浅析办公自动化对现代企业管理的应用项目可行性研究报告.docx
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浅析办公自动化对现代企业管理的应用项目可行性研究报告
浅析办公自动化对现代企业管理的应用项目可行性研究报告
目录
摘要1
1办公自动化的发展史及现状2
1.1办公自动化发展史2
1.1.1文件型办公自动化2
1.1.2流程性办公自动化2
1.1.3知识型办公自动化2
1.1.4智能型办公自动化3
1.2办公自动化的忧患3
1.2.1互联网协议是开放的、面向大众的l、安全性能差3
1.2.2操作系统、网络硬件、应用程序漏洞多3
1.2.3网上鱼龙混杂l、网络攻击者猖獗4
1.3办公自动化发展的整体现状4
1.4当前实现办公自动化的解决方案4
2现代企业办公自动化的功能需求4
2.1信息发布功能4
2.2公文流转功能5
2.3考勤管理功能6
2.4办公室管理功能7
2.5系统管理功能8
3办公自动化在现代企业管理的重要性9
3.1办公自动化对现代企业的经营和管理重要性9
3.2办公自动化是现代企业信息化的必要条件9
3.3办公自动化是现代企业营销创新的技术基础9
3.4推行办公自动化对现代企业带来了进步10
结论11
致谢12
参考文献13
摘要
办公自动化是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式.企业办公自动化系统在此基础上实现企业的快速运转和交流l、进而有效提高企业办公效率.在市场竞争过程中l、对于一个企业而言l、对信息的掌握程度、信息获取是否及时、信息能否得到充分的利用、对信息的反应是否敏感准确l、也越来越成为衡量一个企业市场竞争能力的重要因素.办公自动化实现团队的通信、共享、管理和制订各种项目文档或日程安排l、使项目或临时任务中交流想法、共享信息、协同完成任务变得更轻松.今天l、在现代企业推行办公自动化更有其重要性.
关键词：
办公自动化企业管理重要性
办公自动化是应用计算机技术、通信技术、系统科学和行为科学等先进的科学技术l、不断使人们的部分业务借助各种办公设备l、并由这些办公设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息系统.即通过局域网或广域网l、采用各种媒体形式l、管理和传输信息l、改变传统办公的面貌l、实现无纸化办公l、从而最大限度地提高办公效率和改进办公质量及办公环境和条件l、实现办公活动的自动化与科学化.在市场竞争过程中l、对于一个企业而言l、对信息的掌握程度、信息获取是否及时、信息能否得到充分的利用、对信息的反应是否敏感准确l、也越来越成为衡量一个企业市场竞争能力的重要因素.
1办公自动化的发展史及现状
1.1办公自动化发展史
办公自动化的发展其实是一个不断求新求变的过程l、纵观办公自动化的发展历程l、是伴随着企业信息化发展的浪潮起伏.不同的信息化发展阶段也对应不同的办公自动化发展阶段：
1.1.1文件型办公自动化
我们对办公自动化的初步认识实际上从上个世纪80年代开始.1985年全国召开了第一次办公自动化规划会议.那时计算机还是一个稀罕物l、初步的办公自动化实际上从单机版的办公应用软件开始l、例如WPS、MSOFFICE、Lotus1-2-3等软件l、当时许多人把办公自动化称为“无纸化办公”.该阶段主要关注个体的工作行为l、主要提供文档电子化等服务l、所以我们可以将该阶段称之为“文件型办公自动化”.
1.1.2流程性办公自动化
该阶段从最初的关注个体、以办公文件/档案管理为核心的文件型办公自动化l、到目前正在成为应用主流的流程性办公自动化l、它以工作流为中心l、实现了公文流转、流程审批、文档管理、制度管理、会议管理、车辆管理、新闻发布等众多实用的功能.
