万科地产工程付款业务流程梳理及优化方案Word文件下载.docx
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3.5. 月末处理（118） 72
3.1. 报表（119） 78
1.业务流程分析的主要方法
业务流程的分析主要分为三个部分，流程现状的分析、流程改进建议及实施优先级的定义，如下图所示：
图1.业务流程分析的主要方法
流程现状
流程现状分析部分将描述当前的流程和以及流程中存在的问题。
流程图示例：
图2.业务流程图示例
从万科的情况来看，本次项目重点从风险和效率两个方面来做重点分析。
对每一个流程，都从以下的几个角度进行分析，审视每个流程是否存在这样的问题，再考虑是否能优化，以及怎么样才是改进的最佳方案。
风险
a）准确性（是否有业务过程中缺乏审核或确认环节）
b）完整性（是否有后端需要的业务信息前端业务系统无法提供或只提供部分信息）
c）人工操作（是否有人工导入导出的业务点）
效率
a）明确的流程（是否业务工作内容及标准清晰、分工明确、各一线公司执行标准一致的流程、管理标准化）
b）人工操作（是否有大量人工录入的工作）
c）重复工作（是否有业务在前后端需要重复录入的情况）
d）报表有效性（是否有报表缺失或需要优化提高业务对账效率）
e）术语不一致（是否前后端系统有业务或基础数据语言前后定义不一致的情况）
流程改进建议
流程图
流程说明
业务规则
业务系统改造需求
系统间集成需求
主数据需求
基于上述梳理和识别的问题，将给出流程的改进建议，包括业务规则的定义、未来流程的描述以及系统实现的需求。
其中系统实现的需求主要从三个方面进行描述：
对业务系统（明源、PDC、EAS、运营平台）的改造需求，业务系统间的集成需求，主数据方面的需求等。
这些需求将作为业务系统后续进行改造的依据。
表1.流程改进建议的核心内容
分析这些需求后，将详细描述这些需求的实现界面，界面元素和控制逻辑。
使业务人员能够确认系统改造的方案能满足业务需求，从而实现业务流程在信息系统上的固化。
在全集团范围内推行这些里程，也促进了万科集团业务管理的标准化。
名词注释
1.合同：
工程支付流程中，如果没有特别说明，“合同”都包括“补充合同”在内。
2.工程支付流程的整体概述
2.1.范围
目前工程支付相关功能主要通过PDC、EAS、K2以及知本家等相关系统来完成，因为跨多个系统，所以主要问题存在于流程的通畅性、数据重复录入和一致性等方面。
总体流程如下图示：
图3.工程支付总体流程图示例
在对工程支付流程分析后，确定了如下的子流程。
下文的流程蓝图，业务规则和IT需求均是针对这些子流程展开论述。
序号
流程名称
子流程名称
流程编号
01
合同管理流程
合同管理总体流程
101
02
合同撤销流程
102
03
付款流程
有合同付款流程
103
04
工程款抵房款流程
108
05
有合同付款撤销流程
104
06
无合同付款流程
105
07
无合同付款撤销流程
106
08
无合同付款成本调整流程
107
09
成本费用流程
111
10
样板房建设费用流程
112
11
自用水电费转成本流程
113
12
前期项目费用转移到新项目
114
13
境外付款流程
116
14
收购项目业务处理流程
117
15
合同结算流程
109
16
结算撤销流程
110
17
收款流程
115
18
月末处理
118
19
报表
119
表2.工程付款流程清单
要解决的主要问题：
1、成本拆分数据和财务核算数据的一体化。
目前动态成本主要在PDC中管理，财务核算通过EAS完成，两个系统中基本的成本科目体系有差异，PDC中对动态成本的变更、调整都难以和财务核算保持一致，差异比较大。
