综合部标准化工作流程Word文件下载.doc

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任

司

机

档

案

文

员

二、会议组织流程：

1、确认：

接到会议通知后，确认会议性质、时间、参会人数及掌握会议召开部门需要场地的意向。

2、确定场地：

根据掌握的信息搜取3－5个场地，提取详细信息同会议召开部门进行沟通确定场地。

3、确定会议室：

根据参会人数的数量及会议所用设备、价格确定会议室。

4、确定用餐：

根据用餐人数、价格确定用餐地点。

备注：

春节联欢晚会。

5、确定住宿：

根据参会人数、价格、条件来确定住宿地点及房间标准。

通常会议室、用餐、住宿地点选择在同一家宾馆。

1.有利于节省时间2.有利于节省费用。

6、根据以上做出会议方案及预算，并交部门经理审批、总经理审批、董事长审批。

7、保证用车：

会议期间保证车辆的及时使用，行政部负责安排车辆的使用。

8、准备资料（会议资料、用餐安排、房间安排等）。

9、准备会议期间所用设备、办公用品（笔、本、纸、投影仪、投影布、插线板等）；

如需礼品要提前准备。

10、安排会议室：

会议期间在会议前将会议室安排布置好，会议后负责保管所用设备及用品。

11、安排用餐：

根据会议情况通知用餐地点及时间，如有变动提前说明。

12、安排住宿：

根据参会人员安排房间。

13、负责签到及维持会场秩序。

会议期间负责签到，登记出勤情况，随时维持会场秩序。

15、处理临时事情。

临时事件紧急处理，并及时向部门领导汇报情况。

16、结算：

会议结束后负责结算各项费用，并开取发票。

17、报销、冲账。

整理报销单据，按照财务规定的时间、贴票要求进行报销。

18、会议资料整理、存档。

及时的整理会议资料存档。

三、办公室管理工作流程

（1）办公室日常管理

1、公司员工周一至周五上班期间必须穿工装，带工牌。

2、禁止在办公室喧哗，嬉戏打闹，同事之间要互相尊重。

3、推行无烟办公区，不准乱接电源，认真做好防火工作。

4、下班后关闭一切电源（如电脑、显示器、打印机等），门窗锁好。

5、办公室人员的一切均有个人保护和使用（如电脑、电话等）爱护办公室的各项设施，随时保持办公室卫生干净、整洁，营造一个良好的工作环境。

6、所有人员必须提高警惕，重要的文件、资料要及时入档保存、妥善保管，不要乱丢乱放，严防泄密，不经他人同意，禁止乱翻他人一切资料和用品。

7、办公室钥匙、工作中相关密码不得转交或泄漏给其他人员，违法者发生一切事故由本人负责。

8、办公时间杜绝从事与工作无关的事情，如：

打游戏、看电影等所有娱乐项目。

9、为了下班后员工回家途中安全，除需加班需要延长工作时间，下班后不得在办公区逗留（上网打游戏、看电影）。

10、如有违规者，一经发现罚款20元/次，并全公司通报批评。

（2）办公区卫生管理

1、所有员工有责任维护所在办公区域的卫生清洁，及时清扫办公室杂物。

2、每个月编排清洁值班表，值班人员清洁时需要在值班表上签字确认。

3、因特殊原因请假或外出的无法进行值日的，需提前安排接替人，代替其值班。

4、如有违规者，一经发现罚款20元/次，并全公司通报批评。

（3）办公室空调管理

1、空调的启用

1.1、严格控制空调机使用开启温度，夏季温度高于30摄氏度方可开启制冷系统；

冬季温度低于6摄氏度方可开启制热系统。

1.2每天使用时间不能超过6个小时，各办公室指定专人负责空调的开关和使用时间。

1.3空调的启用要严格按照操作规程开启，严禁在冬天开启制冷或在夏天开启制热，否则，将对压缩机造成严重损坏，影响其正常使用。

2、空调的使用与责任管理

2.1、办公室空调开启时要注意进出随手关门，防止温度流失。

2.2、空调作为办公设施，仅用于各办公室在办公期间使用，不允许在非办公期间使用空调，办公人员离开或办公室无人的情况下应及时关闭空调，严禁室内长期无人空调机照开。

空调的开启由各部门专人负责，其他员工不得开启。

2.3、下班前及时关闭空调，非工作加班不得开机，办公室将定期、不定期组织检查。