1.1.3知识型办公自动化
随着办公自动化系统应用的逐步深入l、企业的员工每天上班做得第一件事情可能就是登陆办公自动化系统l、收一下邮件、看看公司最新的新闻、处理自己今天需要待办的工作等.办公自动化俨然成为一个日常工作的基础平台l、企业已经不可离开它了.但是新的挑战又产生了：
如何借助这个平台能够让员工合适的场景下l、合适的时间里获取合适的知识?
如何借助该平台来沉淀组织的最佳实践并传递到整个组织?
这样可以大大节省员工查找知识的时间、减少不必要的重复劳动、提高工作的效率、沉淀组织的知识、提高组织的应变速度l、并最终最大化提升组织及个体的产能l、全面提升企业的管理.其作用这里有：
①协同工作平台：
通过实时通信、在线感知、团队协同等.
②知识管理平台：
实现知识的沉淀、共享、学习、应用和创新l、整个组织能够积累基于战略的核心知识资产l、为高层管理提供决策支持和信息情报.
③项目协作平台：
通过为项目团队提供一个全方位的沟通、协作平台l、提高多项目组的工作效率和质量l、使项目成员可以在灵活的时间、地点对他人或事务的需求做出即时的响应.
④激情管理平台：
从企业文化建设着手l、提高员工工作激情l、营造一个相互帮助、相互理解、相互激励、相互关心的共同工作氛围l、从而稳定工作情绪l、激发工作热情l、形成一个共同的工作价值观l、进而产生合力l、实现共同目标.
⑤企业通信平台：
建立企业范围内的电子邮件和网络通信系统l、包括WebMail、网络会议、实时通讯、手机短信、WAP和传真自动收发l、使企业内部通信与信息交流快捷流畅l、并且与Internet邮件互通.
⑥信息发布平台：
为企业的信息发布、交流提供一个有效的场所l、使企业的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项及时传播l、使企业员工能及时感知企业发展动态.
⑦行政办公平台：
实现办公事务的自动化处理.通过公文流转改变了企业传统纸质公文办公模式l、企业内外部的收发文、呈批件、文件审批、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式l、真正实现无纸化办公.
⑧信息集成平台：
办公自动化系统能把企业的业务数据集成到工作流系统中l、使得系统界面统一、帐户统一l、业务间通过流程进行紧密集成.
1.1.4智能型办公自动化
随着组织流程的固化和改进、知识的积累和应用、技术的创新和提升l、最终办公自动化系统将会脱胎换骨l、全新的“智能型办公自动化”成为未来的发展方向l、该阶段办公自动化更关注组织的决策效率l、提供决策支持、知识挖掘、商业智能等服务.
1.2办公自动化的忧患
1.2.1互联网协议是开放的、面向大众的l、安全性能差
其网络协议（TCP/IP、HTTP等）由于便于连接、方便使用l、已成为开放的、面向大众的网络协议l、协议在安全方面考虑的很少l、而且创建的比较早l、被“黑客”发现的漏洞愈来愈多l、安全性能愈来愈差.
1.2.2操作系统、网络硬件、应用程序漏洞多
现在看操作系统漏洞已经无法避免l、尤其是微软开发的windows系列.早已被世界公认为漏洞最多的操作系统l、所以银行等一些特殊的部门l、他们大多数采用的据说是一种叫做UNIX的数据库系统l、安全系数相对高很多.
1.2.3网上鱼龙混杂l、网络攻击者猖獗
现在由于黑客工具的大量开发l、很多稍懂点微机的人都可能成为黑客l、有的是为了好玩l、试试身手l、烦人的是那些恶意破坏l、盗取数据的.
1.3办公自动化发展的整体现状
我国办公自动化发展已经历三个发展阶段l、各单位办公自动化程度有所不同l、大致可以分为四种情况：
（1）起步较慢l、还停留在使用没有互联网的计算机l、使用MSOffice系列、WPS系列应用软件以提高个人办公效率.
（2）已经建立了自己的Intranet网络l、但没有好的应用系统支持协同工作l、仍然是个人办公.网络处在闲置状态l、单位的投资没有产生应有的效应.
