工作任务执行跟踪系统建设方案12.docx
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工作任务执行跟踪系统建设方案12
*****************************基地项目
管理部工作任务执行跟踪系统
建设方案
*****************************基地项目管理部
2018年12月
1项目背景
*****************************基地是由国家安全生产监督管理总局主导、中国石化中原油田实施的国家级重点项目，位于河南省濮阳市文留镇，占地226.7亩，项目分两期建设，总投资2.2亿元。
项目在油田基地项目领导小组的带领下，经过科学组织，精细管理，严格要求，提高标准，最终实现了“国内一流世界领先”的建设目标，创建部优工程。
目前*****************************基地已成为一个集业务培训、技能考核、实战演练、业务研讨、比武竞赛为一体的综合性培训基地。
项目在建设过程中遇到的“时间紧，任务重，新工艺，经验少，协调、管理难度大”等特点在油田企业的各个项目建设中极具代表性。
项目建设和企业管理中遇到的工作任务执行效率低下，执行质量欠缺等问题已严重影响了项目建设和企业的发展。
为了提高管理效率、激励员工进取，将“精细化管理”及量化绩效考核融入到企业的信息化管理中，使工作计划按时保质保量完成，做到有跟踪、有提醒、有过程管控、有统计分析。
为了提高每个员工的执行力，调动员工工作积极性，促进管理工作的规范化、科学化、制度化、信息化，为提高每个人的执行力，更好的为项目管理部体质增效，拟实施工作任务执行跟踪信息系统的建设。
2编制原则
（1）依法合规原则
严格执行国家、行业有关法律法规、标准规范要求，确保工程运行安全、可靠。
（2）简单实用原则
系统设计要简单，实用，方便，易操作，高度定制化。
（3）创新推广原则
扎根实际，科学设计，统筹兼顾，创新前瞻，充满人性化，力争推广运用。
3现状及存在问题
（1）目标计划的制定缺乏科学手段，缺少系统论证，缺少针对性有效性，不便进行统计及量化考核。
项目建设目标或企业下达的指标、计划是分解成若干个文件和会议来进行指导工作的。
在会议和文件中会产生具体的工作任务，所有的任务都需要进行信息加工以后以人脑记忆或纸质传递的形式记录，没有一个可统计与量化的规则标准；无法有效实现任务信息的对比分析、系统论证，不能及时准确提出优化措施建议，制约了工作效率、效果及人员的积极性；对重点工作任务没有及时传达或执行对象不明确造成落实不到位和互相推诿扯皮的现象，责任追究无法落实。
（2）信息传递速度低下、办理缺乏及时性。
工作任务的层层传递都是以纸质文件递交和电话邮件的形式，传递速度慢，而且在事务繁忙时易造成遗漏和混淆。
大大降低了工作的效率更让许多工作丧失了时效性；对于重要又紧急的工作任务往往也会因为领导或经办人不在岗而无法及时处理和审批，造成延误。
（3）工作任务的执行缺乏有效的跟踪及提醒手段。
很多工作因为领导或者经办人工作繁忙而没有有效的提醒方式，导致工作遗忘；在跟踪事项的过程，很多工作的程序复杂，流程长经办人多而散，这样的工作做不到有效的督促，经常需要越级提醒才能提高主动性。
工作的跟踪和提醒没有充分的发挥和运用现代信息技术，降低了工作效率和质量。
4必要性分析
4.1落实中石化管理制度的要求
石化股份信【2003】223号，关于印发《中国石油化工股份有限公司信息化管理办法（试行）》的通知，要求“全面推进股份公司的信息化建设，提升技术水平，增强市场应变能力，提高信息系统建设和应用水平”。
实施本项目是落实集团公司制度的要求，同时也是践行2018年10月22日集团公司《关于企业践行“马上就办”工作的指导意见》，实现管理效率根本提升的要求。
4.2降低沟通成本，提升协作能力。
建立工作任务跟踪系统能帮助员工高效管理个人工作，帮助企业各部门优化合作和实时共享，能灵活地实现个人的任务日程安排和提醒，使个人工作任务即使在突发情况下也能通过任务优先级划分和日程管理来合理安排，帮助提升个人工作效率，避免了任务处理的随意性。
工作任务执行跟踪系统能帮助实现团队协作项目的日程安排并能把任务分解分派到每个人，能帮助跟踪任务执行和完成情况，降低团队沟通成本，同时也提升团队协助效率和项目管理能力。