最终要实现成本和财务的一体化，要做的工作很多，时间和资源上可能也无法一次性满足，但是可以逐步向这个方向前进，分阶段执行。
2、前端业务系统如何和后端财务系统有效集成。
目前大部分的付款在PDC中发起，而财务核算在EAS中完成，这样前端的PDC业务系统和EAS财务系统需要有效的集成、协同、保证业务连贯性和数据一致性。
比如在PDC中付款签收后，EAS中对应的付款单生成、凭证生成乃至资金中心或者网银的付款，这整条业务线在软件操作中是否顺畅。
如果付款失败或者错误，能否方便回退业务等等。
总之，要力争达到像在一个系统中操作的体验。
3、业务系统的职责划分问题，即需要明确哪些业务分别在哪个系统中完成。
由于系统切换原因，有些原来完全在EAS或者知本家系统中完成的业务逐步转移到PDC中处理，在这个过渡过程中，PDC逐步占据业务处理的主导地位，不需要在老系统中处理的业务数据不需要再向老系统导入。
比如，只有老项目/分期的合同才需要导入到EAS，新项目/分期的合同没有必要再导入。
2.2.目标
对流程的分析，我们主要从质量、成本、风险和效率四个维度来审视每一支流程。
结合万科实际情况，我们重点分析流程中的风险和效率问题。
通过流程的梳理和优化，我们希望能降低业务运作过程中的风险，提高流程效率。
对于业务系统的数据而言，通过管理规则的执行，流程的规范和系统的实施，提高业务数据的准确性，及时性和一致性。
并且尽可能通过自动化的接口实现业务数据在多个系统中的传输。
c）一致性（是否有同样的业务数据在两个或多个系统中不一致的情况）
d）人工操作（是否有人工导入导出的业务点）
2.3.总体原则
2.3.1.财务总体原则
1.工程支付管理和财务管理等业务操作，在各个一线公司将实现管理流程的统一化和标准化。
明确岗位职责和系统操作规范。
2.所有的工程付款业务都要从PDC系统中发起和录入，通过系统自动生成EAS系统的财务凭证，达到数据一致的目标。
3.对无合同付款的金额进行控制，如果付款对象不是政府的无合同付款金额超过1万则必须先签订合同，然后通过合同付款办理（不含政府报批报建）。
对变更签证的金额和比例进行控制，如果金额和比例中有一个不符合项，则必须办理补充合同。
（需要和其他专业达成一致）
4.从PDC系统传输到EAS的付款操作和结转操作都必须先由财务人员在PDC系统中进行签收和审核，只有通过签收和审核的单据，才能进行下一步操作导入EAS中。
5.建立PDC成本科目和财务成本科目的映射关系，使用新的六大类（一级科目：
5002）科目体系。
6.有合同付款单默认按照合同成本审核结果执行拆分，付款单在签收导入EAS前必须指定明确的借贷方科目。
7.EAS凭证中对成本类科目进行限制，不允许在付款单和凭证上手工录入、修改或者删除成本类科目。
如果需要新增、修改或者删除，必须从PDC系统发起。
8.付款单从PDC导入到EAS后，在EAS中的付款单只允许修改付款银行，对应生成的凭证不允许修改。
结转单从PDC导入EAS生成的凭证不允许修改。
9.付款审批统一为线上审批，不允许线下审批。
10.PDC中的结转单允许手工录入。
11.付款单统一按照发票金额进行拆分。
（需要集团确认是按照实付金额还是发票金额拆分。
如果按照发票金额，上线之后财务和成本的初始化问题还需要讨论）
12.结算时要求必须将发票全部补齐，否则不付结算款。
结算价小于发票金额的，以结算价为准。
13.成本上的合同结算按照合同类别分别要求合同结算时间。
财务上具体的控制方法：
（1）在审批环节给付款单增加一个勾选的字段“是否提交结算资料”。
办理合同进度款付款时，如果累计付款比例大于等于80%（能够按照工程项目自定义比例），则在审批过程中提醒成本部人员确认是否需要提交结算资料，如果成本部在审批中确认要求提交结算资料而没有提交，则不能继续付款。