（3）已经建立了自己的Intranet网络l、单位内部员工通过电子邮件交流信息l、实现了有限的协同工作l、但产生的效益不明显.
（4）已经建立了自己的Intranet网络l、使用经二次开发的通用办公自动化系统；能较好的支持信息共享和协同工作l、与外界联系的信息渠道畅通；通过Internet发布、宣传单位的有关情况；Intranet网已经对单位的管理产生了明显的效益l、现在正着手开放或已经存在使用针对业务制定的综合办公自动化系统l、实现科学管理和决策l、增强单位的竞争力l、使企业不断发展壮大.
1.4当前实现办公自动化的解决方案
一个单位要实现办公自动化l、其解决方案应遵循以下步骤：
（1）搭建单位的Intranet网络l、这是办公自动化的应用网络平台.
（2）对于应经拥有Intranet网络的单位l、需要一套通用办公自动化系统.
（3）对于那些已经存在使用通用办公自动化系统的单位或者只有Intranet网络并打算一次到位实施办公自动化的单位l、进一步的工作将是开发针对其具体业务的一套综合办公自动化应用系统.
2现代企业办公自动化的功能需求
随着经济环境的改变l、社会进步正在不断加速l、越来越多的企业迫切需要一个可以实现内外资源整合的高效的办公自动化信息系统l、从而提升其管理水平.
2.1信息发布功能
◆发布信息
本功能供具有发布权限的用户发布信息l、部门信息管理员或以上级别的用户有发布信息的权限l、部门用户和访客没有发布信息的权限.
可以使用的信息格式有“附图片信息”和“文档信息”两种.两种信息都具有信息标题l、所不同的是l、发布者可以在“附图片信息”的信息正文后加入图片l、而“文档信息”没有信息正文l、发布者须指定“文档信息”中的文档（可以是任何格式的文件l、但推荐使用Word文档、excel文档和文本文件）.
用户发布信息时须指定：
①信息类型（如果该类型的信息全部用户可读l、则不用指定下面三项）
②可以阅读该信息的最低权限
③读限制标志（所有部门皆可阅读l、还是将阅读范围限制为某些部门）（若读限制为某些部门）可以阅读该信息的部门（一个或多个）
◆阅读信息
用户登录系统后l、都可以查看信息l、但他（她）所能阅读的信息根据其读权限的级别而有所差别.访客只能阅读所有用户均可阅读的信息l、如公告、合理化建议等；其他用户除了可以阅读所有用户均可阅读的信息外l、还可以阅读以下信息：
所有部门皆可阅读的l、而且最低读权限小于或等于当前用户的读权限的信息；当前用户所属部门可读的l、而且最低读权限小于或等于当前用户的读权限的信息.
2.2公文流转功能
◆登陆公文流转子系统
用户进入公文流转子系统后的操作如下：
①能够看到系统给的公文审批通知信息.形式以滚动条或其他消息框方式给出.初始登录用户为集团所有人员并拥有自己的登录名和登录密码.
②登录公文子系统就要同时打开本登录用户的待审文件列表.促使用户进入系统就进行审批文件.
◆公布公文文件
集团所有人员都可以发布公文.用户按照公文的要求发布自己的公文（公文号、标题、内容、发布时间、发布人、附带文档及文档类型）.每人发布的公文除了管理员有所有管理权限之外只能由自己或已审批过的人查看.
◆选择审批流程
用户自己填写的公文成功提交后l、进入到选择审批流程.流程分为两种：
固定流程和定制流程.
1固定流程
由发起人在固定流程表中选择一个审批流程.分为：
（a）发起人选择固定流程表中一个审批流程.
（b）若需要对固定流程进行维护（增加、修改）l、提供选择固定流程前到固定流程维护界面的入口l、并能够返回.也就是说用户在选择固定流程时l、可以先进入到固定流程维护界面进行维护l、然后返回选择界面选择一条固定流程.
②定制流程
发起人发起公文后或上一个审批人审批完后l、按照先部门后人员选择下一步的审批人l、完成后提交.