工作任务跟踪系统可对工作任务完成情况和结果进行统计分析，帮助个人进行工作方法的改进和调整，同时也能让企业管理者更清晰的掌握经办人各项任务完成情况为每个人绩效考核提供依据，将工作任务完成情况量化绩效考核融入到企业的信息化管理中。
4.3发挥引领示范作用
本项目建成后，将填补油田企业在工作任务执行跟踪信息化系统的空白。
使工作管理全面实现任务的过程化、规范化、信息化，提高工作管理效率和员工积极性。
项目实施后将在油田各项工作任务执行落实管理上发挥引领示范的作用。
5建设方案
5.1建设思路
以提升工作任务执行管理效率，实现能效最大化为建设目标，运用WBS等工作方法，通过构建工作计划和工作任务执行跟踪信息系统实现科学计划，预警提醒，统计分析，绩效考核等全流程管理功能。
5.2建设工作量
工作任务执行跟踪系统模型
（1）
目标制定任务跟踪系统
建立企业目标或项目建设目标，通过层级视图、分类视图、列表视图多维度呈现主要目标的分解、分类。
可查询员工的每阶段周期的任务分配情况及各种类型的任务的执行情况曲线图，任务查询统计等；建立多终端提醒督办系统，会议议定事项督办系统，任务完成进度及督办设置录入系统，通过工作流程信息自动提醒通知到相关部门或个人。
（2）人事管理绩效考核系统
建立企业人员或项目参与人员的基本信息和工作行为数据库，建立员工考核模板考核流程并进行周期性考核记录。
（3）工作流程数据管理系统
录入工作流程模板，系统可对提交的流程进行实时跟踪，查看流程现在流转到哪个节点、流程处理状态等信息。
督促相关人员协同审批，最终流程中的附件会根据不同的流程来归档不同的文档并可随时查询；系统中科将所有办理事项按照不同部门不同分类统计结果并导出Excel表格中。
5.2.1目标制定及任务跟踪子系统
5.2.1.1目标制定及任务架构
5.2.1.2计划与任务的创建原则：
（1）计划和任务必须是具体的，明确要做哪些那些事情，完成到什么样的程度。
（2）计划和任务必须是可以衡量的，每项任务能量化的量化，不能量化的质化。
（3）计划和任务必须要有明确的截止日期，每项任务应根据权重、轻重缓急，拟定完成时间，及时掌握变化情况，及时指导，及时调整。
5.2.1.3任务的基本属性和定义
系统中任务在创建、执行、评价及归档等各阶段中的属性信息会跟随变动完善。
属性内容包括：
定义阶段
序号
属性信息
说明
创建阶段
1
任务代码
根据属性信息自动生成，便于检索
2
任务标题
简短明了
3
任务描述
创建人定义
4
创建日期
自动生成
5
要求开始日期
创建人定义
6
要求完成日期
创建人定义
7
任务状态
定义为：
已提交、审批中、执行中、暂停、取消、完成、评价、归档
8
绩效标志
是否参与绩效考核
9
审批标志
是否需要协同审批
10
会议标志
是否需要招考会议
11
优先级
按照紧急程度定义
12
重要程度
由创建人或审批人定义
执行阶段
13
任务评价
由评审人定义
14
实际完成日期
任务确认完成时间
15
任务工时（H）
要求完成时间减要求开始时间
16
实际用时（H）
实际完成时间减开始要求时间
17
难易程度
可作为绩效考核参数
18
提醒次数
分别记录系统提醒和创建人提醒
19
是否过期
按照状态用不同颜色标注
20
完成比例
按照任务流程节点自动计算
评价阶段
21
任务得分
根据任务难度，提醒次数，完成时间等自动计算
22
绩效得分
23
绩效方案
不同的绩效方案不同的计算方案
24
来源分类
个人计划、会议决定、领导安排、岗位职责
5.2.1.4任务的分类管理
（1）按周期分类
日任务，周任务、月任务、季任务、年任务
（2）按任务紧急分类：
等级
名称
绩效参数
说明（颜色标注）
1
非常重要
10
红色；关键事件
2
重要
8
橙色；会有重大影响的事件
3
一般重要
6
黄色；关键线路的紧前工作
4
不重要
4
影响不大的事件
（3）按照重要程度分类
等级
名称
绩效参数
说明（颜色标注）
1
非常紧急
10
红色；突发事件
2
紧急
8
橙色；必须按期完成事件
3
一般紧急
6
黄色；关键线路的紧前工作
4
不紧急
4
不紧急的事件
（3）按任务难易程度分类