（2）在合同条款中，将提交结算资料的时效信息进行明确。
（3）关闭的项目分期不能发起合同、付款（保修款除外）。
项目分期由成本部人工判断后关闭。
14.通过PDC的成本费用处理的相关费用类型为：
土地使用税、土地契税、行政管理费、资本化利息、收购成本、拆迁补偿费（仅深圳公司使用）。
15.成本类科目的核算项目统一为工程项目分期。
16.月末按照完工进度形成的差异预提，预提科目明细到8大类。
17.不允许在EAS中做成本类科目的手工凭证。
2.3.2.成本总体原则
1.合同的押金无法收回时，需要将押金转成本。
由财务部手工录入一张付款金额为0，发票金额等于无法收回的押金金额的付款单，然后在审批过程中，由成本部选择合约进行成本拆分。
2.有合约的合同需要在K2审批过程中进行成本审核，没合约的合同在审批过程中提示“合同没有对应的合约”，然后由成本部在K2审批过程中手工拆分，如果没有做成本拆分，则不允许审批通过。
财务付款时自动根据合同拆分结果进行拆分。
3.合同在归档时自动判断并导入EAS，如果导入EAS失败，则整个归档失败。
4.付款时没有合同的无合同付款单，以后如果签订了合同，需要将付款归属到对应的合同上，同时删除该付款的成本拆分。
5.对无合同付款的金额进行控制，如果付款对象不是政府的无合同付款金额超过1万则必须先签订合同，然后通过合同付款办理（不含政府报批报建）。
6.无合同付款单按照发票金额进行成本拆分。
所有的后补发票都必须审批，其中无合同的需要成本部审批。
7.通过PDC的成本费用处理的相关费用类型为：
这些费用都需要进入动态成本。
财务负责录入并选择合约后系统自动拆分，需要成本部提供这几类费用与合约的对应关系。
最后由成本部进行审核确认。
8.对收购项目项目而言，成本需要按照实际业务将原来已经发生的成本转换到现有成本科目体系中。
9.结算时要求必须将发票全部补齐，否则不付结算款。
10.关闭的项目分期不能发起合同、付款（保修款除外）。
11.月末财务部根据完工进度做预提，需要成本部根据6大类科目，分别提供各项目分期的完工进度。
12.每月最后一天，需要进行PDC成本系统月结，保留当期动态成本数据。
3.工程支付流程现状与优化方案
3.1.合同管理流程
3.1.1.流程现状与问题
图4.合同管理流程现状
问题M101：
合同从PDC导入EAS时需要人工选择且运行效率低。
在PDC系统使用以前，动态成本是在EAS中完成的，在PDC系统使用以后，所有的合同都从PDC录入，但是老项目/分期的合同还需要导入EAS中做动态成本的拆分及控制。
目前哪些需要导入EAS是通过人工判断后批量导入的，这样做主要有两个问题：
（1）后期通过人工批量选择导入缺乏实时性且成批导入时对系统性能影响大，效率低。
（2）付款单和结算单也需要导入EAS，在后期导入这些业务单据时才发现对应的合同未导入，再回头查找合同并导入，导致工作反复，效率低。
问题M102：
合同审批过程中是否进行PDC成本审核是由人工判断的。
在K2中对合同进行审批时，是否进行成本审核是由人工自主判断并执行的，需要通过业务规则进行一定的控制并要求及时审核以提高效率。
问题M103：
合同的撤销流程不够完善，有时需要从后台直接修改数据。
目前合同的撤销主要是指撤销导入到EAS，对于实际需求上的一些撤销工作需要进一步完善，比如需要修改合同的项目分期，需要通过IT部门从后台直接修改，不规范并容易导致数据不一致或者数据错误。
3.1.2.合同管理总体流程
流程图及流程说明
图5.合同管理流程
步骤
说明
分工
输出
创建合同
人工创建合同
合同经办人
合同
提交审批
将创建的合同提交K2审批
成本部确认是否进EAS，是否进成本
成本部在审批过程中可以根据实际情况对合同上“是否进EAS”，“是否进成本”的默认值进行修改