2.4、不得随意改变空调机的风叶方向及随意打开机壳或拆卸机件，要注意对空调的合理使用和维护。

当空调出现故障时，要及时报修，不得私自维修。

2.5、雷雨天气应立即关闭空调，切断电源。

2.6、为了保持空气清新及个人和他人的健康，不得在办公室开空调期间吸烟。

四、办公用品管理工作流程：

一般办公用品分为一般消耗品和耐用消耗品两类。

一般消耗品包括：

笔芯、铅笔、笔记本、胶水、便签纸、文件袋、橡皮、订书针、大头针、回形针、长尾夹、记号笔、电池、白板笔等。

耐用消耗品包括：

笔筒、文件盒、文件架、订书机、起钉器、直尺、剪刀、美工刀、插线板、印台、黑板擦、U盘等。

①办公用品采购流程

（一）办公家具、办公设备的采购

办公设备、办公家具的采购由各部门负责人向综合办公室提出采购计划，行政办公室统一会审审批后，经领导审批后由综合办公室负责统一采购。

任何部门不得擅自购买，各部门自用的特殊办公设备、办公家具报行政办公室审批，经领导审批后可自行采购。

（二）一般办公用品的采购

1、各部门根据本部门办公用品使用情况，每月25日之前报下月需采购的办公用品，在OA上填写《办公用品需求表》，经部门负责人审批签字后报综合办公室。

综合办公室文员将各部门申购计划汇总后，办公室主任提出办公室审核意见，审核同意后方进行申购。

2、办公室文员核对办公用品需求表与办公用品台账库存后，编制《办公用品申购计划表》，由办公室主任确认审批签字同意后，统一由综合办公室专人进行采购。

3、急需的办公用品由部门负责人提出申请，填好《急需办公用品申请单》经办公室主任确认，分管领导签字同意后购置。

②办公用品管理流程

办公家具、办公设备、一般办公用品的采购，均由综合办公室统一负责管理。

采购员须经常调查办公用品供应商及市场价格，以保证性价比和质量。

（一）办公设备、办公家具的管理。

1、验收

验收办公设备、办公家具原则上由办公室负责验收，核对品种、规格、数量与品牌，无误后，在送货单上签字确认以示验收合格。

各部门自购办公设备、办公用品由各部门自行验收，办公室统一进行台账登记。

2、管理

办公设备、办公家具的领用、保管和维修。

公司购入的办公设备、家具必须设立分类台账；

填好《固定资产台账》，根据购货合同或送货单载明的货品种类、规格、数量、金额、购货时间等项目，准确设置台账。

办公设备、办公家具的使用部门应指定负责人在领用单位一栏签字确认。

综合办公室负责按设备和家具的品类、数量进行编号登记。

对于损坏的办公家具、办公设备报行政办公室后由办公室统一维修。

（二）一般办公用品的管理

1、办公用品采购员根据《办公用品申购计划表》于次月月初完成采购并发放。

2、办公室负责公司办公用品的采购计划、验收入库、统计等管理工作，并负责保管、发放与统计等管理工作，同时各部门设立专门的办公用品管理员负责本部门办公用品的领用及保管，各部门负责人对本部门的办公用品使用情况进行监督和管理。

3、行政办公室文员应认真、仔细、负责地分月做好办公用品入库台账，做到每一批办公用品进出有章可循、有据可查。

五、工装管理工作流程

1、订做工装：

员工工装统一由综合部订做，管理层副经理以上需订做工装的需将人员名单上报至综合部，统一由综合部填写《工装订做申请表》，经综合部经理审核、总经理审批、董事长审批后，由综合部联系工装制作厂家进行测量尺寸后进行制作。

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2、领取工装：

各部门根据上报工装需求数量及大小，填写《工装领取申请表》，经部门负责人同意后至行政部领取工装，领取时需携带押金条及工装领取申请表；

2、发放工装：

发放工装时，领取人需仔细核对《工装领取申请表》上所填写的数量及尺寸，确认无误后签字。

3、归还工装（员工）：

归还工装时，需携带押金条及工装（必须清洗干净），并需核对《工装领取申请表》，确认数量无误后由综合部的工装管理员签字确认。

4、报损工装（员工）：

工装破损严重或褪色无法影响公司形象需更换工装时，需先填写《工装报损申请表》，并写明原因（附照片），同时需填写《工装领取申请表》，由部门负责人批准后到综合部进行工装的退换及领取。