任务的难易程度与所从属的工作性质及复杂程度有关，主要分以下几类。
按照协作程度划分
分类
绩效参数
说明
多协作跨部门任务
10
需五个人以上协作或跨部门合作的的任务
协作性任务
8
三至五个人合作的技术型级别以上任务
个人型任务
5
独立可完成或简单协调可完成的任务
工作性质划分
分类
绩效参数
说明
劳动型
4
体力劳动，不需要太多的知识
技能型
5
文控、设备操作等
服务型
6
接待、回复投诉，服务客户等
技术型
8
工程、工艺试验、设备维修、技术改造等
创新型
10
市场开发、方案工艺创新、软件设计等
5.2.1.5任务执行跟踪管理流程
（1）主任务执行流程图
*如果任务执行人在任务执行过程中遇到特殊情况无法继续执行或创建者决定另行委派他人执行，则由向任务创建者申请中止执行并提交已完成进度情况、自评价及中止原因。
创建者同意后可将此任务另行创建任务委派其他人。
（2）任务分解流程图
工作分解的原则
A、无论哪一级的任务，应保证任务是可管理的、可量化的、任务信息明确、可执行的、而且应将任务分解到只有一个执行人。
B、任务的分解应适应组织管理的需要
C、任务的分解应体现出任务间的联系，但最好避免任务间产生过多逻辑关系。
5.2.2人事管理绩效考核子系统
5.2.2.1人事管理系统
本系统中的人事管理系统作为通用的信息管理系统是工作任务执行跟踪管理系统的基础，包括对员工档案信息的添加、删除、管理、修改、分类查询及统计等基础功能。
在系统中可以组织机构图的形式调出该部门或某个团体联系人信息。
人事管理系统流程图
5.2.2.2人事绩效考核系统
（1）企业管理环节中，经常会遇到员工抱怨不公平的情况。
有的人每天忙忙碌碌，但关键的工作却被疏忽；有的人每天悠闲自得，月底奖金却一分不少；有些人的工作要多级汇报还要接受多级指挥；企业内出现“忙的忙死，闲的闲死”的情况。
这些问题的原因很大一部分来源于没有合理绩效考核方式或者绩效考核流于形式。
本系统中所设置的绩效考核系统是企业员工对工作任务完成情况，完成效率，完成质量的综合评价，可为员工最终绩效工资的确定提供重要依据。
（2）绩效考核因素
按照工作任务执行跟踪系统的各级参数指标将绩效考核因素及分值列表如下：
分类
因素
数值
满分
说明
重要紧急程度
A
重要且紧急
20
20
系统标记红色；突发事件，关键事件
紧急不重要
15
15
系统标记橙色；必须按期完成事件
非常重要
10
10
系统标记黄色；关键线路的紧前工作
一般任务
5
5
独立事件，与其它事件无太多关联
任务
性质
B
劳动型
4
4
体力劳动，不需要太多的知识
技能型
5
5
文控、设备操作等
服务型
6
6
接待、回复投诉，服务客户等
技术型
8
8
工程、工艺试验、设备维修、技术改造等
创新型
10
10
市场开发、方案工艺创新、软件设计等
协作
程度
C
多协作跨部门任务
10
10
需五个人以上协作或跨部门合作的的任务
协作性任务
8
8
三至五个人合作的技术型级别以上任务
个人型任务
5
5
独立可完成或简单协调可完成的任务
工作
评价
D
优秀
40~60
60
优质，按时，高效完成任务。
合格
20~40
40
规定时间内基本完成任务。
不合格
0~20
20
未完成任务且完成质量较差，超时严重。
完成
比例E
百分比
/
100%
当有考核指标时，任务完成比由指标平均比而来，否则为评定后手工输入
超时
扣分
F
未完成
-10~0
-10
超出时间占总任务时间比值*10
合计
90-100
满分100
（3）单任务绩效考核公式：
绩效分数G=E*（A+B+C+D-F）
即绩效分数是完成比例*（评价打分+工作难以程度+紧急重要程度-超时扣分）
（4）任务评价流程
任务执行人在得到系统绩效评分后，如果存有异议可申请复议并附带复议理由发往任务评价人。
情况核实后确要修改，评价人可重新评分。
5.2.3工作流程数据管理子系统
5.2.3.1工作流程模板的创建
单任务创建或者在任务分解时，若任务执行有较为固定的程序，可建立流程图并加入流程模板库方便以后再次调用。
任务管理系统可按照创建好的任务流程来实现任务的流转，系统自动按照流程安排将任务分派给指定人员，为员工提供统一的流程处理平台。
（1）工作流程的定义：
