中小企业费用列支的要求和技巧Word文档下载推荐.docx

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二、费用列支问题出现的原因

经了解分析，出现这些问题的原因主要是：

1、企业负责人为降低经营中的成本，不重视费用的合法、规范，不与企业财务人员沟通，将一些不合法的票据拿来要求财务列支；

2、财务人员不熟悉企业业务中相关费用，不了解税法的相关要求，无法统筹安排费用支出，也无法对企业负责人和业务人员提出相关要求。

三、解决费用列支问题的办法

（一）统一思想，源头控制

做为财务人员，我们首先要多与企业负责人沟通，影响企业负责人重视费用列支的规范化管理。

再通过负责人将要求传达给实际发生费用的各业务经办人员，从源头上规范费用的发生和资料的取得。

最后，我们要不定期的举行费用规范化培训，让公司所有人员想要规范化，还要知道如何规范化。

（二）完善制度，明确责任

费用列支必须制订详细明确的财务报销制度，不但要有流程上的要求、金额的控制，还要有票据资料取得的规定。

因为明确的费用列支规范是税务确定费用是否真实发生的重要依据，提高税务对公司费用列支的信任度，而且有些费用必须有公司内部制度的规定才能列支的。

同时好的制度必须明确责任，对经办人员不按规定取得相关资料的，应拒绝报销或列支。

（三）统筹安排，真实合理

做为财务人员，还要懂得统筹安排费用。

不但要了解税务对各项费用列支的相关要求，还要了解经营中发生的各项费用及其合理额度，使公司费用列支不但真实，还要合理。

一般来说，应做好以下安排：

1、在年末向领导层了解下一年的销售计划，根据上年费用占收入的比例确定下年度的费用计划；

2、根据费用计划，确定各项费用的列支范围；

3、对有可能超出合理范围的费用，提前规划，在满足税法要求的前提下，改变费用类别；

4、对各项费用取得相关资料的难易和成本进行评估，提前规划，在满足税法要求和合理性的前提下，将较难取得和成本较高的费用调整为易取得和成本较低的费用。

四、各项费用列支的要求和技巧

中小企业在生产经营过程中会发生各种各样的费用，根据行业不同费用的类别千差万别，每种费用可列支的金额也会多少不一。

因此，我们财务人员不但要了解每种费用列支的税务要求和需要的各项证明资料，还要对本企业的生产经营中发生哪些费用了如指掌，并且对这些费用在本行业的合理范围要胸中有数，方能对企业列支的费用精心筹划、合理安排、灵活运用，尽可能的降低企业税负、避免税务风险。

下面就各项常见费用的列支要求和技巧进行详细讲解。

（一）工资薪金

《企业所得税实施条例》第三十四条　企业发生的合理的工资薪金支出，准予扣除。

前款所称工资薪金，是指企业每一纳税年度支付给在本企业任职或者受雇的员工的所有现金形式或者非现金形式的劳动报酬，包括基本工资、奖金、津贴、补贴、年终加薪、加班工资，以及与员工任职或者受雇有关的其他支出。

综合来看，工资薪金是费用列支中要求较简单，也是风险较小的一种。

但在实践中较多企业仍没有达到要求，如大部分中小企业未签订劳动合同，也没有规范的工资方案，更没有考虑工资总额的合理性。

工资薪金是列支比较容易，又基本没有另外的成本的，应当充分利用这个项目，只要注意工资总额的合理性即可。

但较多中小企业仍列支较低的工资，这是非常可惜的。

比如很多中小企业负责人本身是股东，但给自己的工资都很低，其实现在个人所得税调整后，8000元月工资才只需缴个税24元，远低于到税局代开发票需缴纳的税金。

因此建议负责人至小将工资调整到8000元。

又比如，部分中小企业开办员工食堂，但却无法拿到合法的票据在税前列支。

但中小企业员工工资远低于5000元，我们可以将伙食费计入每人的工资，再每月扣除相应的伙食费即完全避免了食堂费用无法列支的问题。

所以有关员工的福利费在员工工资低于5000元的情况下可以化为员工工资。

当然为了合理性，也需考虑各地平均工资情况，建议全年工资总额控制在当地平均工资中上的水平

（二）福利费用

《企业所得税实施条例》第四十条　企业发生的职工福利费支出，不超过工资薪金总额14%的部分，准予扣除。

《实施条例》第四十条规定的企业职工福利费，包括以下内容：

（二）为职工卫生保健、生活、住房、交通等所发放的各项补贴和非货币性福利，包括企业向职工发放的因公外地就医费用、未实行医疗统筹企业职工医疗费用、职工供养直系亲属医疗补贴、供暖费补贴、职工防暑降温费、职工困难补贴、救济费、职工食堂经费补贴、职工交通补贴等。