管理层订做工装的费用需在本公司在职满一年后，方可退一半工装费用。

六、印制名片申请流程：

1、各部门申请名片时，须把申请人的姓名、职务、工作地点、联系电话、移动固话、E-mail注明清楚，并把申请名片数量备注清楚；

2、申请订做员工名片时，须把申请部门、申请数量、申请时间注明清楚；

3、经综合部办公室主任审批后，由市场部设计员联系进行制作，制作时限为三天。

七、固定资产管理工作流程：

（一）固定资产采购流程：

固定资产的采购由各部门负责人向综合办公室提出采购计划，行政办公室统一会审审批后，经领导审批后由综合办公室负责统一采购。

（二）固定资产调拨流程：

固定资产调拨部门须填写《固定资产调拨申请单》，经综合部经理审批签字后，方可调拨；

固定资产在调拨后调出部门经理与调入部门经理分别审批签字后，方可生效，同时综合部需把《固定资产调拨申请单》入档备案以备查询。

（三）固定资产维修：

1.各资产使用部门要指定相关人员负责固定资产管理并建立实物管理台帐；

个人使用的固定资产，由本人负责管理，责任到人。

固定资产使用人、使用地点变动，应由转出部门提出申请，由综合部办理相关手续并报财务备案，方可进行资产转移。

2.固定资产使用期间发生故障或损坏时，应立即通知综合部，以便及时维修。

各部门应将固定资产质量及供应商的售后服务情况报行政备案。

3.公司财务部负责固定资产核算并按财务制度规定计算固定资产折旧费。

4.综合部应当于每年年末编制固定资产维修计划，维修费用应当纳入年度部门预算；

各部门固定资产的维修费用应当纳入部门月度预算中，并提交财务部门备案。

5.固定资产需要修理时，由使用部门提出申请，经审批后方可维修，维修完成后，由使用部门相关人员验收，并在《固定资产维修申请表》上签字确认。

（四）固定资产报废与报损：

1.综合部要统计各部门固定资产报废情况，并填写《固定资产处置审批单》，经综合部经理、财务部经理、仓储物流部经理、总经理审核后，提交董事长审批。

2.固定资产批准报废后综合部应当要及时进行实物处理、更新固定资产管理台帐相关信息；

财务部及时进行帐务处理。

3.对已批准报废的固定资产进行遴选：

通过适当维护、修理，能够继续使用的物品由综合部负责调剂给有需求的部门使用；

对已批准报废并经遴选后剩下的物品由综合部进行作价处理，物品经公司有关部门和领导审核批准后进行处理。

4.当固定资产破损或丢失时，固定资产使用部门填写《固定资产处置审批单》，提交综合部审核。

综合部对固定资产报损或报失情况进行核实后，在《固定资产处置审批单》内填写调查意见，并签字确认，并将《固定资产处置审批单》送财务部审核。

5.财务部对报损、报失的固定资产的价值进行估算并填写相关数据，报总经理审核、董事长审批。

6.综合部根据审批通过的《固定资产处置审批单》更新固定资产台的帐相关信息，财务部根据审批通过的《固定资产处置审批单》进行报损、报失固定资产的账务处理。

八、接待员的工作流程：

接待员的接待工作，主要分为电话和来访者接待，相关接待流程有以下规范：

1、电话接待：

1.1接听电话

当我们接听电话的时候应该热情，因为我们代表着公司的形象。

通过电话，给来电者留下个好印象。

接待员接起电话的声音要不紧不慢，并最终保持轻松愉悦的声调，不得在电话中和来电者耍脾气、使性子甚至说粗口。

应调整好的表情，微笑可以通过电话传递，使用礼貌用语如“谢谢您”，“请问有什么可以帮你吗？

”“不用谢”等。

在电话铃响的第二声和第三声的时候接起电话。

首先要说“你好，金凯电子”，切忌以“喂”开头，要勤说“请问”、“请稍等”之类的谦词。

如果因故迟接，要向来电者说“对不起，让您久等了”。

转接电话时，要礼貌的说“请稍等”，并马上转接过去。

对方如果要求转接领导，又知道领导的姓名，就要礼貌的询问，对方的姓名，单位。

如果来电方是作广告、推销或与公司无关的来电就要拒绝。

应该用礼貌的借口，比如先让其先发传真，如有需要再联系。

或者转接到相关部门。

1.2让客户先收线

再打电话和接电话过程中都应该牢记让客户先收线。

因为一旦先挂上电话，对方一定会听到“嗒嗒“的声音，这会让客户感到很不舒服。

因此，在电话即将结束时，应礼貌地请客户先收线，这时整个电话才算圆满结束。

1.3做好来电记录

电话机旁要备有纸、笔，请主动提供留言服务，随时准备记录客人提出的要求和帮助解决的事项。