◆查看审批文件状态
发起人可以对自己发起的公文进行维护l、维护类型如下：
①查看：
查看本人发起的公文的审批情况.
②前置：
本功能提供查看的公文是正在审批过程中的文件.
③删除：
在还没最终审批完成之前l、对本人发起的公文l、进行作废处理.审批人可以对自己审批的文件进行查看.
◆审批文件并选择下一个审批人
用户进入到公文子系统就直接审批文件l、若本公文审批流程为固定流程l、则审批后提交完成l、若审批流程为定制流程l、则如同上面选择审批流程功能模块中的“定制流程”.
◆查询历史文件
历史文件为已经完成最后审批的文件.
所有人都只能查看自己发起或者审批过的历史公文信息l、但不能进行修改.其他人发布的文件自己又没进行审批则没有权限查看.历史文件的删除操作由管理员进行.作废处理的文件只能由管理员才能够查看.
◆管理员查询浏览文件
查找文件描述
①按照一定关键字进行文件查找l、提供按公文名称l、发起人l、发起时间l、审批人以及人员编号等查询.
②查看分列表和详细两种方式.
③管理员可以查看历史文件l、也可以查看在审的文件.管理员可以查看作废处理的文件.
◆管理员管理文件
管理员对所有公文有删除、查看的权限.
①查看：
文件及其审批情况或历史公文.可以对所有公文起到监查的作用.
②删除：
文件及其审批情况或历史公文.管理员对正在审批或已经审批完成的公文认为该作废的可以作废处理l、作废处理的文件并没从数据库中彻底删除.例如内容不是健康的l、则要即时作相关处理l、并且作废处理的文件只能由管理员查看处理.
◆用户管理
主要是对用户的权限管理：
目前暂设所有人都有发布公文的权限.其他用户权限例如用户对固定流程的维护权限等在程序中控制l、对管理员不作管理要求之外l、用户管理暂没有特殊要求.
2.3考勤管理功能
◆考勤登记
该部分的功能如下：
考勤登记在用户登陆办公自动化系统网站时即开始；当用户登陆时l、系统获取当前工作时间l、根据系统设置的考勤时间判断该用户是否是正常上班l、还是迟到或旷工等性质.同时记录到考勤登记表中.
◆加班登记
加班登记有如下功能：
①加班登记由加班人员自己操作.为防止弄虚作假l、每次加班需提供一个审核人.
②加班人员只有登记权限l、没有修改和删除权限.若需要修改等操作可以请系统管理人操作.
◆查询本人考勤信息
查询本人考勤信息部分提供本人查询自己的考勤信息l、提供两种方式的查询：
①时间：
可以查上两个月的考勤.
2考勤类型：
可以查正常考勤记录、加班记录或出差等.
◆非正常考勤登记
非正常考勤登记只能由管理员操作l、专门对出差、请假休假和旷工等考勤进行登记.
一般用户没有此项操作权限.
◆考勤统计
考勤统计也是由系统管理员操作l、一般用户无该操作权限.
考勤统计有两个功能：
①统计某个员工当月、上月或一年的考勤情况.
②打印考勤报表功能.
◆系统时间管理
该部分也是系统管理人员操作l、每个月对应一条记录
系统时间管理部分专门设置下月的工作天数l、每天的小时数l、旷工时限以及上班起始时间设置等.
当月每天的考勤计时就根据系统时间管理表中的设置进行计算.
◆考勤信息维护
该部分也是由系统管理员操作
①由系统管理人员对某个员工一年之内的所有考勤进行维护l、包括增加、删除、修改和查看等.
②可以对个人的考勤信息打印报表.
◆加班信息维护
该部分也是由系统管理员操作
①由系统管理人员对某个员工一年之内的所有加班信息进行维护l、包括增加、删除、修改和查看等.
②可以对个人的加班信息打印报表.