定义工作流程的节点，定义各流程之间逻辑关系，定义节点业务的处理方式和处理人。
（2）节点流转：
设定上一工作项完成条件，判断和设置流程的下一步走向。
（3）消息提醒：
当任务按照流程进行至节点及时通过消息系统发送待处理工作项提醒。
（4）流程创建审核：
流程定义完成交付审核人审核，审核通过后加入流程模板库。
（5）工作流程的调用：
在创建任务时可在流程模板库中检索所需的流程，也在调用后重定义
5.2.3.2数据管理系统
系统所有任务各个环节所上传的附件均建立索引目录，可单独搜索查询。
系统内录入所有人员信息可以按照组织机构图的形式显示，也可建立查询窗口。
也可在客人联系信息中直接进入任务创建。
系统内所有任务信息可按照部门，已完成，进行中等状态进行排序筛选，并可显示月度、季度时间维度上的汇总数据。
所有筛选结果均可以直接导出excel表中方便查阅。
5.3用户端系统模块功能及应用
5.3.1目标计划管理平台
序号
功能名称
描述
1
计划树
可按照目标-子目标-计划-子计划-分解计划-任务-子任务的形式把计划排列成树型结构，可进行层级折叠和展开。
左侧为计划分解树，右侧为计划详细情况，点击左侧计划树上的计划节点，右侧显示计划详情
创建计划
1）为自己制定计划：
是自己为自己制定工作计划，然后上报给领导进行审批，领导审批后计划才生效的一种方式，这种方式适用于自下而上制定计划的方式。
2）为下属下达计划：
是领导直接为下属制定工作计划，然后下达给下属，下属接受计划后才生效的一种方式，这种方式适用于自上而下制定计划的方式
2
浏览计划
1）列出我负责的所有计划
2）所有可共享的计划按照任务时间（年度、月度、日计划），任务状态（执行进度），执行、暂停、归档等方式分类排序，可更改排序方式。
3）设置一键导出至excel功能
5
信息提醒
1）计划开始可设置提醒本人或执行人。
2）计划完成可设置提醒计划创建人审核人。
5.3.2个人任务管理平台
序号
功能名称
描述
1
日历任务
1）在日历上显示本月我负责的任务及任务状态信息
2）对新增任务，在日历页中用红色数字角标提醒。
3）可以在日程表上直接添加、修改、删除任务。
安装任务属性填写任务创建界面的内容。
任务可以附加附件（会议纪要、通知等）
2
我创建的任务
1）列出我负责的所有任务
2）按照任务时间，任务状态，执行、暂停、归档等方式分类排序，可更改排序方式。
3）设置一键导出至excel功能
3
我收到的任务
显示他人下发给我的任务，当任务开始后转到正在进行的任务，在此处就不再显示。
4
进行中的任务
显示我负责的已开始的任务，当任务结束就不再显示
5
信息提醒
任务新建，领导审批，进度变更，审批回复，绩效回复，任务超期等都可触发消息提醒。
6
任务查询浏览
1）所有可共享的人均可按照任务名称，执行人，创建时间等信息查询浏览。
2）不同角色人登录会查看到不同权限的任务
3）设置一键导出至Excel功能
5.3.3绩效考核平台
序号
功能名称
描述
1
任务日志（自评）
任务完成登记时填写任务日志，或者自我评价情况。
可附带附件一并上传至评价人。
2
评价复议
1）对已评价的任务提出疑问并提交
2）按照任务时间，任务状态，执行、暂停、归档等方式分类排序，可更改排序方式。
3）设置一键导出至excel功能
3
考核中的任务
显示已进行任务完成登记，正在等待评价人打分的任务。
4
已归档的任务
显示已经评价完的任务。
可显示已完成任务分值的计算信息。
更容易找到自己的不足。
5
信息提醒
领导评价完成，复议答复进度变更都可触发消息提醒。
5.3.4流程模板管理平台
序号
功能名称
描述
1
新建流程
1）按照流程的要点填写新建流程页面的信息。
2）明确流程各节点流转指标，负责人及流程逻辑。
3）可调用模板库文件并修改自定义。
2
查阅浏览流程模板库
1）可按照流程描述、节点负责人、负责部门、创建时间等建立索引目录，方便查找流程文件。
2）可通过快速搜索关键字的形式查找流程文件。
2）流程文件要以逻辑图的形式展示。
3
审核中的流程
显示创建后正在审核中的流程文件
4
信息提醒
任务新建，领导审批，进度变更，任务超期等都可触发消息提醒。
5.4系统使用流程
5.5系统实现
待编程人员完善
6投资估算
待完善
7效果及效益预测
待完善
升级会员 