（三）按照其他规定发生的其他职工福利费，包括丧葬补助费、抚恤费、安家费、探亲假路费等。

企业发生的职工福利费，应该单独设置账册进行准确核算。

没有单独设置账册准确核算的，税务机关应责令企业在规定的期限内进行改正。

逾期仍未改正的，税务机关可对企业发生的职工福利费进行合理的核定。

综合来看，福利费在税法上是要求比较严格的项目，不但有限额，还要求有规定的用途，并且还要取得合法的票据。

然而我们的中小企业往往在福利费用上列支较多，但又未严格按规定操作，带来较大的税务风险。

我们的建议，如员工工资列支较低，就尽量列入工资，不要列在福利费。

如工资已达到合理水平，可以适当列支福利费，但要提前规划，取得相应的资料。

下面列举一些可以列支的福利费：

1、职工食堂经费：

应当是自办食堂或统一供应午餐的费用。

自办食堂：

如米、油能取得发票应取得发票，其他农产品应当按日列表由经手人、证明人、财务、负责人审批后列支；

统一供应午餐的应取得餐费发票、统一供应午餐的公司内部文件。

2、集体聚餐费，应当取得发票、公司内部文件，一般应在节假日发生。

3、职工防暑降温费、职工困难补贴，应有发放名册（领取人签名）。

4、集体旅游费（存在风险，部分市县不允许扣除），应当取得得发票、公司内部文件、费用结算清单。

一定是全体职工参加的旅游，并不得列支家属或非本单位雇员的旅游费。

（三）劳动保护费

劳动保护费应符合以下条件：

1、工作服、手套、安全防护用品、防暑降温等用品以实物形式发生；

2、用品具有劳动保护性质；

3、用品因工作需要而发生；

4、用品提供或配备的对象为本单位雇员。

劳动保护费在实践中风险还是较少的，只要能与工作保护联系起来，基本上是可以列支的。

但我们中小企业应用得还较小，建议在规范的基础，增加列支金额。

常见的劳动保护费列支形式有：

1、工作服：

应当取得发票、发放名册（需职工签名）、公司内部文件（须规定工作时应统一着装）等。

2、清凉饮料、手套、风扇等：

应当取得发票

注意：

应当发放实物，不得直接发放现金

（四）临时工工资

临时工顾名思义，是公司临时雇用的人工工资，列支临时工工资成本小，也没有限额，但存在较大的风险，较多县市仍不认可临时工工资（即除公司员工外，均视同劳务人员，须取得劳务发票才允许列支）。