2.4办公室管理功能
◆公共场地与公共财物使用管理
提供对公司的公共场地（如会议室、卡拉OK厅）、公共财物（如公车、照相机、摄影机）的使用记录.包括以下几个子功能：
①公共场地和公共财物使用管理
提供对公司公共场地和公共财物使用情况的维护功能l、包括使用、归还、预订、取消预订等.
②公共场地和公共财物管理
提供对公司公共场地和公共财物记录的维护功能l、包括对公共场地和公共财物记录的增加、删除和修改.
③查询功能
查询某时间点公共场地与公共财物的使用情况.
查询某公共场地与公共财物在一段时间内的使用记录.
◆公司设备管理
对公司设备的进行管理l、并提供一般的查询功能.包括以下几个子功能：
①设备管理
提供对公司设备记录的维护功能l、包括对设备记录的增加、删除和修改.
②设备类别代码表管理
提供对公司设备类别记录的维护功能l、包括对设备类别记录的增加、删除和修改和作废.
③查询功能
按照部门、物品种类、供货人（单位）进行查询l、列出公司设备的统一清单.
◆日常活动安排管理
主要是公司集体的日常活动安排l、例如公司未来两日的旅游安排l、工会活动安排等.包括公司领导可以公开的活动情况l、例如领导接待客人l、有贵宾来访等.
①日常活动安排管理
提供对公司日常活动记录的维护功能l、包括对日常活动记录的增加、删除和修改.
②查询功能
以周为单位浏览l、列表显示日常活动l、可定制时间段进行查询.
◆办公用（消耗）品管理
提供对公司所有办公用品进行统一记载的功能.办公用品是指纸张、打印墨盒、文具等消耗品.包括以下几个子功能：
①办公用品使用情况登记
提供对办公用品使用情况的登记功能l、包括办公用品的领用和办公用品的归还.对办公用品的领用/归还l、应在现有办公用品数量中应减去/加上所领用/归还的数量.出于实用性和复杂性的考虑l、归还功能可暂缓实现.
②办公用品管理
提供对公司办公用品的维护功能l、包括对办公用品的增加、删除和修改.
③查询功能
按物品、时间、部门、人员、总计等进行查询l、并列表显示办公用品的使用情况.
2.5系统管理功能
◆部门管理
部门管理模块供系统管理员管理部门的信息l、包括新增部门和删除部门两个功能.
◆信息类型管理
信息类型管理模块供系统管理员增加和删除信息类型.系统管理员增加信息类型时l、应指明该类型信息是否网站的所有用户均可阅读.网站的所有用户均可阅读的信息有公告、合理化建议等.
3办公自动化在现代企业管理的重要性
传统的办公方式使人们耗费大量的时间和精力l、用手工处理那些繁杂、重复的工作.用先进的现代化工具代替手工作业l、无疑是生产力发展的方向.办公自动化管理系统对传统办公方式的革命l、顺应了技术发展的潮流l、是现代企业进入21世纪所必备的工具.
3.1办公自动化对现代企业的经营和管理重要性
办公自动化对于面向二十一世纪的中国企业的经营和管理比以往任何时候更显重要.信息社会中l、竞争取胜的法宝是信息l、而办公自动化所收集、处理、分析的对象正是“信息”.中国企业在管理手段与管理思想方面已经落后于发达国家企业l、迫切需要通过推行办公自动化来改善经营管理手段l、提高管理水平l、增强企业竞争力.
推行办公自动化l、能给中国企业的经营者和管理者在行为方式和思维方式上带来革命性进步.在企业中做IT工作都深受一个共同的难题长期困扰:
企业经营和管理方式太不规范、太不严谨l、缺乏全局观和系统观l、人为因素太多l、而且变化不定.这不仅为企业的经营和管理带来盲目性l、而且为推进信息管理设置了障碍.推行办公自动化l、不仅是管理手段的改善l、更重要的是带来管理思想的进步.
企业办公日益从过去的文秘型向自我服务型转变.办公自动化为用户提供的正是自我服务的支持l、这正说明了办公自动化已成为一种潮流l、一种趋势、一种更好的企业办公方式.
