实提高管理机构的决策效能，才是通过实现办公自动化最终要达到的，也是最关键的。

其次，人们往往觉得有了足够的先进技术和先进设备，我们的办公就实现了自动化，也就是人们忽视了办公自动化发展的基础；实际上是，办公自动化发展必需依赖的基础有两个，一个是管理基础，另一个是信息积累基础，如果这两个基础少了其中任何一个，办公自动化就没有了存在和发展的必要了。

第三，由于技术条件的发展不利，造成了对办公自动化的制约，也同样使得办公自动化建设难很难达到预期的目的。

国内的OA软件虽然仍然存在很多不太让人满意的地方，但时随着分布式组件技术、三层计算模式、工作流等计算机技术的不断完善，一些令人欣慰的进步也慢慢出现：

1）分布式组件技术

利用分布式组件技术来构造系统，不仅可以提高软件模块的复用性、可扩充性和重组能力，还可以较大程度的降低部署大型系统的复杂程度，减少系统维护和升级成本。

2）三层计算模式

传统的软件开发模式主要是集中式和C/S模式，它存在很多弊端，特别是系统关联非常大，升级和维护代价很大，并且对客户端要求也很苛刻。

而采用了三层计算模式后，用户表示层被独立分离开来、商业应用规则以一个整体在独立的应用服务器上运行，这样以来，客户端的压力大大减轻了，并且在机构进行改组、系统需要升级以及人员调动时带来了很大的方便。

对于以后开发更为复杂的OA应用和Internet的快速发展，这样的开发模式肯定是首选。

3）群件平台日趋先进

群体平台是做OA软件必不可少的一部分，OA软件的发展直接被群件平台的技术趋势深深影响着，例如当前的两大群件平台LotusDomino和MierosoftExchange，无论是其新版本的技术形态，还是最近的技术走势，从中都提供了很多新的功能和技术特点，比如说关系数据库连接和访问、知识管理和Internet支持、等等。

4）Internet技术、多媒体技术被引入到OA系统中

目前由于一些在Internet中使用的成熟技术，如HTML，Java、JavaScript等被大量地引入到Intranet应用中，使得Intranet/Extranet/Internet之间的界限越来越模糊，这样就有利于提高基于多网互联的用户之间的交互，大大丰富了Intranet应用的功能和表现形式。

同时，如光笔录入、语音录入等各种多媒体手段的引入，也将会极大地提高基于Intranet的OA系统的易用性。

5）软件的柔性构造功能将不断加强

因为分布式组件技术和N-Tier的开发模式的存在，所以今后的OA软件在功能模块的定制性和复用性等方面肯定会有所加强，能够满足用户需求不断变化的实际需求，需求变化后不会再通过修改代码的方式来应对，而是通过提供给用户相应的接口来实现。

6）基于工作流的分布式应用[23][24][25][26]

在如今的企事业单位中，计算机的应用往往不止是一种，而且应用的数量还会随着时间的推移不断加大，在这种情况下怎样把这些应用有效地管理起来，并且给用户提供易用性较强的界面，正是OA向更高、更深层次发展的必然选择的道路。

现在来说，用来解决上述问题的比较有效的手段就是将OA系统建立在基于工作流的分布式应用框架之上。

对于办公自动化系统，很多政府机关单位、大型企业过去都曾开发过，但是由于历史的种种原因，他们都是在老版本的LotusNotes[1]~[4]平台上开发的办公自动化系统，他们都是按照一个模式开发的，就是采用以关系型数据库为基础的MIS系统。

因为软件本身的局限以及当时网络技术的不发达，这些办公软件中有很多不能适应现代工作需求的缺点，比如说缺乏韧性，对环境适应性差，集成化程度低，资源共享不充分等都很严重；同时，因为他们基本都为静态的，仅能提供文档的存储、管理、查询，还远远不能适应网络化信息时代的要求。

我们的信息时代要求能够实现一个高度的办公自动化系统，能够显著提高办公效率，降低办公成本，加快工作流程，适应新的环境的不断改变等等[5]。

滨海经济开发区为推动全区信息化建设，实现开发区各级政府办公与服务的电子信息化管理，完成从传统性政府到服务型政府的转变，正积极进行政府电子政务系统的建设。

滨海经济开发区电子政务系统包括“滨海信息门户平台”、“滨海党政办公内网平台”、“滨海办公自动化平台”及行政审批和电子监察系统。

其中，实现办公自动化是实现电子政务的先决条件。

当前滨海经济开发区的办公自动化系统已经远远不能够满足现在的工作需要，因此亟需建设基于WEB的[6]、以知识管理[7]~[9]为核心的新型的办公自动化系统。

1.4课题来源

滨海经济开发区办公自动化系统是政府电子政务系统中的一个子系统，通过该系统的构建能够极大的提高工作人员工作效率，提高部门的竞争力、凝聚力，并且使决策变的迅速科学，高层决策不再是不了解情况，缺乏数据的环境下进行，而是以数据和真相为依据做出的科学的决策。

对于单位领导来说，办公自动化系统的决策支持系统，能够为领导提供决策参考和依据，而对于普通管理者，办公自动化系统又是事务/业务处理系统。

办公自动化系统能够为政府部门的工作人员提供良好的办公手段和环境，使之准确、高效的工作。

滨海经济开发区办公自动化系统作为政府电子政务系统的主要组成部分之一，其构建应该是基于Web平台的，并且以软件工程理论为指导，具有良好的扩展性和安全可靠性。

它以消除政府部门内部的各类信息孤岛，实现政府各部门、各人员之间的信息共享和协同工作为目的，创建一个集成的、统一的、协调运作的协同办公平台以提高政府部门的管理水平和办公效率[45][46][47][48]。

1.5主要工作

本课题的主要研究内容和工作如下：

1）深入调研了软件工程原理和面向对象技术在办公自动化系统中的应用[15][16][17]，将滨海经济开发区办公自动化系统的设计为具有良好开放性、扩展性和复用性的系统。

2）分析了第一代至第三代办公自动化系统的特点。

以第一代至第三代自动化系统的特点为模型依据，结合滨海经济开发区的实际情况，设计合理的办公自动化功能模型。

3）选择了B/S模式[10]~[12]作为滨海经济开发区办公自动化系统的应用模式、确定了J2EE平台作为开发平台。

4）对办公自动化系统的协同操作模式进行了研究，实现了办公自动化系统与即时通讯系统的集成。

5）对系统的安全性[13][14]做出了分析和设计，建立了一套立体的、多层防范的、软硬件相结合的安全控制体系。

1.6论文组织结构

第1章绪论。

主要介绍论文的研究背景，办公自动化的发展历程，课题来源和本课题的主要工作。

第2章技术理论基础。

主要介绍项目开发所用的核心技术和理论，包括J2EE的模型、结构、应用等知识和工作流管理系统的概述。

第3章系统需求分析。

通过对滨海开发区办公自动化工作的调研，做出系统的需求分析，并进一步对系统功能性需求和非功能性需求做出分析。

第4章系统总体框架设计。

包括系统的开发环境，体系结构，设计模式，网络应用模型等。

第5章系统数据库设计。

对数据库组织形式和关系数据库