由于某些中小企业的实际情况，也是一种合理的支出，因此我们在加强税务沟通，并建立在真实发生的基础上才能列支，并做好基础工作。

列支临时工工资的必备条件：

1、时间：

业务繁忙月份，不能每个月都有，那就不叫临时工了，应当作为员工管理。

2、与临时工签订《临时用工协议》

3、临时工本人签收的《临时工工资发放名册》

4、临时工身份证复印件

注意：

列支临时工工资应当合理、真实。

（五）运输费、车辆使用费

运输费、车辆使用费都是中小企业在商品运输中经常发生的费用，但在中小企业处理中常常混淆，二者的区别如下：

项目

运输费

车辆使用费

车辆使用权

其他单位

本公司（自有或直接租赁）

发票项目

油费、路桥费、维修费

在实践中，部分运输公司不愿开具“运输费”发票，而是将其车辆的油费、路桥费来代替，而我们中小企业也接受并计入车辆使用费。

其实这是不符合税法的，因为油费、路桥费不属于公司费用是不允许列支的，公司真正发生的费用是“运输费”，只能取得运输单位开具的“运输费”方可列支。

1、运输费

运输费属于业务经常发生费用，如取得符合税法要求的资料则税务风险较低。

由于运输费代开发票成本较低，而且如是运输业统一发票还可抵扣7%增值税，因此可尽量用足。

不过税法对运输费检查较严格，要求较高。

不仅检查是否合理还要求相关资料齐全。

运输费资料一般包括：

1、与运输公司或个人签订的《运输合同》；

2、装车单（或运量清单）；

3、运费费结算清单（需双方签字）；

4、运输费发票。

如代开发票，代开发票所缴纳的税金在税法上是运输公司的费用，不得在付款方列支，在运输合同上约定由付款上承担也是不能在付款方税前列支的。

2、车辆使用费

如果公司自有车辆或租赁其他公司的车辆，则车辆所产生的相关费用在税前列支的成本、风险、要求都较小，在合理范围尽量利用这个项目开支费用。

当然，自有和租赁车辆可列支的费用类型和要求也是不一样的。

自有车辆可列支费用：

车船使用税、保险费、年费、油费、路桥费、维修费，列支要求：

发票，维修费需附维修单

租赁车辆：

油费、路桥费、维修费，列支要求：

如上述要求外，还需租赁合同及支付租赁费

（六）车辆租赁费

车辆租赁费的税负成本较高，但考虑租赁车辆后可列支的车辆使用费，综合考虑成本较低。

在费用限额上没有标准，一般应参考市场价格。

车辆租赁费列支应有的资料：

1、租赁合同；

2、租赁费发票。

（七）仓库租赁费、仓储保管费

1、仓库租赁费

仓库租赁费的税负成本很高，因为含有房产税因素，达到了20%,所以虽然仓库租赁也是我们经营中必须发生的费用，但我们尽量不用，而转换为税负较低的仓储保管费。

仓库租赁费列支应有的资料：

2、仓储保管费

在实践中，中小企业发生了仓库租赁费，但因上面所述税费太高，因此基本没有列支此项费用，其实我们通过与租赁方协商，可以调整合同内容，改为税率较低的仓储保管费。

中小企业可列支的仓储费较大，风险较低，因此鼓励在实践中在合理范围内多列支。

仓储保管费列支应有的资料：

1、仓储保管合同；

2、仓储保管费发票；

3、仓储保管费结算清单。

在签订《仓储保管合同》，应当要有对方提供仓储保管服务的条款。

否则视为虚假合同，按租赁征收补税。

（八）业务宣传费

《企业所得税法实施条例》第四十四条企业发生的符合条件的广告费和业务宣传费支出，除国务院财政、税务主管部门另有规定外，不超过当年销售（营业）收入15%的部分，准予扣除；

超过部分，准予在以后纳税年度结转扣除。

业务宣传费一般可取得相应的发票，税负成本较低，但如涉及赠送个人礼品则需代缴个人所得税则税负成本较高。

因此只有在实际开展宣传活动或发生礼品支出时才考虑列支该项费用。

由于该项费用要求较高，需在事前筹划、谨慎处理，否则可能不认可，调整为赞助费不允许在税前列支。

业务宣传费是指企业开展业务宣传活动所支付的费用，主要是指未通过媒体传播的广告性支出，包括企业发放的印有企业标志的礼品、纪念品等。

业务宣传费列支的要求：

1、业务宣传方案；

2、购买合同（如为礼品、纪念品应附加印企业标志的条款）；

3、发票；

4、宣传活动开展情况说明；

5、宣传效果总结。

（九）会议费

会议费是指召开业务会议发生的相关费用，会议费开支包括会议房租费（含会议室租金）、会议餐费、会议交通费、会议用品费、文件印刷费、医药费等。

会议费列支没有限额，只需控制在合理范围即可。

会议费一般都能取得发票不需发生额外的税负成本。

但近年在税务检查中，对会议费的审核越来越严格，要求提供的资料齐全，否则将不认可。

因此，在召开会议前应当做好安排，准备相关的会议资料，并取得符合要求的发票。

会议费列支应取得的资料：

1、会议通知；

2、会议议程；

3、会议签到表；

4、会议纪要

5、会议费用清单

6、会议费用的相关发票

总之，要能够提供会议时间、地点、出席人员、内容、目的、费用标准、支付凭证等。

只要能证明是会议的支出，都是可以列支的，否则，会归入业务招待费。

（十）业务招待费

《企业所得税实施条例》第四十三条　企业发生的与生产经营活动有关的业务招待费支出，按照发生额的60%扣除，但最高不得超过当年销售（营业）收入的5‰。

业务招待费在税前列支，有较多限制。

因此，建议适当列支必要的业务招待费外，尽量少列支。

特别不应超过营业收入的5‰。

列支的资料：

取得客户名为公司全称的发票即可。

（十一）差旅费

差旅费，是指出差期间因办理公务而产生的交通费、住宿费和公杂费等各项费用。

差旅费涉税成本低，可以尽量利用，但要控制在合理范围。

由于要求较高，需要提供详细的出差资料。

差旅费开支范围包括：

城市间交通费、住宿费、伙食补助费和公杂费等。

列支差旅费的资料应有：

１、差旅费报销单（出差人员姓名、地点、时间、任务）

２、除差旅费补助外，其他费用的发票

３、公司内部关于差旅费报销标准的规定。

１、差旅费中仅能列支出差人员合理的餐费，不得列支差旅途中开展业务的招待餐费；

２、差旅费中的住宿费仅能列支外地的发票，不得列支本地的住宿费发票。

以上介绍了中小企业在日常经营中常见的费用的要求和列支技巧，其他的费用可以举一反三。

归根结底，列支费用应当真实、合理，并应当学会灵活运用，提前规划，方可避免税务风险。