尤其对客人的姓名、电话、时间、地点、事由等重要事项认真记录并及时转达有关部门和责任人。

2、来访者接待

①遇到有访客来时，应立即招呼来访客人，面朝向来访者点头，微笑致意：

“您好，请问您找哪一位？

“请问您是哪家公司？

、请问贵姓？

”是否有预约？

②如果是总经理预约的客人来访，可询问“请问贵姓，请问是哪家公司”，确认对方的身份的确是预约后，通知老总，方可引领到老总办公室，指引来访者入座，并倒水给客人。

③如果没有预约，知道找谁后，请来访者稍等，立即帮其联系。

如果要找的人正在忙，可以请来访者稍等，引领来访者入座，并倒水给客人。

如果等的时间很长，访客要找的人还在忙，要关照一下来访者并向其说明，不要扔在那里不管，然后再帮忙催一下来访者要找的相关人员。

④如果来访者要找的同事让其去指定位置等候，（如果是夏天，要打开风扇或空调，注意风扇的风量不要太大，空调设置到26度，风速为小），为来访者倒水后礼貌的让其先等候再离开。

⑤如果来访者要找的人不在，根据来访情况决0定是否立即先联系相关负责人。

如果如不需要，委婉告知客人相关负责人不在，是否愿意等人回来，或者明天再来访。

4、送客：

客人离开时，要起身送客，礼貌用语，请客人慢走！

等客人离开后，应立即将客人使用过的一次性杯子整理好，保持办公室的整洁，以便接待下一批客人。

5、对内接待：

①早上上班主动向公司同事，特别是公司领导问好，董事长早晨第一次进入公司和最后离开公司要打招呼，下班时也主动向其他同事告别

②有客人来访时，也要注意公司接洽人员的接待问题，比如提茶水等。

③接待人员要随时保持有人在位置上，如果临时有事要离开，需主动交待其他同事帮帮转接电话或接待来访客人。

④每天检查办公室桌面清洁，设备的维护和干净整洁，办公室的报刊书籍的完好无损。

⑤接待来访者时候，避免让来访者自己进入办公区域，而是要遵循公司内部规定，经过接洽者允许后，接待人员引导来访者到办公区域。

九、档案管理工作流程：

1、档案归档流程：

①凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交行政部档案室立卷归档。

②对于某些专门文件，或分散在外的个别业务部门的文件，为方便日常工作，立卷归档时间可根据实际情况适当延长。

③各部门应每月整理一次所需归档的资料，把所需立卷归档的资料移交行政部进行备案归档。

④档案管理员对各部门收集的资料进行审核，对不符合规定的退回原部门重新整理。

⑤符合归档要求的，填写《文件移交清单》，经双方签字确认后进行归档。

⑥对于合同类归档的材料，须填写《合同审批表》，经领导签字确认后，进行归档保存。

⑦档案管理员按归档资料类别，依次编排文件编号，把收集整理的材料，按类别分别录入电脑，并填写《归档清单》。

⑧归档文件时把所要归档的文件扫描至相应文件夹进行保存

2、档案借阅流程

①各部门因工作需要，需借阅相关档案需经本部门经理后批准，方可到档案管理员处借阅相关资料。

②借阅资料时须填写《档案借阅登记表》，借阅本人签字确认后，方可借阅并领取档案。

③借阅档案的人员，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经本部门经理批准。

④借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。

⑤档案管理员在借阅人归还档案时对借阅的档案进行检查、清点，借阅人归还时需在《档案借阅登记表》上进行登记注销。

⑥档案管理员对借阅的相关资料进行存档。

十、公章使用管理流程：

1、公司各部门因日常业务往来，常规性加盖公章的，由经办人提出用章申请。

2、经申请部门经理或负责人签字，报印章管理部门负责人审批，方可加盖，采取谁审批，谁负责制，如出现违规用章，将对审批人做出处罚，如情节严重者，将追究法律责任（公司合同类、租赁类、资金类、担保类等文件需加盖公章，由经办人填写《印章使用登记表》，经董事长批示方可加盖）；

3、领导审批不通过，不予办理。

如私人证明用途类加盖公章，不允许加盖。

4、审批通过的，填写《印章使用登记表》，登记用章事由。

5、使用人签字确认。

6、在相关材料上加盖公章。

十一、车辆管理制工作流程

（一）、车辆调度：

1、公司所有车辆由行政办公室进行