成本部
是否有合约规划
系统判断合同是否有对应的合约规划
系统
成本审核
如果有对应的合约规划，则选择合约，由系统自动拆分成本
成本拆分结果
手工调整
选择合约自动拆分后，可以手工对拆分结果做调整
成本手工拆分
如果没有对应的合约规划，由成本部手工将合同进行成本拆分
审核确认拆分结果
对成本拆分结果进行确认。
这个过程在实际中其实是融入在成本审核过程中的
调整PDC动态成本
成本审核完成，系统自动更新PDC动态成本相关信息
审批完成
合同审批完成。
审批完成后，系统会自动设置审批完成标志。
审批完成的合同
归档
由归档员将合同归档，在归档过程中，会判断是否需要导入EAS，如果需要导入，则自动执行导入
归档员
归档结果
是否进EAS
系统在归档时自动判断是否需要导入EAS
自动导入到EAS合同
如果需要导入EAS，系统自动执行导入
EAS合同
导入是否成功
EAS系统返回是否导入成功
归档人员手工调整
如果导入失败，需要归档人员手工调整合同后再次执行归档
EAS动态成本管理
合同导入EAS后，进入EAS动态成本管理流程
EAS
EAS动态成本
自动将合同号导入EAS核算项目
如果合同不需要导入EAS,系统自动将合同号导入到EAS对应的核算项目中
EAS核算项目
表3.合同管理总体流程
1、在项目和分期上能够识别新老分期，在合同上增加一个字段“是否进EAS”。
在PDC中创建合同并选择项目分期后，系统自动根据项目分期上的定义，如果是新项目分期默认不进EAS，如果是老项目分期则默认进EAS。
然后在合同的K2审批过程中成本部可以对合同上“是否进EAS”的默认值进行修改。
2、在合同类别上标识此合同类别默认是否进成本，同时在合同上增加字段“是否进成本”。
在PDC中创建合同并选择合同类别后，系统自动根据合同类别上的定义设置“是否进成本”的默认值，在K2审批的过程中成本部门可以对“是否进成本”的默认值进行更改。
3、合同上需要区分出进成本的金额和押金金额。
成本拆分时只将需要进成本的金额进成本，老项目分期的合同导入EAS时，也只导入需要进成本的金额。
4、有合约的合同需要在K2审批过程中进行成本审核，没合约的合同在审批过程中提示“合同没有对应的合约”，然后由成本部在K2审批过程中手工拆分，如果没有做成本拆分，则不允许审批通过。
5、合同按照选择的合约规划类型进行自动拆分后，应该可以显示拆分的结果，并允许手工调整成本科目对应的金额。
6、在合同归档时，系统自动判断，如果是老项目/分期，则将完整的合同导入EAS并自动添加到EAS的核算项目中；
如果是新项目/分期的合同只将合同号导入EAS核算项目中。
如果导入失败，则整个归档失败，由归档管理员查找原因并解决后，再重新执行归档。
7、从PDC导入EAS的合同，不允许在EAS中做修改。
8、对于涉及到外币付款的合同，在PDC合同、补充合同、变更单以及结算单上增加汇率字段，录入汇率后系统自动将外币转换为本币并保存，成本拆分时按照本币金额拆分。
IT需求
PDC系统的改造需求：
需求编码
需求描述
PDC101001
要通过增加标识或者其它方法识别哪些项目、分期是新项目、新分期。
PDC101002
在合同类别上标识出是否需要进成本。
PDC101003
合同上要能够标识出“是否进EAS”、“是否进成本”，并在合同创建时，能够根据合同类别、对应的项目和分期等信息自动对这两个标识设置默认值。
增加这个两个标识后，对于历史数据，不要求升级。
PDC101004
按照合约规划对合同进行成本审核后，允许查看审核结果并允许人工调整拆分到的成本科目和金额。
PDC101005
合同归档后，自动将需要进入EAS中的合同导入到EAS中。
采用新的接口方式后，原先人工选择导入的接口从业务上的要求来讲，可以去掉。