3.2办公自动化是现代企业信息化的必要条件
办公自动化管理系统是现代企业信息化的必备条件.我们知道现代企业要想在激烈的市场竞争中争得一席之地l、一是靠人才l、二是靠信息l、这是企业取胜的必备条件.企业的信息化保证企业全方位得到最新信息.它包括企业的科研、生产、营销、办公等方面广泛利用计算机的网络技术l、构筑企业的数字神经系统l、全方位改造企业l、以降低成本和费用l、增加产量和销售l、提高企业经济效益.通过办公自动化系统l、我们可及时掌握市场信息l、正确决策l、从而以最快的速度、最好的产品、最低的价格、最好的服务l、参与市场竞争l、以达到企业取胜之目的.
3.3办公自动化是现代企业营销创新的技术基础
办公自动化系统是现代企业营销创新的技术基础.营销创新是指企业尽可能地利用现代高新技术手段办公自动化系统l、最有效、最省钱地谋求新的市场的开拓和新的消费者的挖掘.它包括应用新的广告媒体l、采用新的售后服务途径l、开发新的用户等.办公自动化系统给现代企业的经营者和管理者在行为方式、思维方式上带来了革命性的转变.作为企业的决策人l、厂长或总经理通过办公自动化系统能一目了然地了解许多科室、部门l、甚至基层一线大量、动态、错综复杂的数据和信息l、并进行及时、准确地分析和处理.企业内部多方面的资源l、包括人、财、物、产、供、销、研等如何得以合理调配平衡和充分利用.办公自动化正是建立在这样的科学管理思想体系上的高效、集成的计算机辅助企业管理系统.通过管理思想这个软件的具体应用来完成企业整个生产经营活动中所有信息和数据的接收、流转、处理、统计、分析等加工过程.从而使企业在每个环节上做到准确、及时的决策和控制.
3.4推行办公自动化对现代企业带来了进步
首先能极大地提高工作效率,不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去,等候审批、签字、盖章.这些都可在网络上进行.其次是节省运营成本:
包括时间和纸张.第三是规范单位管理:
把一些弹性太大不够规范的工作流程变得井然有序,比如:
公文会签、计划日志、用款报销等工作流程审批都可在网上进行.第四是提高企业竞争力、凝聚力:
员工与上级沟通很方便,信息反馈畅通,为发挥员工的智慧和积极性提供了舞台.无疑,企事业的单位的内部的凝聚力将大大增强.第五是使决策变得迅速科学:
高层决策不再是不了解情况,缺乏数据的环境下拍脑袋的事,而是以数据和真相为依据做出的科学的决策.
近年来,随着网络技术的迅速发展普及,通过利用先进的网络资讯技术,实现办公自动化的解决方法,被称为网络办公自动化解决方案.随着INTERNET技术,国际互联网络的发展,目前的办公自动化已由传统的局域网内互联互通上升到了支持移动办公,远程办公管理等更广阔的领域.
结论
办公自动化系统是一个将企业管理及基础办公需求作为核心l、基于B/S模式的信息服务系统l、它集先进的计算机技术与办公自动化理论于一身l、适应当今办公自动化系统的开发需求.办公自动化满足了企业的办公网络化l、自动化的管理需求l、提高了企业内部的管理水平l、进而全面提升了企业在市场中的综合竞争力.
在市场竞争过程中l、对于一个企业而言l、对信息的掌握程度、信息获取是否及时、信息能否得到充分的利用、对信息的反应是否敏感准确l、也越来越成为衡量一个企业市场竞争能力的重要因素.办公自动化对于面向二十一世纪的中国企业的经营和管理比以往任何时候更显重要.信息社会中l、竞争取胜的法宝是信息l、而办公自动化所收集、处理、分析的对象正是“信息”.所以l、现代企业迫切需要通过推行办公自动化来改善经营管理手段l、提高管理水平l、增强企业竞争力.
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