去掉的时机请根据IT实施进展判断。
PDC101006
变更单下发时，系统会自动判断变更单下是否存在需要导入EAS的指令单，如果存在，则将变更单连同需要导入EAS的指令单一起导入到EAS中。
PDC101007
合同归档后，如果此合同不需要进入EAS进行成本管理，则需要自动将合同号导入到EAS的核算项目中。
PDC101008
PDC系统能够检查以前的项目分期相关的合同中哪些已经导入或者未导入到EAS系统。
PDC101009
需要对原来的导入接口进行改造，将获取甲方、乙方以及合同导入的接口统一到合同的导入接口中，变成一个接口调用。
PDC101010
在PDC中能够检查哪些或者哪个合同没有导入EAS。
PDC101011
合同上需要区分出进成本的金额和押金金额。
PDC101012
合同归档时，如果合同导入EAS失败，则整个归档失败，由归档管理员查找原因并解决后，再重新执行归档。
PDC101013
有合约的合同需要在K2审批过程中进行成本审核，没合约的合同在审批过程中提示“合同没有对应的合约”，然后由成本部在K2审批过程中手工拆分，如果没有做成本拆分，则不允许审批通过。
财务付款时自动根据合同拆分结果进行拆分
PDC101014
对于涉及到外币付款的合同，在PDC合同、补充合同、变更单以及结算单上增加汇率字段，录入汇率后系统自动将外币转换为本币并保存，成本拆分时按照本币金额拆分。
表4.PDC系统的改造需求
K2系统的改造需求：
IKP101001
在合同审批过程中允许成本部调整“是否进成本”、“是否进EAS”。
如果进成本，则在审批过程中对于有合约规划的合同需要进行成本审核（参照合约规划对合同进行成本拆分），没合约的合同在审批过程中提示“合同没有对应的合约”，然后由成本部在K2审批过程中手工拆分,否则不允许完成审批。
表5.K2系统的改造需求
EAS系统的改造需求：
EAS101001
从PDC导入EAS的合同，不允许在EAS中修改。
EAS101002
EAS导入接口需要做好封装，在导入合同时校验甲方、乙方是否存在。
如果甲方不存在，直接返回错误信息；
如果乙方（供应商）不存在，由EAS自动增加。
表6.EAS系统的改造需求
PDC与EAS系统的接口需求：
IPE101001
PDC合同导入。
合同归档时，系统自动根据合同上“是否进EAS”判断是否导入EAS。
如果需要进EAS，则自动调用此接口，将PDC合同导入到EAS中。
合同金额只导入需要进成本的金额。
IPE101002
PDC合同调整。
工程类合同的调整通过变更合同或者补充合同进行，订单类合同可以直接调整原合同，比如物质采购合同。
归档后点击修改可以进行调整，然后再次审批完成后，自动调用此接口，将修改内容同步到EAS中。
IPE101003
PDC补充合同导入。
补充合同归档时，系统自动根据合同上“是否进EAS”判断是否导入EAS。
如果需要进EAS，则自动调用此接口，将PDC的补充合同导入EAS。
IPE101004
PDC变更单导入EAS。
一个变更单下一般包括多个指令单，指令单对应于具体的合同。
指令单是否进EAS，是否进成本，取决于它对应的合同。
IPE101005
PDC变更指令单导入EAS。
同第6条变更单首次导入。
IPE101006
在合同归档时，系统自动判断，如果是老项目/分期，则将完整的合同导入EAS并自动添加到EAS的核算项目中；
表7.PDC与EAS系统的接口需求
工程付款流程主数据需求
MDM101001
PDC系统中的部分合同、付款单以及结算单需要导入EAS，这三类单据都用到项目/分期数据，在导入时，如果不匹配，无法成功导入，所以项目/分期数据需要通过主数据平台进行管理。
MDM101002
项目
升级会员 